Вопросы про воинский учёт — продолжение
Время на чтение: 11 мин.
Вторая часть вопросов про воинский учёт с ответами на особенности ведения воинского учёта: от образцов заполнения документов до рекомендаций в самых неоднозначных случаях.
Первая часть вопросов об особенностях ведения воинского учёта в 2024 году — в нашей предыдущей статье.
Какие документы нужно запросить у сотрудников при организации воинского учёта?
Нужно запросить:
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — для призывников;
- военный билет;
- временное удостоверение или справка, выданные взамен военного билета;
- дипломы об образовании;
- наличие отметки на 13 странице паспорта со штампом;
- свидетельство о браке;
- свидетельство о рождении детей.
Воинский учёт ведётся в отношении всех работников — даже тех, кто работает неполный рабочий день, по совместительству, на удалёнке.
Если у сотрудника есть запись в паспорте о том, что он военнообязанный, но военного билета у него нет, нужно ли подавать сведения о нем в военкомат?
Нужно, поскольку есть отметка в паспорте. Сначала разберитесь, почему нет военного билета: потерял или вам не предоставил. Но если вы видите этот штамп, обязаны сообщить в военкомат.
В организации воинский учёт велся не совсем качественно и было выявлено наличие сотрудников без военных билетов (приняты кто три, кто пять лет назад). Что делать?
Нужно ли уведомить о них военкомат и если нужно, то какую информацию дать?
Работники военные билеты приносить отказываются, поэтому нет возможности выявить, стоят они на учёте или нет. Мер воздействия у работодателя на работника в данной ситуации нет.
Чтобы обезопасить себя от претензий и штрафов, работодатель должен выдать сотруднику, у которого нет военного билета, направление в военкомат. и взять с него подпись о том, что такое направление было выдано. Также работодатель должен сообщить в военкомат, что такой сотрудник числится в компании.
Если сотрудник не пойдёт после этого в военкомат, это уже его ответственность как физлица. К работодателю в данном случае претензий быть не должно, так как он сделал всё, что должен.
Работник не обязан представлять работодателю такие документы, как свидетельство о браке/разводе, рождении детей. Как в этом случае работодателю актуализировать данную информацию по военнообязанным сотрудникам и, тем более, предоставить её своевременно в военкомат?
Можно порекомендовать руководителю замотивировать сотрудника предоставить такие сведения. Для этого стоит провести ликбез и довести до сотрудника сведения о воинском учёте и, в частности, о его ответственности как физического лица, перед военкоматом.
Военнообязанные должны по закону уведомлять военкоматы об изменениях в сведениях, в том числе о вступлении в брак, разводе, рождении ребёнка. За нарушение этого требования физлицу грозит штраф от 1 000 до 5 000 рублей за каждое нарушение.
В 2024 году между военкоматами и другими ведомствами будет налажено взаимодействие, и сведения о военнообязанных они смогут получать не только от руководителя, но и напрямую из ведомств, в том числе из ЗАГСа. Поэтому сотруднику выгоднее предоставить своему работодателю такие сведения, чтобы не получить штрафы.
Кроме того, в некоторых крупных компаниях при рождении ребёнка сотруднику назначается материальная помощь. Это может послужить дополнительной мотивацией для сотрудника предоставить такие сведения работодателю.
Ставится ли в паспорте штамп о снятии с воинского учёта по возрасту?
Нет, только в военном билете.
У сотрудника нет военного билета, но по возрасту должен быть снят с воинского учёта — как это подтвердить?
Можно провести сверку с военкоматом или отправить сотрудника в военкомат для получения отметки о снятии с воинского учёта.
Когда работодатель выдаёт сотруднику направление в военкомат, он должен взять с него подпись. Нужно завести какой-то журнал для этого?
Направление в военкомат оформляется на специальном бланке с корешком. После заполнения сведений о сотруднике вы выписываете ему направление, проставляете дату, подписи. Направление выдаётся на руки сотруднику, а у вас остается корешок.
А если сотрудник не сообщил работодателю об изменениях, кто ответственный?
Если работодатель не провёл ликбез и не проинформировал сотрудника о том, что ему необходимо сообщать об изменениях в сведениях, например, браке, разводе, рождении детей, то работодатель тоже может быть ответственным.
Если же работодатель проинформировал сотрудника и сможет это доказать, то только работник несет ответственность перед военкоматом как физлицо.
Нужно ли хранить оригиналы военных билетов сотрудников в организации или только копии?
Нет, Роскомнадзор не разрешает хранить оригиналы личных документов сотрудников.
У сотрудников берутся свидетельства о рождении детей — до 18 лет?
Да, и не только. Например, если ребёнок учится на очной форме обучения в учебном заведении, он находится на иждивении и считается ребёнком.
Что делать, если военнообязанный работник не хочет предоставлять военный билет?
Возьмите с него подпись, что военного билета у него нет. После этого выдайте ему направление в военкомат для постановки на учёт и возьмите с него подпись, что он это направление получил. По этому сотруднику нужно сдать в военкомат приложение 10.
Какие документы нужно оформить при организации воинского учёта?
Необходимо отправить в военкомат списки сотрудников, пребывающих в запасе и карточки N10 граждан, подлежащих воинскому учёту.
Кроме того, нужно заполнить карточку организации по форме 18, оформить приказ об организации воинского учёта и план по ведению воинского учёта на год. Все эти документы нужно согласовать в военкомате.
Если в вашем муниципальном образовании нет военкомата, документы нужно согласовать в местной администрации. Список военных комиссариатов и адреса можно узнать на сайте Министерства обороны.
Что такое карточка организации по форме 18 и как её заполнить?
После постановки на учёт каждой организации присваивают регистрационный номер. Его проставляют в карточке по форме 18 — в правом верхнем углу. Если в номере будет индекс Б, организации нужно вести ещё и специальный воинский учёт.
Как оформить в компании приказ об организации воинского учёта?
Пропишите в приказе ответственных за воинский учёт и их заместителей. Количество ответственных зависит от численности организации.
| Кто ведёт воинский учёт | При наличии на воинском учёте |
|---|---|
| 1 работник, ведёт воинский учёт по совместительству | менее 500 граждан |
| 1 работник, воинский учёт — основная обязанность | 500 – 2 000 граждан |
| 2 работника, воинский учёт — основная обязанность | 2 000 – 4 000 граждан |
| + 1 работник к уже имеющимся | на каждые последующие 3 000 граждан, состоящих на воинском учёте |
- Скачать форму приказа об организации воинского учёта
- Скачать образец заполнения приказа об организации воинского учёта
Что должен включать план по ведению воинского учёта?
План будет включать перечень обязательных задач по поддержке воинского учёта: от постановки на учёт новых сотрудников и проверки их документов до оформления или аннулирования отсрочек.
Кроме того, пропишите в плане ответственного, который будет выполнять все необходимые задачи:
- проверять документы воинского учёта у поступающих на работу;
- вести воинский учёт на предприятии;
- оповещать сотрудников об их обязанностях по воинскому учёту;
- извещать военные комиссариаты о нарушениях в ведении воинского учёта в организации;
- отчитываться о ведении воинского учёта перед военкоматами (по месту нахождения) или органами местного самоуправления;
- поддерживать в актуальном состоянии информацию о воинском учёте.
Как правильно оформить список сотрудников в запасе и карточки N10?
Укажите в списке все данные о сотруднике: ФИО, возраст, воинское звание, категорию запаса, место жительства и другие сведения. в карточке — те же данные и информация о приёме на работу и увольнении.
Приказ и план нужно составлять и утверждать каждый год?
Да. Приказ и план необходимо разрабатывать перед началом каждого календарного года и согласовывать их до 31.12 текущего года на следующий с вашим военкоматом.
Можно ли отправить документы на постановку на учёт почтой?
Отправить по почте документы для постановки на учёт можно, закон этого не запрещает. Однако важно понимать: когда вы ставите на учёт свою организацию, план и приказ согласовываются с военным комиссариатом. Они забирают эти документы на несколько дней, проверяют их, военный комиссариат ставит свою печать, документы подписываются военкомом. и если вы отправляете эти документы почтой, есть риск, что ответное письмо военкомат не пришлет, и ваши документы просто потеряются.
Поэтому мы рекомендуем лично относить приказ и план в военкомат, чтобы у вас было письменное подтверждение, что ваша компания точно поставлена на учёт.
Как военкомат общается с организацией, если у него нет ЭДО? На почту шлет запросы?
Да, запросы от военкоматов приходят компании на почту.
Нужно ли вставать на воинский учёт, если есть два сотрудника: одному 51 год, а другому 50 лет исполняется 29 октября, а другие вообще не военнообязанные?
Все организации должны стоять на воинском учёте. Также необходимо уточнить звания сотрудников и проверить по таблице, находятся ли они в запасе.
Если гендиректор — единственный учредитель и между ООО и гендиректором не заключён трудовой договор, следует ли ООО вести ВУ?
Учредитель может быть гендиректором, только когда с ним заключён трудовой договор. Поэтому нужно заключить трудовой договор, поставить компанию на воинский учёт и вести учёт.
В какие сроки нужно ставить компанию на учёт?
Как только открываете организацию. Конкретные сроки в нормативных документах не прописаны.
Сведения о новых сотрудниках предоставлять в военкомат по месту регистрации компании или по месту прописки сотрудников?
В пятидневный срок сообщаем в тот военкомат, где стоит на учёте сотрудник.
Сообщать ли о совместителях? и нужно ли их указывать в форме 18? Ведь у них есть другое место работы, там подадут сведения.
Вы ведёте воинский учёт по совместителям также, как и по другим сотрудникам, не важно, подаёт ли на них сведения другая компания.
Соответственно, и в форме 18 таких сотрудников тоже нужно указывать.
Нужно ли вести воинский учёт по сотрудникам на договорах гражданско-правового характера?
Нет. Исполнители по договорам гражданско-правового характера и самозанятые официально не являются сотрудниками.
Если не вели воинский учёт, какие отчёты предоставить на сотрудников, которые уже давно работают?
Точно так же: карточки граждан, подлежащих воинскому учёту в организации, по форме N10 и списки граждан, пребывающих в запасе.
За какой срок нужно подать данные по сотрудникам: за квартал, за год или за последние три года?
Нужно подать сведения сначала по текущим сотрудникам. Если военкомат запросит сведения по уволенным — подайте.
Если сотрудник зарегистрирован в одном городе, сам работает в другом городе. На воинском учёте он состоит по месту регистрации, но не по месту пребывания. в какой военный комиссариат направлять информацию о приёме сотрудника: по месту его пребывания, по месту его регистрации или по месту регистрации ООО?
Если гражданин выбывает с места регистрации на срок более трёх месяцев, он обязан сняться с учёта в своем военном комиссариате и встать на учёт в комиссариате, соответствующем его временному пребыванию. в данном случае работодателю стоит уведомить сотрудника о его обязанности, а пока, поскольку самостоятельно работодатель перерегистрировать сотрудника не может, следует отправить сведения о приёме в тот военный комиссариат, где он зарегистрирован на данный момент.
Если сотрудник работает удалённо и живет в другом городе/регионе, как и куда подавать на него сведения?
Сведения о сотрудниках следует подавать в военкомат, к которому они прикреплены — по месту их жительства. Если сотрудник работает удалённо и проживает в другом городе или даже регионе, сведения в военкомат можно направить заказным письмом по почте.
Граждане, подлежащие воинскому учёту, обязаны состоять на воинском учёте по месту жительства. Например, сотрудник сменил место жительства в пределах одного региона, переехал в другой район, а остался на учёте в прежнем военкомате. Что нужно делать организации в этом случае? Обязана ли организация проверять, соответствует ли военкомат адресу места жительства?
Да, военкомат должен соответствовать месту жительства военнообязанного. Регион — это растяжимое понятие, и не просто так существуют районные военкоматы. Когда сотрудник подаёт работодателю документы по воинскому учёту, и работодатель видит, что актуальное место жительства не соответствует месту учёта в военном комиссариате, он должен в первую очередь уведомить сотрудника о его ответственности как физлица.
Если физическое лицо выбывает с места регистрации на срок более трёх месяцев, он обязан сняться с учёта в своем военном комиссариате и встать на учёт в комиссариате, соответствующем его фактическому пребыванию.
Пока военнообязанный находится на учёте в военкомате по старому месту жительства, работодатель должен направлять туда сведения о сотруднике. Когда же сотрудник снимется с учёта в прежнем военкомате и встанет на учёт в новом, необходимо будет актуализировать о нем сведения и подать в новый военкомат список.
Подскажите, что делать, если сотрудник стоит в военкомате в области, а организация в городе?
В продолжение предыдущего вопроса. Если сотрудник работает удалённо, и его фактическое место жительство в области, то организация должна направлять сведения о нем в военкомат, в котором он зарегистрирован. Если же сотрудник переехал в город, сменил место жительства, то ему следует сняться с учёта в старом военкомате и прикрепиться в новом по его фактическому месту жительства.
Если 500 сотрудников, и у многих военкоматы в разных городах, то как лучше подавать сведения в военкоматы — лично или всё-таки можно заказным письмом с уведомлением?
В ведении воинского учёта очень много нюансов, поэтому с каждой ситуацией надо разбираться отдельно. Нужно понять, почему у сотрудников военкоматы в разных городах — они удалённо работают, или они там не снялись с учёта и здесь не встали.
Подавать первичный пакет документов по постановке на учёт самой организации желательно лично, а данные по сотрудникам можно отправить и по почте.
В какой военкомат подаются сведения о приёме-увольнении сотрудника: по месту учёта организации или сотрудника?
По месту постановки сотрудника на воинский учёт.
Как проверить, правильно ли ведётся воинский учёт в организации?
Проверьте, выполнены ли все пункты:
- все ли сотрудники, кому необходимо, поставлены на воинский учёт;
- используете ли вы актуальные формы документов;
- упорядочен ли документооборот: как хранятся документы, ведутся ли журналы, своевременно ли вносятся изменения и пр.;
- указаны ли в карточках сотрудников полные и достоверные данные.
При необходимости можно провести сверку с военкоматом.
Фирма встала на учёт в прошлом году в управе и военкомате. в прошлом году всё сдали. Что нам надо сдавать и кому в этом году?
Каждая организация должна действовать согласно утвержденному и согласованному с военкоматом плану на текущий год, в котором прописаны все мероприятия по воинскому учёт в организации со сроками. Перед началом каждого календарного года, необходимо составлять новый план и приказ на следующий год и согласовывать их до 31.12 текущего года с вашим военкоматом.
Приказ об организации воинского учёта и функциональные обязанности нужно ежегодно согласовывать в военкомате?
Приказ об организации воинского учёта и план нужно ежегодно согласовывать в военкомате. Функциональные обязанности ответственного входят в план, который подлежит согласованию. Если данные приказа не меняются, то его не обязательно каждый год заново согласовывать, при этом форму 18 до 15 ноября и план до 31 декабря обязательно подавать ежегодно.
Кто в компании несет ответственность за ведение ВУ?
Вести воинский учёт может кадровик, который согласился совмещать обязанности и подписал приказ. Однако ответственность за соблюдение сроков, полноту заполнения и правильность данных несет лично руководитель организации, вне зависимости от числа назначенных уполномоченных сотрудников.
В ООО вместо директора договор управления с ИП, такое ИП может быть ответственным за ведение воинского учёта, если он не сотрудник?
Управляющий ИП указан в выписке ЕГРЮЛ, подписывает кадровые документы и договоры от лица организации. Поэтому логично, что он может быть ответственным за ведение воинского учёта. Официальной информации по этому случаю нет — нужно уточнить в военкомате.
В микропредприятии работает 6 человек. Может ли взять на себя воинский учёт гендиректор?
Может. Ему нужно издать приказ о назначении себя ответственным за воинский учёт.
Если приказом назначить ответственным за воинский учёт бухгалтера, нужно ли допсоглашение к трудовому договору и прописывать эти обязанности?
Обязательно, тем более, что ведение воинского учёта в должностную инструкцию бухгалтера не входит.
Если бухгалтерия и кадры у организации на аутсорсе, кто может вести воинский учёт?
Если аутсорсинговая компания, у которой обслуживается организация, предоставляет услуги по воинскому учёту, то можно просто доплатить и расширить перечень оказываемых услуг. Если же в конкретной аутсорсинговой компании нет услуг по организации и ведению воинского учёта, то вы можете самостоятельно решить — назначить себя, как руководителя, ответственным за воинский учёт и вести его самостоятельно, нанять в штат отдельного сотрудника для ведения воинского учёта или же выбрать аутсорсинг, который занимается воинским учётом.
Рекомендуем дополнительно ознакомится со статьями:
В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм-каналов.
Владельцам бизнеса
Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг
ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт, составление отчётности, ведение 1С, расчёт заработной платы, а также юридическую поддержку. Если бухгалтерский и налоговый учёт, уплата и возврат налогов вызывают у вас затруднения, то мы подхватим его на лету.
Мы обеспечим прозрачный учёт, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.
В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ТСН и ЖСК зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.
Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.
Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:
или оставить заявку в чате.
