Как подключиться к ЕГАИС и что это такое

Рассказываем, какой бизнес обязан подключаться к ЕГАИС, чтобы отчитываться перед государством за оборот алкоголя. Узнаете, какие сведения нужно отражать в госсистеме рознице и общепиту, что происходит с нарушителями и как начать работу с ЕГАИС в Контур.Маркете.

В помощь начинающим, статья 5-ая.

Читайте также:

1. Открываем свой магазин, кафе или парикмахерскую (В помощь начинающим, статья 1-ая.)
2. Как начинающему бизнесмену выбрать кассу (В помощь начинающим, статья 2-ая.)
3. Что делать предпринимателю после подачи документов на регистрацию ИП (В помощь начинающим, статья 3-ья.)
4. Как вести учёт в магазине (В помощь начинающим, статья 4-ая.)

В этой статье:

1. Что такое ЕГАИС
2. Кто обязан подключаться к ЕГАИС
3. Как работает ЕГАИС
4. Что нужно для подключения к ЕГАИС и сколько это стоит
5. Как начать работу с ЕГАИС в Контур.Маркете

Что такое ЕГАИС

ЕГАИС — это единая государственная автоматизированная информационная система. С её помощью государство, через Федеральную службу
по контролю за алкогольным и табачным рынками контролирует оборот спиртосодержащей продукции. Это один из способов пресечь производство и продажу контрафакта, увеличить собираемость налогов, защитить граждан от недобросовестных продавцов и некачественного алкоголя.

Требования к учёту алкоголя в ЕГАИС и декларированию деятельности в Федеральной службу по контролю за алкогольным и табачным рынками (Росалкогольтабакконтроль), изложено в Федеральном законе от 22.11.1995 N 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и алкоголя и об ограничении потребления алкогольной продукции» и других нормативных актах.

За неверный или несвоевременный учёт в ЕГАИС, а также за нарушения в обороте алкоголя предусмотрены штрафы, приостановление деятельности компании и даже лишение свободы, в особо серьёзных случаях.

Читайте также статью — Изменения в работе с ЕГАИС с 1 июля 2024 года

Кто обязан подключаться к ЕГАИС

Не регистрироваться в ЕГАИС могут те, кто использует алкоголь при изготовлении пищевой продукции из перечней из Распоряжения Правительства РФ от 29.12.2020 N 3650-р. Например, кондитеры, которые используют алкоголь при изготовлении десертов, или производители кваса.

Все остальные организации и ИП обязаны отражать в ЕГАИС оборот алкоголя с 2018 года (все, кто производит, продаёт или закупает для продажи алкогольную продукцию).

Как работает ЕГАИС

Росалкогольтабакконтроль с помощью ЕГАИС следит за движением продукции от одного участника оборота к другому, а также продажу конечному потребителю, например, в магазине или баре. Отражение операций в ЕГАИС на этапах: производства, диструбуции и продажи конечному потребителю.

Все операции с алкоголем участники рынка фиксируют в ЕГАИС только в электронном виде.

Производство

Производитель крепкого алкоголя наносит на каждую бутылку специальную марку и сообщает в Росалкогольтабакконтроль о новой партии товара. Импортёр наносит на бутылку акцизные марки. Какая информация зашита в марку:

• наименование алкогольной продукции;
• данные о производителе;
• лицензия;
• дата розлива напитка и другие его уникальные характеристики.

Производитель пива, сидра, медовухи или пуаре наносит на каждый кег, банку или бутылку код маркировки Data Matrix. О новой продукции завод сообщает не только в ЕГАИС, но и в систему «Честный знак», то есть вводит пиво в оборот.

Дистрибуция

Производитель продает партию спиртного оптовику или дистрибьютору. Факт смены собственника отражают в ЕГАИС: производитель отправляет оптовику накладную через ЕГАИС, и оптовик там же подтверждает получение поставки.

Далее оптовик продаёт часть партии магазину, бару или ресторану — документально переход собственности подтверждают тоже накладные в ЕГАИС.

Когда товар попадает в магазин, сотрудник проверяет накладные с перечнем кодов и товаров. Если список в накладной соответствует партии, магазин принимает документы через ЕГАИС. Если в партии есть несоответствия, накладную отклоняют или оформляют акт расхождений и также фиксируют этот факт в ЕГАИС. Для проверки магазин при приёмке товара может сканировать штрихкод на каждой бутылке.

Продажа конечному потребителю

Магазин или заведение общепита продают алкоголь и сообщают об этом в ЕГАИС. Для такой отчётности нужно считывать 2D‑сканером акцизную марку на крепком алкоголе или код маркировки на пиве, сидре, медовухе, пуаре.

Крепкий алкоголь

Продавец в магазине действует по правилам помарочного учёта. Для этого сотрудник сканирует акцизную марку. Кассовая программа магазина отправляет считанную информацию в ЕГАИС для проверки. Если всё хорошо, то система формирует уникальный QR-код, и касса печатает его в чеке. Если человек купил несколько бутылок алкоголя, QR-код на чеке будет один. По нему можно проверить подлинность алкоголя с помощью мобильного приложения «АнтиКонтрафакт Алко».

Для общепита действуют правила порционного учёта, поэтому в ресторане или баре последовательность действий сотрудника зависит от вида продажи (вскрытой бутылки целиком, чистой порции или в составе коктейля).

Разливное маркированное пиво, сидр, медовуха, пуаре

Магазины и общепит в ЕГАИС отправляют акты о списании, а в «Честный знак» — акты о постановке кега на кран, при этом через кассу нужно передавать данные о коде маркировки и объёме проданного пива. Как это сделать в Контур.Маркете.

Пиво, сидр, медовуха, пуаре в банках и бутылках
В магазине сканируют код маркировки на кассе, «Честный знак» автоматически выводит продукцию из оборота. Для ЕГАИС составляют акт списания.

В общепите вскрывают бутылку и сканируют код маркировки. О продаже сообщают в «Честный знак» и в ЕГАИС с помощью актов списания.

Отчётность

Магазины и заведения общепита обязаны сделать так, чтобы остатки алкоголя были актуальными на балансе ЕГАИС. Для этого нужно ежедневно фиксировать в ЕГАИС приёмку, продажу и списание алкоголя. Всё это помогает делать Контур.Маркет.

Кроме того, каждый квартал участники рынка подают алкогольные декларации в Росалкогольтабакконтроль по форме 7 для крепкого алкоголя и по форме 8 для пива, сидра, медовухи и пуаре (утратила силу по причине указанной ниже).

Декларирование по форме 7 обязательно для двух категорий:

• заведений общепита;
• магазинов и заведений, которые работают в местностях, отдаленных от сетей связи, то есть без подключения к ОФД.

Декларирование по форме 8 было обязательно для магазинов и общепита до 15 января 2025 года.

С 15 января 2025 года декларировать розничные обороты пива и других слабоалкогольных напитков, в том числе в общепите, не нужно (ст.4 Федерального закона от 25.12.2023 N 624-ФЗ). То есть последний период, за который нужно отчитаться — это 1‑15 января 2025 года, а отправить последнюю декларацию нужно до 20 апреля 2025 года. Корректировки будут принимать до 20 июля 2025 года, после этого Росалкогольтабакконтроль прекратит принимать декларации.

Что нужно для подключения к ЕГАИС и сколько это стоит

Если не брать в расчёт стоимость компьютера и кассы, то сканер, КЭП и софт обойдутся примерно в 21-22 тыс руб. Стоимость может быть выше или ниже в зависимости от региона.

Компьютер с доступом в интернет в каждой торговой точке. Без интернета система не сможет передавать данные в ЕГАИС.

Электронный сертификат для шифрования и передачи документов в ЕГАИС. Сертификат для работы с ЕГАИС выпускается на носителях JaCarta-2 SE, Рутокен ЭЦП 2.0 или Рутокен ЭЦП 3.0.

Юрлицам сертификат нужен для каждой торговой точки с отдельным КПП. Индивидуальным предпринимателям тоже нужно выпускать сертификат для каждого магазина или заведения. КЭП для ЕГАИС продаётся в Удостоверяющем центре Контура. Стоимость каждого из них составляет от 4 500 руб. в год.

Универсальный транспортный модуль (УТМ). Это обязательная для использования программа, которую бесплатно устанавливают на компьютер через личный кабинет на сайте ЕГАИС. Через УТМ данные поступают из учётной системы в ЕГАИС, в том числе с кассы, если настроена связь между кассой и УТМ.

УТМ устанавливается в конкретную торговую точку, из-за этого работать с ним может быть неудобно, приходится находиться именно в магазине или заведении. Если хотите работать с УТМ удалённо, воспользуйтесь помощником УТМ от Контур.Маркета, тогда обменитьвася документами с ЕГАИС получится из любой точки страны.

Учётная система, например, Контур.Маркет. Помогает получать накладные из ЕГАИС, отправлять в госсистему акты и другие документы, следить за актуальным балансом алкогольной продукции. К тому же Контур.Маркет позволяет быстро создавать алкогольные декларации на основе данных из ЕГАИС.

В Контур.Маркете можно получать накладные не только на алкоголь, но и на маркированные товары, а ещё ВСД (ветеринарно-сопроводительную документацию) на продукцию животного происхождения.

Для работы с алкоголем можно приобрести основной тариф Маркета вместе с модификатором «ЕГАИС». Цена зависит от региона, вида деятельности и выбранного тарифа (в данном случае выбран Санкт‑Петербург).

Кассовая программа. Программное обеспечение должно поддерживать работу с алкоголем, который продает магазин или заведение. Кассовая программа напоминает сканировать марку или код маркировки при продаже, запрашивает данные в ЕГАИС о марке и в «Честном знаке» о маркировке в рамках разрешительного режима. Если приобретаете любой тариф Контур.Маркета, то кассовая программа в него уже входит.

2D-сканер. Устройство нужно, чтобы кассир или бармен сканировали акцизные марки и коды маркировки. У Контура есть бюджетная модель 2D-сканера от 5 200 руб.

Как начать работу с ЕГАИС в Контур.Маркете

Шаг 1. Приобрести аппаратный криптоключ JaCarta-2 SE, Рутокен ЭЦП 2.0 или Рутокен ЭЦП 3.0 со встроенным криптопровайдером.

На кого можно выпустить сертификат:

• на руководителя через ФНС;
• на физическое лицо с применением машиночитаемой доверенности (МЧД).

Читайте также статью — Обязательное использование МЧД с 1 сентября

Шаг 2. Выпустить сертификат электронной подписи для защищенной связи с ЕГАИС.

Шаг 3. Завести на сайте ЕГАИС личный кабинет и настроить связь Контур.Маркета с ним. Для этого понадобится выпустить RSA-ключ.

Шаг 4. Настроить торговые точки в личном кабинете ЕГАИС. Процедура разная для компаний с лицензией на продажу крепкого алкоголя и без неё.

Шаг 5. Настроить рабочее место для приёма алкогольной продукции. Рабочее место — это компьютер с выходом в интернет и подключенным носителем с сертификатом КЭП (квалифицированная электронная подпись) для ЕГАИС.

Шаг 6. Подключиться к Контур.Маркету, чтобы работать с ЕГАИС через Помощника УТМ. Для пользователей Контур.Маркета настройка производится в автоматическом режиме на Установочном диске.

Готово, получайте из ЕГАИС накладные, принимайте с расхождением или без, следите за балансом и отправляйте акты.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и  расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.

Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp