Подотчетные деньги — учитываем без ошибок.

Подотчетные деньги — учитываем без ошибок.

Бывают ситуации, когда сотрудник покупает что-то для компании на свои деньги. Как по собственной инициативе, так и по просьбе руководства. От канцелярии до запчастей и даже сырья, если это малый бизнес. Это не проблема. Чтобы возместить расходы, работник должен оформить служебную записку. Если это происходит систематически, лучше выпустить приказ директора о том, что это в порядке вещей. В приказе можно указать ответственных работников, статьи расходов, способ получения компенсации, а также лимит средств, которые работник может потратить. Так у инспекторов будет меньше вопросов при проверках.

Для возмещения работник составляет служебную записку в свободной форме и предоставляет её в бухгалтерию. Чем подробнее там всё будет описано, тем лучше. При этом составлять дополнительно авансовый отчёт бухгалтеру необязательно, так как аванса, по сути, не было. Хотя это не запрещено. А сумму всегда можно провести как перерасход.

Примеры записок легко найти в интернете, но можно сделать и свою форму и разослать сотрудникам, кому это может пригодиться.

Основные пункты, которые должна содержать служебная записка:

  • кому (обычно, директору);
  • от кого (должность, ФИО);
  • дата;
  • наименование и количество товара;
  • сумма;
  • место покупки;
  • причину покупки;
  • подпись;
  • кассовые и товарные чеки.
Если вы ведете коммерческую деятельность — ознакомьтесь с нашими ТАРИФАМИ на бухгалтерское обслуживание. Если деятельности нет — закажите НУЛЕВУЮ отчетность для ИП или НУЛЕВУЮ отчетность для ООО.
Вы можете поделиться этой новостью с друзьями