Подотчетные деньги — учитываем без ошибок
Бывают ситуации, когда сотрудник покупает что-то для компании на свои деньги. Как по собственной инициативе, так и по просьбе руководства. От канцелярии до запчастей и даже сырья, если это малый бизнес. Это не проблема. Чтобы возместить расходы, работник должен оформить служебную записку. Если это происходит систематически, лучше выпустить приказ директора о том, что это в порядке вещей. В приказе можно указать ответственных работников, статьи расходов, способ получения компенсации, а также лимит средств, которые работник может потратить. Так у инспекторов будет меньше вопросов при проверках.
Для возмещения работник составляет служебную записку в свободной форме и предоставляет её в бухгалтерию. Чем подробнее там всё будет описано, тем лучше. При этом составлять дополнительно авансовый отчёт бухгалтеру необязательно, так как аванса, по сути, не было. Хотя это не запрещено. А сумму всегда можно провести как перерасход.
Примеры записок легко найти в интернете, но можно сделать и свою форму и разослать сотрудникам, кому это может пригодиться.
Основные пункты, которые должна содержать служебная записка:
- кому (обычно, директору);
- от кого (должность, ФИО);
- дата;
- наименование и количество товара;
- сумма;
- место покупки;
- причину покупки;
- подпись;
- кассовые и товарные чеки.