Как пробивать чеки на ККТ, чтобы избежать штрафов

Время на чтение: 6 мин.

В некоторых случаях, принимая оплату за продукты или услуги, в онлайн-кассе чеки на ККТ пробивать не обязательно, а иногда — нужно пробивать два чека или больше. Как оформлять чеки на ККТ без ошибок и что делать, если ошибка все-таки произошла.

Общие рекомендации

Для правильного оформления чеков на кассовом аппарате (ККТ) важно следовать законодательству и учитывать специфику вашего бизнеса. В случаях, когда пробивание чеков на ККТ не обязательно или, когда нужно пробить два чека или более, рекомендуется следовать следующим рекомендациям:

Проверьте законодательство: перед началом работы с ККТ убедитесь, что вы знакомы с требованиями законодательства по оформлению чеков. В разных странах и регионах могут быть различные правила.
Используйте правильные настройки ККТ: перед началом работы с ККТ убедитесь, что аппарат настроен правильно для вашего бизнеса. Это включает в себя настройку ставок НДС, выбор типа платежей и другие параметры.
Внимательно заполняйте данные: при пробивании чеков на ККТ внимательно заполняйте все необходимые данные, такие как сумма платежа, тип оплаты, налоговая информация и т.д.
В случае ошибки: если все-таки произошла ошибка при оформлении чека на ККТ, обратитесь к инструкции по эксплуатации вашего аппарата или обратитесь за помощью к специалистам по обслуживанию ККТ.

Важно помнить, что правильное оформление чеков на ККТ обеспечивает соблюдение законодательства и помогает избежать штрафов и проблем с налоговой инспекцией.

Теперь обо всём по порядку.

Когда без чеков не обойтись

Компании и предприниматели, работающие с физлицами, по закону обязаны использовать онлайн-кассы и выписывать чеки. Исключения — сезонная торговля, продажа товаров на ярмарках, работа в отделенных регионах и некоторые другие направления, о которых мы писали.

В остальных случаях пробивать чек — обязательно, вне зависимости от того, кто оплачивал услугу: физлицо или организация:

для физлиц чек потребуется во всех случаях, даже если он расплачивался бонусами или менял товар на другой;
для юрлиц чек нужен при оплате наличными от представителя компании.

Чеки в сложных случаях

В отдельных ситуациях нужно выписывать для покупателя несколько чеков за один товар. Главное — не ошибиться.

Получение предоплаты

Если вы получаете товар по полной или частичной предоплате, понадобится два чека:

первый — при получении первой суммы, с указанием способа расчёта — «Предоплата 100%» или «Предоплата»;
второй — при отгрузке товара.

Во втором чеке укажите всю сумму, в том числе с учётом предоплаты. Если товар маркированный, код товара достаточно указать во втором чеке.

Возврат товара

Вам нужно выписать один чек с названием товара, его количеством и стоимостью. Не забудьте указать признак «Возврат прихода».

Замена товара

Вам понадобится два чека.

Первый — на возврат товара, второй — с признаком «Приход» и названием нового товара. В ячейке «Сумма по чеку наличными или электронными» должен быть ноль, а в ячейке «Сумма по чеку встречным предоставлением» — стоимость товара.

Если товары маркированные, не забудьте отразить это в чеке.

Оплата товара бонусами

Если покупатель расплатился на товар бонусами, считайте это расчётом иным встречным предоставлением.

В чеке должна быть изначальная цена товара или ноль, а в дополнительных реквизитах — размер скидки. Если товар маркирован, в чек нужно внести код маркировки.

Продажа сертификата или подарочной карты

Вам нужен один чек, где будет прописан признак способа расчёта — аванс, предмет расчёта — платёж, наименование предмета расчёта — «подарочная карта» или «подарочный сертификат» с номиналом карты.

Оплата сертификатом или подарочной картой

Даже если покупатель оплачивает покупку только сертификатом, без доплат, чек понадобится. Укажите в нем признак предмета расчёта — «товар» и пропишите названия товаров.

В теге «сумма по чеку предоплатой» напишите номинал подарочной карты. Если покупатель доплачивает разницу, пробейте в том же чеке сумму доплаты.

Продажа с отсрочкой платежа

У вас будет отдельный чек на каждую сумму, которую вносит покупатель. Признак расчёта везде будет «Оплата предмета расчёта после передачи с оплатой в кредит (оплата кредита)».

В первом чеке, в момент передачи товара, проставьте признак способа расчёта «Частичная оплата предмета расчёта в момент передачи с последующей оплатой в кредит» или «Передача предмета расчёта без оплаты в момент передачи с последующей оплатой в кредит» в зависимости от условий отсрочки.

Покупка у физлица с целью перепродажи

Обязательно выбейте чек, если планируете перепродавать товар. В признаке расчёта укажите «расход».

Когда чеки не нужны

Чеки не понадобятся только для расчётов с сотрудниками и оплаты физлицам.

При расчётах с сотрудниками чеки не нужны:

при выдаче зарплаты;
выдаче или возвращении подотчётных денег;
удержании с сотрудников стоимости обедов;
удержании стоимости испорченного имущества или спецодежды;
денежных подарках сотрудникам;
выдаче сотрудникам денег в долг.

Взаиморасчёт с физлицами не предполагает чеков, если:

вы оплатили товары или услуги физлицу;
оплатили аренду.

Кроме того, чек не понадобится, если вы проводите взаимозачёт с организацией или ИП, или получаете оплату с расчётного счёта на счёт.

Как исправить ошибки в чеке

Все чеки должны быть заполнены без ошибок, иначе в учёте будут расхождения. Если ошибки все-таки совершены, их нужно исправить, выдавая чек коррекции или возвратный.

Чек коррекции

Такой чек оформляется в случаях, если:

кассир не пробил кассовый чек по ошибке, из-за неработающей кассы;
чек пробили, но ОФД информацию не получили из-за сбоя в передаче данных;
в чеке указан неверный налоговый режим организации или ИП;
чек коррекции попросил сотрудник ИФНС.

Чек коррекции можно оформить «Самостоятельно», если ошибку обнаружил сотрудник магазина до налоговой, либо «По предписанию» — по распоряжению ИФНС.

Сделать это можно с любого кассового аппарата компании.

Сначала нужно оформить служебную записку или акт, в котором указать:

причины того, почему не применяли ККТ;
дату и номер документа;
перечень расчётов без кассы с полной расшифровкой по перечню товаров, дате продажи, цене и количеству.

Затем необходимо сформировать чек коррекции для ОФД с указанием реквизитов отчётного платёжного документа, который необходимо исправить.

Дополнительно включите «Самостоятельная операция» — делаете корректировку добровольно, а не по предписанию налоговой. Также укажите дату, в которую не пробили чек, непробитую сумму и способ оплаты.

Возвратный чек

Возвратный чек — обычный кассовый, но в признаке расчёта указан «возврат прихода».

Возвратный чек нужно оформлять, если:

в чеке обнаружили ошибку, например, неправильно указаны стоимость товара или ставка НДС;
кассир дважды пробил чек на одну покупку и обнаружил ошибку в присутствии покупателя;
покупатель решил вернуть товар.

При возврате товара покупатель должен заполнить заявление на возврат с указанием причины, а продавец — выдать возвратный чек и накладную на возврат. При этом оформление чека обязательно: его отсутствие грозит штрафом 25–50% от суммы чека, минимум 10 000 руб. Для организации: 75–100% от суммы чека, минимум 30 000 руб.

Связь 1С с гугл-таблицам, складским учётом и чеками ОФД

Для связи 1С с Google Таблицами, складским учётом и чеками ОФД, а также для привязки ЭЦП к ЭДО (электронному документообороту), вам потребуется использовать специализированные инструменты и программные решения. Вот общий план действий для реализации данной задачи:

Связь 1С с Google Таблицами:
- Используйте специализированные инструменты или разработайте собственное решение для интеграции 1С с Google Таблицами.
- Настройте автоматическую выгрузку данных из 1С в Google Таблицы и обратно, чтобы обеспечить актуальность информации.
Связь 1С со складским учётом:
- Используйте функционал 1С для учёта складских операций или интегрируйте программные решения сторонних разработчиков.
- Настройте автоматическую синхронизацию данных между 1С и системой складского учёта.
Связь 1С с чеками ОФД:
- Воспользуйтесь API ОФД для интеграции 1С с системой онлайн-касс и передачи чеков на ОФД.
- Настройте автоматическую отправку чеков в ОФД из 1С после каждой продажи.
Привязка ЭЦП к ЭДО:
- Зарегистрируйтесь в сервисе электронного документооборота, который поддерживает ЭЦП.
- Настройте процесс подписания электронных документов в 1С с помощью ЭЦП и отправки их через ЭДО.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм-каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт, составление отчётности, ведение 1С, расчёт заработной платы, а также юридическую поддержку. Если бухгалтерский и налоговый учёт, уплата и возврат налогов вызывают у вас затруднения, то мы подхватим его на лету.

Свяжем 1С с гугл-таблицам, складским учётом и чеками ОФД. Привяжем ЭЦП к ЭДО.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ТСН и ЖСК зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

или оставить заявку в чате.

Вы можете поделиться этой новостью с друзьями