Ошибки с кадровыми документами в 2024 году

Время на чтение: 6 мин.

Штрафы до 3 млн рублей, приостановление деятельности и, возможно даже уголовная ответственность, грозят за ошибки с кадровыми документами в 2024 году или к дисквалификации специалиста на три года.

Оформление сотрудников

Штрафы за ошибки с кадровыми документами при оформлении сотрудников.

До 50 000 рублей за отсутствие обязательных документов

При трудоустройстве в компанию будущий сотрудник обязан предоставить кадровику паспорт, СНИЛС и трудовую книжку, а также другие документы — например, диплом о высшем образовании, если он есть.

Оформление без документов — это нарушение трудового законодательства (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

При первом нарушении грозят штрафы:

компании — до 50 000 рублей;
ИП — до 20 000 рублей;
для должностных лиц — до 20 000 рублей.

При повторных нарушениях штраф для компании может вырасти до 70 000 рублей, а должностному лицу может грозить дисквалификация на три года.

Отсутствие документов для воинского учёта для военнообязанных — отдельное правонарушение.

До 50 000 рублей за то, что сотрудник не расписался в ЛНА

Будущий сотрудник обязательно должен увидеть (и подтвердить этот факт подписью) локальные нормативные акты, регламентирующие его работу и деятельность компании.

Список нормативных актов каждый работодатель устанавливает самостоятельно, в зависимости от специфики компании. Однако чаще всего при проверках запрашивают правила внутреннего трудового распорядка, положение об обработке персональных данных работников и положение об охране труда.

За нарушение:

компания будет вынуждена выплатить штраф до 50 000 рублей;
ИП заплатит штраф до 20 000 рублей;
должностное лицо — до 20 000 рублей и получит предупреждение о возможной дисквалификации на три года за повторные нарушения.

До 70 000 рублей за незаполнение трудовой книжки

У сотрудника при трудоустройстве может быть, как электронная, так и бумажная трудовая книжка. Работодатель обязан правильно её заполнить и вести, и заботиться о сохранении этого документа.

Если работодатель потеряет её, не внесёт данные или откажет сотруднику в выдаче выписки из неё, ему грозит штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

для компаний от 30 000 до 50 000 рублей;
для ИП от 1 000 до 5 000 рублей;
для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей.

За повторное нарушение — санкции по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ вплоть до дисквалификации на срок до трёх лет. Если у сотрудника электронная трудовая книжка, кроме обычного штрафа, должностное лицо может заплатить ещё один штраф по ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ.

До 100 000 рублей за ошибки в трудовом договоре

Отсутствие трудового договора, его неправильное и неполное заполнение (например, отсутствие в нём необходимых пунктов) — это крупное нарушение (ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ). Ответственность за него такая же, как и за подмену трудового договора договором ГПХ:

штрафы для компаний от 50 000 до 100 000 рублей;
для ИП от 5 000 до 10 000 рублей;
для должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей.

До 130 000 рублей за отсутствие медосмотра

В некоторых случаях при трудоустройстве сотрудников необходимо обязательно провести медицинский осмотр. Он нужен для того, чтобы оценить состояние здоровья кандидата, подтвердить отсутствие противопоказаний и, соответственно, возможность выполнять свои служебные обязанности.

Медосмотр обязателен при найме на работу:

несовершеннолетних,
специалистов на вредные и опасные производства (перечень специальностей утвержден в приказе Минздрава N 29н от 28.01.2021);
сотрудников, работающих в районах Крайнего Севера.

Допуск к работе без медосмотра или при наличии медицинских противопоказаний — нарушение ч. 3, 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ. За это предусмотрена ответственность:

для компаний штрафы от 110 000 до 130 000 рублей;
для ИП — от 15 000 до 25 000 рублей;
для должностных лиц — 15 000 до 25 000 рублей.

При повторных нарушениях штрафы для компании могут вырасти до 200 000 рублей, для должностного лица — до 40 000 рублей. Та же ответственность предусмотрена за отсутствие обучения по охране труда.

До 500 000 рублей за непредоставление информации предыдущему нанимателю

Если сотрудник в течение двух лет до трудоустройства занимал должности на государственной или муниципальной службе, работодатель обязан сообщить о нём на его предыдущее место работы в течение 10 дней.

Ответственность за нарушение:

для компаний от 100 000 до 500 000 рублей;
для ИП от 2 000 до 4 000 рублей;
для должностных лиц от 20 000 до 50 000 рублей.

Привлечение иностранных граждан

Штрафы за ошибки с кадровыми документами, связанные с привлечением иностранных граждан.

Если компания нанимает сотрудников без российского гражданства, она берёт на себя ответственность за возможные нарушения миграционного законодательства.

Компании могут грозить штрафы:

до 500 000 рублей за ошибки при составлении документов на право пребывания, проживания или переезда иностранцев;
до 500 000 рублей за неисполнение обязанностей по миграционному учёту;
до 500 000 рублей за предоставление заведомо ложных сведений при оформлении документов для въезда в Россию;
до 800 000 рублей за отсутствие разрешения на въезд в РФ (или ошибки в разрешении);
до 800 000 рублей за отсутствие уведомления ФМС о заключении договора с иностранным гражданином (или за ошибки в уведомлении).

Кроме того, помимо штрафа компании может грозить приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Работа с кадровыми документами

Штрафы за ошибки с кадровыми документами свзанные с работой непосредственно с самими кадровыми документами.

До 50 000 рублей за отсутствие штатного расписания

Штатное расписание относится к обязательным внутренним документам компании. Если его нет, либо в нём указаны не все сотрудники, могут начислить штрафы:

компании — до 50 000 рублей;
ИП — до 20 000 рублей;
должностным лица — до 20 000 рублей.

До 50 000 рублей за отсутствие табеля учёта рабочего времени

В табели учёта рабочего времени обязательно нужно отражать фактически отработанное сотрудниками время в течение рабочего дня или смены и вести учёт неотработанного времени (из-за болезни, отпуска или простоя).

Ответственность за отсутствие табеля или пробелы в нём — та же, что и за отсутствие штатного расписания. Кроме того, на основе табеля рассчитывается заработная плата работников и выплата страховых взносов, поэтому за его отсутствие грозят дополнительные штрафы бухгалтеру.

До 50 000 рублей за отсутствие графика отпусков

График отпусков на следующий год необходимо ежегодно утверждать не позднее 17 декабря. Его отсутствие — нарушение трудового законодательства, и компании грозит та же ответственность, и что и за отсутствие штатного расписания: штрафы до 50 000 рублей при первом нарушении.

До 50 000 рублей при отсутствии документов по служебным командировкам

Если вы отправляете сотрудников в командировки, для этого необходимо выписывать письменные распоряжения. Например, таким распоряжением может быть внутренний приказ о направлении сотрудника в командировку.

Командировки, не подтвержденные документально — нарушение, со штрафом для компании до 50 000 рублей при первом нарушении и до 70 000 рублей при повторном.

До 80 000 рублей за нарушения при проведении СОУТ

По крайней мере один раз в компании необходимо проводить специальную оценку условий труда (СОУТ). Она необходима для того, чтобы выявить вредные или опасные условия труда и определить класс условий труда для каждого рабочего места.

Если хотя бы на одном рабочем месте выявлены опасные условия труда, СОУТ проводят каждые пять лет. Кроме того, повторную проверку проводят при изменении офиса или склада, появлении нового оборудования или изменении рабочего процесса и в некоторых других случаях.

Если СОУТ уже проводился, в компании должны храниться документы:

приказы о проведении оценки и о её завершении;
отчёт о проведении СОУТ со всеми необходимыми вложениями (сведениями об экспертной организации, перечнем рабочих мест, сводной ведомостью;
протоколами измерений, если они проводились, и заключением эксперта);
перечень мероприятий по улучшению условий труда, если они были нужны;
карта рабочих мест СОУТ с подписями сотрудников;
декларация соответствия условий труда государственным требованиям (отправляется в трудовую инспекцию).

За отсутствие СОУТ грозят штрафы:

компании — до 80 000 рублей;
ИП и должностному лицу — до 10 000 рублей при первом нарушении.

До 130 000 рублей за отсутствие периодических медосмотров

Некоторые категории сотрудников обязаны проходить регулярные медосмотры раз в год или раз в два года. в большинстве случаев это те же работники, которые обязаны проходить медосмотр перед трудоустройством (приказ Минздрава N 29н от 28.01.2021).

Список сотрудников, которые должны проходить медосмотр, необходимо утвердить с медицинской организацией за два месяца до проведения каждого осмотра, а затем получить от неё и передать сотрудникам расписание осмотров.

В кадровом отделе должны храниться:

договор с медицинской организацией;
список работников, подлежащих осмотру;
подписанное сотрудниками ознакомление с календарным планом осмотров;
направления на медосмотр;
журнал учёта прохождения медосмотров.

Штрафы за допуск к работе сотрудника, который не прошёл медосмотр — та же, что и при отсутствии медосмотра при найме на работу. Максимальный штраф для компании при первом нарушении — 130 000 рублей за каждого сотрудника.

Нарушение закона о персональных данных

Штрафы за ошибки с кадровыми документами, связанные с нарушением закона о персональных данных.

Специалист по кадровому учёту имеет дело с персональными данными сотрудников. При этом очень важно соблюдать все требования «Закона о персональных данных»: оформлять согласие на работу с персональными данными, подписывать документы о неразглашении, не допускать утечек, уничтожать данные по первому требованию.

Ответственность за незаконную работу с персональными данными:

штраф от 300 до 700 000 рублей или лишение свободы на срок до 5 лет;
штраф до 1,5 млн рублей или лишение свободы на срок до 10 лет, если нарушение закона привело к тяжким последствиям.

Ответственность за утечки данных — от 3 млн до 500 млн рублей в зависимости от размера утечки и от того, первое ли это нарушение.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм-каналов.

Владельцам бизнеса

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт, составление отчётности, ведение 1С, расчёт заработной платы, а также юридическую поддержку. Если бухгалтерский и налоговый учёт, уплата и возврат налогов вызывают у вас затруднения, то мы подхватим его на лету.

Заключайте с нами Договор на оказание Бухгалтерских услуг:

в рамках договора Разовых бухгалтерских услуг;
в рамках полноценного Договора Аутсорсинг бухгалтерских услуг.

Проверим ваш бухгалтерский, кадровый и налоговый учёт, приведём в порядок документацию и поможем сэкономить без ущерба для бизнеса.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ТСН и ЖСК зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

или оставить заявку в чате.

Вы можете поделиться этой новостью с друзьями