Как вести учёт в магазине

Учёт в в магазине нужен для того, чтобы сохранить деньги и всегда иметь нужные товары на полках. Представьте, как в продуктовом магазине раз в неделю проверяют, сколько осталось йогуртов. Во время такой проверки работники заметили, что партия йогуртов скоро испортится. Решили поставить их на видное место и сделать скидку, чтобы люди быстрее их купили. В итоге почти все йогурты продали вовремя, и магазин не потерял деньги из-за просрочки.

В помощь начинающим, статья 4-ая.

Читайте также:

1. Открываем свой магазин, кафе или парикмахерскую (В помощь начинающим, статья 1-ая.)
2. Как начинающему бизнесмену выбрать кассу (в помощь начинающим, статья 2-ая.)
3. Что делать предпринимателю после подачи документов на регистрацию ИП (В помощь начинающим, статья 3-ья.)

В этой статье:

1. Виды учёта в магазине
2. Операции товарного учёта
3. Способы ведения товароучёта
4. Первичные документы для учёта в магазине
5. Последствия неправильного товароучёта

Виды учёта в магазине

Бухгалтерский учёт

Обязателен для отчётности перед налоговыми органами, помогает систематически отслеживать все финансовые операции: сколько денег приходит и уходит, сколько стоит товар при закупке и розничной продаже, какова зарплата сотрудников, аренда помещения и другие расходы.

Государство требует, чтобы юридические лица и ИП на общей системе налогообложения вели бухгалтерский учёт своих финансов для расчёта налогов. Если этого не делать, магазин сталкивается с проверками ФНС, штрафами и даже блокировкой счетов.

Управленческий учёт

Нужен для внутреннего анализа и планирования, помогает принимать управленческие решения.

Управленческий учёт в сети розничных магазинов одежды — это процесс сбора, анализа и интерпретации данных обо всех доходах и расходах магазина. Владелец бизнеса может контролировать и снижать операционные расходы, планировать маркетинговые кампании и акции, оптимизировать товарные запасы, чтобы избежать затоваривания или дефицита.

Читайте также статью Управленческая прибыль и бухгалтерская прибыль.

На основе данных управленец принимает нужные решения, чтобы повышать общую прибыльность магазина и предотвращать кассовые разрывы.

Оперативный учёт

Это ежедневный контроль за движением товаров. Он нужен для быстрого реагирования на изменения спроса и предложения.

Оперативный учёт помогает быстро замечать, когда чего-то не хватает, и сразу заказывать нужные товары. А ещё позволяет понимать предпочтения покупателей и вовремя пополнять запасы популярных товаров.

Товарный учёт

Это контроль за движением товаров в магазине: сколько поступило от поставщика, сколько продали, сколько осталось на складе или на полках.

Товароучёт нужен, чтобы товар всегда был в наличии, и не терялся, «благодаря» недобросовестным сотрудникам. Однако это история не только об отслеживании остатков. Ещё учёт помогает назначать правильную розничную цену на основе закупочной цены, выявлять колебания спроса и следить за сроками годности.

Представьте, что товарный учёт — это цепочка из нескольких звеньев. Каждое звено — это этап движения товара от заказа поставки до кассовой продажи. Звенья влияют не только на точность и верность учёта, но и на общую выручку магазина.

Операции товарного учёта

Расскажем о каждом звене товароучётной цепочки в розничной торговле. От учёта поступлений и реализации товаров до инвентаризации остатков.

Товароучёт — это контроль за движением товара от момента заказа у поставщика до продажи и инвентаризации остатков

Заказ товара у поставщиков. Здесь главное сроки, цены и условия предоставления товаров, которые прописаны в договоре с поставщиком.

Чтобы заказывать поставки вовремя и в нужном объёме, владельцу магазина нужно знать текущий остаток, средний расход и сроки годности.

Текущий остаток — его показывает товароучётная система или касса, если включить нужную настройку. Контур.Маркет помогает узнать, что случилась пересортица, и избежать продажи при отрицательном остатке. А ещё можно включить настройку, чтобы касса показывала остаток товара.

Средний расход товара за период помогает понять, как быстро заканчиваются ходовые товары и нужно ли заказывать больше. А ещё отслеживать, какие товары залеживаются. Такие товары нужно удалить из ассортимента или закупать в меньших количествах. В Контур.Маркете можно посмотреть отчёт об остатках. В нём стало больше данных, которые помогут вовремя сделать заказ поставщику. Не забыть о заказе поможет и раздел «Задачи на ближайшее время» на главной странице сервиса Контур.Маркета.

Сроки годности нужны, чтобы вовремя отправить поставщику просрочку, если это предусматривает договор.

Приёмка товара по накладным. Накладные подтверждают, что магазин получил товар, за который вы заплатили поставщику. Если не завести в свой учётный сервис «Накладные», сервис будет показывать неактуальные остатки, и за наличием товара придётся следить непосредственно в магазине, а не онлайн из дома или другого места.

Накладные могут приходить в бумажном или в электронном виде:

• Бумажные накладные удобно сканировать и загружать в товароучётную систему на распознавание, чтобы не переносить все данные в систему вручную. Это сэкономит время и избавит от ошибок.
• Электронные накладные приходят в систему автоматически, если магазин и его поставщики подключены к оператору электронного документооборота (ЭДО).

Если магазин хочет вернуть товар, то нужно составить возвратную накладную поставщику.

Переоценка товара. Если поставка пришла с новыми ценами, об этом важно знать. Хорошо, если учётный сервис показывает такие товары уже во время приёмки накладной.

Если закупочная цена увеличилась, то можно сразу назначить более высокую отпускную цену, чтобы не падала рентабельность.

Если закупочная цена уменьшилась, можно пропорционально уменьшить отпускную цену.

Но лучше отслеживать товары по приходу и выставлять новую цену на каждую партию товара, когда она идёт в торговый зал на реализацию. Товароучётная система позволяет назначать разные цены на каждую партию товара.

Замена ценников. Ценники сообщают покупателям, сколько стоит товар. Если поменяете отпускную стоимость, а на витринах останутся старые ценники, это будет нарушением договора-оферты (а ценник — это и есть оферта). Покупатели имеют право на достоверную информацию о товаре (ст. 10 Закона о защите прав потребителей).

Если ценники невозможно разместить обычным способом, например, на коробе для табачных изделий, напечатайте прайс и разместите на видном месте.

Продажа на кассе. Онлайн-касса необходима магазину, чтобы соблюдать требования Закона N 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике, поэтому кассовая программа должна формировать чеки по всем нормам при разных видах и способах расчёта: оплата наличкой и безналом, авансы, предоплаты, возврат и другое.

ККТ — важнейшее звено товароучета. Именно на основе данных с кассы товароучётный сервис автоматически пересчитывает товарные остатки. По этим же данным строятся отчёты о скидках, возвратах, среднем расходе того или иного товара.

Пересчёт остатков с учётом проданного товара. Товароучётная цепочка началась с заказа поставщику и заканчивается тем же. Владелец магазина формирует каждый новый заказ с учётом того, как продавался товар. К тому же данные об остатках и аналитика помогут определиться, надо ли менять контрагента, если он не соблюдает сроки или постоянно повышает закупочные цены.

По отчётам анализируйте рентабельность и спрос, чтобы понимать, какие товары приносят больше прибыли, а какие стоит удалить из ассортимента.

Следите за минимальными остатками. Если назначить такой остаток у наиболее важных товаров, вы всегда будете знать заранее, что они заканчиваются и пора заказать новую поставку.

Инвентаризация. Чтобы найти излишки, недостачу или пересортицу, нужно регулярно инвентаризировать остатки. Для этого пересчитывают товар, который фактически есть на полках и на складе, а затем сверяют количество с данными в выбранной вами учётной системе.

Если в сервисе числится больше товара, чем есть по факту, учётная система автоматически создаст акты списания на «несуществующую» продукцию.

Если в сервисе товара меньше, чем в реальности, система создаст акты постановки, чтобы выровнять баланс.

Способы ведения товароучёта

Учитывать товар можно вручную, в учётной системе или сочетать тот и другой способ. Ручной и автоматизированный учёт подходят разным типам магазинов в зависимости от объёма ассортимента и специфических потребностей.

Ручной учёт

Подходит маленьким магазинам с небольшим количеством товаров и оборотом. Например, бутикам, где ассортимент ограничен, и владелец может сам управлять учётными операциями. Вручную также можно следить за остатками при сезонной торговле, когда бизнес не нуждается в долгосрочных инвестициях в автоматизацию.

Преимущества ручного учёта

• Простота. Не требуется специальное оборудование или программное обеспечение.
• Гибкость. Можно быстро внести изменения в таблицу, добавить или скрыть ненужные столбцы.

Недостатки ручного учёта

Ошибки. Чем больше самостоятельных подсчётов, тем выше вероятность, что где-то потеряется нолик или изменится цифра.

Трудоемкость. Владелец магазина тратит своё время на то, что могла бы сделать программа. Чем больше товаров в ассортименте, тем больше времени тратится на учёт.

Автоматизированный учёт

Предполагает использование программного обеспечения, которое позволяет уменьшить количество возможных ошибок и сохранить время на более важные управленческие дела.

Автоматизируют товароучёт магазины с большим количеством товаров, и это не всегда супермаркеты и гипермаркеты. Учёт автоматизирован в интернет-магазинах, поскольку большинство бизнес-процессов происходят онлайн. Розничным сетям автоматизация необходима, чтобы централизованно управлять запасами, перемещать товары между точками, вести ценообразование и статистику по всем точкам продаж.

Преимущества автоматизированного учёта

Точность. Человеческий фактор практически исключён. Даже если сотрудник ошибается, в большинстве случаев система подсказывает ему, что именно не так.

Скорость. Система моментально обрабатывает и обновляет данные, у владельца магазина освобождается несколько часов каждый день.

Встроенные инструменты для анализа. Предпринимателю легко отслеживать большие объёмы данных и анализировать их с помощью АВС-отчета и других инструментов.

Недостатки автоматизированного учёта

Затраты. Нужно выделить бюджет на разовую закупку учётной программы и регулярное продление доступа к ней. К тому же нужно предусмотреть оплату за установку обновлений. Контур.Маркет обновляется автоматически и бесплатно.

Обучение. Если программа сложная, придётся обучить сотрудников. Контур.Маркет легко освоить даже новичку, есть обширная база знаний, статей и видеороликов.

Технические неполадки. Может отключиться интернет, сломаться компьютер или пропасть электроэнергия. Контур.Маркет размещает данные в облаке, поэтому они всегда в сохранности и доступны даже с мобильного телефона.

Таким образом, выбор между ручным и автоматизированным учётом зависит от размера магазина, количества товаров и специфических потребностей управления запасами.

Первичные документы для учёта в магазине

Товарная накладная. Бланк ТОРГ-12. Поставщику документ нужен, чтобы зафиксировать отправку товара, а магазину — чтобы товар принять и поставить на баланс. Требования к содержанию документа описаны в п. 2. ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Если получаете накладные в бумажном виде, перенесите данные в учётную систему. В Контур.Маркете это сделать быстро с помощью распознавания: фотографируете документ, загружаете в Маркет и принимаете.

Пример распознанной накладной в Контур.Маркете

Счёт-фактура. Если магазин приобретает товары с НДС, то поставщик дополнительно передает и счёт-фактуру. Документ подтверждает сумму НДС, которая включена в ваш заказ.

С помощью счёта-фактуры получают налоговый вычет со своей прибыли.

Универсальный передаточный документ. УПД объединяет в себе ТОРГ-12 и счёт-фактуру. Бухгалтеры составляют УПД, чтобы не дублировать данные из двух документов. На основе УПД ведут бухучёт и налоговую отчётность.

Заполняют УПД по правилам заполнения счёта-фактуры. Что писать в дополнительных полях, строго не регламентировано. Чаще всего при розничных продажах указывают порядковые номера товаров, артикулы, лиц, задействованных в сделке, и их подписи.

Утвержденной формы УПД нет, можно пользоваться рекомендуемой формой из Приложения N 1 к Письму ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@.

УПД в Контур.Маркет приходят через оператора ЭДО Диадок. таким образом магазин может соблюсти требования к обороту маркированных товаров.

Расходная накладная. Оформляется при передаче товара между подразделениями магазина. Чаще всего документ нужен магазину в одном из двух случаев: для возврата или перемещения между магазинами.

Оформление возврата поставщику нужно, когда в магазин поступил некачественный товар, с повреждённой упаковкой, потерявший товарный вид. Могут быть и случаи, когда привозят вовсе не то, что заказывали.

Оформлять перемещение нужно, когда товар получила одна торговая точка, а часть партии необходимо переправить в филиал.

Чек кассовый и товарный. Оба вида чека выдаются покупателям для подтверждения факта продажи.

Продавец обязан в момент расчёта сформировать чек на онлайн-кассе, а затем передать его покупателю в бумажном или электронном виде.

Товарный чек выдают в двух случаях:

• Во-первых, когда нужно раскрыть дополнительную информацию о товаре, которой нет в кассовом чеке, например, артикул, сорт и так далее.
• Во-вторых, товарный чек нужен, когда продавец освобождён от применения онлайн-кассы, потому что торгует в отдаленных и труднодоступных местностях. В этом случае факт продажи подтверждают именно таким чеком.

Последствия неправильного товароучёта

Все последствия так или иначе сказываются на выручке. Либо магазин терпит убытки из-за нераспроданных в сезон остатков, либо из-за того, что покупатели не нашли на полках нужный товар. Опишем эти и другие случаи на нижеследующих примерах.

Товара не хватило. В продуктовом магазине неправильно учли количество молока, и его не осталось в разгар выходных, когда спрос на молоко был максимальным. Покупатели ушли недовольные, а магазин потерял выручку. Этого не происходит, если учётная система подсказывает, что ходовой товар скоро закончится и пора заказывать новую партию.

Товара слишком много. Магазин одежды закупил зимних пальто в избытке. Чтобы остатки не пролежали на складе всё лето, пришлось снизить цены и запустить акцию. Владелец бизнеса мог избежать такой ошибки, если бы посмотрел статистику прошлого сезона о ходовых товарах.

Не уследили за сроками годности. Покупатель обнаружил на полке просроченный сыр и написал жалобу в Роспотребнадзор. Магазину пришлось испытать на себе все последствия внеплановой проверки и заплатить штраф.

Кражи и потери. В магазине электроники обнаружили пропажу дорогого смартфона только когда за ним пришел покупатель, заказавший товар онлайн месяц назад. Если бы магазин инвентаризировал остатки с помощью учётной системы, такой ситуации можно было бы избежать.

Невозможность планирования акций. В магазине игрушек неверно посчитали остатки перед новогодними праздниками. Популярные игрушки закончились уже в первый день рождественской акции, и многие покупатели ушли разочарованными. Учётная система показала бы, что фактический остаток слишком мал, и магазин смог бы заказать больше игрушек к новогоднему буму.

По всем возникающим вопросам вы можете обратиться к нам, мы проводим Консультации по открытию бизнеса

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и  расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.

Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp