Зачем нужен счёт-фактура и как его заполнить

Счёт‑фактура нужна бухгалтеру, в первую очередь, для грамотного исчисления НДС. Как правильно работать со счётом-фактурой.

Счёт‑фактура: что это?

Счёт‑фактура — это основной документ в налоговом учёте, подтверждающий сумму налога по сделке. Также он подтверждает факт передачи и принятия товара сторонами.

Счёт‑фактуру оформляет продавец не позднее 5 дней после совершения операции. в нём отражается та сумма НДС, которая будет взята к учёту бухгалтером. У продавца данная сумма НДС будет исходящей — суммой налога для уплаты в бюджет. У покупателя по этому же счёту-фактуре будет входящий НДС. Когда бухгалтер в конце месяца соберет сумму НДС по всем проданным товарам и определит сумму налога для уплаты в бюджет, сумму НДС по входящему счёту-фактуре можно будет вычесть из рассчитанной суммы налога, тем самым уменьшить сумму налоговой нагрузки.

Вычет может формироваться автоматически в бухгалтерских программах учёта при внесении входящих и исходящих счетов‑фактур в книги покупок и продаж. Данные книги являются обязательными к заполнению, налоговая инспекция также запрашивает их для контроля.

Именно счёт‑фактура будет запрашиваться при камеральной или выездной налоговой проверке. Только при грамотно заполненном документе и его корректном отображении в книгах покупок и продаж можно взять НДС к вычету.

Если ваша фирма сделает столько закупок, что сумма входящего НДС окажется больше, чем НДС к уплате, то счета‑фактуры станут основными документами, подтверждающими право на возврат из бюджета разницы в сумме НДС. Такое право сильно помогает сократить налоговое бремя, но нужно быть готовым к повышенному вниманию со стороны налоговых органов.

Виды и сроки выставления счетов‑фактур

Выделяют три вида счетов‑фактур — стандартный, авансовый и корректировочный.

Стандартным называют документ, который оформляется непосредственно при передаче товара, либо в пятидневный срок после сделки. Его оформляет продавец.

Авансовый счёт‑фактуру выписывает покупатель в случае предварительной оплаты ещё не полученных товаров или услуг.

Третий вариант — корректировочный счёт‑фактура. Он выставляется, когда продавец изменяет ключевые данные в документе: наименование, количество ТМЦ, тариф, ставку налога, итоговую сумму документа. Такой вид счёта‑фактуры используется редко, так как пятидневный срок оформления основного документа позволяет переделать его, не прибегая к корректировке — это не нарушает нормы НК РФ.

Как заполнять и отражать данные счёта‑фактуры в документации

Счёт‑фактура является юридически значимым документом и в налоговом кодексе закреплена форма строго установленного образца, важно правильно её заполнить. Нельзя пропускать строки и графы, также запрещено менять поля местами и добавлять в утвержденную форму данные по своему усмотрению, кроме дополнительных сведений.

Подписывать счёт‑фактуру должны главбух и директор фирмы, либо другие лица, полномочия которых закреплены приказом или доверенностью на действия от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ). в счёте-фактуре, выписанной индивидуальным предпринимателем, подпись главного бухгалтера не требуется, а подпись уполномоченного лица должна быть с реквизитами свидетельства о госрегистрации конкретного ИП.

Кодексом не запрещается отражение в счёте-фактуре необходимых дополнительных сведений, например, номера и даты приказа о назначении уполномоченного лица. Указание таких реквизитов упрощает работу контролирующих органов и партнеров.

Выбор формата счёта‑фактуры утвержден приказом ФНС от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@:

• для непрослеживаемых товаров, работ, услуг либо имущественных прав — на бумаге или в электронном виде;
• для прослеживаемых товаров — в электронном виде, кроме отдельных исключений (п. 1 и 1.1 ст. 169 НК РФ):
  • покупка товаров физлицом (не для бизнеса) или самозанятым;
  • экспорт (реэкспорт) товаров за пределы РФ;
  • продажа и вывоз товара в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию.

Кроме того, если продавец не платит НДС (например, применяет упрощёнку), он должен составлять электронные УПД, подписывать их квалифицированной электронной подписью и передавать покупателям.

Также у покупателей-организаций и ИП должна быть возможность получать электронные счёта‑фактуры и первичку по ТКС.

При составлении бумажного счёта фактуры обычно делают два экземпляра. Один из них продавец выставляет покупателю, второй оставляет себе. Однако в некоторых случаях достаточно одного экземпляра:

• при реализации товаров в розничной торговле;
• передаче товаров внутри организации для собственных нужд;
• безвозмездной передаче товаров в рамках рекламных акций;
• начисления НДС после потери права на спецрежим либо по неподтвержденному экспорту;
• получения дополнительных поступления, связанных с оплатой реализованных товаров, работ, услуг, имущественных прав.

Чтобы перейти на электронные счёта‑фактуры, необходимо согласовать это с контрагентом. Исключение — реализация прослеживаемых товаров или передача таких товаров в составе выполненных работ, потому что в этом случае оба участника сделки обязаны обеспечить прием и обработку электронных документов.

Скачать Образец соглашения о взаимном выставлении счетов‑фактур и УПД в электронном виде.

Стандартный счёт‑фактура условно делится на две части: шапка и табличная часть.

Шапка бланка:

Табличная часть:

Частые ошибки в счетах‑фактурах

Если в оформлении счёта‑фактуры допущены ошибки, ИФНС может отказать в вычете по НДС.

В исходящем документе ошибки можно минимизировать настройкой программы. Входящий документ должен проходить особый контроль, поскольку именно входящий НДС позволяет уменьшить сумму налога, который будет перечислен в бюджет.

Мелкие недочеты иногда упускаются при проверках налоговиками, но на ряд значений следует обратить внимание.

1. Если организация, например, работает на упрощёнке и не платит НДС, не следует указывать в ячейке НДС — 0%, потому что это реальная налоговая ставка, а в конкретном случае налога нет, правильным будет вписать в это поле счёта‑фактуры — «Без НДС».
2. Правильно рассчитывайте сумму НДС. Его можно высчитать от итоговой суммы или начислить сверху на сумму без НДС, в итоге получатся две разные цифры. Важно делать расчёты в едином формате, если в бланке несколько позиций.
3. Подпись доверенного лица можно ставить только по приказу или по документу, заверенному нотариусом. Словесное разрешение руководителя на подпись третьему лицу не делает документ действительным.
4. Пропущенные реквизиты, такие как название организации, ИНН, адрес могут стать причиной отказа в возмещении НДС.
5. Нужно вписывать полное наименование номенклатуры. Запись «товары» или «материальные ценности» не подойдет.
6. Обновление бланков в программах учёта не происходит автоматически. Часто бухгалтеры знают о нововведениях в бланках, но просто ждут, когда новая версия появится в программах, и оформляют устаревшие формы.
7. Не стоит пренебрегать проверкой контрагента. Сделки с подозрительными организациями часто заканчиваются снятием вычета, уменьшением суммы расхода. Компании-однодневки именуются в ФНС техническими, сделки с такими не признают даже в судебном порядке.

Скачать Образец заполнения счёта‑фактуры.

Изменения с февраля 2024 года

С 9 февраля 2024 для прослежимаемых товаров можно выставлять электронные счета‑фактуры (УПД) как в стандартном формате, так и с дополнительной графой 14. в неё вносится новый реквизит — «стоимость товара, подлежащего прослеживаемости». Он указывается при продаже таких товаров, в том числе, в составе комплектов (наборов), а также при их передаче в составе выполненных работ.

Как следует из письма ФНС от 26.09.2023 N ЕА-4-15/12314@, если вы не заполняете графу 14, исправленные счета‑фактуры выставляйте аналогично. Отказов в вычетах НДС не будет.

Новую графу 14 и данные о прослеживаемости в электронных счетах‑фактурах (УПД, УКД) нужно заполнять только тем, кто работает с прослеживаемыми товарами, остальным это не требуется.

Смотри также наши статьи:

• Счёт‑фактура и счёт
• Электронные счета‑фактуры в 2023 году и их особенности
• Кто и как должен применять БСО в 2023 году

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм-каналов.

Владельцам бизнеса

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт, составление отчётности, ведение 1С, расчёт заработной платы, а также юридическую поддержку. Если бухгалтерский и налоговый учёт, уплата и возврат налогов вызывают у вас затруднения, то мы подхватим его на лету.

Мы обеспечим прозрачный учёт, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

Заключайте с нами Договор на оказание Бухгалтерских услуг:

• в рамках договора Разовых бухгалтерских услуг;
• в рамках полноценного Договора Аутсорсинг бухгалтерских услуг.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ТСН и ЖСК зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp