
Командировки в 2023

Командировки в 2023. Самые частые ошибки в бухучёте
Что нужно знать бухгалтеру, чтобы правильно учитывать командировки в 2023 году, а значит правильно учитывать расходы на поездки.
С каждым годом разобраться в бухучёте становится всё сложнее. Не исключение и командировки в 2023 году.
Новые законы, подчас, требуют уточнений отдельных специалистов, а рынок бизнес-путешествий не всегда успевает подстраиваться под внешние обстоятельства. При этом требования к учёту деловых поездок остаются высокими.
Публикуем актуальные советы, которые помогут вам закрывать командировки в 2023 году без штрафов.
Что такое командировка
Для начала определимся с термином.
Служебная командировка (далее просто — командировка) — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч.1 ст.166 ТК РФ).
В Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 уточняется, что поездка по служебному поручению в представительство или филиал компании, в котором сотрудник не работает постоянно, тоже считается командировкой.
Чтобы отправить сотрудника в командировку, нужно оформить приказ.
Зачем нужен Приказ на командировку
Без Приказа на командировку расходы на поездку, которые компания приняла к вычету, налоговая может оспорить.
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», а также «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки» не установлено требование составлять служебное задание, оформлять командировочное удостоверение и представлять отчёт о выполненном работником служебном поручении.
Однако наличие таких документов может лишний раз подтвердить целесообразность расходов для налоговой.
Какие расходы на командировку возмещает работодатель
Если сотрудника отправляют в командировку, работодатель обязан компенсировать его расходы в деловой поездке.
К таким расходам относятся:
- Оплата проезда.
- Оплата аренды жилья.
- Суточные.
- Другие расходы, о которых знал работодатель (например, оплата визы, консульских сборов и т.д.)
Схемы организации поездок в компании
Существуют две популярные схемы организации командировки.
- Командировка организована непосредственно самой компанией
В этом случае командировку можно разбить на следующие этапы:- Приказ о командировке;
- выплата аванса и суточных;
- покупка сотрудником проездных билетов;
- оплата сотрудником отеля или жилья, если в месте командировки отелей нет;
- сбор сотрудником закрывающих (отчётных) документов;
- подача сотрудником авансового отчёта;
- принятие, от сотрудника, к учёту расходов на проезд.
- Командировка организована посредником (агентством или онлайн-сервисом для командировок, далее по тексту — агентом).
В этом случае командировку можно разбить на следующие этапы:- Приказ о командировке;
- выплата суточных;
- покупка агентом проездных билетов;
- оплата посредником отеля или жилья, если в месте командировки отелей нет;
- получение, от агента, закрывающих (отчётных) документов;
- принятие, от агента, к учёту расходов на проживание, на основании актов;
- принятие, от агента, к учёту расходов на проезд.
Что такое суточные и как их рассчитывать
Суточные — это оплата на питание и любые другие мелкие траты в командировке.
Сотруднику не нужно отчитываться о суточных, но работодатель должен выплатить их авансом за несколько дней до начала командировки.
Удерживать суточные нельзя.
Максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ:
- командировки по РФ — 700 руб.
- заграничные командировки — 2 500 руб.
Размер выплаты суточных компания вправе устанавливать сама, в том числе, сделать индексацию по должностям или в зависимости от типа командировки.
Если суточные превышают указанные выше лимиты, то разница будет квалифицирована как дополнительная выгода, которая должна быть учтена в налогообложении, а именно, при исчеслении НДФЛ и соцвзносов.
Что такое аванс и как его выплачивать
Аванс — это сумма, которую выплачивают сотруднику перед командировкой и которую он может потратить.
Аванс должен включать оплату проезда в туда-обратно (если сотрудник покупает проездные билеты самостоятельно) и аренду жилья (если сотрудник бронирует жильё самостоятельно).
Как правило сумма аванса рассчитывается на основании сметы, которую составляет бухгалтер. Форма сметы законодательством не установлена. Смету расходов можно добавить в письменное заявление командированного сотрудника, если, по каким-либо причинам, бухгалтер не может составить эту смету.
Как принимать к учёту расходы на проезд
Чаще всего в командировку отправляются на поезде или на самолёте, поэтому в данной статье мы рассмотрим учёт расходов именно по этим видам транспорта.
Внимание! Авиабилеты и железнодорожные билеты приравнены к бланкам строй отчётности. Учёт таких бланков отличается от учёта тех расходов, которые подтверждены актами и счетами-фактурами.
При этом не важно, покупал ли сотрудник билеты самостоятельно или это делал агент, — пакет документов будет один и тот же.
Для учёта расходов на перелёт нужны маршрут-квитанция и посадочные талон.
Если сотрудник потерял посадочный талон, то нужно обратиться к авиаперевозчику или его представителю за подтверждающим документом, например, за справкой, которая подтвердит полёт.
См. Письмо Минфина РФ от 06.06.2012 N 03-03-06/4/61 и Письмо Минфина РФ от 21.09.2011 N 03-03-07/33
2 варианта учёта расходов на проезд
1. Вы принимаете к учёту расходы на проезд, как оплату денежных документов.
Например, вы оплатили документы на пролёт с расчётного счёта и получили маршрут-квитанцию, которая приравнивается к денежным документам. В этом случае маршрут-квитанцию нужно распечатать и хранить в кассе, если она есть.
После этого вы выдаёте сотруднику билеты, перед командировкой. Нужно составить проводки по выдаче денежных документов под отчёт сотруднику. По ним он буде отчитываться в авансовом отчёте, прикрепив к нему посадочный талон.
2. Вы принимаете к учёту расходы при оплате авиа- и ж/д билетов принимая их на счёт прочих расчётов с контрагентами.
В новых версиях программы «1С» есть для этого отдельный субсчёт — 14. В этом случае билет не нужно учитывать, как денежный документ и хранить в кассе. Билет можно учесть на субсчёте 76-9, как «Расчеты по прочим операциям».
Есть нюансы. В законодательстве не прописали, как именно нужно учитывать авиа- и ж/д билеты. Даже в разъяснительных письмах есть много путаницы в способах покупки через агента и сотрудником лично.
Закрепите тот или иной вариант учёта расходов на проезд в учётной политике организации.
Датой осуществления расходов на командировки признают дату утверждения авансового отчёта (пп.5 п.7 ст.272 НК РФ)
Как принимать к учёту расходы на проживание
Учёт будет зависеть от того, кто организовал командировку.
1. Командировка организована непосредственно самой компанией
В этом случае сотрудник компании, вернувшийся из командировки должен принести закрывающие (отчётные) документы, которые он получил в отеле, либо в сервисе, организующем проживание иногородних, если в населённом пункте, куда направлен сотрудник в командировку, нет отеля. Это может быть фискальный чек или любой другой документ. Главное, чтобы счёт был оформлен на бланке строгой отчётности.
См. Письмо Минфина РФ от 14.10.2015 N 03-07-14/58804 и Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 N 03-07-11/9440
2. Командировка организована агентом
Здесь всё проще. После того, как сотрудник выехал из отеля, агент присылает закрывающие документы. Прикладывать их к авансовому отчёту не нужно: если услуги агента опла-тили с расчётного счёта, то дополнительные бланки строгой отчётности бухгалтеру не нужны.
9 самых частых ошибок при учёте командировок
Ошибка №1. Нет приказа на командировку
Если Приказа нет совсем, либо в нём указаны другие даты, которые не соответствуют датам авансового отчёта или расчёта суточных, ТО ИФНС может усомниться в таких расходах. Приказ должен быть обязательно, это описано в положениях о служебных командировках — ч.1 ст.166 ТК РФ и абз.2 п.3
Ошибка №2. Выплачивать суточные которые превышают установленные максимальные лимиты и не начислит на разницу налоги
Если суточные выплачены выше норм, которые установил закон, то с суммы превышения нужно удержать НДФЛ (п.1 ст.217 НК РФ). Кроме того, суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами (п.2 ст.422 НК РФ)
Ошибка №3. Принимать к учёту расходы на завтраки, обеды, ужины, химчистку и прочее в командировке, которые выделены отдельной строкой в акте или чеке
Такие расходы не могут быть приняты на счёт «Расходы по командировке». Если будет проверка, то на эти расходы могут начислит НДФЛ и соцвзносы, потому что такие расходы будут квалифицироваться как дополнительная выгода.
НДС к вычету не принимается (ст.264 НК РФ и Письмо Минфина от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263)
Ошибка №4. Принимать к расходам суммы на проезд на основании реестров по билетам и актов от агента.
Расходы по командировке учитываются на основании утверждённого авансового отчёта (пп.5 п.7 ст.272 НК РФ). Вычет НДС по командировочным отчётам нужно оформлять в том квартале, в котором руководитель компании утвердил авансовый отчёт.
См. Письмо ФНС России от 09.01.2017 N СД-4-3/2@ и Письмо Минфина РФ от 09.04.2015 N 03-07-11/20290.
Ошибка №5. Требовать счета-фактуры и УПД на билеты у агента
Агенты по организации командировок не предоставляют услуги от своего имени, а работают от имени компании-заказчика.
По нормам НК РФ агент не должен выставлять счета-фактуры, если он покупал билеты или бронировал гостиницу от имени принципала.
См. Письмо Минфина России от 12.10.2010 N 03-07-09/45, Письмо Минфина России от 10.03.2009 N 03-07-09/06, Письмо Минфина России от 16.05.2005 N 03-04-11/112, Письмо УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 N 16-15/090448.1, Письмо УФНС России по г. Москве от 10.01.2008 N 19-11/603.
Ошибка №6. Заполнять графы 9, 10 книги покупок данными, которых нет в БСО
Графа 9 — наименование контрагента. Если вы сомневаетесь, какое название перевозчика указывать (юридическое или фактическое), то пропишите его код из международного классификатора ИАТА.
Графа 10 — ИНН и КПП контрагента. Не заполняйте её, если в билете не указаны реквизиты.
См. Письмо ФНС РФ от 18.08.2015 N ГД-4-3/14544 и Письмо Минфина РФ от 28.05.2015 N 03-07-11/30876.
Ошибка №7. Требовать справки, которые подтверждают проживание сотрудника в гостинице
Достаточно того, что факт расхода подтверждается актом от агента или бланк строгой отчётности, который привёз сотрудник.
Ошибка №8. Ошибки при учёте отменённой командировки, штрафа при отмене билета
Что делать бухгалтеру, если командировка отменяется, а сотруднику уже выдали аванс и купили билеты, которые пришлось вернуть со штрафом?
1. Если сотрудник самостоятельно покупал билеты на аванс, то нужно получить у него чек на конкретный штраф, а затем принять его к внереализационным расходам через авансовый отчёт.
2. Если командировку организовал агент, то такой штраф отобразится в закрывающих документах от агента. Его тоже нужно принять к внереализационным расходам.
Возврат купленного билета приравнивается к нарушению условий договора перевозки, а значит, удержанная перевозчиком сумма (штраф) — это санкция за нарушение договора.
Налоговое законодательство не запрещает относить на расходы, при расчёте налога на прибыль, суммы санкций за нарушение договорных обязательств (пп.13 п.1 ст.265 НК РФ)
Ошибка №9. Оформлять командировки вместо поездок вахтовым методом
Командировка подразумевает выполнение разового служебного поручения, а вахта подразумевает длительные выезды для решения рабочих задач.
Кроме того, эти два способа по-разному оплачиваются:
- командировка — по среднему заработку плюс суточные;
- вахта — по тарифной ставке плюс надбавки и компенсации.
Рекомендуем также ознакомится с нашей статьёй «Командировка под контролем: чек-лист важных документов для бухгалтера и сотрудников»
В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм-каналов.
Владельцам бизнеса
Если вы хотите проконсультироваться у нас по этому вопросу, а также по любому вопросу связанному с бухучётом или налогообложением, то расценки на консалтинговые услуги вы можете посмотреть здесь.
В том случае если бухгалтерский и налоговый учёт, а также уплата и возврат налогов вызывают у вас затруднения, то вы можете заключить с нами Договор на оказание Бухгалтерских услуг, либо в рамках Разовых бухгалтерских услуг, либо в рамках услуги Бухгалтер удаленно, либо заключив с нами полноценный Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг
В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ТСН и ЖСК зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.
Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договоренности достигнутой накануне.
Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:
или оставить заявку в чате.