Командировки в 2023

Командировки в 2023. Самые частые ошибки в бухучёте

Что нужно знать бухгалтеру, чтобы правильно учитывать командировки в 2023 году, а значит правильно учитывать расходы на поездки.

С каждым годом разобраться в бухучёте становится всё сложнее. Не исключение и командировки в 2023 году.

Новые законы, подчас, требуют уточнений отдельных специалистов, а рынок бизнес-путешествий не всегда успевает подстраиваться под внешние обстоятельства. При этом требования к учёту деловых поездок остаются высокими.

Публикуем актуальные советы, которые помогут вам закрывать командировки в 2023 году без штрафов.

Что такое командировка

Для начала определимся с термином.

Служебная командировка (далее просто — командировка) — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч.1 ст.166 ТК РФ).

В Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 уточняется, что поездка по служебному поручению в представительство или филиал компании, в котором сотрудник не работает постоянно, тоже считается командировкой.

Чтобы отправить сотрудника в командировку, нужно оформить приказ.

Зачем нужен Приказ на командировку

Без Приказа на командировку расходы на поездку, которые компания приняла к вычету, налоговая может оспорить.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», а также «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки» не установлено требование составлять служебное задание, оформлять командировочное удостоверение и представлять отчёт о выполненном работником служебном поручении.

Однако наличие таких документов может лишний раз подтвердить целесообразность расходов для налоговой.

Какие расходы на командировку возмещает работодатель

Если сотрудника отправляют в командировку, работодатель обязан компенсировать его расходы в деловой поездке.

К таким расходам относятся:

1. Оплата проезда.
2. Оплата аренды жилья.
3. Суточные.
4. Другие расходы, о которых знал работодатель (например, оплата визы, консульских сборов и т.д.)

Схемы организации поездок в компании

Существуют две популярные схемы организации командировки.

1. Командировка организована непосредственно самой компанией
   В этом случае командировку можно разбить на следующие этапы:
   • Приказ о командировке;
   • выплата аванса и суточных;
   • покупка сотрудником проездных билетов;
   • оплата сотрудником отеля или жилья, если в месте командировки отелей нет;
   • сбор сотрудником закрывающих (отчётных) документов;
   • подача сотрудником авансового отчёта;
   • принятие, от сотрудника, к учёту расходов на проезд.
2. Командировка организована посредником (агентством или онлайн-сервисом для командировок, далее по тексту — агентом).
   В этом случае командировку можно разбить на следующие этапы:
   • Приказ о командировке;
   • выплата суточных;
   • покупка агентом проездных билетов;
   • оплата посредником отеля или жилья, если в месте командировки отелей нет;
   • получение, от агента, закрывающих (отчётных) документов;
   • принятие, от агента, к учёту расходов на проживание, на основании актов;
   • принятие, от агента, к учёту расходов на проезд.

Что такое суточные и как их рассчитывать

Суточные — это оплата на питание и любые другие мелкие траты в командировке.

Сотруднику не нужно отчитываться о суточных, но работодатель должен выплатить их авансом за несколько дней до начала командировки.

Удерживать суточные нельзя.

Максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ:

• командировки по РФ — 700 руб.
• заграничные командировки — 2 500 руб.

Размер выплаты суточных компания вправе устанавливать сама, в том числе, сделать индексацию по должностям или в зависимости от типа командировки.

Если суточные превышают указанные выше лимиты, то разница будет квалифицирована как дополнительная выгода, которая должна быть учтена в налогообложении, а именно, при исчеслении НДФЛ и соцвзносов.

Что такое аванс и как его выплачивать

Аванс — это сумма, которую выплачивают сотруднику перед командировкой и которую он может потратить.

Аванс должен включать оплату проезда в туда-обратно (если сотрудник покупает проездные билеты самостоятельно) и аренду жилья (если сотрудник бронирует жильё самостоятельно).

Как правило сумма аванса рассчитывается на основании сметы, которую составляет бухгалтер. Форма сметы законодательством не установлена. Смету расходов можно добавить в письменное заявление командированного сотрудника, если, по каким-либо причинам, бухгалтер не может составить эту смету.

Как принимать к учёту расходы на проезд

Чаще всего в командировку отправляются на поезде или на самолёте, поэтому в данной статье мы рассмотрим учёт расходов именно по этим видам транспорта.

Внимание! Авиабилеты и железнодорожные билеты приравнены к бланкам строй отчётности. Учёт таких бланков отличается от учёта тех расходов, которые подтверждены актами и счетами-фактурами.

При этом не важно, покупал ли сотрудник билеты самостоятельно или это делал агент, — пакет документов будет один и тот же.

2 варианта учёта расходов на проезд

1. Вы принимаете к учёту расходы на проезд, как оплату денежных документов.

Например, вы оплатили документы на пролёт с расчётного счёта и получили маршрут-квитанцию, которая приравнивается к денежным документам. В этом случае маршрут-квитанцию нужно распечатать и хранить в кассе, если она есть.

После этого вы выдаёте сотруднику билеты, перед командировкой. Нужно составить проводки по выдаче денежных документов под отчёт сотруднику. По ним он буде отчитываться в авансовом отчёте, прикрепив к нему посадочный талон.

2. Вы принимаете к учёту расходы при оплате авиа- и ж/д билетов принимая их на счёт прочих расчётов с контрагентами.

В новых версиях программы «1С» есть для этого отдельный субсчёт — 14. В этом случае билет не нужно учитывать, как денежный документ и хранить в кассе. Билет можно учесть на субсчёте 76-9, как «Расчеты по прочим операциям».

Есть нюансы. В законодательстве не прописали, как именно нужно учитывать авиа- и ж/д билеты. Даже в разъяснительных письмах есть много путаницы в способах покупки через агента и сотрудником лично.

Закрепите тот или иной вариант учёта расходов на проезд в учётной политике организации.

Датой осуществления расходов на командировки признают дату утверждения авансового отчёта (пп.5 п.7 ст.272 НК РФ)

Как принимать к учёту расходы на проживание

Учёт будет зависеть от того, кто организовал командировку.

1. Командировка организована непосредственно самой компанией

В этом случае сотрудник компании, вернувшийся из командировки должен принести закрывающие (отчётные) документы, которые он получил в отеле, либо в сервисе, организующем проживание иногородних, если в населённом пункте, куда направлен сотрудник в командировку, нет отеля. Это может быть фискальный чек или любой другой документ. Главное, чтобы счёт был оформлен на бланке строгой отчётности.

См. Письмо Минфина РФ от 14.10.2015 N 03-07-14/58804 и Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 N 03-07-11/9440

2. Командировка организована агентом

Здесь всё проще. После того, как сотрудник выехал из отеля, агент присылает закрывающие документы. Прикладывать их к авансовому отчёту не нужно: если услуги агента опла-тили с расчётного счёта, то дополнительные бланки строгой отчётности бухгалтеру не нужны.

9 самых частых ошибок при учёте командировок

Ошибка №1. Нет приказа на командировку

Если Приказа нет совсем, либо в нём указаны другие даты, которые не соответствуют датам авансового отчёта или расчёта суточных, ТО ИФНС может усомниться в таких расходах. Приказ должен быть обязательно, это описано в положениях о служебных командировках — ч.1 ст.166 ТК РФ и абз.2 п.3

Ошибка №2. Выплачивать суточные которые превышают установленные максимальные лимиты и не начислит на разницу налоги

Если суточные выплачены выше норм, которые установил закон, то с суммы превышения нужно удержать НДФЛ (п.1 ст.217 НК РФ). Кроме того, суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами (п.2 ст.422 НК РФ)

Ошибка №3. Принимать к учёту расходы на завтраки, обеды, ужины, химчистку и прочее в командировке, которые выделены отдельной строкой в акте или чеке

Такие расходы не могут быть приняты на счёт «Расходы по командировке». Если будет проверка, то на эти расходы могут начислит НДФЛ и соцвзносы, потому что такие расходы будут квалифицироваться как дополнительная выгода.

НДС к вычету не принимается (ст.264 НК РФ и Письмо Минфина от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263)

Ошибка №4. Принимать к расходам суммы на проезд на основании реестров по билетам и актов от агента.

Расходы по командировке учитываются на основании утверждённого авансового отчёта (пп.5 п.7 ст.272 НК РФ). Вычет НДС по командировочным отчётам нужно оформлять в том квартале, в котором руководитель компании утвердил авансовый отчёт.

См. Письмо ФНС России от 09.01.2017 N СД-4-3/2@ и Письмо Минфина РФ от 09.04.2015 N 03-07-11/20290.

Ошибка №5. Требовать счета-фактуры и УПД на билеты у агента

Агенты по организации командировок не предоставляют услуги от своего имени, а работают от имени компании-заказчика.

По нормам НК РФ агент не должен выставлять счета-фактуры, если он покупал билеты или бронировал гостиницу от имени принципала.

См. Письмо Минфина России от 12.10.2010 N 03-07-09/45, Письмо Минфина России от 10.03.2009 N 03-07-09/06, Письмо Минфина России от 16.05.2005 N 03-04-11/112, Письмо УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 N 16-15/090448.1, Письмо УФНС России по г. Москве от 10.01.2008 N 19-11/603.

Ошибка №6. Заполнять графы 9, 10 книги покупок данными, которых нет в БСО

Графа 9 — наименование контрагента. Если вы сомневаетесь, какое название перевозчика указывать (юридическое или фактическое), то пропишите его код из международного классификатора ИАТА.

Графа 10 — ИНН и КПП контрагента. Не заполняйте её, если в билете не указаны реквизиты.

См. Письмо ФНС РФ от 18.08.2015 N ГД-4-3/14544 и Письмо Минфина РФ от 28.05.2015 N 03-07-11/30876.

Ошибка №7. Требовать справки, которые подтверждают проживание сотрудника в гостинице

Достаточно того, что факт расхода подтверждается актом от агента или бланк строгой отчётности, который привёз сотрудник.

Ошибка №8. Ошибки при учёте отменённой командировки, штрафа при отмене билета

Что делать бухгалтеру, если командировка отменяется, а сотруднику уже выдали аванс и купили билеты, которые пришлось вернуть со штрафом?

1. Если сотрудник самостоятельно покупал билеты на аванс, то нужно получить у него чек на конкретный штраф, а затем принять его к внереализационным расходам через авансовый отчёт.

2. Если командировку организовал агент, то такой штраф отобразится в закрывающих документах от агента. Его тоже нужно принять к внереализационным расходам.

Возврат купленного билета приравнивается к нарушению условий договора перевозки, а значит, удержанная перевозчиком сумма (штраф) — это санкция за нарушение договора.

Налоговое законодательство не запрещает относить на расходы, при расчёте налога на прибыль, суммы санкций за нарушение договорных обязательств (пп.13 п.1 ст.265 НК РФ)

Ошибка №9. Оформлять командировки вместо поездок вахтовым методом

Командировка подразумевает выполнение разового служебного поручения, а вахта подразумевает длительные выезды для решения рабочих задач.

Кроме того, эти два способа по-разному оплачиваются:

• командировка — по среднему заработку плюс суточные;
• вахта — по тарифной ставке плюс надбавки и компенсации.

Рекомендуем также ознакомится с нашей статьёй «Командировка под контролем: чек-лист важных документов для бухгалтера и сотрудников»

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Банка России, ФСС РФ, официального канала Минтруда России, Новости с сайта Smartway, а также материалы и обзоры из их телеграм-каналов.

Владельцам бизнеса

Если вы хотите проконсультироваться у нас по этому вопросу, а также по любому вопросу связанному с бухучётом или налогообложением, то расценки на консалтинговые услуги вы можете посмотреть здесь.

В том случае если бухгалтерский и налоговый учёт, а также уплата и возврат налогов вызывают у вас затруднения, то вы можете заключить с нами Договор на оказание Бухгалтерских услуг, либо в рамках Разовых бухгалтерских услуг, либо в рамках услуги Бухгалтер удаленно, либо заключив с нами полноценный Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ТСН и ЖСК зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договоренности достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00 , воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp