Кассовая дисциплина и ответственность за её нарушение

Кассовая дисциплина в 2025 году предусматривает строгое соблюдение правил ведения кассовых операций, установленных для фирм и ИП, имеющих дело с наличными расчётами. Какие правила нужно знать при работе с ККМ? Кто, как и когда проводит контроль за соблюдением кассовой дисциплины? Какая ответственность возникает за нарушение ведения кассовых операций? Рассмотрим ответы на эти и другие вопросы в данной статье.

В этой статье:

1. Кассовая дисциплина в 2025 году
2. В чём заключается соблюдение кассовой дисциплины
3. Что надо знать о работе с ККТ
4. На чём базируется знание порядка оформления кассовых документов
5. Кто осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины
6. Как проводится проверка кассовой дисциплины
7. Ответственность за ведение кассовых операций с нарушениями
8. Заключение

Кассовая дисциплина в 2025 году

Кассовая (или контрольно‑кассовая) дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательно установленных в РФ правил осуществления наличных денежных расчётов. Расчёты наличными деньгами включают в себя все виды приходно‑расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.

Наиболее широким в целях наличных расчётов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчёты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение/сдача денег в банк, расчёты с подотчетными лицами, выдача/возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.

Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно‑кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 Закона «О ККТ…» от 22.05.2003 N 54‑ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается её неприменение, в частности:

Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определённых видов (п. 2 ст. 2 Закона N 54‑ФЗ).
Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 Закона N 54‑ФЗ).

Количество используемых кассовых аппаратов или иных пунктов получения денег способами, допускающими неприменение ККТ, не ограничено. Но в конце рабочего дня вся поступившая выручка должна быть оприходована в кассу фирмы или ИП.

Таким образом, соблюдение кассовой дисциплины в 2025 году предполагает выполнение правил ведения приходно‑расходных операций, проводимых по кассе юрлица или ИП, и правил работы с ККТ или документами, которые оформляются при неприменении ККТ.

Кассовая дисциплина обязательна для всех.

В чём заключается соблюдение кассовой дисциплины

Соблюдение кассовой дисциплины сводится к исполнению правил, установленных следующими документами:

• Указанием Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У, которое определяет правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП. Последняя редакция указания, вступившая в действие с 01.10.2024, внесла ряд изменений в части правил размена наличных денежных средств.
• Указанием ЦБ РФ от 09.12.2019 N 5348-У, которое содержит условия расчётов наличными деньгами.
• Законом РФ от 22.05.2003 N 54‑ФЗ, устанавливающим правила применения ККТ.
• Нормативными актами, вносящими изменения в Закон N 54‑ФЗ (например, Законом от 08.08.2024 N 273‑ФЗ).

В отношении операционной кассы основные правила таковы:

• Назначается лицо, выполняющее функции кассира, с которым обязательно заключается договор о полной материальной ответственности. Исключением будут ситуации, когда кассу ведёт сам руководитель юрлица или сам ИП.
• Деньги и кассовые документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.
• Операции, проводимые по кассе, оформляются документами установленной формы с соблюдением определённого порядка их заполнения. Оформление документов производится непосредственно при совершении операции, а по оприходованию наличной выручки, полученной вне операционной кассы, — ежедневно в конце рабочего дня. Кассовая дисциплина в 2023‑2024 годах для ИП, которые ведут упрощенный учёт своих операций, допускает, что документы по кассе можно не оформлять.
• Если в операционную кассу поступает наличная выручка, то должен присутствовать кассовый аппарат. Выдача кассового чека при получении наличной выручки обязательна (ст. 5 закона N 54‑ФЗ).
• Деньги, принимаемые кассиром, проверяются на подлинность. Соблюдается определённый порядок проверки их количества и качества при приёме и выдаче, поименованный в указании ЦБ РФ от 05.10.2020 N 5587-У.

Прочие правила:

• Поступившая в операционную кассу наличная выручка должна расходоваться только на определённые цели: выплата зарплаты, расчёты с поставщиками и покупателями, выдача под отчёт. ИП могут брать деньги на личные нужды.
• Предельная сумма расчётов наличными деньгами между юрлицами, между ИП, между юрлицами и ИП ограничена величиной 100 000 руб. по одному договору. При этом расчёты с физлицами не лимитируются, а ИП для личных нужд из кассы вправе брать любые суммы.
• Выдача под отчёт осуществляется по распоряжению руководителя либо по завизированному им заявлению подотчётного лица. Для отчёта по выданным суммам предоставляется то количество рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, от даты истечения срока, на который выдавались деньги (в том числе командировочные). Неизрасходованные суммы должны быть возвращены в кассу или будут удержаны из заработной платы подотчётного лица (ст. 137 ТК РФ).
• Устанавливается лимит остатка денег в кассе на конец рабочего дня. Порядок его расчёта фирма или ИП выбирают самостоятельно из двух способов, предлагаемых указанием Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У. Излишек должен быть сдан в банк. Наличие сверхлимитного остатка допускается только в дни выдачи зарплаты (не более 5 рабочих дней). Кассовая дисциплина в 2025 году для ООО, относящихся к СМП, и для ИП, предполагает, что эти лица могут не устанавливать данный лимит. Для обособленных подразделений он устанавливается либо головным офисом (если у подразделения нет своего расчётного счёта), либо самостоятельно (если свой расчётный счёт у подразделения есть).
• Через кассу могут осуществляться операции с наличной валютой. Чаще всего они связаны с выдачей денег на зарубежные командировки и сдачей/получением валюты в банке. в некоторых случаях могут иметь место расчёты с резидентами (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 N 173‑ФЗ).

Что надо знать о работе с ККТ

Требования к применяемой в 2025 году ККТ определяет Закон N 54‑ФЗ.

С 01.02.2017 на учёт в ИФНС начали ставиться только кассы нового образца (онлайн-кассы). с 01.07.2019 такой вид касс стал обязательным для использования практически всеми хозсубъектами.

Онлайн‑кассы принципиально отличаются от применявшихся ранее касс с фискальным накопителем. Соответственно, и требования к ним предъявляются совершенно другие.

На чём базируется знание порядка оформления кассовых документов

Изменения, внесённые в Закон N 54‑ФЗ,, не только отразились на требованиях к применяемой кассовой технике, но и привели к обновлению требований к формируемым этой техникой документам: кассовым чекам и БСО. При этом БСО стал документом, при оформлении которого должны применяться устройства, аналогичные онлайн‑кассам. Соответственно, одинаковым оказался и перечень реквизитов для документов, формируемых новыми кассами.

В операционной кассе оформляются 2 вида действий:

1. Приходные с использованием приходного кассового ордера (ПКО) формы КО-1, к которому, по возможности, прилагаются документы, подтверждающие величину поступающей суммы. Отрывная часть ПКО (квитанция), содержащая подписи уполномоченных лиц и печать, передается вносителю.
2. Расходные с использованием расходного кассового ордера (РКО) формы КО-2, к которому, как правило, прилагаются документы, подтверждающие величину выдаваемой суммы (платежные ведомости, служебные записки, копии приказов, чеки, квитанции). в РКО отражаются реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя. Если получение осуществляется по доверенности, то к РКО прилагается ее оригинал (если доверенность разовая) или копия (если доверенность не является однократной).

Формы ПКО и РКО установлены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 и обязательны к применению в РФ при оформлении приходно‑расходных операций. На каждую операцию оформляется свой отдельный документ.

Все ПКО и РКО, выписанные в течение дня, фиксируются в кассовой книге формы КО-4, в которой подводятся итоги работы за день (обороты по приходу и расходу) и выводится сумма остатка на конец дня.

ПКО, РКО и кассовая книга содержат отсылку к счетам бухучёта, указание которых обязательно для фирм и необязательно для ИП, которые не должны вести бухучёт (подп. 1 п. 2 ст. 6 закона от 06.12.2011 N 402‑ФЗ).

Дополнительно могут также заполняться такие формы кассовых документов, как журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 и книга учёта принятых и выданных другим кассирам денежных средств формы КО-5.

Порядок заполнения кассовых документов приведён в постановлении Госкомстата РФ N 88 и указании Банка РФ N 3210-У.

Кто осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Контролировать правильность действий по осуществлению кассовых операций должны все работники, связанные с их выполнением. Если в организации есть главный бухгалтер, то за контроль работы бухгалтерии и входящей в её состав операционной кассы отвечает он. Общую ответственность за деятельность фирмы несет её руководитель, а за деятельность ИП отвечает сам ИП.

Проверку кассовой дисциплины, которая может закончиться для проверяемого лица административным штрафом или последующей выездной проверкой, осуществляют налоговые органы (п. 1 ст. 7 Закона РФ от 21.03.1991 N 943-I).

Цели этой проверки заключаются в выявлении фактов:

• неполноты и несвоевременности оприходования выручки;
• превышения лимита расчётов наличными;
• превышения лимита остатка кассы;
• использования запрещённой, неисправной или не соответствующей установленным требованиям ККТ;
• невыдачи кассовых чеков или БСО;
• несоответствия фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах;
• выдачи крупных денежных сумм под отчёт на неоправданно длительные сроки.

Как проводится проверка кассовой дисциплины

Проверка кассовой дисциплины в 2025 году проводится по решению руководителя ИФНС. В процессе проверки изучаются:

• Все документы, которые имеют отношение к оформлению кассовых операций.
• Отчёты фискальной памяти.
• Документы на приобретение, регистрацию и обслуживание ККТ.
• Документы, связанные с приобретением, учётом и уничтожением БСО.
• Учётные регистры бухгалтерских или хозопераций.
• Приказ на лимит кассового остатка.
• Авансовые отчёты.

При этом проверяющим предоставляется неограниченный доступ к ККТ, в том числе к её паролям и к наличным денежным средствам.

При проверке могут запрашиваться любые другие документы, имеющие отношение к предмету проверки, а также пояснения.

В 2025 году мораторий на кассовые проверки не действует.

Ответственность за ведение кассовых операций с нарушениями

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины является административной. Сроки привлечения к ней (ст. 4.5 КоАП РФ):

• 2 месяца — за правонарушения, не связанные с ККТ;
• 1 год — за нарушения в работе с ККТ.

Своевременно выявленное нарушение приведёт к достаточно высоким штрафам, поскольку Законом от 03.07.2016 N 290‑ФЗ с 2016 года штрафы за нарушение кассовой дисциплины, а точнее ответственность за неприменение ККТ, серьёзно увеличены.

Административная ответственность за неприменение ККТ влечет за собой:

• штраф для должностных лиц в размере от 25 до 50% от суммы расчёта, осуществлённого без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.;
• штраф для юрлиц в размере от 75 до 100% от суммы расчёта, осуществлённого без применения ККТ, но не менее 30 000 руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

Если организация или ИП попадётся вторично на неприменении ККТ, то в случае, когда сумма расчётов без применения ККТ составит (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, это повлечёт:

• дисквалификацию должностных лиц на срок от 1 года до 2 лет;
• приостановление деятельности до 90 суток для ИП и организаций (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).

Ответственность за нарушения в ведении кассовой дисциплины в 2025 году в виде применения ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, применения контрольно‑кассовой техники, используемой с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий её регистрации и перерегистрации предусматривается ответственность в виде:

• предупреждения или штрафа в размере от 1 500 до 3 000 руб. для должностных лиц;
• предупреждения или штрафа в размере от 5 000 до 10 000 руб. для юрлиц (ст. 14.5 КоАП РФ, п. 15 ст. 7 закона N 290‑ФЗ).

Закон N 290‑ФЗ внёс и другие основания для привлечения к ответственности за нарушения в применении ККТ.

Например:

• за ненаправление покупателю кассового чека или бланка строгой отчётности в электронном виде или за непередачу этих документов на бумажном носителе по требованию покупателя;
• введена ответственность фискальных операторов, изготовителей ККТ, экспертных организаций.

Но даже если в момент проведения проверки кассовой дисциплины ИНФС не сможет привлечь нарушителя к ответственности в виде административного штрафа (из‑за истечения срока давности), радоваться не стоит.

Обнаружение нарушений в применении ККТ послужит поводом для более пристального внимания к налогоплательщику и при выявлении ещё каких‑либо проблем в его работе может привести к досрочной выездной проверке. Однозначный интерес налоговиков вызовут неполнота и несвоевременность оприходования выручки, а также выявление несоответствий документальных и фактических остатков денег в кассе.

В соответствии с новым п. 16 ст. 14.5 КоАП РФ с 1 марта 2025 года за несоблюдение компанией, управляющей рынком, порядка предоставления торгового места (а именно, неосуществления проверки применения ККТ продавцом на данном месте) предусматриваются штрафы:

• на должностных лиц — 40‑50 тыс. рублей;
• на юрлиц — 100‑300 тыс. рублей.

При повторном нарушении должностное лицо могут оштрафовать на 50‑80 тыс. рублей, юрлицо — на сумму от 300 тыс. до 1 млн рублей (п. 17 ст. 14.5 КоАП РФ).

Отметим, что факт выдачи крупных денежных сумм под отчёт на неоправданно длительные сроки может привести к доначислению НДФЛ с этих сумм (Постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12).

Заключение

Принятие наличной денежной выручки, как правило, обязывает её получателя иметь кассовый аппарат, выдающий документ о принятии соответствующей суммы. В настоящее время обязательными для применения стали ККТ нового типа — онлайн‑кассы. На них формируются не только кассовые чеки, но и БСО. Соответственно, поменялись требования к новым ККМ и документам, выдаваемым ими.

В части документов, формируемых по операционной кассе, существенных изменений в 2025 году нет (нужно только учитывать новые правила размена, предусматривающие формирование квитанции). Как нет и перемен в инстанции, проверяющей состояние кассовой дисциплины (т.е. соблюдение правил работы с наличными деньгами), — ею остается ИФНС. Несмотря на ограниченность срока привлечения к ответственности за совершение нарушений при работе с кассой, выявление таких нарушений чревато последствиями в виде выездной налоговой проверки.

Сама же административная ответственность с 2016 года существенно увеличена: выросли размеры штрафов, расширены виды ответственности за неприменение ККТ, в связи с началом работы с кассовой техникой нового типа введены новые основания для привлечения к ответственности. С 01.03.2025 года введены новые штрафы для компаний, управляющих рынками, за допущение на торговые места ИП и юрлиц без должного оснащения контрольно‑кассовой техникой.

Читайте также:

• Что такое ОФД для кассовых аппаратов?
• Основные требования N 54‐ФЗ
• Регистрация онлайн-кассы — наиболее частые ошибки
• Работа без онлайн-кассы (кто может не применять ККТ)
• Когда продавец может использовать облачную ККТ

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, сайта самозанятые.рф, сайта mertech.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и  расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.

Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт‑Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp