Регистрация онлайн-кассы — наиболее частые ошибки

Регистрация онлайн-кассы — наиболее частые ошибки

Регистрация онлайн-кассы часто проводится с грубыми ошибками. Из-за ошибок, допущенных при регистрации кассы, ФНС может не принять чеки к учёту.

Регистрация онлайн-кассы часто проводится с грубыми ошибками. Из-за ошибок, допущенных при регистрации кассы, ФНС может не принять чеки к учёту. Это грозит компании проверками и штрафами. в статье разобраны наиболее частые ошибки, которые бизнес допускает в процессе регистрации онлайн-кассы.

В этой статье:

  1. Когда и как нужно регистрировать и перерегистрировать кассовую технику
  2. Ошибки, которые могут привести к отказу в регистрации кассовой техники в ФНС
  3. При каких ошибках регистрации нужна замена ФН
  4. Как чеки попадают в карантин и как исправить ошибки
  5. Изменения с 1 марта 2025 года: кассу будет проще перерегистрировать
  6. Как проверить статусы регистрации и перерегистрации в личном кабинете «Платформы ОФД»
  7. Что будет, если применять онлайн-кассу с нарушением порядка

Когда и как нужно регистрировать и перерегистрировать кассовую технику

Регистрация онлайн-кассы. Перед тем как начать пользоваться кассой, её нужно зарегистрировать. Это можно сделать разными способами:

  • лично посетив налоговую инспекцию;
  • отправив документы по почте;
  • через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС;
  • через личный кабинет любого оператора электронного документооборота и отчётности, аккредитованного в системе маркировки товаров (ЦРПТ), например — ОФД.

Регистрация онлайн-кассы. До регистрации онлайн-кассы проверьте, что модель ККТ входит в реестр ФНС. Это можно проверить на сайте ФНС, указав модель и заводской номер кассы. Также следует убедиться, что фискальный накопитель (ФН) значится в реестре ФНС. Успешная проверка будет сопровождаться надписью «Включен в реестр ФНС, не зарегистрирован в налоговых органах».

Необходимость в перерегистрации кассы возникает, если изменяются данные в карточке регистрации. Перерегистрация не потребуется в случае изменения ставки НДС или системы налогообложения — достаточно обновить данные на устройстве и выпустить отчёт о перерегистрации.

Перерегистрация кассы в ФНС без замены фискального накопителя (ФН) требуется в таких случаях:

  • изменение адреса или места установки ККТ;
  • подписание нового договора с ОФД.

В этих ситуациях достаточно обновить настройки на кассе самостоятельно.

Замена ФН и последующая перерегистрация в ФНС требуются, если:

  • память ФН заполнена;
  • срок действия ФН закончился;
  • возникла техническая ошибка с ФН.

После того как владелец кассы получил регномер ККТ, направьте в налоговую инспекцию отчёт о регистрации. Это можно сделать онлайн или сдать документы лично. в отчёт включают предварительно введённые в ККТ сведения, такие как информация о пользователе, ФН, ОФД. Налоговые инспекторы проверяют эти данные на соответствие и точность. По итогам проверки владелец кассы получает карточку регистрации.

Ошибки, которые могут привести к отказу в регистрации кассовой техники в ФНС

Внесение сведений из других источников вместо отчета о регистрации.

Регистрация онлайн-кассы. При онлайн-регистрации кассы важно вводить информацию именно из отчёта о регистрации. Если ввели другие данные, это приведет к их несовпадению.

Несоответствие данных в заявлении на регистрацию ККТ и в настройках кассы.

Данные должны быть идентичными. Ошибка во введённых сведениях приведёт к отказу в регистрации кассы.

Важно помнить, что ФН нельзя перерегистрировать. в случае критических ошибок придётся приобретать новый ФН и повторно регистрировать кассу.

При каких ошибках регистрации нужна замена ФН

К ошибкам, которые требуют замены ФН, относятся:

  • некорректное указание регномера ККТ;
  • неправильный ИНН юрлица или ИП.

Эти сведения вводятся в ФН для создания отчёта о регистрации онлайн-кассы и могут быть заполнены только один раз, так как внесённые данные нельзя изменить. Такой порядок установлен в п. 3 ст. 4.2 закона N 54-ФЗ от 22.05.2003.

Ошибки в других полях менее критичны. Налоговая может отказать в регистрации при выявлении несоответствий. Если несоответствия есть, а регистрация всё же выполнена, кассу придётся перерегистрировать. Заявление следует подать в течение одного рабочего дня после изменения данных в журнале учёта и карточке регистрации. Датой регистрации кассы считается день, когда налоговая формирует карточку регистрации.

Как чеки попадают в карантин и как исправить ошибки

Если владелец онлайн-кассы при регистрации или перерегистрации ККТ не завершает этот процесс корректно или не дожидается получения карточки регистрации, то пробиваемые чеки получают статус «Прием в карантин». Например, такое происходит при замене ФН, когда нужна перерегистрация, но предприниматель не подал заявление в ФНС.

Чтобы исправить ситуацию, нужно в отчёте о регистрации ККТ найти номер фискального признака, а также указать дату и время, и затем ввести эти данные в личный кабинет на сайте ФНС. Как только владелец кассы завершает процесс регистрации, чеки автоматически перемещаются в базу корректных чеков.

Но это возможно только в том случае, если продавец продолжает работать с тем же ФН, с которым чеки попали в мягкий карантин.

Если ФН был заменен или касса снята с учёта, завершить регистрацию таким образом не получится. Тогда для каждого чека из карантина нужно создать чек коррекции с признаком «Приход» для ФФД 1.1 и 1.2 или провести чек с признаком «Приход» для формата ФФД 1.05.

Контроль нарушений
Сервис для мониторинга ошибок, позволяющий избежать штрафов по кассовым операциям.
Перейти

Изменения с 1 марта 2025 года: кассу будет проще перерегистрировать

С 1 марта 2025 года, меняется процедура перерегистрации кассовых аппаратов. Это нововведение внесено в ст. 4.2 закона N 54-ФЗ от 22.05.2003.

Сегодня пользователям онлайн-касс нужно отправлять заявление о перерегистрации в электронном виде через личный кабинет на сайте налоговой службы или в бумажном варианте в любую инспекцию ФНС.

С 1 марта 2025 года передавать заявление в ФНС больше не потребуется — достаточно будет просто передать отчёт об изменении параметров регистрации через личный кабинет ОФД.

Как проверить статусы регистрации и перерегистрации в личном кабинете «Платформы ОФД»

В личном кабинете «Платформы ОФД» можно отслеживать статусы регистрации кассы. Если она не пройдена, ККТ в разделе «Мониторинг» получит статус «Регистрация ККТ не завершена».

Если кассу используют впервые:

  1. Проверьте, что на ККТ сформировали отчёт о регистрации с регномером, который был получен, когда вы подавали заявление. Если отчёта нет, зарегистрируйте кассу и сделайте отчёт.
  2. Если отчёт был сформирован, зайдите в ЛК налогоплательщика ФНС и проверьте статус завершенности регистрации.
  3. Если регистрация пройдена, касса получит статус «ККТ зарегистрирована». Будет доступна карточка регистрации ККТ для скачивания.
  4. Если кассе присвоен статус «Ожидает получения сведений по отчету о регистрации», завершите регистрацию в заявке. Введите требуемую информацию из отчета о регистрации, затем нажмите «Подписать и отправить».

Если касса перерегистрирована из-за замены ФН:

  1. Убедитесь, что на кассе сделан отчёт об изменении параметров регистрации, при этом прописана причина — «Замена ФН». Если нет, сформируйте отчёт с новым ФН.
  2. Если отчёт сформирован, вернитесь в личный кабинет налогоплательщика ФНС и проверьте, что подано заявление на перерегистрацию. Если нет, то откройте детализированные данные по ККТ и следуйте инструкциям.
  3. Если заявление подано, но перерегистрация не завершена, касса получит статус «Ожидается отчет о перерегистрации ФН». Нажмите на регномер, откройте детализированные данные и нажмите «Завершить регистрацию». Введите данные из отчёта о перерегистрации. При успешном завершении касса получит статус «ККТ перерегистрирована».

Что будет, если применять онлайн-кассу с нарушением порядка

Регистрация онлайн-кассы. Если продавец продолжит применять кассу с нарушением порядка регистрации или будет работать на ККТ без карточки регистрации, ему грозит штраф (п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ):

  • 1 500–3 000 руб. для ИП и должностных лиц;
  • 5 000–10 000 руб. — для организаций.

Чтобы избежать штрафа, направьте в ФНС письмо с объяснением причин, почему касса не отправляла данные.

Ещё одно важное последствие того, что налоговая не примет чеки к учёту, — расхождение между показателями в фискальных данных, полученных ФНС от онлайн-касс, и налоговой отчётностью. Если ФНС обнаружит такое расхождение, она проверит декларацию, запросит пояснения и проведет анализ расчётных счетов. в результате инспекция может принять решение о доначислении налогов или провести выездную проверку. Поэтому важно регулярно следить за статусами чеков и своевременно исправлять ошибки.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и  расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.

Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

или оставить заявку в чате.

Вы можете поделиться этой новостью с друзьями
Мы используем файлы cookie для наилучшего представления нашего сайта. Продолжая использовать этот сайт, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.
Принять