Когда продавец может использовать облачную ККТ

Использовать облачную ККТ (кассу) могут интернет-магазины, водители такси, курьеры, выездные мастера по ремонту, ресурсоснабжающие организации и т.д.

В этой статье:

1. Что такое облачная (удалённая) ККТ
2. Кому подходит
3. Особенности облачной кассы
4. Когда нельзя использовать облачную ККТ
5. Нужен ли фискальный накопитель
6. Инструкция по подключению
7. Выводы

Что такое облачная (удалённая) ККТ

Контрольно-кассовая техника (ККТ) — это устройство, которое нужно бизнесу для соблюдения норм Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ: выпуск корректных чеков, выдача чеков покупателям и передача данных об операциях в ФНС.

Облачная ККТ — это цифровая касса, которая выполняет те же функции, что и стационарная. Основное отличие в том, что облачная касса физически находится не у бизнеса, а размещена на защищённом сервере в дата‑центре. Она формирует только электронные чеки.

Чтобы начать пользоваться облачной кассой, нужно приобрести фискальный накопитель, подписать договор с оператором фискальных данных (ОФД) и поставить ККТ на учёт в налоговом органе.

Кому подходит

Облачная касса подходит в случаях, когда расчеты происходят вне стационарной точки продаж или без непосредственного контакта покупателя и продавца. Например, покупка в интернет-магазине, оплата услуг онлайн, расчеты вне магазина (торговля с рук) и т. д. Рассмотрим подробнее:

1. Интернет-магазины. Человек покупает товар на сайте магазина или на маркетплейсе. Оплата может происходить разными способами — через специальную форму на сайте продавца, приложение на смартфоне, платёжное поручение или в момент доставки курьером.
2. Продажи с рук. Речь идёт о разносной торговле, например, продажа цветов, овощей из лотка, косметики, сувениров и др. Продавец торгует вне точки продаж, поэтому можно использовать облачную кассу.
3. Поездки на такси и маршрутном транспорте. Водители автобусов, троллейбусов и других маршрутных средств могут принимать оплату разными способами — наличкой или через специальный терминал. Таксисты вправе использовать облачную кассу и принимать оплату в мобильном приложении, интегрированном с кассой.
4. Оплата ЖКУ. Для оплаты коммунальных услуг уже давно нет необходимости посещать саму организацию или оплачивать квитанцию на почте. Удобнее отправить платёж дистанционно: на сайте ЖКХ или мобильное приложение. Также коммунальные услуги можно оплатить в банкомате или платёжным поручением.
5. Услуги на выезде. Для устранения бытовых проблем люди вызывают мастеров — электриков, сантехников, специалистов по ремонту. Оплатить услугу можно на месте, а чек получить на электронную почту или по СМС. Точно так же происходят расчёты, когда вызывают на дом парикмахеров, косметологов, мастеров клининга и т.д.
6. Оплата через автоматическое устройство. Это вендинговые аппараты, терминалы или платёжные автоматы. Например, через них человек может оплатить парковку, услуги автомойки или приобрести билет. Оплата происходит по QR-коду, который появляется на экране устройства и отражает реквизиты кассового чека.
7. Служба доставки. Заказ оплачивается на месте, когда курьер его доставляет. Принцип тот же, что и при услугах на выезде.

Таким образом, облачная касса незаменима при удалённых расчётах и услугах на выезде. Она подходит для бизнеса на любой системе налогообложения, как для ИП так и для юрлица.

Особенности облачной кассы

Облачная касса отличается от стационарной, несмотря на то что используются они для одних и тех же целей — расчеты в соответствии с требованиями Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ и передача данных в ФНС.

Рассмотрим основные отличия облачной кассы:

• Расположение. Находится не в точке продаж, а в дата‑центре- защищенном помещении со специально созданными условиями (оптимальной температурой, резервным питанием, стабильным интернетом, ограниченным доступом).
• Способ приобретения. Облачную кассу берут в аренду. Не нужно вкладывать сразу большую сумму, как в случае с покупкой стационарной кассы. Аренда вносится ежемесячно — это снижает финансовую нагрузку на бизнес.
• Обслуживание. Обратиться с любым вопросом по облачной кассе можно в техподдержку, большинство проблем решается удалённо.
• Расчёты на выезде. Услуги на выезде можно проводить на облачной ККТ и на обычной онлайн-кассе — по QR-коду или через приложение на смартфоне. Оплатить можно как наличкой, так и безналом.
• Выдача чеков. Облачная касса предполагает только выдачу электронных чеков — по СМС или email. Обычная ККТ поддерживает выдачу чеков не только в электронной форме, но и распечатанных на бумаге.

При выборе кассы следует исходить из специфики бизнеса: торгуете ли вы в магазине, доставляете ли заказы покупателям, продаёте ли товары или услуги через сайт, нужно ли вам выезжать за пределы торговой точки.

Когда нельзя использовать облачную ККТ

Продавцы не могут использовать облачную кассу в таких случаях:

• Услуги и торговля офлайн. Речь идет о магазинах и заведениях, которые оказывают услуги или продают услуги в пределах точки продаж. Например, салоны красоты, кафе, магазины сувениров.
• Самовывоз. Покупатель сам забирает заказ в пункте выдачи. в этом случае кассир также не может предлагать оплатить товар через облачную кассу. Исключение — если маркетплейс сам выдает чеки. Тогда касса в ПВЗ (пункте выдачи заказов) не нужна.
• Оплата коммунальных услуг в организации. Если потребитель оплачивает ЖКУ в самой организации, расчёты через облачную ККТ невозможны.
• <Покупка билетов через кассира. в этом случае человек приобретает билет не через автоматическое устройство, а непосредственно на вокзале или автостанции./li>

Нужен ли фискальный накопитель

Фискальный накопитель (ФН) — это устройство, без которого не получится соблюдать Закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ. Он нужен для фиксации и хранения всех операций, по которым бизнес отчитывается в ФНС.

Фискальный накопитель приобретается отдельно, и неважно, какой кассой вы пользуетесь — облачной или стационарной.

Отличие только в месте нахождения ФН:

• в случае со стационарной кассой накопитель находится у продавца;
• при использовании облачной кассы фискальный накопитель хранится вместе с кассой.

Заменять ФН нужно раз в 15 или 36 месяцев.

Инструкция по подключению

Начните с анализа рынка и выбора поставщика онлайн‑кассы, которая подходит конкретно вашему бизнесу. Убедитесь, что вы вправе использовать облачную кассу — оказываете услуги на выезде, продаете товары через интернет-магазин, оказываете услуги онлайн или доставляете заказы покупателям. Затем следуйте алгоритму:

1. Обучите сотрудников. Научите сотрудников пользоваться приложением и принимать через него оплату. Это нужно курьерам и специалистам, которые выезжают к клиентам.
2. Заключите договор. Вы заключаете соглашение с поставщиком, у которого арендуете облачную кассу. у него же вы приобретаете фискальный накопитель с нужным сроком действия — 15 или 36 месяцев. в договоре аренды укажите, как будете оплачивать, — каждый месяц или всю сумму за год.
3. Настройте личный кабинет. в личном кабинете можно просматривать совершённые операции, отслеживать статистику, создавать отчёты, следить за остатками товаров и т.д.
4. Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она нужна для постановки кассы на учёт в ФНС. ИП и руководители компаний могут получить КЭП в местном отделении налоговой службы или в аккредитованном удостоверяющем центре.
5. Зарегистрируйте кассу. Проще всего это сделать, например через Платформу ОФД: оператор берёт на себя все этапы — подача заявления в ФНС и получение карточки регистрации.

Выволы

Облачная касса — это цифровое решение для бизнеса, которое работает через интернет и даёт массу преимуществ. При этом облачную ККТ нельзя использовать в оффлайн продажах, при расчётах на месте и при оплате в ПВЗ. Например, для торговли внутри магазина или продажи билетов через окошко на вокзале подходят только стационарные кассы.

Преимущества облачной кассы:

1. Экономия на оборудовании. Не нужно покупать дорогое кассовое оборудование, если торгуете онлайн или принимаете оплату на месте. Достаточно любого устройства с доступом в интернет — смартфона или планшета. Одной облачной кассой могут пользоваться сразу несколько сотрудников, у которых есть доступ к ней через приложение.
2. Удалённое управление. Вы можете контролировать продажи, управлять товарами и отслеживать выручку откуда удобно. Все данные хранятся в облаке и доступны через личный кабинет.
3. Простая интеграция. Такие кассы легко подключаются к различным сервисам: бухгалтерским программам, CRM-системам, сервисам аналитики и интернет-магазинам.
4. Минимальные затраты на обслуживание. Обновления программного обеспечения происходят автоматически, а для работы кассы не требуется сложная настройка. При необходимости техподдержка доступна онлайн.
5. Гибкость. Облачные кассы подходят как для небольших торговых точек, так и для крупных сетей. При расширении бизнеса вам не нужно покупать новое оборудование.
6. Удобство для покупателей. Облачные кассы позволяют легко отправлять электронные чеки клиентам по СМС или на email. Это быстро, удобно и соответствует современным требованиям потребителей.
7. Ответственность на поставщике. Компания, предоставившая в пользование облачную кассу, несёт ответственность за её рабочее состояние, соответствие законодательству и программные обновления.

Рекомендуем использовать Платформу ОФД, которая оказывает ИП и компаниям комплексные услуги по работе с онлайн-кассами — подключение, взаимодействие с ФНС, напоминания о перерегистрации, проверка чеков на наличие ошибок. у вас появится свой личный кабинет с широкими возможностями:

1. Аналитика. Контролируйте все операции, приходы и возвраты. Следите за состоянием ККТ, оборотом по магазинам.
2. Кассы. Система напомнит, когда обновить фискальный накопитель, или предупредит, если операции не совершались более двух суток. Следите за выручкой всех торговых точек.
3. Чеки. Система проверяет чеки на ошибки и соблюдение законодательства. Есть возможность быстро просматривать ранее выданные чеки благодаря удобной настройке фильтров.

Если у вас уже есть касса, то подключите её к Платформе ОФД и пользуйтесь всеми возможностями платформы. При подключении начнёт работать сервис «Контроль нарушений» — это сервис, который оперативно находит нарушения в чеках и работе касс и даёт рекомендации по их устранению, до того как они попадут в ФНС.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и  расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.

Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp