Когда пора автоматизировать сотрудничество с самозанятыми

В какой-то момент компания понимает, что пора автоматизировать сотрудничество с самозанятыми, без этого будет трудно пройти проверку ФНС.

Что будет, если допустить ошибку при сотрудничестве с самозанятыми

При сотрудничестве с самозанятыми есть несколько основных рисков:

Риск переквалификации отношений в трудовые

Налоговая проверяет, чтобы отношения самозанятого и заказчика носили сдельный характер. Если ФНС переквалифицирует отношения, заказчику придётся уплатить НДФЛ и страховые взносы за исполнителя, штраф, пени за просрочку уплаты налогов. Кроме того нужно будет сдать по внештатнику отчётность.

Риск потери самозанятым статуса плательщика налога на профдоход

Тогда заказчику нужно будет перечислить НДФЛ, страховые взносы за исполнителя, поскольку фактически он будет сотрудничать с физлицом без специального статуса.

Риск невыдачи чека

Выплаченное вознаграждение заказчику придется оформить как расчёт с физлицом без специального статуса — заплатить недоимку по страховым взносам, НДФЛ и пени за каждый день просрочки. К тому же заказчик не сможет подтвердить расходы, чтобы уменьшить налог — например, на ОСНО или УСН «доходы минус расходы».

Основной риск сотрудничества с самозанятым — риск переквалификации.

Чтобы его избежать, нужно следить, чтобы в сотрудничестве с внештатником не было признаков трудовых отношений, особенно следующих:

1. Терминов Трудового кодекса в документах. В них можно использовать только гражданско-правовые термины.
2. Утверждённой периодичности выплат. Размер и сроки перечисления вознаграждения самозанятому должны зависеть от объёма и сроков оказанных услуг.
3. Конкретного графика работы. Соблюдение графика работы — черта трудовых отношений.
4. Социальных гарантий. Заказчик не платит за самозанятого страховые взносы, а значит, не предоставляет отпуска, оплачиваемые больничные и декретные.
5. Указания трудовых функций. В документах нужно указывать не общие трудовые функции, а конкретные услуги, которые должен оказать исполнитель. Само сотрудничество должно носить сдельный характер.

Также важно контролировать статус самозанятого, получать чеки и закрывающие документы. Можно автоматизировать сотрудничество с самозанятыми и тем самым застраховать себя от рисков и ошибок.

В каких ситуациях нужно автоматизировать сотрудничество с самозанятыми

Компания сотрудничает с десятками или сотнями самозанятых

Такая ситуация встречается, например, у служб доставки, которые часто оформляют курьеров как самозанятых по договору ГПХ. Подписать договоры, получить документы и проконтролировать статус самозанятых, если их 2–3 человека, вручную вполне возможно. Но если самозанятых у заказчика больше десятка, это займёт гораздо больше времени.

Бухгалтерия и кадровые специалисты не справляются

Причины могут быть разными: компания активно растёт и увеличивается объём задач у кадровиков и бухгалтеров, кто-то из отдела уволился или вышел в отпуск. Может быть, у специалиста нет опыта в оформлении внештатных специалистов, он не погружен во все тонкости сотрудничества с ними и может допустить ошибку при оформлении документов.

Компания хочет оптимизировать затраты, работу кадрового отдела и бухгалтерии

Автоматизация помогает сократить время на выполнение рутинных операций. Значит, сотрудник за одно и то же время будет успевать больше, а компания сможет оптимизировать затраты на оплату труда специалистов, которые раньше выполняли однотипные задачи.

Заказчик и самозанятые живут в разных регионах

И даже странах — самозанятые могут быть гражданами Украины, Киргизии, Казахстана, Армении или Беларуси. Отправлять бумажные документы дорого и долго. К тому же нельзя исключать риск, что они могут потеряться по дороге — тогда в случае проверки ФНС доказать факт того, что заказчик сотрудничает с самозанятым на законных основаниях, сложнее.

Заказчик сотрудничает с разными типами исполнителей

Кто-то из внештатных специалистов — физическое лицо без статуса плательщика налога на профдоход, кто-то — индивидуальный предприниматель, а кто-то — физлицо, зарегистрированное как самозанятый. У самозанятых нужно контролировать актуальность статуса, лимит доходов — не больше 2,4 млн рублей в год, получение чеков, а у других исполнителей этого делать не нужно. В итоге бухгалтер может легко запутаться в разных типах внештатников и допустить ошибку.

Заказчик уже сталкивался с недобросовестным исполнителем или были прецеденты с налоговой

Судебная практика переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые свидетельствует о том, что заказчики допускают ошибки в сотрудничестве с самозанятыми. Если ФНС уже проверяла компанию или заказчик сталкивался с недобросовестным исполнителем, который, например, аннулировал чек, — не стоит дожидаться повторения ситуации. Автоматизация сотрудничества с исполнителем поможет впредь упростить контроль риск-факторов. Но при этом всегда лучше предусмотреть возможные риски заранее.

Как автоматизировать сотрудничество с самозанятыми

Настройте электронный документооборот с исполнителем

Благодаря ему документы можно подписать за минуту и быть уверенными в их сохранности.

Обмен цифровыми копиями — ещё не полноценный электронный документооборот (ЭДО). Чтобы документы обладали юридической силой, их нужно подписать электронной подписью (ЭЦП).

Плательщик налога на профдоход — физическое лицо. В системе ЭДО он может применять три вида подписей — простую электронную подпись (ПЭП), усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) или усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Простая электронная подпись (ПЭП).

Создаётся на конкретном ресурсе и для подписания документов через этот ресурс. Часто в качестве ПЭП используют коды в SMS или пуш-уведомления. Например, в банковских приложениях или в Консоль.Про.

ПЭП, с помощью которой заказчики и исполнители подписывают документы на платформе Консоль.Про, имеет такую же юридическую силу, как собственная подпись на бумаге.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).

Оформить усиленную неквалифицированную электронную подпись можно бесплатно, непосредственно из личного кабинета. Справка о создании УНЭП. УНЭП создают только для внутреннего пользования.

УНЭП нельзя использовать для обмена информацией с госорганами, участия в тендерах и госзакупках.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

УКЭП оформляют в УЦ ФНС и у её доверенных лиц и хранят на USB-носителях. Можно использовать для ЭДО, обмена информацией с государственными органами, судами, участия в тендерах и торгах.

Физлица получают УКЭП в коммерческих УЦ.

Подробнее об УКЭП читайте в статье ЭЦП в 2024 году

Настроить ЭДО с исполнителем можно разными способами:

1. Через систему ЭДО. Заказчик регистрируется в сервисе, получает ЭЦП и предлагает самозанятым тоже зарегистрироваться в системе.

   Об ЭДО читайте статью Как выбрать ЭДО

2. Через обмен pdf-файлами. Для этого у исполнителя должна быть ЭЦП и программное обеспечение, с помощью которого можно подписать файлы.
3. С помощью платформы для сотрудничества с самозанятыми — например, Консоль.Про. Консоль.Про формирует самозанятым и заказчику простую электронную подпись (ПЭП). С помощью неё можно подписывать все документы онлайн.

Автоматически проверяйте статус исполнителя и по результатам проверки выплачивайте вознаграждение

Автоматизировать этот процесс помогают специальные платформы для сотрудничества с самозанятыми. Например, Консоль.Про перед каждой выплатой вознаграждения проверяет актуальность статуса плательщика налога на профдоход. Если статус действителен — переводит вознаграждение. Это значительно уменьшает нагрузку на бухгалтерию.

Интегрируйте платформу для сотрудничества с самозанятыми со своей учётной системой.

Это позволяет бухгалтеру работать в одном окне и привычном интерфейсе программы. Так, Консоль.Про можно интегрировать по API с разными программами, которыми пользуются компании, в том числе 1С.

Как Консоль.Про помогает устранять риски ФНС

В Консоль.Про есть много функций, которые позволяют компании-заказчику снизить риски со стороны налоговой и упростить сотрудничество с самозанятыми. Платформа позволяет:

• Формировать документы: договоры, задания, акты, чеки.

На платформе Консоль.Про заказчик и исполнитель могут подписать все документы в электронном виде. У платформы есть готовые шаблоны договоров с правильными формулировками, а также готовые формулировки для заданий, актов и чеков.

В заданиях на платформе Консоль.Про указаны конкретные услуги, которые исполнитель оказывает в рамках договора, и здесь же можно увидеть результат. Также исполнитель сам решает — принять или отказаться от задания, в каком объёме и по какой цене готов оказывать услуги. Задания доказывают, что исполнитель и заказчик равны, а их отношения носят сдельный характер.

Задание самозанятому — это письменное подтверждение сдельности сотрудничества с исполнителем. Оно может быть частью договора, отдельным приложением к договору, задания можно давать в переписках или на сторонних платформах, которые вы используете. Главное — чтобы исполнитель, а потом и контролирующие органы, понимали, что вы платите деньги самозанятому не за сам факт работы, а за конкретные услуги.

Задание не имеет унифицированной формы и жёстких требований к составлению. Содержимое зависит от характера работ или услуг и должно включать:

• задачи, которые стоят перед исполнителем;
• требования к результату оказанных услуг;
• характеристики конечного продукта, который создаёт исполнитель.

Задание должно содержать чёткие описания, конкретные характеристики и количественные показатели, по которым можно оценить результат. Для заказчика важен итог оказания услуг, а не время, которое самозанятый затрачивает на получение результата.

• Автоматически уплачивать вознаграждение самозанятому.

Это удобно делать с помощью номинального счёта. Это банковский счёт, права на которые юридически находятся у другого лица — бенефициара, то есть заказчика. Консоль.Про — владелец счёта, который открывает, закрывает его, проводит операции.

С помощью номинального счёта можно:

• снизить трудозатраты бухгалтера, которому нужно только переводить деньги на баланс номинального счёта;
• защитить самозанятых и заказчиков — средства неприкосновенны даже при блокировке расчётного счёта, то есть исполнители или покупатели в любом случае получат оплату.

Схема работы довольно номинального счёта проста:

1. Заказчик-бенефициар и исполнитель оформили сделку.
2. Заказчик перечисляет нужную сумму на номинальный счёт, открытый на платформе например, Консоль.Про. Площадка списывает комиссию за посредничество.
3. Деньги находятся на счёте до тех пор, пока исполнитель не выполнит свои обязательства.
4. После выполнения задачи Консоль.Про переводит оплату исполнителю.
5. Время от времени заказчику необходимо пополнять баланс счёта и нажимать кнопку «Оплатить».

• Автоматически уплачивать налог за исполнителя.

Для этого у платформы есть бесплатная функция «Налоговая копилка» — она позволяет внештатнику автоматически откладывать с полученного дохода нужную сумму на оплату налогов. НПД автоматически перечисляется в ФНС 12 и 22 числа каждого месяца.

• Упрощать подключение новых исполнителей.

С помощью Консоль.Про компания может сотрудничать с внештатными специалистами в разных статусах: ИП, самозанятыми, физлицами без специального статуса. Для каждого вида исполнителей и типа услуг есть воможность разработать индивидуальный сценарий онбординга.

Сценарий — это гибкий инструмент платформы. Он адаптируется под внутренние процессы компании, позволяет приглашать внештатников с разным статусом, выбирать шаблон договора для подписания, настраивать приглашения для каждого сценария, а также собирать нужные документы и данные.

• Применять агентскую схему, если компании работают по принципу витрины.

Это компании, которые дают возможность продавцам и исполнителям рассказывать о своих товарах или услугах, а клиентам — покупать их. Маркетплейсы или сервисы для поиска специалистов сотрудничают с исполнителями по агентской схеме. Через Консоль.Про компании-заказчики заключают договор с продавцами и получают от них вознаграждение только за агентские услуги: не придется платить налог с каждой продажи дважды.

Работать по агентской схеме можно с юрлицами, ИП, физлицами без статуса и самозанятыми — при условии, что последние сами оказывают услуги или продают товары собственного производства.

В агентскую схему включены два договора.

1. Агентский договор между компанией (агентом) и самозанятым (принципалом), по которому агент обязуется искать новых клиентов для принципала по его поручению и за его счёт. Заключив такой договор с самозанятым, агент получает возможность действовать от его лица: искать новых клиентов, принимать от них оплату, удерживать агентское вознаграждение.
2. Договор возмездного оказания услуг или купли-продажи между самозанятым, от имени которого действует агент, и клиентом, купившим товар или оплатившим услугу.

Агентская схема, в которой есть два этих договора, фактически работает так:

1. Компания ищет клиентов для самозанятого — выполняет его поручение по привлечению клиентов по агентскому договору.
2. Самозанятый оказывает услуги или продаёт товары клиентам, заключая с ними напрямую договор.
3. Самозанятый платит агенту оговоренный процент в качестве агентского вознаграждения.

• Получать оперативные ответы на вопросы.

Служба технической поддержки доступна 24/7 и без выходных. Операторы в чате круглосуточно помогают с различными запросами, например, выгрузкой чеков за нужный период или массовым подключением исполнителей, а также объясняют, как работают новые функции.

На первые четыре месяца каждой компании назначается сейлз-инженер, который обучает работе в личном кабинете, оформлению заданий и выплат, а также поддерживает и решает возникающие вопросы.

• Проводить комплексный анализ рисков.

Заказчик, который сотрудничает с самозанятыми через Консоль.Про, может заказать услугу «Анализ рисков» — комплексную проверку сотрудничества с внештатниками. Юристы тщательно анализируют все аспекты: в результате компания-клиент получает детальный отчёт с рекомендациями и пошаговым планом действий, которые позволяют избежать рисков переквалификации правоотношений с внештатниками.

Сотрудничество с внештатными исполнителями через Консоль.Про позволяет минимизировать риски от ФНС и получать полный пакет документов, чтобы в случае проверки компания могла предоставить любые сведения по первому запросу и в самые короткие сроки. Попробовать, как работает платформа, можно в бесплатной демоверсии.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм-каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт, составление отчётности, ведение 1С, расчёт заработной платы, а также юридическую поддержку. Если бухгалтерский и налоговый учёт, уплата и возврат налогов вызывают у вас затруднения, то мы подхватим его на лету.

Мы обеспечим прозрачный учёт, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp