Как выбрать ЭДО
Системы электронного документооборота (ЭДО) позволяют упростить документооборот: ускорить передачу и получение документов, организовать поиск и хранение. Во многих случаях использование ЭДО обязательно.
Читайте также: Система электронного документооборота
Особенности применения систем ЭДО
Использование систем электронного документооборота обязательно для участия в госзакупках на ряде электронных торговых площадок при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами и для сдачи налоговой отчётности для большинства налогоплательщиков (п. 3 ст. 80 НК РФ).
При работе с контрагентами переход на ЭДО добровольный (если работа с ними не предусматривает операций с прослеживаемыми товарами), и о его применении необходимо договориться.
При использовании ЭДО нужна электронная подпись. Читайте также: ЭЦП в 2024 году.
В течение последних лет и крупные, и небольшие компании полностью переходят на использование ЭДО. Это удобно и выгодно:
- не требуется держать бумажный архив документов;
- можно отказаться от затрат на доставку документации;
- создание и отправка документа занимает несколько минут;
- поиск любого нужного документа ускоряется в несколько раз;
- уменьшается количество ошибок;
- можно обеспечить конфиденциальность и безопасность передачи данных;
- появляется возможность не прерывать обмен документами даже в условиях дистанционной работы.
Сервис для электронного обмена документами предоставляет оператор ЭДО. Он должен соответствовать строгим требованиям законов и налоговой и иметь соответствующие лицензии. Список всех лицензированных операторов перечислен на сайте ФНС, сейчас их около 45.
Критерии выбора оператора ЭДО
Опыт работы
Проверьте, чтобы у оператора ЭДО был опыт работы и сформированная положительная репутация. Крупные операторы ЭДО: СБИС, Контур.Диадок, Калуга.Астрал, Такском, СберКорус, Поток, Дело.
Стоимость
У сервиса ЭДО может быть ежегодная или ежеквартальная предоплата, или постоплата. Подумайте, что для вас удобнее. Возможно, предоплата будет выгоднее за счёт скидки.
Стоимость зависит от количества документов, функциональности, интеграции и сложности настройки. Обычно самую низкую стоимость исходящих можно получить только при отправке большого количества документов.
Посчитайте весь необходимый вам функционал, узнайте, есть ли помощь в установке и настройке сервисов и сколько стоят такие услуги. Обратите внимание, есть ли бесплатные обучающие материалы и инструкции.
Интерфейс
Перед выбором системы проверьте бесплатную демоверсию, если она есть. Посмотрите, достаточно ли в системе функций для существующих процессов и развития бизнеса, удобен и привычен ли интерфейс.
Интеграция
В большинстве случаев работать в ЭДО можно через веб-интерфейс или через интеграцию с учётной системой. Если в компании используется 1С, об интеграции можно не переживать: возможность внедрить сервис в неё есть у всех крупных ЭДО.
Для внедрения сервиса в другие учётные системы нужны отдельные модули или API. Если в этом есть необходимость, заранее проверьте стоимость.
Роуминг
Если ЭДО используется для обмена с контрагентами и поставщиками, может понадобится интеграция с их системами электронного документооборота. Эта функция называется «роуминг», и она есть у большинства ЭДО. Обычно подключение «роуминга» и стоимость документов в нём зависит от условий основного тарифа.
Сравнение систем
| Критерий | СБИС | Контур.Диадок | Такском | Калуга.Астрал | СберКорус |
|---|---|---|---|---|---|
| Минимальный тариф | 3 000 руб. за 200 документов в год | 2 290 руб. за 250 документов в год | 2 000 руб. за 200 документов в год | 1 500 руб. за 200 документов в год | 1 000 руб. за 100 документов в год |
| Исходящие документы | от 15 руб. | 9,2 руб. | 10 руб. | 10 руб. | от 6,75 руб. |
| Входящие документы | бесплатно | бесплатно | бесплатно | бесплатно | бесплатно |
| Интеграция с 1С | от 4 000 руб. | 17 500 руб | от 7 900 руб. | 3 000 руб. | 10 000 руб. |
| Интеграция по API | бесплатно | 18 000 руб. в год | бесплатно | бесплатно | бесплатно |
| Роуминг | бесплатно | бесплатно | бесплатно | бесплатно | бесплатно |
| Маркировка | 1 500 руб. за подключение | есть | зависит от задач | есть | есть |
В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм-каналов.
Владельцам бизнеса
Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг
ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт, составление отчётности, ведение 1С, расчёт заработной платы, а также юридическую поддержку. Если бухгалтерский и налоговый учёт, уплата и возврат налогов вызывают у вас затруднения, то мы подхватим его на лету.
Мы обеспечим прозрачный учёт, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.
Мы в ООО «Аврора Консалт» берём на себя подключение, настройку системы электронного документооборота, консультирование по работе с ней и техподдержку. Наш специалист обучает работе с ЭДО: рассказывает, как обмениваться соглашениями с контрагентами, показывает, где посмотреть идентификатор и многое другое.
Мы помогаем экономить: вся работа наших специалистов входит в тариф, и мы не берём наценку за ведение ЭДО. Стоимость работы с документами — по общим тарифам оператора ЭДО.
Если ЭДО у клиентов ещё нет, мы чаще всего подключаем модуль 1С ЭДО оператора «Калуга Астрал», если есть — анализируем ситуацию и подхватываем текущую систему электронного документооборота. При этом всегда прислушиваемся к запросам клиента и подстраиваем работу под его запросы.
В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.
Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.
Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:
или оставить заявку в чате.
