Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы

Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы? Как поставить кассу на учёт без посещения налоговой? Какие документы оформлять, работая с кассой современного образца, и как правильно организовать кассовый документооборот? Ответим на эти вопросы в нашей статье.

Основные моменты перехода на онлайн-кассу

Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 N 54-ФЗ, хозяйствующими субъектами при расчёте с клиентами должны использоваться онлайн-кассы (существуют и исключения). Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.

Если вы решили приобрести новую кассовую технику, то проверьте, включена ли она в официальный реестр кассовых машин, разрешенных к применению в соответствии с действующим законодательством. Данный реестр есть на сайте ФНС. Также на их сайте можно уточнить, подлежит ли модернизации определенная модель ККТ.

После того как вы определитесь с самой техникой, нужно приступить к регистрации новой (или модернизированной) ККТ. Также вам нужно будет выбрать оператора фискальных данных (ОФД), на которого возложена функция по передаче данных с онлайн-кассы в налоговый орган. Список ОФД также присутствует сайте ФНС.

Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, нужно направить в налоговые органы заявление. Как правило, оно подаётся в электронном виде через Личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. Но вместе с тем, согласно закону N 54-ФЗ, заявление о регистрации ККТ можно направить в ведомство и в бумажном виде. В таком случае оно должно содержать следующие реквизиты:

• наименование пользователя (полное наименование организации или полные фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
• ИНН;
• адрес и место установки кассового аппарата;
• заводской номер и модель ККТ;
• заводской номер и модель фискального накопителя.

В заявление в зависимости от планируемого направления использования онлайн-кассы вносятся дополнительные данные, например, если будут производиться интернет-платежи, то в строке «Адрес» нужно указать адрес сайта. Заполняются соответствующие строки:

• при применении в составе автоматического устройства;
• при использовании платежным агентом;
• при проведении расчётов в интернете;
• при разносной, развозной продаже;
• при применении только для распечатки бланков строгой отчётности.

Форма заявления приведена в приложении N 1 к приказу ФНС от 08.09.2021 N ЕД-7-20/799@.

Заполненный на бумажном носителе бланк заявления подаётся в налоговую инспекцию. Зарегистрировать онлайн-кассу можно в любой налоговой инспекции, не только в той, где стоит на учёте сама организация.

Регистрация кассы через личный кабинет налогоплательщика

Удобнее всего зарегистрировать онлайн-кассу всё же через личный кабинет налогоплательщика. Для регистрации потребуется усиленная квалифицированная электронно-цифровая подпись (письмо ФНС России от 28.12.2020 N АБ-4-20/21698@).

Что такое усиленная квалифицированная электронная подпись, читайте здесь.

Зарегистрироваться в ЛК можно на сайте ФНС. В личном кабинете для проведения процедур по регистрации кассовой технике есть специальный раздел.

Если возникают трудности с регистрацией кассовой техники, можно обратиться к оператору фискальных данных или в Центр технического обслуживания онлайн-касс (ЦТО).

После подачи заявления вы получите регистрационный номер ККТ, и тогда вам потребуется представить в налоговую отчёт о регистрации ККТ.

Какие документы оформлять при использовании онлайн-кассы

В начале смены кассира распечатывается отчёт «Начало смены», а при закрытии смены — «Конец смены». Все они будут содержать необходимые реквизиты, касающиеся фискальных данных.

Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5) не меняет своего содержания и назначения — если вы уже ведёте её, то делайте это в прежнем порядке.

В кассовом чеке, выдаваемом онлайн-кассой, должны обязательно присутствовать реквизиты, предусмотренные п. 1 ст. 4.7 закона N 54-ФЗ, а также форматами фискальных документов, которые установлены приказом ФНС России от 14.09.2020 N ЕД-7-20/662@.

Покупатель имеет право потребовать, чтобы кассовый чек отправили ему в электронной форме на его абонентский номер или электронную почту, которую он укажет. В этом случае в электронной форме чека будут прописаны электронные адреса покупателя и продавца.

Онлайн-касса предусматривает проведение операций разного назначения в онлайн-режиме и распечатки документа: это не только формирование обычного кассового чека — подтверждающего прием оплаты от клиента, но и, например, формирование кассового чека коррекции, или же чека на возврат прихода.

Как вести кассовые документы. Документооборот при онлайн-кассах

Действие положений N 54-ФЗ по применению онлайн-касс обуславливает необходимость осуществления магазином достаточно небольшого объема документооборота в дополнение к использованию фискальных документов, которые формируются на онлайн-кассе. Всю необходимую информацию кассовая техника передает в налоговые органы в онлайн-режиме, поэтому отпадает необходимость в ведении традиционных унифицированных форм документов по учёту расчётов с применением ККТ.

Так, больше нет обязанности в заполнении форм КМ, потому что данные, которые обычно заносятся в формы КМ, уже в режиме онлайн будут переданы в налоговый орган. А значит, нет необходимости дублировать информацию. Это разъясняет письмо Минфина России от 16.09.2016 N 03-01-15/54413. Например, это касается ведения журнала кассира-операциониста (форма КМ-4), который при расчётах онлайн-кассами заполнять не нужно (письмо Минфина России от 16.06.2017 N 03-01-15/37692).

В то же время организация имеет право самостоятельно определиться, какие документы ей нужны даже в случае применения ею онлайн-кассы. Если вы продолжите заполнять унифицированные формы документов, предусмотренные при расчётах с применением ККТ, нарушением это не будет.

Кассовые документы при онлайн-кассах, такие как приходный кассовый ордер, нужно выписывать в прежнем порядке (пп. 4.1–4.6 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). При расчётах наличными денежными средствами с применением кассовой техники приходный кассовый ордер заполняется в конце дня на общую сумму выручки.

Учёт по главной кассе организации нужно вести, как прежде. По прежнему порядку выписываем все приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, ведём кассовую книгу.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм-каналов.

Владельцам бизнеса

Если вы хотите узнать больше о регистрации онлайн-касс, а также проконсультироваться по другим вопросам связанных с бухучётом или налогообложением, то обращайтесь к нам. Расценки на консалтинговые услуги вы можете узнать здесь.

В том случае если бухгалтерский и налоговый учёт, а также уплата и возврат налогов вызывают у вас затруднения, то вы можете заключить с нами Договор на оказание Бухгалтерских услуг, либо в рамках договора Разовых бухгалтерских услуг, либо в рамках услуги Бухгалтер удалённо, либо заключив с нами полноценный Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ТСН и ЖСК зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp