Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов в торговле и производстве заключается в том, что она позволяет ускорить выполнение рутины, повысить точность операций и снизить расходы на рабочую силу. Автоматизация пригодится различным компаниям, включая торговые точки, оптовые предприятия, онлайн-магазины и небольшие производства. Она может использоваться для управления складским учётом, кассовой деятельностью, управления закупками и CRM системой в единой среде.

При внедрении автоматизации важно учитывать, что она не подходит для всех бизнес-процессов. Задачи, предполагающие комплексный анализ и принятие решений, могут требовать человеческого вмешательства. Однако для многих других рутинных операций, таких как учёт товаров, закупки, и финансовая аналитика, автоматизация может быть крайне полезной.

Примером применения автоматизации в торговле и производстве может служить система МойСклад. Эта система объединяет кассовое приложение, складской учёт и CRM в одном пакете. Она позволяет автоматизировать контроль товарных остатков, упростить управление закупками, обеспечить финансовую аналитику и эффективно организовать документооборот. Надежная техническая поддержка 24/7 и бесплатный тариф делают эту систему привлекательным вариантом для улучшения бизнес-процессов.

Что такое автоматизация бизнес–процессов

Любой бизнес — это множество повторяющихся однотипных задач. Если их автоматизировать, это займет в разы меньше времени и ресурсов.

Как это работает? Есть специальные программы, которые будут выполнять те или иные задачи без участия сотрудников полностью или частично.

Автоматизация бизнес-процессов в плане её эффективности проявляется в экономии времени, сокращении необходимого числа сотрудников и снижении кадровых и временных затрат. Операции автоматизации могут быть выполнены быстрее, чем при ручном вмешательстве, освобождая время сотрудников для выполнения более важных задач и целей компании. Сокращение издержек на персонал также может быть результатом внедрения автоматизации в бизнес-процессы.

Кроме того, автоматизация способствует улучшению коммуникации между сотрудниками и различными подразделениями компании, что особенно важно в крупных предприятиях. Автоматизация бизнес-процессов также может снизить вероятность человеческих ошибок, краж и искажения данных в корыстных целях.

Использование программ автоматизации позволяет эффективно управлять каждым шагом процесса и обрабатывать информацию более точно и эффективно.

Например, вести историю переговоров в Excel имеет свои лимиты и может быть трудоемким. Однако автоматизированная система управления клиентами позволяет менеджерам обрабатывать заявки и контактировать с клиентами в удобной и эффективной манере.

Кроме того, автоматизация бизнес-процессов в интернет-магазине может существенно сократить время, затраченное на рутинные операции. Это позволяет сотрудникам более эффективно управлять заказами, обрабатывать информацию и обеспечивать оптимальное обслуживание клиентов. Сокращение рисков, связанных с информационной безопасностью, также является одним из ключевых преимуществ автоматизации. Программные продукты обеспечивают защиту конфиденциальной информации и могут контролировать доступ к данным, что является важным аспектом в современном бизнесе.

С учётом этих примеров, можно утверждать, что автоматизация действительно способствует повышению эффективности и снижению рисков для бизнеса.

Кому нужна автоматизация

В целом — всем компаниям, где работает более одного человека. Исключение — микробизнес, начинающие компании, а также организации с низким оборотом (до 100 тыс. руб. в месяц)

Основные преимущества автоматизации:

  1. Ускорение бизнес-процессов.
  2. Минимизация ошибок.
  3. Оптимизация использования времени и ресурсов.

Малому бизнесу подойдут готовые решения, не требующие значительных затрат на внедрение. Такие инструменты уже успешно внедрены и используются в различных компаниях и могут эффективно поддерживать бизнес-процессы, предлагая компаниям преимущества автоматизации на начальных этапах их развития.

В итоге, при наличии необходимости и доступности подходящих решений, автоматизация бизнес-процессов может оказаться эффективным инвестиционным решением для большинства компаний, а в некоторых случаях, по оценке возможной отдачи от внедрения, её внедрение может быть отложено на более поздний этап бизнес-процессов.

Что не удастся автоматизировать

Некоторые процессы в бизнесе содержат элементы, которые трудно или невозможно автоматизировать. Это включает в себя творческие процессы и моменты, когда требуется уникальный и индивидуальный подход, такие как генерация новых идей, а также эмоциональные аспекты общения.

Для начала важно определить, что именно стоит автоматизировать.

Что поддается автоматизации

Точное измерение времени, затрачиваемого на выполнение операций вручную, может помочь в оценке потенциального уровня улучшений, которые могут быть достигнуты с помощью автоматизации. Типовые операции, такие как учёт продаж, управление контактами клиентов, управление складом и т.д. обычно становятся первыми кандидатами для автоматизации.

Пример автоматизация бизнес-процессов, как автоматизации операций в розничной торговле:

  1. Учёт продаж: Автоматизированные кассовые системы позволяют быстро регистрировать продажи, автоматически выставлять чеки для клиентов, отслеживать товарные остатки и формировать отчёты о продажах.
  2. Управление контактами клиентов: CRM-системы помогают хранить информацию о клиентах, регистрировать и анализировать их покупки, автоматически выполнять рассылку уведомлений и предложений.
  3. Управление складом: Автоматизированные складские системы позволяют отслеживать приход и отгрузку товаров, контролировать их местонахождение в реальном времени, и, в некоторых случаях, даже управлять процессом финансовых транзакций.

Это лишь небольшой пример того, какие операции могут быть автоматизированы в розничной торговле. В общем, автоматизация таких рутинных операций, может значительно повысить эффективность работы и снизить количество возможных ошибок, возникающих при их выполнении вручную.

Регистрация продаж и возвратов

По закону N 54-ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовой техники» большинство предпринимателей и юрлиц обязаны проводить все продажи и возвраты через онлайн-кассу:

  • кассир сканирует штрихкод товара;
  • покупатель расплачивается наличными, картой или через СБП;
  • кассир закрывает продажу и выдает кассовый чек, либо отправляет его в электронном виде на почту или по SMS.

Оформление возврата инициирует покупатель, если товар ему не подошел или оказался бракованным, предъявляя чек. Кассир возвращает деньги из кассы, если оплата была наличными.

Обе операции — и продажи, и возвраты — требуют кассового приложения, которое позволит вести торговлю по всем правилам. Касса должна поддерживать актуальные требования закона N 54-ФЗ от 22.05.2003. С помощью неё вы сможете:

  • работать на любых устройствах — компьютере, планшете, смартфоне — и со всеми операционными системами — Windows, iOS, Android;
  • печатать чеки и ценники, формировать электронные чеки, в том числе ставить запрет на печать бумажного чека;
  • принимать оплату через СБП и по QR-кодам;
  • продавать любые товары и услуги: маркированные, штучные, весовые и разливные товары, упаковки, комплекты. Касса поддерживает обязательную маркировку;
  • вести учёт выручки и остатка наличных за смену в целом и по каждой точке отдельно;
  • ставить запрет на изменение позиций в чеке, в том числе на удаление товара, и контролировать все действия кассира;
  • резервировать товар и выдавать онлайн-заказы.

В программе должна быть интеграция со всеми популярными моделями онлайн-касс, смарт-терминалов и фискальных регистраторов, а также весами, сканерами штрихкодов и QR-дисплеем.

Маркировка

В России действует обязательная маркировка для производителей, импортеров и продавцов ряда товаров: молочной продукции, упакованной питьевой воды, одежды и обуви, табачной продукции, пива и других. Полный список приводится в Распоряжении Правительства РФ от 28.04.2018 N 791-р.

Маркировка позволяет гарантировать подлинность и трекинг товаров на протяжении всего цикла их движения от производителя до конечного потребителя.

Например, система МойСклад, как товароучётная система поддерживает маркировку бесплатно на всех тарифах. Вы можете:

  • Заказывать коды маркировки прямо в программе благодаря бесшовной интеграции с Честным Знаком, печатать их на этикетках, вводить и выводить из оборота;
  • Выполнять перемаркировку, если код поврежден или не читается;
  • Загружать документы из ЭДО при приемке маркированных товаров от поставщиков;
  • Экспортировать в ЭДО отгрузки, если ведете оптовые продажи;
  • Делать импорт и экспорт УПД с кодами маркировки.

В хорошей системе МойСклад есть интеграции с ЭДО Лайт, 1С: Клиент ЭДО и Такском.

Процесс маркировки, проверки и контроля наличия кодов является важной частью розничной торговли, особенно для товаров, подлежащих обязательной маркировке. Это включает в себя регистрацию продаж, заказ кодов маркировки, нанесение их на товары и ведение учета маркированных товаров.

С учетом обязательности маркировки для определенных групп товаров, эффективное управление этим процессом может значительно облегчить соблюдение требований законодательства и обеспечить использование подлинных и отслеживаемых товаров на всех этапах их пути к потребителю.

Складской учёт

Автоматизация бизнес-процессов в рамках складского учёта является ключевым элементом эффективного управления запасами и актуальна для различных отраслей, включая торговлю, производство и общепит. Вот основные операции, где автоматизация может значительно облегчить складской учёт:

  1. Приёмка товаров: Автоматизированные системы учёта упрощают процесс приёмки поставок, позволяя быстро и точно регистрировать поступления товаров на склад.
  2. Отгрузка товаров: Автоматизированные системы позволяют эффективно управлять процессом отгрузки товаров, формировать документы и отслеживать состояние отгруженных товаров.
  3. Инвентаризация на складе: Автоматизация упрощает процесс проведения инвентаризации, позволяя быстрее и точнее подсчитать наличие товаров на складе.
  4. Учёт движения товаров: Автоматизированные системы учёта позволяют отслеживать движение товаров по складу, их перемещения и распределение в реальном времени.
  5. Финансовый учёт: Системы автоматизации позволяют управлять финансовыми потоками, связанными с запасами, и вести учёт затрат на хранение и движение товаров.
Инвентаризация

Проводить инвентаризацию в традиционном формате или, как говорят «по старинке» значит закрывать точку или отдел и останавливать продажи. Даже в небольшом магазине это может занять весь рабочий день. К тому же неизбежно влияние человеческого фактора, в том числе риск получить результаты не соответствующие действительности, например, которые выгодны персоналу.

Избежать проблем и ускорить инвентаризацию поможет автоматизация бизнес-процессов. Свяжите программу, в который ведете учёт — например, МойСклад — с терминалом сбора данных.

Автоматизация этого процесса действительно может значительно облегчить проведение инвентаризации и снизить число возможных ошибок. Сканирование штрих-кодов товаров прямо со смартфона или другого устройства позволяет значительно сократить время, необходимое для проведения инвентаризации.

Автоматизированные системы также могут обнаруживать расхождения между фактическим остатком и учётными данными, что позволяет оперативно реагировать на возможные проблемы, связанные с ошибками учёта.

Подгрузка текущих учётных остатков и автоматическое создание корректирующих документов значительно сокращает возможность ошибок и облегчает процесс учёта фактических данных. В итоге, автоматизация инвентаризации может существенно повысить эффективность этого процесса и снизить возможные риски.

Пополнение запасов

Важно, чтобы прибыльные товары всегда были в наличии, а их поставки — точно в срок. Для этого нужно регулярно рассчитывать оборачиваемость, средний и неснижаемый остаток.

Автоматизация бизнес-процессов в области пополнения запасов может значительно повысить эффективность этого процесса. Вот некоторые преимущества автоматизации управления запасами:

  1. Регулярные расчеты: Системы автоматизации позволяют регулярно расчитывать оборачиваемость товара, уровень неснижаемого и среднего остатка, что помогает определить оптимальные точки заказов.
  2. Уменьшение рутины: Автоматизированные системы освобождают от рутины и повторной ручной работы, связанной с обновлением данных и расчетами.
  3. Управление заказами: Хорошая система автоматизации управления запасами позволяет делать заказы у поставщиков вручную и автоматически, основываясь на статистике продаж или уровнях остатков.
  4. Уведомления о необходимости заказа: Системы автоматизации могут отправлять уведомления предупреждающие о том, что остатки товара на складе подходят к минимальному уровню.

Автоматизация пополнения запасов позволяет снизить вероятность ошибок и упущений, а также оптимизировать процесс управления запасами для получения максимальной выгоды для бизнеса.

Возврат поставщику

Автоматизация бизнес-процессов связанных с возвратом может значительно облегчить бухгалтерские операции и обеспечить соблюдение необходимых норм и правил.

В автоматизированной системе учёта, например, все необходимые документы, такие как ТОРГ-2, ТОРГ-12, могут быть сгенерированы автоматически на основе предоставленной информации об обнаружении некачественного товара. Такие системы также могут служить для контроля соблюдения сроков, уведомляя о предстоящем возврате и отслеживая статус запроса на возврат.

Таким образом, автоматизация процесса возврата поставщику не только позволяет упростить и ускорить возврат некачественного товара, но и снижает риск возможных ошибок в процессе управления возвратами.

Приемка товара от поставщика

Автоматизация процесса приёмки товара от поставщика может значительно упростить и ускорить операции, связанные с приёмкой, проверкой и учётом товаров. Вот несколько способов, как это может быть сделано:

  1. Использование ТСД и сканера штрих-кодов: Эти устройства позволяют сканировать штрих-коды товаров и мгновенно вносить данные в программу учёта, уменьшая вероятность ошибок и ускоряя процесс приёмки.
  2. Интеграция с бизнес-системами: Программы управления запасами, такие как МойСклад, обычно позволяют интегрировать данные приёмки товаров из документов заказов поставщикам, ЭДО или Excel, что упрощает создание и учёт операций.
  3. Повышение скорости проверки: Использование сканера или ТСД для проверки комплектации поможет значительно уменьшить время, затрачиваемое на этот процесс, и снизить вероятность ошибок.
  4. Учёт расходов и отчётность: Автоматизированная система может учитывать все накладные расходы и предоставлять интерактивные отчёты об остатках товаров в режиме реального времени.

В целом, автоматизация процесса приёмки товара значительно упрощает операции, связанные с приёмкой товаров от поставщика, и может существенно повысить эффективность всего процесса управления запасами.

Ведение клиентской базы и контроль внутри компании

Ведение клиентской базы и контроль внутри компании — это важные составляющие успешного управления клиентами и бизнес-процессами. Автоматизация бизнес-процессов в данной области позволяет эффективно организовать внутренние коммуникации и контроль над клиентскими отношениями.

Вот несколько способов, как это может быть достигнуто:

  1. Централизованное ведение информации: Автоматизированная система позволяет хранить всю информацию о клиентах в одном месте, что обеспечивает более удобное и быстрое доступ к данным.
  2. Интегрированный доступ к контактам: Гармоничная интеграция между системами учёта и коммуникации позволяет сотрудникам быстро обмениваться информацией и связываться с клиентами, используя различные каналы коммуникации.
  3. Мониторинг и контроль: Руководитель или собственник компании получает доступ ко всей истории взаимодействия с клиентами и может эффективно контролировать работу сотрудников и отделов.
  4. Воронка продаж: Автоматизированные системы позволяют управлять воронкой продаж, помогая понять, на каком этапе находится каждый клиент и какие действия требуются для завершения сделки.

Автоматизация ведения клиентской базы также позволяет эффективно управлять временем, ресурсами и задачами, повышая производительность и улучшая качество обслуживания клиентов.

По данным руководитель может:

  • посмотреть, кто сколько денег принес компании и посчитать KPI;
  • провести анализ ассортимента и принять решения о закупках;
  • отследить потерянные лиды и заказы.

В системе автоматизации, например, МойСклад гибкие настройки доступа. Руководитель может разграничить права по разным функциям для сотрудников и отделов.

Документооборот

В любой компании ежедневно выполняются операции, связанные с движением товара. Если вы закупаете товар на продажу — приёмка, если поставляете — отгрузка. По каждой операции приходится подписывать множество документов: акты, накладные, счета.

Присутствие шаблонов всех необходимых документов в системе автоматизации значительно облегчает создание и обработку документов, таких как акты, накладные, счета и другие. Это позволяет быстро подготавливать и отправлять все необходимые документы, сэкономив время и снизив вероятность ошибок.

Интеграция с ЭДО и другими каналами коммуникации также является важным аспектом автоматизации документооборота. Это позволяет предприятию обмениваться документами более эффективно и безопасно, а также сокращает время, затрачиваемое на обработку и подпись бумажной документации.

Таким образом, автоматизация ведения документооборота улучшает производительность и точность работы бизнеса, а также способствует соблюдению требований законодательства и обеспечению высокого качества обслуживания клиентов.

Аналитика

Высчитывать вручную выручку и прибыль долго и чревато ошибками.

втоматизация бизнес-процессов в аналитике предоставляет компаниям возможность быстро и точно оценивать основные показатели своей деятельности, управлять финансами и оценивать эффективность процессов. В частности, использование системы управления ресурсами предприятия (ERP) позволяет собирать, анализировать и представлять данные о финансовых показателях, обороте, остатках, а также прибыли и рентабельности различных аспектов деятельности компании.

Кроме того, такие системы могут предоставлять множество возможностей для создания персонализированных отчётов в разрезе различных параметров, что упрощает процесс принятия решений и позволяет лучше понимать, как различные аспекты бизнеса взаимосвязаны.

В целом, автоматизация аналитики позволяет компаниям более эффективно управлять своими ресурсами и процессами, что помогает повысить эффективность и обеспечивает более точные прогнозы для будущих и стратегических решений.

Методы и системы автоматизации

Существует множество методов и систем для автоматизации бизнес-процессов, которые могут быть применены в зависимости от потребностей компании.

Таблица. Готовые решения

Метод автоматизацииДля чего применяетсяРазмер бизнесаПримеры решений
CRM (Customer Relationship Management)Предоставляют возможности для управления отношениями с клиентами, включая учет контактов, ведение истории взаимодействия, управление продажами и маркетинговые компанииМалый,
средний,
крупный
CRM для розницы от МоегоСклада, OkoCRM, 1С:CRM
CMS (Content Management System)Управление контентом, администрирование сайтаМалый,
средний,
крупный
1С-Битрикс, OpenCart, WordPress и другие
E-commerce,
digital marketing
Управление контентом, администрирование сайтаМалый,
средний,
крупный
1С-Битрикс, OpenCart, WordPress и другие CMS, «Wildberries», «Озон», «AliExpress Россия», «СберМегаМаркет» и «Яндекс. Маркет и другие
HRM (Human Resources Management)Управление кадрами и персоналом: расчет зарплаты, ведение документов, календаря отпусков и больничных, работа с вакансиямиСредний,
крупный
СБИС, БОСС-Кадровик, 1С:Зарплата и управление персоналом
ECM (Enterprise Content Management)Управление электронным документооборотом, упрощение работы с документами компании — договорами, актами, приказами и т.д.Средний,
крупный
Directum RX, ELMA 365, Docsvision, EOS4SP
BPM (Business Process Model)Предоставляют инструменты для создания, моделирования, автоматизации, управления и оптимизации бизнес-процессовСредний,
крупный
ELMA, Первая форма, Docsvision
WMS (Warehouse Management System)Управление запасами и складским учетом, автоматизация приемки, перемещения, хранения, комплектации и отгрузкиСредний,
крупный
Контур Маркет, СКИФ, YOLKA и другие
TMS (Transportation Management System)Управление транспортной логистикой, планирование и отслеживание перевозокКрупныйЯндекс Маршрутизация, Relog, Мегалогист
ERP (Enterprise Resource Planning)Позволяют интегрировать и управлять основными бизнес-процессами, такими как учет, складской учет, планирование производства, управление проектами, управление отношениями с клиентами (CRM) и другимиКрупный1С, РосБизнесСофт, Парус

Для конкретных бизнес-процессов могут быть доступны множество различных готовых решений, которые могут быть адаптированы под специфические потребности каждой компании.

Стоимость автоматизации

Складывается из цены тарифа и работы специалиста по настройке и обучению при необходимости. В среднем подписка CRM начинается от 1 000 руб. в мес. за 1 пользователя.

Цены WMS и ERP значительно выше и могут достигать нескольких сотен тысяч, так как это сложные комплексные решения для крупных предприятий.

Есть компании, которые предлагают бесплатные пробные периоды или бесплатные тарифы с базовым функционалом для своих программ и решений по автоматизации. Это позволяет пользователям ознакомиться с программой, определить соответствие своим потребностям, а также оценить удобство и эффективность использования без дополнительных затрат. Такая возможность протестировать программу перед полной реализацией позволяет принимать более обоснованные решения о внедрении определенных систем автоматизации.

Пошаговая инструкция по внедрению автоматизации бизнеса

Рассмотрим, в каком порядке автоматизировать процесс, который ранее выполнялся вручную.

Шаг 1: Анализ бизнес-процесса

По каждому процессу ответьте на вопросы:

  • Какое время он занимает, если выполнять вручную, и возможно ли его сократить с помощью алгоритмов?
  • Превышают ли выгоды от автоматизации затраты на его внедрение?

Если ответы на оба вопроса положительные, согласовываем решение об автоматизации со всеми заинтересованными лицами и переходим к следующему этапу.

Шаг 2: Выбор или проектирование программы

Выберите готовое решение из тех, что есть на рынке или разработайте собственную программу под нужные процессы. Главная задача при этом — чтобы технология соответствовала целям вашего бизнеса.

Шаг 3: Интеграция

Интегрируйте новый софт в управленческую и операционную систему компании.

Шаг 4: Тестирование

Проверьте, что все работает корректно и оказывает только положительное действие.

Шаг 5: Обучение и внедрение

Настройте доступ для сотрудников, которые будут работать с программой, обучите их основным функциям. Полезно периодически собирать от них обратную связь по работе в системе, выяснять, с какими проблемами они сталкиваются и своевременно их решать.

Рекомендуем

Малым предприятиям избавиться от рутины и ошибок в бизнес-процессах поможет МойСклад. Есть бесплатный тариф без ограничений по времени.

Готовые решения:

  • Управление товарами, остатками, ценами и заказами на всех площадках из одного окна.
  • Массовая загрузка и обновление товаров и цен.
  • Контроль остатков с уведомлениями, что товар заканчивается.
  • Автозаказы поставщикам на основании статистики продаж либо неснижаемого остатка.
  • Поддержка маркировки, интеграция с ЕГАИС.
  • Интеграция со службами доставки, интернет-магазином, маркетплейсами, мессенджерами, онлайн-кассами и торговым оборудованием.
  • Более 100 готовых шаблонов договоров, актов, накладных и других документов.
  • Ведение клиентской базы и контроль задач сотрудников.
  • Реальная прибыль по каждому товару с учётом возвратов, комиссий и прочих затрат.
  • Быстрый старт, обучение, поддержка 24/7.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм-каналов.

Владельцам бизнеса

Если бухгалтерский и налоговый учёт, уплата и возврат налогов вызывают у вас затруднения, то мы подхватим его на лету.

Заключайте с нами Договор на оказание Бухгалтерских услуг в любом формате:

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ТСН и ЖСК зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

или оставить заявку в чате.

Вы можете поделиться этой новостью с друзьями
Мы используем файлы cookie для наилучшего представления нашего сайта. Продолжая использовать этот сайт, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.
Принять