Руководство по работе с электронными больничными листами
Руководство по работе с электронными больничными листами при электронном взаимодействия ФСС со страхователями и медицинскими компаниями.
Давайте сразу договоримся о терминах в рамках данной статьи:
- Страховщик — это Фонд социального страхования (ФСС или фонд).
- Страхователь — это работодатель.
- Застрахованное лицо — наёмный работник.
Изменились ли функции отдела кадров?
С момента начала повсеместного применения электронных больничных в 2022 году работа отдела кадров заметно упростилась. В их функции больше не входит заполнение листка нетрудоспособности. Данный документ составляет медицинское учреждение. О том, что на работника оформлен больничный, работодатель узнает из Личного кабинета страхователя (подп. «б» п. 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 23.11.2021 N 2010). При получении после закрытия больничного листка запроса из ФСС — предоставляет через личный кабинет недостающие сведения для оформления работнику выплаты (п. 22 Правил).
Узнайте больше о новшествах при оформлении больничного с 2022 года из специального материала «Организация работы с электронным листком нетрудоспособности».
Отметим, что есть узкая категория работников, по которым составление бумажного больничного всё же возможно. Это лица, сведения о которых составляют государственную тайну, и граждане, в отношении которых применяются меры государственной защиты (п. 2 Правил). Но обычный частный работодатель крайне редко нанимает таких работников.
ВАЖНО! От работника не требуется согласия на оформление электронного больничного (постановление Правительства России от 23.08.2021 N 1381).
Как работает электронный больничный лист
Переходу к электронной форме взаимодействия работодателя и медучреждения с ФСС предшествовала масштабная информатизация системы здравоохранения, без которой наладить электронный документооборот не представлялось возможным.
Подробности см. в статье «Как отправить сведения для оформления электронного больничного в ФСС».
Для оформляющего электронный больничный сотрудника медицинского учреждения схема действий заключается в следующем:
- Сведения о пациенте и поставленном диагнозе заносятся в спецпрограмму на компьютере (в модуле «Электронная медицинская карта»).
- Часть необходимых данных в больничный лист попадает из электронной медкарты, а остальные сведения дополняются медработником при заполнении электронного образа листка нетрудоспособности (в модуле «Лист нетрудоспособности»).
- Больничный подписывается электронной подписью и отправляется в ЕГИСЗ (Единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения).
Для сотрудника (пациента) предусмотрено фактически единственное действие в рамках процедуры оформления электронного больничного — сообщение при необходимости номера больничного работодателю. В законе формально прописан срок 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности, в течение которого работник вправе обратиться за пособием (п. 1 ст. 12 закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Однако в общем случае применение данной нормы на практике не предполагается, поскольку информационное взаимодействие между работодателем, ФСС и медучреждением, при котором оформляется электронный больничный, осуществляется без участия работника.
Не нужно требовать от работника предъявления номера электронного больничного!
Возможен ли выбор системы работы с листками нетрудоспособности?
С 2022 года работодатели по общему правилу не имеют возможности выбирать схему работы с листками нетрудоспособности: во всех случаях задействуется электронная.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Применение системы электронных больничных не избавляет работодателя от необходимости хранения больничных. Они считаются документами налогового учета. Поэтому, если на предприятии имеются старые бумажные больничные листки, их необходимо хранить в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).
В электронных больничных ошибки практически исключены (или минимальны и быстро исправимы), а существование поддельных листков нетрудоспособности невозможно в принципе. Помимо этого, исключена вероятность утери или порчи электронного листка нетрудоспособности.
Работодатель оплачивает только первые 3 дня болезни. Остальные дни оплачивает ФСС напрямую сотруднику. Для этого в фонд при необходимости направляется пакет документов на выплату пособия.
Все необходимые формы для взаимодействия с ФСС размещены на сайте Санкт-Петербургского отделения Фонда социального страхования Российской Федерации по ссылке: в подразделе «Бланки заявлений и документов».
Функции работодателя по работе с электронным больничным
Действия кадровиков по заполнению электронного больничного листа с 2022 года не регламентируются никакими федеральными нормативными актами.
При работе с электронными больничными работодателю необходимо учесть следующее:
- Изучить содержание электронного листка нетрудоспособности можно через личный кабинет страхователя на сайте ФСС, предварительно зарегистрировавшись на портале «Госуслуги».
- После входа в личный кабинет требуется выбрать из предложенного системой списка сертификат электронной подписи.
- На первой вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» содержится информация о Ф.И.О. сотрудника, его СНИЛС, номере листка нетрудоспособности, дате выдачи и периоде нетрудоспособности, а также о статусе электронного больничного («Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем»).
- При получении от фонда уведомления необходимо отправить через личный кабинет дополнительные сведения.
- Отслеживать статус листка нетрудоспособности можно с помощью специальных журналов: обмена данными, реестров и пособий (каждый журнал расположен в отдельной вкладке на главной странице).
Обязательно ли работать именно через личный кабинет на сайте ФСС
Взаимодействовать с ФСС можно несколькими способами:
- через личный кабинет страхователя на сайте ФСС, предварительно зарегистрировавшись на портале «Госуслуги»;
- посредством бесплатной программы «АРМ Подготовка расчетов для ФСС», которую можно скачать с сайта ФСС;
- используя бухгалтерские программы, в т. ч. и платные, которые предоставляют возможность работать с электронными больничными;
- с помощью сервиса электронного взаимодействия «Социальный электронный документооборот» (СЭДО).
Но в любом случае для подписания сведений необходима Усиленная квалифицированная электронная подпись.
О действиях при несчастном случае на производстве см. статью «Несчастный случай на производстве — действия работодателя».
В статье использованы материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс».
Владельцам бизнеса
Если вы хотите проконсультироваться у нас по работе с электронными больничными листами, то расценки на консалтинговые услуги вы можете посмотреть здесь.
В том случае если бухгалтерский и налоговый учёт, а также уплата и возврат налогов вызывают у вас затруднения, то вы можете заключить с нами Договор на оказание Бухгалтерских услуг, либо в рамках услуги Бухгалтер удаленно, либо заключить с нами полноценный Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг
В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ТСН и ЖСК зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.
Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договоренности достигнутой накануне.
Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:
или оставить заявку в чате.
