МЧД — цифровая доверенность — преимущества и перспективы машиночитаемых форматов

МЧД — цифровая доверенность — преимущества и перспективы машиночитаемых форматов

За последние несколько лет российское законодательство в сфере электронного документооборота значительно изменилось, непосредственно затронув существующие бизнес-процессы в компаниях, появился такой термин как МЧД или машиночитаемая доверенность. Предлагаем ознакомиться с основными положениями о применении электронной подписи для эффективной организации работы, а также с преимуществами и перспективами машиночитаемых форматов.

В этой статье:

  1. Как связана машиночитаемая доверенность с электронной подписью
  2. Форматы МЧД
  3. Оформление МЧД
  4. Хранение доверенностей
  5. Передача полномочий уполномоченному представителю
  6. Безопасность данных

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) и использование электронной подписи существенно упростили взаимодействие между бизнесом и государственными органами. После появления машиночитаемой доверенности (МЧД) передача полномочий стала удобнее, так как бумажные документы больше не нужны. Организация ЭДО помогает повысить эффективность бизнес-процессов и сократить затраты на бумажные документы и их хранение.

Как связана машиночитаемая доверенность с электронной подписью

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронный формат обычной бумажной доверенности, который является файлом с расширением *.xml. Она дополняет электронную подпись (ЭП) физического лица, и содержит информацию о физлице, которому делегированы определённые полномочия представлять интересы конкретной организации.

Электронная подпись оформляется на определённое лицо и содержит его данные – Фамилию, Имя, Отчество, а также номера СНИЛС и ИНН, без привязки к какой-либо организации. МЧД указывает, в каком объёме гражданину переданы полномочия подписывать документы от имени конкретной организации своей электронной подписью.

Обращаем ваше внимание, что даже с полными правами электронная подпись физлица и машиночитаемая доверенность не равны полномочиям руководителя организации, действующего без доверенности, так как фактически заменяют подпись сотрудника. На одну ЭП можно зарегистрировать несколько доверенностей для разных компаний, что позволяет использовать одну подпись физлица для подписания отчётности сразу за несколько организаций, а также экспортировать её – копировать и установить на любой носитель.

Форматы МЧД

Для настройки обмена с государственными органами, а также контрагентами, требуются разные типы МЧД. К сожалению, пока ещё нет единого формата цифровой доверенности, позволяющего в одном электронном документе определить все полномочия представителя.

Существует обычная МЧД для сдачи отчётности, другой вид МЧД для обмена с фондами, а также – единая МЧД, которая, по сути, объединяет все разрозненные виды МЧД.

Оформление МЧД

Для оформления доверенности необходима электронная подпись руководителя организации или уполномоченного лица. Если руководитель ещё не получал электронную подпись (ЭП) в Удостоверяющем Центре ИФНС, оформление будет невозможно.

  1. Создание черновика МЧД

    В специальном сервисе ИФНС – Едином блокчейн-хранилище МЧД – создаётся черновик, который затем сохраняется в формате *xml. Подписать доверенность с помощью этого сервиса не получится.

  2. Подписание черновика МЧД

    Необходимо подписать электронной подписью руководителя ранее созданный черновик МЧД с помощью соответствующей программы. Большинство операторов ЭДО уже сейчас предлагают возможность подписания различных форм доверенностей для ИФНС, Социального Фонда России и других органов.

  3. Отправка МЧД

    Следует отправить оформленную МЧД в соответствующий госорган. После успешной регистрации доверенности физическое лицо сможет использовать её для отправки и подписания документов и отчётности электронной подписью.

    МЧД может быть оформлена на физическое лицо даже в том случае, если уполномоченный представитель пока ещё не получил свою электронную подпись.

Хранение доверенностей

Хранение МЧД осуществляется в электронном виде, что обеспечивает доступность и безопасность данных.

Доверенности хранятся в Едином блокчейн-хранилище МЧД с целью дальнейшего использования, в том числе создания, контроля статуса, загрузки и отмены доверенности. Зарегистрированные доверенности могут храниться на компьютере или других носителях, а также доступны для скачивания у операторов электронной отчётности.

Передача полномочий уполномоченному представителю

При необходимости физлицо может делегировать свои полномочия. Для этого необходимо:

  1. Получить Электронную подпись от удостоверяющего центра ИФНС, если она ещё не получена.
  2. Оформить ЭП для сотрудников, которым будут переданы полномочия.
  3. Установить перечень передаваемых полномочий и подготовить МЧД с соответствующим списком прав.
  4. Подписать и зарегистрировать МЧД в государственных органах.
  5. Создать аккаунты для представителей на платформах Госуслуг, ФТС и других.
  6. Обеспечить доступ уполномоченным сотрудникам к сервисам операторов электронной отчётности.

Безопасность данных

Криптографическая защита машиночитаемых доверенностей обеспечивает их безопасность и надёжность.

Стоит учитывать следующие аспекты такой защиты:

  1. Шифрование данных. Для защиты содержимого доверенности можно использовать симметричное шифрование (один ключ для шифрования и расшифровки) или асимметричное (пара ключей — открытый и закрытый) и применять протоколы TLS/SSL для защиты данных во время передачи.
  2. Цифровая подпись обеспечивает целостность и подлинность документа. Подписанный документ всегда можно проверить с помощью открытого ключа подписавшего лица, чтобы быть уверенным, что документ не был изменён после подписания.
  3. Хэширование для создания уникального представления документа. Такой механизм помогает проверить целостность данных и предотвратить подделку.
  4. Аутентификация пользователей, уполномоченных создавать или управлять доверенностями. Защиту можно усилить с помощью многофакторной аутентификации.
  5. Безопасное хранение и управление криптографическими ключами.
  6. Следование международным стандартам и протоколам (например, ISO/IEC 27001) для обеспечения безопасности данных.
  7. Мониторинг и аудит доступа к документам и ведение журналов для выявления подозрительных действий.
  8. Регулярное резервное копирование защищённых документов для предотвращения потери данных.

Эти меры помогут обеспечить высокую степень защиты машиночитаемых доверенностей от несанкционированного доступа и манипуляций.

Читайте также:

  1. Машиночитаемая доверенность в 2024 году — 24.05.24
  2. Обязательное использование МЧД с 1 сентября
  3. Как работать с СФР при помощи МЧД (машиночитаемая доверенность) — 12.11.24
  4. Как выбрать ЭДО

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и  расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.

Мы готовы провести анализ вашей текущей системы электронного документооборота и предложить эффективные решения для оптимизации бизнес-процессов.

Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

или оставить заявку в чате.

Вы можете поделиться этой новостью с друзьями
Мы используем файлы cookie для наилучшего представления нашего сайта. Продолжая использовать этот сайт, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.
Принять