Машиночитаемая доверенность в 2024 году

Машиночитаемая доверенность в 2024 году

Рассказываем, как выглядит машиночитаемая доверенность, что нужно сделать для её оформления и как с ней работать.

Если электронный документооборот в компании ведет хотя бы один сотрудник, кроме собственника, без машиночитаемой доверенности не обойтись. С 1 сентября 2024 её обязательно нужно прикладывать к электронной подписи.

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность — это файл в формате xml, в котором указана информация о сотруднике, его руководителе, компании, в которой он работает и о сроке действия документа. Собственник компании подтверждает машиночитаемую доверенность квалифицированной электронной подписью.

Такая доверенность — аналог бумажной, и её отличие только в стандартном формате и наполнении, благодаря которым машиночитаемую доверенность удобно создавать и считывать в информационных системах.

До внедрения машиночитаемой доверенности сотрудники могли вести электронный документооборот компании, используя сертификат электронной подписи юрлица.

С 1 сентября 2023 новые сертификаты юрлиц больше не выдаются. Старыми можно пользоваться, пока не истечёт срок их действия или до сентября 2024 года.
Потом — только сертификатами физлиц с приложением доверенности.

Как оформить доверенность

Для того чтобы перейти на использование машиночитаемых доверенностей, необходимо:

  • оформить сертификат электронной подписи для руководителя компании;
  • заказать сертификат электронной подписи физлица для сотрудников, которые будут вести электронный документооборот;
  • оформить машиночитаемые доверенности и заверить их электронной подписью руководителя.

Электронную подпись руководителя можно получить в УЦ ФНС или у её доверенных лиц (за исключением отдельных видов деятельности компании), подпись физлица — в любом аккредитованном УЦ.

Читайте также: ЭЦП в 2024 году

Выпустить доверенность можно через сервис ФНС, Госуслуги или систему ЭДО.

Доверенность через ФНС

На сайте ФНС машиночитаемую доверенность можно оформить через специальный сервис. Для этого нужно выбрать тип доверенности, период её действия и ввести данные: ИНН, КПП и ОГРН компании, СНИЛС руководителя и дату его рождения. Остальная информация подгрузится автоматически. Полномочия сотрудника можно выбрать из раскрывающегося списка.

Выбор типа доверенности на сайте ФНС

Сервис автоматически проверяет сведения и подсвечивает информацию, которая не совпадает с данными ФНС, и некорректные даты доверенности. После заполнения доверенности её нужно заверить электронной подписью руководителя.

Доверенность через Госуслуги

На сайте Госуслуг доверенность можно оформить в личном кабинете компании, на вкладке «Доверенности и доступы». Выдать доверенность можно только тому, у кого есть подтвержденная учётная запись на Госуслугах.

Оформить доверенность может любой человек с доступом к аккаунту компании на Госуслугах, но подписать её должен руководитель.

Доверенность через ЭДО

Доверенность можно оформить через СБИС, 1С и некоторые другие системы электронного документооборота. В каждом случае требования к оформлению свои, но доверенность должна включать необходимый минимум сведений и подтверждаться ЭП руководителя компании. Требования к содержанию доверенности описаны в приказе Минцифры от 18.08.2021 N 857.

После этого руководителю компании остается только заверить её своей электронной подписью — и можно использовать доверенность для ведения документооборота.

При этом оформлять и регистрировать нужно столько доверенностей, сколько нужно для ведения документооборота с разными инстанциями:

  • с налоговой;
  • c СФР для оформления больничных и уведомления о полномочиях;
  • с контрагентами.

Работа с машиночитаемой доверенностью

При ведении документооборота или сдаче налоговой отчётности от лица компании необязательно прикладывать доверенность к каждому пакету документов. Достаточно хранить машиночитаемую доверенность в системе, к которой получатель документов сможет обращаться и проверять полномочия сотрудника и сроки доверенности.

Такими системами могут быть:

  • распределительный реестр ФНС;
  • операторы ЭДО;
  • федеральные органы исполнительной власти (ФНС, СФР и другие);
  • аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ);
  • УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
  • головной удостоверяющий центр (ЕСИА).

Если машиночитаемая доверенность зарегистрирована в ФНС, при сдаче налоговой отчётности можно указывать только её номер.

При ведении документооборота с контрагентами, нужно заключить соглашение о том, что доверенность отсылается только один раз, и приложить её к первому пакету документов. После этого можно так же указывать только её номер.

Как передоверять машиночитаемую доверенность

При необходимости можно оформить на сотрудника доверенность с правом выдавать доверенности другим лицам. Такие доверенности могут работать последовательно: например, руководитель компании может оформить доверенность с передоверием на главного бухгалтера, а тот передаст право передоверия руководителю бухгалтерии филиала.

Руководитель компании, глава филиала или представительства юрлица может оформить такую доверенность самостоятельно, а остальные должны заверять машиночитаемую доверенность с правом передоверия у нотариуса.

При этом цепочка машиночитаемой доверенности с правом передоверия должна быть непрерывной. Если первая, «родительская» доверенность перестанет действовать, то остальные потеряют силу и их необходимо будет переоформить.

Отзыв доверенности

Если сотрудник увольняется или переходит на другую должность, и его полномочия меняются, доверенность можно отозвать. Для этого нужно направить запрос в информационную систему, в которой хранится машиночитаемая доверенность.

Об отмене нужно уведомить представителя и тех, перед кем он представлял интересы компании. Если этого не сделать, права исполнителя сохраняются до момента, пока он не узнает об отмене доверенности (ст. 189 ГК РФ).

Исключение — если отозвать доверенность через сайт Федеральной нотариальной палаты. В этом случае уведомлять никого не нужно, и автоматическое информирование считается вступившим в силу на следующий день после внесения изменений в реестр.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм-каналов.

Владельцам бизнеса

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт, составление отчётности, ведение 1С, расчёт заработной платы, а также юридическую поддержку. Если бухгалтерский и налоговый учёт, уплата и возврат налогов вызывают у вас затруднения, то мы подхватим его на лету.

Заключайте с нами Договор на оказание Бухгалтерских услуг:

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ТСН и ЖСК зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

или оставить заявку в чате.

Вы можете поделиться этой новостью с друзьями
Мы используем файлы cookie для наилучшего представления нашего сайта. Продолжая использовать этот сайт, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.
Принять