Защита документов в формате PDF с помощью электронной подписи
Время на чтение: 4 мин.
Защита документов в формате PDF с помощью электронной подписи стала актуальной хотя бы потому, что сегодня в формате PDF хранятся договоры и акты, регламенты и соглашения, выписки и приказы. в статье разберём, почему коммерческие компании и государственные органы всё чаще обмениваются PDF‑документами и как можно защитить такие документы от изменений.
В этой статье:
- Почему формат PDF‑документов популярен
- Способы защиты PDF‑документов
- Как КриптоАРМ защищает PDF‑документы
Почему формат PDF‑документов популярен
PDF (Portable Document Format) — стандартизированный формат для хранения и распространения текстовых и графических документов, который имеет ряд преимуществ:
- универсальность — независимо от операционной системы и типа устройства вид документа будет везде одинаковый, каким его сохранили перед отправкой;
- компактность — файл можно сжать без потери качества содержимого;
- интерактивность — в документ можно добавить фото, гиперссылки и другие интерактивные элементы;
- безопасность — документы можно защитить от редактирования и ограничить доступ к содержимому с помощью электронной подписи.
PDF идеально подходит для учебников, книг, отчётов, заявлений, приказов, регламентов — в общем, всех документов, которые предполагают длительное хранение и использование.
Защита документов в формате PDF приобретает особую необходимость, потому что обеспечивает долговременное хранение электронных документов обеспечивается за счёт конвертирования обычного PDF-файла в формат PDF/A. Уровни PDF/A-1, PDF/A-2 и PDF/A-3 предоставляют дополнительные возможности, например, добавить прозрачность или встроить произвольный файл.
Так, ФНС предлагает (приказ ФНС от 24.03.2022 N ЕД-7-26/236@) создавать электронный договор и другие договорные документы в формате PDF/A-3. В таком случае файл будет содержать информацию, которую сможет прочитать и человек (PDF), и машина (XML).
Способы защиты PDF‑документов
Если компания использует формат PDF для хранения электронных документов, например, кадровых документов, отчётов, стратегий развития, то ей необходимо защищать файлы от несанкционированных изменений и от стороннего прочтения.
Шифрование
Шифрование сертификатом электронной подписи (ЭП) — один из способов защиты документа от третьих лиц. Оно применяется, когда необходимо обеспечить конфиденциальность информации.
Расшифровать документ может только владелец соответствующего сертификата ЭП.
Примеры использования:
Шифрование кадровых документов, которые содержат персональные данные работников, при их обмене или хранении в электронном виде: заявления, приказы, объяснительные и пр.
Шифрование документов, содержащих коммерческую тайну: маркетинговые стратегии, клиентская база, интеллектуальная собственность компании.
Шифрование документов с грифом ДСП.
Электронная подпись
Подписание файла электронной подписью гарантирует авторство и неизменность содержания. Если отредактировать подписанный документ и загрузить его в программу или сервис для проверки действительности подписи, то будет статус «Подпись недействительна».
Действительная подпись документа
Недействительная подпись документа после его редактирования
Встроенная подпись с сертификацией
Иногда PDF‑документы подписывает несколько человек:
- внутренний отчёт подписывают непосредственно исполнитель, его руководитель и директор;
- партнёрский договор подписывают уполномоченные лица двух компаний;
- протокол общего собрания участников ООО подписывают все участники общества.
В таких случаях можно защитить PDF-документ с помощью сертификации и встроенной подписи.
Встроенная подпись гарантирует неизменность содержания файла, а сертификация позволит другим подписантам добавить свою подпись или внести комментарий только в заранее размещённые области документа.
Как КриптоАРМ защищает PDF‑документы
КриптоАРМ 6 — программа для подписи и шифрования электронных документов со встроенным почтовым клиентом.
С помощью КриптоАРМ 6 вы можете защитить PDF‑документы всеми указанными способами:
- Шифрование документов разными алгоритмами:
- ГОСТ 28147-89, ГОСТ Р 34.12-2015 Магма (ГОСТ Р 34.12-2018) и ГОСТ Р 34.12-2015 Кузнечик (ГОСТ Р 34.12-2018);
- AES-256-CBC, DES3-CBC (в ближайшем обновлении);
- Присоединённая или отсоединённая электронная подпись (классическая, со штампом времени, усовершенствованная или для архивного хранения). Подробнее об отсоединённой подписи КриптоАРМ рассказал в видеоинструкции;
- Встроенная подпись PDF‑документа по ГОСТ‑алгоритмам с защитой от изменений (PAdES). Дополнительно можно конвертировать файл в формат PDF/A-2b. Подробнее об этом КриптоАРМ рассказал в статье и в видеоинструкции;
- Пакетная встроенная подпись PDF‑документов по ГОСТ‑алгоритмам с защитой от изменений (PAdES). Подробнее о пакетной подписи PDF КриптоАРМ рассказал в статье.
Преимущества использования КриптоАРМ
- Российская программа для работы с электронными документами, которая работает с КриптоПро CSP 5.0 на российских и иностранных операционных системах.
- Подходит для подписания и шифрования отчётов, подаваемых в государственные органы, и исковых заявлений, подаваемых в суд.
- С помощью КриптоАРМ можно создать единый пакет документов с приложенной машиночитаемой доверенностью.
- Обмениваться защищенными электронными письмами.
- Создавать запрос на выдачу сертификата ЭП и генерировать ключи ЭП.
Подробнее о возможностях КриптоАРМ 6 смотрите в видеообзоре.
Скачать КриптоАРМ 6 можно на сайте разработчика и пользоваться всеми возможностями бесплатно в течение 30 дней.
В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, сайта самозанятые.рф, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.
Владельцам бизнеса
Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг
ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.
Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.
В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт‑Петербурга и Ленинградской области.
Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.
Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.
Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:
или оставить заявку в чате.
