Складской учёт — организация и готовые чек-листы
Время на чтение: 5 мин.
Складской учёт важно правильно и рационально организовать. Например, внимательная приёмка товара позволяет своевременно выявить некачественную продукцию.
Как организовать складской учёт товаров
Складской учёт в компании ведётся для того, чтобы обеспечить сохранность, иметь достоверную и полную информацию о наличии и передвижении товаров.
Учёт товаров можно вести сортовым или партионным методом.
Сортовой метод.
При сортовом методе складской учёт товаров ведут отдельно по каждому наименованию товара. Партия — однородный материал, поступивший по одному документу.
На каждое наименование товара:
- Открывается карточка сортового учёта — можно вести по форме № ТОРГ-28. Для бухгалтерии составляют ведомость учёта остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения по форме № МХ-19, товарный отчёт по форме № ТОРГ-29.
- Выделяется отдельная страница или строка в журнале учёта движения товаров на складе — его можно вести по формам № ТОРГ-18, № МХ-20 или № МХ-20а.
Такой способ подойдёт компаниям с небольшим товарооборотом.
Партионный метод.
При партионном методе учёта товаров каждая партия хранится отдельно. На неё открывают партионную карту, в которой отражают расход товаров только из этой партии. Для этого можно использовать форму № МХ-10, а отчёт о движении товаров за период можно составить по форме № МХ-20.
Этот метод подойдёт компаниям, которые торгуют однотипными товарами с ограниченным сроком годности.
Складские документы учёта товаров
Документы складского учёта — это специализированные шаблоны, в которых фиксируется информация о фактическом наличии и движении товара на складах компании.
К складским документам относятся:
- накладные;
- ведомости;
- акты;
- описи;
- журналы;
- другие документы, которые помогают вести учёт товаров.
Один из самых распространенных документов — накладная ТОРГ-12.
Чек-лист по организации складского учёта
Шаг 1. Если в компании нет склада, его нужно организовать: найти подходящее помещение, подписать договор аренды, уточнить, кто будет платить коммунальные услуги, обустроить места для хранения товара: стеллажи, паллеты.
Шаг 2. Назначить ответственного работника или даже несколько лиц, которые будут отвечать за складской учёт. Оформить это должен руководитель приказом или распоряжением.
Шаг 3. Утвердить перечень складских документов, которые будут использоваться в компании. Бланки применять не обязательно, организация вправе разработать собственные шаблоны. Все шаблоны следует закрепить в учётной политике.
Шаг 4. Регламентировать рабочий процесс, чтобы у персонала была четкая инструкция к действиям. Разработать и внедрить:
- положение о складе;
- регламенты, расписывающие по пунктам процессы приёмки, перемещения, хранения, отпуска, возврата, комплектации, списания;
- технологические схемы на каждый процесс;
- должностные инструкции;
- инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности.
Шаг 5. Следить за исполнением и сроком действия разработанной документации.
Документы складского учёта
| Этап учёта товара на складе | Образцы складских документов | Для чего |
|---|---|---|
| Поступление | Товарная накладная — ТОРГ-12 | Узнать полную информацию о поступающих ТМЦ |
| Акт о расхождении — ТОРГ-2 | Задокументировать несоответствие по количеству и качеству | |
| Фактический учёт | Партионная карта — МХ-10 | Учесть товары одного наименования или прибывшие одной машиной |
| Внутреннее перемещение | Требование-накладная — М-11 | Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами) |
| Этап учёта товара на складе | Образцы складских документов | Для чего |
| Инвентаризация | Приказ о проведении инвентаризации — ИНВ-22 | Провести проверку с указанием причины |
| Инвентаризационная опись — ИНВ-3 | Отразить фактическое наличие ТМЦ | |
| Сличительная ведомость — ИНВ-19 | Зафиксировать отклонение от учётных показателей | |
| Ведомость учёта результатов инвентаризации — ИНВ-26 | Оформить результаты | |
| Хранение | Акт о приёме-передаче ТМЦ на хранение — МХ-1 | Оформить принятие по договору хранения |
| Выбытие | Требование-накладная — М-11 | Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами) |
| Товарная накладная — ТОРГ-12 | Предоставить полную информацию о поступающих ТМЦ |
Чек-лист для поступления и оприходования товаров
Товары, поступившие на склад компании, принимают к складскому учёту в порядке, который прописан в п. п. 2.1.2, 2.1.5, 2.1.13 Методических рекомендаций, утверждённых письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5. Основание для оприходования материалов на склад — товаросопроводительные документы от поставщиков или других контрагентов.
Товаросопроводительные документы — это те документы, которые сопровождают груз в пути.
Это могут быть:
- отгрузочные документы — товарная накладная, УПД и т.п.;
- перевозочные документы — транспортная накладная, транспортная железнодорожная накладная, акт приёма-передачи груза и др.;
- легализующие документы — декларация соответствия, паспорт качества, санитарный сертификат, товарно-транспортная накладная (для алкогольной и спиртосодержащей продукции и пр.);
- иные документы, например, технический паспорт.
Шаг 1. Проверьте, соответствует ли вид и количество товаров сопроводительным документам. Это необходимо для того чтобы учёт был наиболее полным и можно было быть всегда в курсе того, сколько того или иного товара находится на складе.
Шаг 2. Проверьте качество и укомплектованность товара. Если качество товара не соответствует заявленному, отправьте его обратно производителю.
Шаг 3. В день поступления товаров составьте необходимые документы.
| Ситуация | Форма документа | Для чего составлять |
|---|---|---|
| Если нет расхождений между данными сопроводительных документов и фактическим наличием товаров. | Акт о приёмке товаров, например, по форме № ТОРГ-1. | Можно составить один документ на все товары, поступившие за день от одного поставщика. Если весь товар на месте и брак не обнаружен, вместо акта о приёмке можно проставить на отгрузочном документе поставщика штамп, который подтверждает приёмку. |
| Если поступившие материалы не соответствуют требованиям по качеству, количеству или ассортименту. | Акт об установленном расхождении по количеству и качеству, например, по форме № ТОРГ-2. | Такой акт служит основанием для предъявления претензий поставщику или перевозчику. Товары всё равно можно оприходовать на склад, но, как правило, нельзя расходовать. |
В завершение приёмки товар оприходуйте по фактическому количеству и сумме.
Шаг 4. Если товары поступили без сопроводительных документов: счёта-фактуры, описи, спецификации, упаковочных ярлыков, составьте акт о фактическом наличии товаров и укажите, какие документы отсутствуют.
Шаг 5. Проверьте целостность первичной и вторичной упаковки, наличие заводской маркировки на упакованной продукции.
В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм-каналов.
Владельцам бизнеса
Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг
ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт, составление отчётности, ведение 1С, расчёт заработной платы, а также юридическую поддержку. Если бухгалтерский и налоговый учёт, уплата и возврат налогов вызывают у вас затруднения, то мы подхватим его на лету.
Мы обеспечим прозрачный учёт, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.
Мы готовы предоставить вам полное экспертное сопровождение вашей компании по вопросам складского документооборота и договоров с поставщиками.
В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.
Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.
Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:
или оставить заявку в чате.
