Штатный бухгалтер или аутсорсинг?

Штатный бухгалтер или аутсорсинг?

Штатный бухгалтер или аутсорсинг?

Перед каждым руководителем рано или поздно встает вопрос: что лучше — штатный бухгалтер или аутсорсинг?

Разберем по пунктам преимущества и недостатки каждого варианта, возможно это поможет вам сделать выбор, предпочтительный именно для вас и развеет некоторые мифы и заблуждения.

Штатный бухгалтер

Обычно штатный бухгалтер есть в компаниях с большим количеством сотрудников, а специфика бизнеса требует глубокого погружения в процессы и прямой связи с руководством. Как правило это крупный бизнес, в котором есть необходимость в создании особой системы безопасности, например, предприятия, связанные с выполнением заказов, направленных на укрепление и поддержание безопасности государства.

Для остальных организаций не существует ограничений в выборе способа ведения бухгалтерии.

Какие плюсы, обычно, присваивают бухгалтеру в штате

Бухгалтер в штате — это человек, которому можно всегда доверять

Действительно, устоявшиеся рабочие отношения и долгосрочная работа с опытными штатными сотрудниками являются сильным аргументом против использования услуг аутсорсинга в сфере бухгалтерии. Штатные сотрудники обладают уникальными знаниями о вашей компании, ваших особенностях и предпочтениях. Они знакомы с деталями и тонкостями вашего бизнеса, что может способствовать более эффективной работе.

Кроме того, штатные сотрудники, которые уже долгое время работают в организации, часто чувствуют себя связанными с общим делом и имеют больший стимул достигать поставленных целей. Они лучше понимают ценности и задачи компании, а также имеют возможность лучше адаптироваться к ее изменениям и развитию.

Руководитель лучше контролирует сотрудника в штате

Преимущества штатного бухгалтера связаны с возможностью прямого контроля и мотивации сотрудника. Руководители имеют возможность наблюдать за работой бухгалтера, отчитывать его за ошибки и нарушения, а также вознаграждать за хорошую работу. Ведь бухгалтер официально является частью команды и подчиняется начальству. Управление и мотивация штатных сотрудников более прозрачны, поскольку они находятся в прямой зависимости от компании, которая оплачивает их зарплату.

Однако, не всем руководителям подходит такая модель работы. Некоторые предпочитают больше контролировать процесс, в то время как другие стремятся минимизировать время и ресурсы, затрачиваемые на бухгалтерию. В этих случаях аутсорсинг становится более предпочтительным вариантом. Работа с внешним поставщиком услуг позволяет сократить затраты на содержание штатного бухгалтера и облегчить управление процессом. Это особенно удобно для компаний, которые не хотят или не могут себе позволить вести штатный отдел бухгалтерии.

Бухгалтер в штате гарантирует полную конфиденциальность

Это кажущееся преимущество содежания бухгалтера в штате. Это преимущество скорее имеет психологический характер.

Полная конфиденциальность как раз в большей степени гарантируется аутсорсингом в сфере бухгалтерии.

Например, при работе с клиентом заключается Соглашение о неразглашении (NDA), которое устанавливает обязанность аутсорсинговой компании сохранять конфиденциальность данных клиента. Кроме того, применяются меры безопасности, такие как использование защищенных протоколов обмена информацией и системы контроля доступа, а также хранение данных на надежных серверах с разделенной инфраструктурой.

Такие меры обеспечивают высокий уровень защиты данных и снижают риск несанкционированного доступа или утечки информации. Компании-аутсорсеры вкладывают значительные усилия в обеспечение конфиденциальности данных, чтобы клиенты могли быть уверены в сохранности своей информации.

В итоге, работая с надежным аутсорсинговым партнером, компания может быть уверена в конфиденциальности своих данных и сосредоточиться на своей основной деятельности и решении стратегических задач.

Штатный бухгалтер всегда рядом

Безусловным преимуществом штатного бухгалтера является его физическое присутствие в офисе компании. Благодаря этому, бухгалтер может быстро отвечать на вопросы руководителя, решать проблемы и вносить необходимые изменения в документы. Наличие бухгалтера на месте также облегчает непосредственное общение и сотрудничество с другими сотрудниками компании, если необходимо получить оперативные уточнения для выполнения своих задач.

Возможность быстрого доступа и общения с штатным бухгалтером может быть очень удобна во многих ситуациях, особенно при необходимости реагировать на изменения в реальном времени или получить срочные консультации. Прямая коммуникация между бухгалтером и другими сотрудниками позволяет сократить время отклика и повысить эффективность работы бухгалтерии.

Однако стоит отметить, что аутсорсинговые компании также предоставляют возможность связи и общения с бухгалтерами. Часто они предоставляют отдельные каналы коммуникации (например, ООО «Аврора Консалт» предоставляет для связи каналы телефонной свяязи, электронную почту, онлайн-чат, связь в мессенджерах и пр.), где можно быстро получить ответы на вопросы и решить проблемы.

В зависимости от потребностей компании, выбор между штатным бухгалтером и услугами аутсорсинга может быть основан на требуемом уровне коммуникации и оперативности работы.

Штатный бухгалтер может оказать помощь в решении других задач

Штатный бухгалтер может взять на себя дополнительные обязанности, такие как кадровый учет или воинский учет, если обладает соответствующими компетенциями. Важно прописать эти дополнительные обязанности в трудовом договоре и обговорить соответствующую оплату за выполнение таких задач.

Многие руководители привыкли к тому, что штатный бухгалтер может выполнять различные дополнительные задачи, которые не связаны напрямую с бухгалтерией. Например, такие задачи могут включать поход на почту для получения корреспонденции или даже приобретение кофе для начальства по дороге обратно.

Однако, следует отметить, что при взятии на себя дополнительных обязанностей штатный бухгалтер должен иметь достаточное время и ресурсы для выполнения основных бухгалтерских задач. Разделение времени и приоритетов может понадобиться для эффективного выполнения всех обязанностей.

Выбор между штатным бухгалтером и аутсорсингом также может зависеть от того, насколько важно для вас включение дополнительных обязанностей в работу бухгалтера. Если у вас есть специфические требования и предпочтения в отношении дополнительных задач, то обсуждение этого с аутсорсинговыми компаниями может быть полезным для определения возможностей и предложений, которые соответствуют вашим потребностям.

Аутсорсинг кофе в ваш кабинет действительно принести не может. А зачем вам бухгалтер приносящий кофе?

Минусы бухгалтера в штате

Не каждая компания может себе позволить бухгалтера в штате

Не каждая компания может позволить себе содержать бухгалтера в штате из-за дополнительных затрат. Помимо зарплаты, компания также должна учесть налоги и страховые взносы за сотрудника, оборудование рабочего места, оплату учетных программ и другие расходы, связанные с трудоустройством и поддержанием штатного бухгалтера.

Аутсорсинг бухгалтерии может быть более экономически выгодным вариантом для компаний, особенно для тех, у кого ограничен бюджет или нет необходимости в постоянном штатном бухгалтере.

Услуги аутсорсинга позволяют оптимизировать расходы, перенеся ответственность за бухгалтерию на внешнего поставщика услуг. Это также может означать доступ к высококвалифицированным специалистам и учетным программам без необходимости инвестировать в дорогостоящее оборудование и обновления программных решений.

Выбор между штатным бухгалтером и услугами аутсорсинга должен быть основан на конкретных финансовых возможностях и потребностях компании. Аутсорсинг может быть эффективным решением для сокращения затрат и получения качественных бухгалтерских услуг без затрат на содержание штата.

Проверять качество работы штатного бухгалтера придется самому руководителю

При наличии штатного бухгалтера вам придется самостоятельно проверять качество его работы и контролировать выполнение задач и соблюдение сроков. В некоторых случаях бухгалтерам может потребоваться напоминание о сроках сдачи отчетности или выполнении других задач. В этом случае преимущество аутсорсинга состоит в том, что у бухгалтеров есть кураторы, которые берут на себя контроль и проверку их работы, что позволяет руководителю компании экономить время и ресурсы.

Важно отметить, что никто не идеален, и даже опытный бухгалтер может иногда нуждаться в напоминаниях и контроле. Однако проведение экспресс-аудита бухгалтерии время от времени может быть полезным для проверки корректности ведения учета, своевременной сдачи отчетности и соблюдения налоговых требований. Это также предоставляет возможность найти пути для оптимизации налогов и обнаружить потенциальные проблемы в бухгалтерии до того, как они станут серьезными.

Таким образом, альтернативные решения, такие как проведение экспресс-аудита или использование услуг аутсорсинга, могут обеспечить дополнительный контроль и поддержку в работе бухгалтерии, особенно если у вас нет возможности нанять штатного руководителя для контроля за работой бухгалтера. Это поможет убедиться в надлежащем ведении учета и соблюдении финансовых требований.

Автоматизации бухгалтерских процессов происходит не всегда

При работе с штатными бухгалтерами может отсутствовать автоматизация бухгалтерских процессов. Часто штатные бухгалтеры оказываются в ситуации, когда им приходится обрабатывать большой объем данных вручную. Это рутинный труд, который может стать причиной ошибок в учете, даже у опытных профессионалов. Ошибки могут возникнуть в результате человеческого фактора или из-за утомления, что может повлечь за собой серьезные последствия для финансовой деятельности компании.

Одним из преимуществ аутсорсинга бухгалтерии является возможность автоматизации бухгалтерских процессов. Компании-аутсорсеры часто владеют специализированными программными средствами и системами, которые позволяют автоматизировать рутинные задачи и упростить процессы учета. Автоматизация снижает риск ошибок, повышает эффективность и скорость обработки данных, а также повышает надежность и точность финансовой отчетности.

Некоторые аутсорсинговые компании, такие как Первая Экспертная Бухгалтерия, специализируются на автоматизации рутинных бухгалтерских задач. Они предлагают использование специального программного обеспечения, которое позволяет упростить учетные процессы и повысить эффективность работы бухгалтерии.

В целом, автоматизация бухгалтерских процессов является важным элементом современной бухгалтерии. Аутсорсинг может предоставить доступ к этим технологиям и помочь компании избежать рутинной ручной работы, минимизировать риск ошибок и повысить производительность бухгалтерии.

Штатный бухгалтер сложнее адаптируется к изменениям в бизнесе и законах

Адаптация к изменениям в бизнесе и законах является сложным аспектом для штатных бухгалтеров. Некомпетентность или недостаток соответствующих навыков у бухгалтера может приводить к неправильной работе и допущению ошибок.

Некоторые бухгалтеры могут придерживаться устаревших подходов и не отслеживать федеральные или региональные программы, налоговые льготы или субсидии. Однако, стоит отметить, что это не всегда вина бухгалтера. Во многих случаях руководители пытаются удержаться от найма дополнительных сотрудников и перегружают одного бухгалтера всеми возможными задачами, включая бухгалтерию, оптимизацию, учет кадров и воинский учет.

Необходимо помнить, что одному сотруднику может быть трудно справиться с таким объемом задач или быть в курсе всех изменений в законодательстве. Опять же, нельзя обобщать этот недостаток на всех штатных бухгалтеров.

Существуют профессионалы, которые регулярно повышают свою квалификацию, самостоятельно отслеживают все изменения в законодательстве, принимают участие в вебинарах и внедряют новые подходы в свою работу. В результате, такие бухгалтеры способны эффективно адаптироваться и предлагать актуальные решения своим компаниям. В конечном счете, качество работы бухгалтера зависит от его компетенций, самосовершенствования и ресурсов, которые предоставляются ему руководством компании.

Проблема с передачей базы данных

Это более чем реальная проблема, которая связанна с передачей базы данных от одного штатного бухгалтера другому или в случае непредвиденного отсутствия штатного бухгалтера. Эти ситуации могут создать серьезные проблемы для компании и вызвать стрессовые ситуации. Ненадежные бухгалтеры, которые могут исчезнуть или забрать с собой базу данных, действительно являются риском для бизнеса. К тому же, даже самые надежные сотрудники могут столкнуться с непредвиденными обстоятельствами, такими как тяжелое заболевание или смерть. В таких случаях компания может оказаться без ведения бухгалтерии, что влечет за собой нарущения со сдачей отчетности, накопление штрафов за просрочки и даже блокировку расчетного счета со стороны налоговых органов.

Одним из решений для избежания таких проблем является регулярное создание резервных копий базы данных и документации, содержащей информацию о финансовых процедурах и требованиях. Также рекомендуется иметь документированную процедуру передачи базы данных и обучение запасного бухгалтера на случай отсутствия основного сотрудника. Обратитесь к специалистам или консультантам в области бухгалтерии и планирования рисков для разработки и реализации соответствующих систем и процедур. Это поможет минимизировать потенциальные проблемы и обеспечить бесперебойное ведение бухгалтерии в случае непредвиденных ситуаций.

Аутсорсинг бухгалтерии

Передать бухгалтерию на аутсорсинг — значит отдать эти задачи сторонней компании.

Вместо бухгалтера в штате ваш учет и отчетность будет вести другая фирма. В этой фирме работает много бухгалтеров, а еще обычно кадровики, юристы — они делятся на команды и работают, как правило, сразу с несколькими компаниями-клиентами. За счет того, что в аутсорсинге работает много специалистов с разнообразными компетенциями, они легко подстраиваются под запросы и могут взять на обслуживание как маленький магазин с оборотом до миллиона и парой сотрудников, так и средний бизнес, с филиалами по всей России.

Плюсы аутсорсинга

Можно неплохо сэкономить

Стоимость услуг аутсорсинговых компаний, как ООО «Аврора Консалт», является обычно более доступной по сравнению со средней зарплатой штатного бухгалтера. При этом в аутсорсе нет необходимости выплачивать больничные, отпускные и страховые взносы.

Кроме того, аутсорсинг также позволяет сэкономить на затратах связанных с рабочими местами бухгалтера, закупке оргтехники и оплате учетных программ. Клиенты аутсорсинговых компаний работают с командой экспертов, включающей кадровиков, специалистов по зарплате, юристов, налоговых консультантов, аудиторов и программистов 1С. Это означает, что помимо экономии на зарплате бухгалтера, компания также экономит на зарплате примерно 7-8 других сотрудников.

В результате, использование услуг аутсорсинга бухгалтерии позволяет компаниям существенно снижать затраты и получать профессиональное поддержку от команды экспертов. Это особенно полезно для малых и средних предприятий, которым сложно содержать штатного бухгалтера и команду специалистов в интересующих областях.

Аутсорсинг закрывает больше задач бизнеса, чем штатный бухгалтер

Аутсорсинг бухгалтерии может закрывать широкий спектр задач бизнеса, давая малому и среднему бизнесу доступ к профессиональному обслуживанию на уровне крупных корпораций. Команда профильных специалистов в аутсорсинговой компании может охватывать области бухгалтерии, налогов, кадров и решать задачи связанные с программными продуктами типа 1С.

Лучшие аутсорсинговые компании, такие как ООО «Аврора Консалт», предлагают команды специалистов с опытом работы в различных отраслях. Это позволяет наилучшим образом подобрать команду с необходимыми знаниями и опытом работы именно в вашей сфере деятельности. Такой подход обеспечивает высокую компетентность и качество предоставляемых услуг.

Главное преимущество аутсорсинга заключается в его гибкости и способности легко адаптироваться к изменениям в бизнесе, объемах услуг и потребностям компании. Команда аутсорсера может масштабироваться в зависимости от ваших потребностей и обеспечивать высокий уровень профессионализма при управлении бухгалтерией и решении других задач бизнеса.

В целом, аутсорсинг бухгалтерии предоставляет малому и среднему бизнесу доступ к высококвалифицированным специалистам, оптимизирует затраты и позволяет сосредоточиться на основной деятельности компании.

Не нужно тратить лишнее время на контроль

Компания из аутсорсинга занимается выполнением задач, участком работы, не связанным непосредственно с основной деятельностью бизнеса. Она имеет своих руководителей, которые отвечают за эффективное выполнение поставленных задач и качество работы.

Регулярно передавая необходимую документацию и выставляя задачи через мессенджеры или приложения, сотрудник компании из аутсорса своевременно и качественно выполняет необходимые работы. Это позволяет владельцу бизнеса концентрироваться на своих основных задачах и не отвлекаться на бухгалтерские и смежные дела.

Экономия на налогах включена в тарифы аутсорсера

В аутсорсинговых компаниях часто работают налоговые консультанты и аудиторы с большим опытом и знаниями в области налогообложения.

Они могут помочь бизнесу эффективно и законно снизить налоговую нагрузку, а также предоставить консультацию по вопросам бухгалтерии и налогообложения.

Сотрудник, ответственный за бухгалтерию внутри компании, может не иметь такой же уровень специализации и опыта в данной области, поэтому сотрудничество с аутсорсинговой компанией может быть более эффективным и безопасным с точки зрения налоговых аспектов.

За ошибки аутсорсинг платит сам

Крупные аутсорсинговые компании обычно страхуют свою ответственность и гарантируют компенсацию случайных ошибок или пропущенных сроков, которые могут привести к негативным последствиям для клиента. Это позволяет клиентам иметь дополнительную защиту и уверенность в качестве работы аутсорсинговой компании.

Кроме того, важно обеспечить безопасность информации во время передачи и хранения данных. Поэтому ответственность по информационной безопасности также фиксируется в договоре и гарантирует клиенту защиту конфиденциальности и безопасность переданных данных.

Чего опасаются руководители. Почему не переходят на аутсорсинг

Иногда бизнес опасается передавать на аутсорсинг бухгалтерский учет по нескольким причинам:

Дешево — значит не качественно

Некоторые аутсорсинговые компании могут сокращать расходы и экономить на качестве своих услуг. Однако, для обеспечения безопасности данных и высокого качества обслуживания, важно выбрать надежную и профессиональную компанию, которая не экономит на ключевых аспектах, таких как программное обеспечение 1С и защита данных.

В ООО «Аврора Консалт», обработка запросов и техническая поддержка являются одними из основных приоритетов. Компания имеет опытных программистов 1С, которые отвечают за работу учетной программы, перенос базы данных и обеспечение безопасности информации.

Кроме того, быстрый ответ на запросы клиентов (в течение 15 минут) и быстрое решение задач (в течение часа) являются стандартным подходом компании. Это гарантирует клиентам доступность и оперативность технической поддержки и исключает ситуации, когда клиент не может связаться с технической поддержкой.

Плохая обратная связь

Плохая обратная связь с клиентом и отсутствие возможности напрямую связаться с бухгалтером или другим специалистом может стать причиной задержек в решении вопросов и недовольства со стороны клиента.

Личное общение между руководителем и бухгалтером является важным аспектом в эффективной работе бухгалтерии и позволяет оперативно решать возникающие вопросы и проблемы. Коммуникация должна быть прямой и открытой, чтобы обеспечить эффективное взаимодействие и удовлетворение потребностей клиента.

Важно уделить внимание и решить эту проблему, например, предоставив клиенту возможность общаться напрямую с его бухгалтером или предоставив персонального менеджера, который будет ответственным за коммуникацию с клиентом.

В ООО «Аврора Консалт» есть прямой контакт между клиентом и бухгалтером. Пообщаться с экспертами можно любым удобным способом онлайн — с 10:00 и до 21:00 с Понедельника по Пятницу и с 11:00 и до 21:00 в Субботу и Воскресенье (время московское).

Передавать дела аутсорсингу долго и сложно, лучше работать как работаем

Мнение о том, что передача бухгалтерии на аутсорсинг является сложным и долгим процессом, можно отнести к мифам и сопротивлению изменениям. На самом деле, передача бухгалтерии на аутсорсинг может быть более эффективной и быстрой, по сравнению с передачей дел от одного штатного бухгалтера к другому.

При передаче дел аутсорсингу нет необходимости искать нового сотрудника, проводить собеседования, осуществлять процессы увольнения и трудоустройства, а также проходить испытательный срок. Это позволяет сэкономить время и ресурсы компании и быстро начать сотрудничество с аутсорсинговой компанией.

Заключение

В целом, выбор между штатным бухгалтером и услугами аутсорсинга зависит от особенностей и запросов компании. Штатные сотрудники обеспечивают прямой контроль и управление, а аутсорсинг позволяет сократить затраты и получить более гибкое решение. Решение должно быть основано на конкретных потребностях и стратегии компании.

Однако, необходимо учесть, что использование аутсорсинга в бухгалтерии также имеет свои преимущества. Например, внешний поставщик услуг может предоставить доступ к более широкому спектру специалистов с различным опытом работы в разных отраслях. Это может быть полезно, особенно если у вас есть специфические потребности или требуются специализированные знания.

Более того, использование аутсорсинга может позволить вашей компании сосредоточиться на своих основных целях и ядре деятельности, а передача определенных функций внешним специалистам может сократить операционные расходы.

Таким образом, решение о выборе между использованием штатного сотрудника или услугами аутсорсинга в области бухгалтерии зависит от конкретных потребностей и особенностей вашего бизнеса. Необходимо провести тщательный анализ и сравнение преимуществ и недостатков обеих стратегий для принятия наилучшего решения.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм-каналов.

Владельцам бизнеса

Мы подхватим ваш учет на любом этапе или поможем настроить бухгалтерию с нуля. Вы можете заключить с нами Договор на оказание Бухгалтерских услуг, либо в рамках договора Разовых бухгалтерских услуг для того чтобы проверить нас в деле, либо заключив с нами полноценный Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ТСН и ЖСК зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

или оставить заявку в чате.

Вы можете поделиться этой новостью с друзьями
Мы используем файлы cookie для наилучшего представления нашего сайта. Продолжая использовать этот сайт, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.
Принять