8 опасных ошибок руководителей при организации бухгалтерии

8 опасных ошибок руководителей при организации бухгалтерии

8 опасных ошибок руководителей при организации бухгалтерии, которые чаще всего встречаются в реальности.

Создание грамотной бухгалтерской работы важно для обеспечения успешной работы и эффективного управления финансовыми потоками компании.

Предоставление команде необходимых ресурсов, поддержка и контроль со стороны руководства помогут создать и поддерживать эффективные рабочие процессы и сделают вашу бухгалтерскую команду надежным и ценным активом для бизнеса.

Перечень 8 опасных ошибок руководителей при организации бухгалтерии

Ошибка N1. Найм бухгалтера без официального оформления

Одной из основных проблем такого подхода является отсутствие официального оформления трудовых или гражданско-правовых отношений между руководителем и бухгалтером. Это может привести к серьезным последствиям для обеих сторон:

  1. Несоблюдение законодательства. Такая практика является нарушением законодательства, поскольку работник должен быть официально трудоустроен и находиться под юридической защитой. Если владелец бизнеса не оформляет трудовые или гражданско-правовые отношения с бухгалтером, он нарушает закон.
  2. Юридическая ответственность. В случае ошибок или несоблюдения требований законодательства со стороны бухгалтера, ответственность полностью ложится на руководителя. Без документированного договора или соглашения, руководитель не сможет предъявить претензии или требования к работнику, и проблемы будут решаться на собственный счет.
  3. Отсутствие контроля. Отсутствие официального оформления означает, что руководитель не имеет правовых средств для контроля за деятельностью бухгалтера. Бухгалтер может вести учет неправильно или совершать недобросовестные действия без какого-либо наказания со стороны руководителя.
  4. Финансовые риски. Оплата услуг бухгалтера без официального оформления позволяет ему получать доход наличными, что делает его доход неофициальным и не отражается в учете. Это повышает риск налоговых и финансовых проблем для руководителя.

В целом, найм бухгалтера без официального оформления является незаконным и неосмотрительным решением, которое может повлечь за собой серьезные юридические и финансовые проблемы для руководителя бизнеса. Рекомендуется заключать соответствующие договоры и соглашения, которые защитят интересы обеих сторон и обеспечат соблюдение законодательства.

Небольшой бизнес не всегда может позволить себе бухгалтера в штате: нужно платить не только зарплату, но и страховые взносы, оплачивать 1С и справочные системы.

Нанять специалистов на аутсорсе действительно может быть более экономически выгодным вариантом для малого бизнеса. Заключение договора с организацией, предоставляющей бухгалтерские услуги, обеспечивает официальное оформление отношений и снижает риски для руководителя.

Например, в ООО «Аврора Консалт» за те же деньги на вас будет работать целая команда, включая юриста, первичника и налоговика, а оплату обслуживания 1С компания берет на себя.

Ошибка N2. Отсутствие у директора прямого доступа к учету

Отсутствие у руководителя прямого доступа к учетной информации представляет определенные риски для бизнеса. Предоставление бухгалтеру рабочего ноутбука и ведение бухгалтерии в облачной 1С может быть хорошим решением для снижения этих рисков. Преимущества этого подхода включают:

  1. Доступность данных. Облачное решение позволяет главному бухгалтеру и директору иметь прямой и постоянный доступ к учетной информации. Это упрощает контроль и мониторинг деятельности бухгалтерии и позволяет быстро реагировать на возможные проблемы.
  2. Безопасность данных. Ведение бухгалтерии в облачной 1С предоставляет высокий уровень безопасности учетных данных. Облачные сервисы защищены многоуровневыми механизмами шифрования данных и регулярными резервными копиями, что снижает риск потери данных из-за технических сбоев или непредвиденных обстоятельств.
  3. Независимость от конкретного сотрудника. Предоставление доступа к учету нескольким уполномоченным лицам позволяет избежать проблем, связанных с отсутствием бухгалтера или его временной недоступностью. Руководитель имеет возможность в любой момент просмотреть и контролировать учетные данные своей компании.
  4. Экономическая эффективность. Использование облачной 1С позволяет сократить затраты на оборудование и программное обеспечение. Также нет необходимости в формировании резервных копий и обновления программных версий.

Важно отметить, что при внедрении облачной 1С и предоставлении доступа руководителю, необходимо обеспечить конфиденциальность данных и провести обучение сотрудников по безопасному использованию облачного сервиса. Также рекомендуется заключить соответствующий договор или соглашение с облачным провайдером для защиты интересов компании.

Ошибка N3. Игнорирование автоматизации и возможностей ЭДО

Игнорирование автоматизации и возможностей электронного документооборота (ЭДО) ведет к ряду проблем и рисков для бухгалтерии и бизнеса в целом. Использование цифровых решений, таких как учетные программы и ЭДО, имеет следующие преимущества:

  1. Автоматизация рутинной работы. Цифровизация позволяет автоматизировать внесение первичных данных в учетную программу, что значительно сокращает время и усилия, необходимые для обработки и ведения бухгалтерии.
  2. Сокращение объема бумажных документов. Использование цифровых решений позволяет сократить использование бумажных документов и архивацию, что упрощает работу с документацией и снижает риск ее потери или повреждения.
  3. Удобный обмен документами с контрагентами. ЭДО позволяет упростить процесс обмена актами и накладными с контрагентами, что увеличивает эффективность ведения бизнеса и снижает вероятность ошибок и задержек.
  4. Снижение ошибок и рисков. Автоматизация и цифровизация учета помогают снизить количество ошибок в расчетах и документации. Это также упрощает учет и отчетность перед налоговыми органами, предотвращая проблемы с ФНС и штрафные санкции.
  5. Управленческий учет. Цифровые решения позволяют использовать бухгалтерскую информацию для анализа и управления бизнесом, аналитику и принятие обоснованных стратегических решений.

Пренебрежение к автоматизации и возможностям ЭДО может привести к ошибкам, задержкам, утрате документов и проблемам с налоговыми органами. Внедрение цифровых решений позволяет сократить ошибки и риски, увеличить эффективность и точность бухгалтерской работы, а также улучшить взаимодействие с контрагентами и налоговыми органами.

Ошибка N4. Отсутствие разумного хранения

Отсутствие разумного хранения бухгалтерской документации может привести к проблемам и рискам для компании. Перевод архива в электронный вид и делегирование хранения специализированным компаниям представляет существенные преимущества:

  1. Экономия места. Хранение бумажной документации требует дополнительного пространства, что приводит к дополнительным затратам на аренду или покупку складской площади. Перевод архива в электронный вид позволяет существенно сократить пространство, необходимое для хранения документов.
  2. Удобство доступа. Виртуальный архив позволяет легко и быстро найти нужные документы, а также делиться ими с контрагентами или налоговыми органами при необходимости. Это даёт экономию времени и повышает эффективность работы.
  3. Сохранность данных. Электронный архив обеспечивает надежную защиту данных от потери или повреждения, например, при пожаре или стихийном бедствии. Специализированные компании, которые занимаются хранением электронных данных, обеспечивают дополнительные меры безопасности, такие как резервное копирование и защита от несанкционированного доступа.
  4. Соответствие требованиям законодательства. Бухгалтерская документация обязана храниться определенный период времени в соответствии с требованиями законодательства. Перевод архива в электронный вид и делегирование хранения специализированным компаниям позволяет гарантировать соблюдение требований и упрощает процесс предоставления документов контрагентам, налоговым органам и иным заинтересованным сторонам.

Перевод архива в электронный вид и делегирование его хранения специализированным компаниям является оптимальным решением для современных компаний, позволяющим сократить затраты на хранение и обеспечить безопасность и удобство доступа к бухгалтерской документации. Это также позволяет соблюдать требования законодательства и минимизировать риски связанные с утратой или повреждением документов.

Ошибка N5. Передача в распоряжение бухгалтера УКЭП директора

Передача в распоряжение бухгалтера УКЭП директора является порочной практикой. Владелец УКЭП несет полную ответственность за использование и подписание документов с помощью электронной подписи. Руководителю следует тщательно контролировать доступ к УКЭП и не передавать его другим лицам.

Важно понимать, что УКЭП является эквивалентом собственноручной подписи и, таким образом, все действия, совершенные с помощью электронной подписи, приписываются владельцу. Передача УКЭП бухгалтеру может повлечь ряд проблем:

  1. Контроль над документами. Передача УКЭП бухгалтеру лишает руководителя контроля над подписанными документами и может создать возможность для несанкционированных действий.
  2. Риск злоупотреблений. Бухгалтер может воспользоваться УКЭП для подписания несанкционированных документов или совершения мошеннических действий в противовес интересам компании.

Поэтому, руководителям следует оставлять УКЭП в своем распоряжении, не передавая его другим лицам. Это поможет обеспечить контроль над процессом подписания документов и минимизировать риски злоупотреблений или неправомерного использования электронной подписи.

Одним из возможных решений для директора в 2024 году будет:

  • оставить сертификат руководителя в личном распоряжении;
  • для бухгалтера выпустить КЭП физлица и оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).

Ошибка N 6. Материальная ответственность главбуха не закреплена в договоре

Главный бухгалтер несет ответственность только в пределах, предусмотренных законом или соглашением, заключенным с работодателем. В любом случае, материальное возмещение ограничено только реальным ущербом, нанесенным компании.

Руководителям и работодателям необходимо быть внимательными при заключении договора с бухгалтером и ясно определить границы его ответственности. При необходимости, можно обратиться к юристу с целью составления договора, который будет соответствовать требованиям и интересам обеих сторон.

Независимо от условий договора, рекомендуется принимать меры для снижения рисков и ошибок в бухгалтерии, такие как использование автоматизированных систем учета, обучение сотрудников и регулярная проверка деятельности бухгалтерской службы.

Клиенты ООО «Аврора Консалт» застрахованы от штрафных санкций ФНС. Мы сами платитим штрафы, если вдруг наши эксперты допустят ошибку. А еще ООО «Аврора Консалт» несет полную ответственность за ваш учет.

Ошибка N 7. Возложение на бухгалтерию лишних задач

Возложение на бухгалтерию дополнительных задач, которые не относятся к ее прямым обязанностям и компетенции, может негативно сказаться на ее работе. Бухгалтерия должна быть сосредоточена на ведении бухгалтерского учета и отчетности, а также на выполнении задач, связанных с налогообложением и финансовым анализом. Возложение на бухгалтерию лишних задач может привести к следующим проблемам:

  1. Отвлечение от основной работы. Дополнительные задачи могут отвлекать бухгалтерию от основных функций и обязанностей, что может привести к снижению эффективности и качества выполнения задач бухгалтерии.
  2. Проблемы с соблюдением сроков. Поручение бухгалтерии незнакомых или неявляющихся ее обязанностями задач может привести к снижению производительности и невыполнению сроков по сдаче отчетности или выполнению других важных задач.
  3. Возможность счетных ошибок. Если бухгалтерия не обладает необходимой компетенцией или опытом в выполнении дополнительных задач, это может привести к допущению ошибок и негативно сказаться на достоверности и надежности финансовой информации.

Стоит отметить, что не относится к прямым обязанностям бухгалтера:

  • составление и проверка договоров;
  • проверка благонадежности и платежеспособности новых контрагентов;
  • подготовка табелей учета рабочего времени;
  • ведение кадрового учета и делопроизводства;
  • проведение маркетинговых исследований кредитных и лизинговых компаний.

Важно правильно распределить задачи и функции между сотрудниками, чтобы каждый выполнял свои прямые обязанности. Таким образом можно обеспечить более эффективное выполнение всех задач и сосредоточить каждый отдел на своей специализации. Если в компании нет юристов или отдела кадров, то рассмотрение возможности обращения за помощью к внешним специалистам или аутсорсингу данных функций может быть более разумным решением.

Например, в ООО «Аврора Консалт» возможно, как ведение всего учета, так и его отдельных участков в помощь вашим специалистам: кадрового учета и расчета зарплаты, бухгалтерского и налогового учета, операций по ВЭД.

Ошибка N 8. Отстраненность руководителя от процесса найма сотрудников

Участие руководителя в процессе найма и подбора сотрудников бухгалтерии является крайне важным для обеспечения компетентного и ответственного состава команды. Инвестиция времени и усилий в найм квалифицированных сотрудников имеет непосредственное влияние на качество бухгалтерской работы и финансовое благополучие компании.

Участие руководителя в процессе найма и подбора бухгалтера может включать следующие этапы:

  1. Участие в разработке вакансии и требований. Руководитель должен определить ключевые компетенции, навыки и опыт, необходимые для успешной работы бухгалтера. Активное участие в составлении требований кандидату поможет найти наиболее подходящего сотрудника.
  2. Внимательное ознакомление с резюме и проведение собеседований. Руководитель должен уделить внимание каждому резюме и внимательно оценить квалификацию и опыт кандидатов. Собеседования на разных этапах позволяют лучше понять потенциал кандидата и оценить его соответствие не только профессиональным требованиям, но и культуре компании.
  3. Оценка коммуникативных навыков и совместимости. Руководитель и бухгалтер должны работать в тесной связке, поэтому важно, чтобы между ними было хорошее взаимопонимание и комфортное общение. Личные беседы могут помочь определить, насколько соискатель будет хорошо сотрудничать с руководителем и другими членами команды.
  4. Обращение к профессионалам. Если руководителю необходима поддержка в процессе найма и организации работы бухгалтерии, можно обратиться к HR-специалистам или воспользоваться услугами профессиональных рекрутинговых компаний или аутсорсинговых поставщиков.

Доверие и вовлеченность руководителя в процесс найма бухгалтера помогает обеспечить высокий профессиональный уровень команды и успешное функционирование бухгалтерии, что является важным фактором для финансового здоровья и развития компании.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм-каналов.

Владельцам бизнеса

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский, налоговый и кадровый учет, составление отчетности, ведение 1С, расчет заработной платы, а также юридическую поддержку. Делегирование позволит сэкономить от 400 тыс. до 20 млн. руб. в год на бухгалтере, налогах, штрафах, программисте и 1С — в зависимости от масштаба вашего бизнеса.

8 опасных ошибок руководителей при организации бухгалтерии вы можете избежать полностью, если заключите с неами договор Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Обеспечим прозрачный учет, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов
В каждый тариф входят услуги программиста и обслуживание 1С.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ТСН и ЖСК зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

или оставить заявку в чате.

Вы можете поделиться этой новостью с друзьями
Мы используем файлы cookie для наилучшего представления нашего сайта. Продолжая использовать этот сайт, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.
Принять