Ошибка при расчёте отпускных — как исправить?

Ошибка при расчёте отпускных — как исправить? Таким вопросом задаются многие бухгалтеры, работающие с зарплатой.

В этой статье:

1. Какие бывают ошибки при начислении отпускных
2. Общие правила исправления ошибок в отпускных
3. Как исправить ошибку при расчёте отпускных в большую сторону
4. Как исправить ошибку при расчёте отпускных в меньшую сторону
5. Ошибка в отпускных в 6‑НДФЛ
6. Если коротко

Какие бывают ошибки при начислении отпускных

Ошибки при начислении отпускных — частое явление. Объясняется это особенностями расчёта выплаты за отпуск, связанной с определением среднедневного заработка. Сложность формулы и различные нюансы при определении показателей для неё — основная причина того, что на практике бухгалтер что-то упускает и получает ошибку в сумме отпускных.

Условно причины ошибок можно объединить в такие группы:

1. Неправильно определён период, включаемый в расчёт. Например, в расчёт попало время, проведенное работником на больничном, или время простоя по вине работодателя. Возможен и обратный вариант ошибки — когда в расчёте оказались не учтены дни, которые должны были туда попасть.
2. Неправильно определён доход, включаемый в расчёт. Например, туда попали разовые поощрительные выплаты (не предусмотренные локальной системой оплаты труда) или материальная помощь. Эта ошибка также имеет обратный вариант. К примеру, бухгалтеры часто не включают в расчёт среднего заработка разовые вознаграждения по итогам работы за год или за выслугу лет, хотя такие суммы по общему правилу должны включаться (п. 15 Положения N 922, утв. постановлением Правительства России от 24.12.2007).
3. Технические ошибки. Такие ошибки — обратная сторона автоматизации процесса бухгалтерских расчётов. в момент подсчёта что-то «сбойнуло», а ошибку увидели потом.

Для целей исправления ошибки в расчёте отпускных можно разделить на две группы:

• ошибки, которые привели к недоплате отпускных и связанных с ними налогов;
• ошибки, которые привели к переплате отпускных и налогов по ним.

Порядок исправления будет зависеть от того, больше или меньше, чем нужно было, сначала начислено отпускных.

Общие правила исправления ошибок в отпускных

Правила исправления ошибок и порядок раскрытия информации о них в бухгалтерском учёте и отчётности установлены в ПБУ 22/2010.

Согласно пункту 2 указанного стандарта неточности в вычислениях квалифицируются как неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности, то есть как ошибка.

Ошибки могут быть существенными и несущественными. Определяется это тем, как ошибка повлияла на общие показатели отчётов, в которые попала.

Для несущественных ошибок ПБУ 22/2010 предусматривает такой порядок исправления:

1. Ошибку необходимо исправить (внести верные записи в бухучёт) в том месяце, когда она была выявлена.
2. Прибыль или убыток, возникшие в результате исправления ошибки, нужно отразить в составе прочих доходов или расходов того же периода (в котором ошибку исправили).

Как исправить ошибку при расчёте отпускных в большую сторону

Ошибка в отпускных «в плюс» работнику означает, что:

1. Работник получил на руки «лишние» деньги.
2. Ошибка в отпускных повлекла завышение сумм НДФЛ и взносов.
3. Ошибка повлекла завышение расходов, принятых в уменьшение базы по прибыли или иному налогу, где база считается по принципу «доходы минус расходы».

Вот эти три пункта и нужно исправить в бухгалтерском и налоговом учёте.

В бухучёте в месяце выявления ошибки следует внести корректировочные записи в уменьшение начисленных сумм по отпускным и взносам (сторно).

Если по неправильным суммам уже подавался расчёт по страховым взносам, лучше подать уточнёнку за предыдущий период, чтобы сальдо расчётов с ФНС сходилось с данными учёта. Если исправления внесены в разные месяцы одного квартала, уточненку можно не подавать. в расчёте за квартал всё будет учтено.

Излишне удержанный у работника НДФЛ можно учесть в счёт уменьшения удержаний с будущих выплат (рассматриваем стандартную ситуацию, когда работник просто ушёл в отпуск без последующего увольнения, декрета и т.п.).

Если работник согласен на удержание (согласие должно быть письменным), то сумма переплаты удерживается из следующих выплат. в этом случае никаких разниц к отнесению на доходы (расходы) не возникает. Все «излишки» учитываются в расчётах либо компенсируются.

Если же работник на удержание не согласен, то тут придётся рассматривать переплату отпускных как расход (убыток) в бухучёте и отражать в расходах в том месяце, когда ошибка была обнаружена. При этом следует помнить, что в налоговом учёте такие расходы учесть нельзя (нет экономического обоснования).

Как исправить ошибку при расчёте отпускных в меньшую сторону

Как исправить ошибку в отпускных случае недоплаты отпускных? Процедура несколько проще описанной выше.

Ошибка «в минус» означает, что:

• работник недополучил деньги;
• недоплачены НДФЛ и взносы;
• ошибка повлекла занижение расходов, принятых в уменьшение базы по прибыли или иному налогу, где база считается по принципу «доходы минус расходы».

Дополнительные отпускные и причитающиеся с них удержания надо доначислить в бухгалтерском учёте в месяце выявления ошибки. Можно сразу в прочие расходы (сразу отнести на счет 91).

Уточнения, если уже сдан расчёт по взносам, следует внести. Сумму, не доплаченную работнику, и НДФЛ в бюджет — доплатить.

Ошибка в отпускных в 6‑НДФЛ

Надо ли исправлять ошибку в отпускных в 6‑НДФЛ, если расчёт уже был сдан по итогам периода с ошибкой?

Оказывается, не надо. Если ошибка была допущена, скажем, во втором квартале, а обнаружилась в третьем, то разница будет пересчитана в третьем. То есть выплата отпускных и перерасчёт отпускных произведены в разные даты.

Поэтому в 6‑НДФЛ за третий квартал бухгалтеру достаточно показать корректную сумму начислений с учётом исправленных отпускных в разделе 2 6‑НДФЛ и, если имела место доплата отпускных с удержанием налога в третьем квартале, отразить его в разделе 1 6‑НДФЛ.

Если коротко

Ошибки при расчёте отпускных нужно оперативно исправить. Для этого нужно отразить изменения в бухгалтерском и налоговом учёте, а также внести исправления в расчёт по страхвзносам, 6‑НДФЛ и ЕФС‑1, если ошибку выявили в следующем отчётном периоде.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и  расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.

Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт‑Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp