
Личные дела сотрудников

Если компания решила вести личные дела сотрудников, то надо делать это правильно, чтобы не получить штраф за нарушение обработки персональных данных.
В этой статье:
- Кто обязан вести личные дела сотрудников
- Как сформировать личное дело сотрудника
- Особенности корректного оформления личного дела
- Порядок ведения личных дел
- Ревизия личных дел сотрудников
Кто обязан вести личные дела сотрудников
Если у ИП или в ООО решили вести персональные дела сотрудников, это прописывают в локальных нормативных актах. Правила ведения кадровый специалист может разработать самостоятельно, но чаще всего при формировании и ведении личных дел пользуются регламентом для государственных служащих.
Кстати, ИП или ООО не обязаны формировать дела на всех работников — можно делать это выборочно, например, для руководящего состава, заместителей, главных специалистов и материально ответственных лиц.
Как сформировать личное дело сотрудника
Стоит учесть ряд правил при комплектации папки:
- Документы на каждого сотрудника собирают в индивидуальную папку. Она не должна содержать больше 250 листов и быть толще 4 сантиметров. Если документов больше — следует создать новый том. Толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см.
- Постоянные и временные документы не смешивают. в деле могут содержаться копии и оригиналы бумаг, копии не требуют нотариального заверения. Несколько копий одного документа не хранят.
- Приложения хранят вместе с документами.
- Файлы и бумаги подшивают в хронологическом порядке.
Для удобства все документы при формировании дела можно разделить:
- документы при устройстве на работу — дипломы, рекомендации с прошлого места работы, анкета;
- документы, которые добавляются в процессе работы — соглашения, удостоверения о повышении квалификации, сведения о медкомиссиях, переводе, приказы и так далее;
- бумаги при увольнении — заявление, копии приказов, акты о прогуле или объяснительные сотрудников.
Оригиналы приказов по личному составу не стоит хранить в личных делах — стоит завести отдельную папку. При формировании в дело допустимо положить копию.
Ряд документов не стоит оставлять в деле. В ФЗ-152 «О персональных данных» указали, что хранить личную информацию о работнике можно только при условии его письменного согласия, четкого обозначения целей обработки и хранения. Избыточными признают документы, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности.
Самое частое нарушение — подшить копию паспорта. Роскомнадзор может обвинить организацию, что она нарушает правила в сфере обработки персональных данных. При трудоустройстве кадровик должен проверить документ, записать данные в личную карточку, если её решили вести, вернуть паспорт сотруднику. Позиция проверяющих: паспорт содержит персональные данные работника, избыточные в отношении цели (трудоустройство), для которой они обрабатываются.
Если очень хочется держать такие документы под рукой — можно попросить согласия сотрудника в письменном виде. Бланк согласия также следует подшить к личному делу, а копии документов приложить в отдельном конверте. Само согласие должно содержать и цели хранения таких копий.
Читайте также статью: Сбор, обработка и передача персональных данных
Особенности корректного оформления личного дела
В законе не определено, как корректно оформить дело, поэтому кадровый специалист должен применять правила из практики. Что нужно учесть:
- В каждом деле должна быть обложка или титульный лист — их формируют в соответствии с ГОСТ 17914-72 от 17.07.1972. На титульном листе оставляют место для архивного штампа, указывают номер дела и тома, название компании, сведения о работнике, дату закрытия и открытия, количество листов и срок хранения.
- Необходимо составить опись документов, которые хранятся в папке. Сразу следует внести те, которые работник предоставил при трудоустройстве, тогда проблем с обвинением в утере документов не будет. Опись составляют на компьютере или от руки. Если она включает несколько листов — их нумеруют. При запросе копии описи от сотрудника её следует предоставить в обязательном порядке. Свободные строчки в описи перечёркивают, когда работник увольняется.
- Следует правильно сформировать папку. Обложка должна быть цельнокартонной, так как архив не принимает файлы или пластиковые скоросшиватели. Оформлять личное дело, нумеровать страницы, делать опись документов, вносить корректировки, сдавать их в архив может только тот кадровый специалист, который назначен приказом руководителя компании.
Только кадровый специалист, назначенный приказом, имеет доступ к личным делам работников. Если персональные данные будут разглашены — его привлекут к ответственности. Только лицо, закреплённое в приказе, может ознакомить сотрудника с личным делом под подпись.
Порядок ведения личных дел
Порядок ведения личных дел предприниматель или компания закрепляет в локальных нормативных актах. Стандартно локальный нормативный акт должен включать такие этапы:
- Регистрация. Указывают порядок формирования журнала учёта личных дел.
- Корректировка и исправление ошибок. Стоит прописать, что изменения вносят на основании соответствующих документов, а ошибки в делах правят, как в трудовых книжках. Сначала зачёркивают, а потом пишут правильные данные сверху, ставят дату и отметку на полях.
- Хранение. Указывают, где и каким образом будет храниться папка, кто вправе получить к ней доступ.
- Архивирование. Прописывают порядок передачи в архив. Например, через 12 месяцев и не позднее, чем через три года после закрытия дела, папку отправляют в архив организации, предварительно прошивают, пронумеровывают листы, составляют лист‑заверитель и оформляют обложку.
Личные дела руководителей и работников хранят в течение 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.
Документы хранят в отделе кадров в металлических шкафах или сейфах. Личные дела сотрудников, которые уже уволились, закрывают и передают на хранение в архив.
Компания или предприниматель могут решить дополнительно завести на сотрудников личные карточки. Порядок формирования и хранения личных карточек сотрудников закон не определяет. Предусмотрите его в локальном акте, например, в Положении о порядке ведения личных дел сотрудников. Рекомендуем хранить личные карточки отдельно от личных дел, поскольку перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, рассматривает личную карточку и личное дело, как разные виды документов.
Личную карточку Т2 с 2021 можно не вести, это не будет нарушением. Она перестала быть обязательным документом — приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н.
Ревизия личных дел сотрудников
Чтобы убедиться в правильном оформлении личных дел сотрудников, проводят ревизию, а по результатам проверки оформляют акты. Унифицированной формы акта в законе нет — можно составить его самостоятельно и закрепить в локальных документах компании. в качестве образца можно использовать акты, которые применяют государственные организации. Отметки о ревизии личных дел проставляют в дополнении к личному листку по учёту кадров.
В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.
Владельцам бизнеса
Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг
ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.
Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.
В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.
Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.
Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:
или оставить заявку в чате.