Компенсация за использование имущества работников на удалёнке

Компенсация за использование имущества работников на удалёнке. в 2025: порядок, налоги, размеры.

В большинстве случаев работники на удалёнке используют для труда собственные ПК, ноутбуки, сетевое оборудование. Рассказываем, как поступить работодателю, который желает и установить компенсацию за использование этого имущества, и учесть эти расходы.

В этой статье:

1. Что говорит Трудовой кодекс
2. Что говорит Налоговый кодекс
3. Какими документами дистанционщик может подтвердить расходы
4. Как распределить затраты дистанционщика

Что говорит Трудовой кодекс

Трудовое законодательство довольно лаконично (ст. 312.6 ТК РФ).

Достаточно прописать условия о компенсации в:

• коллективном договоре;
• тематических локальных нормативных актах (ЛНА);
• трудовом договоре (или же дополнительным соглашении).

В документе нужно установить размеры, алгоритм и сроки выплаты компенсации. Но сложность в том, что эти расходы в налоговом учёте лимитируются. То есть НДФЛ не облагается лишь часть такой компенсации.

Что говорит Налоговый кодекс

Налоговый кодекс лимитирует размер не облагаемой НДФЛ компенсации дистанционщику. Согласно абз. 12 п. 1 ст. 217 НК РФ, этот лимит составляет не более 35 руб. за рабочий день — или же в сумме расходов, которые документально подтверждены.

На всякий случай уточним, что речь идёт о том, чтобы дистанционщик получил возмещение за использование или личных, или арендованных объектов:

• оборудования;
• ПО;
• технических средств;
• средств защиты информации и т.п.

Буквальное прочтение этой нормы даёт основания полагать, что если нет документального подтверждения расходов, то 35 руб. за рабочий день — это «потолок» необлагаемой компенсации за использование всех видов имущества.

Например, ваш удалённый контент‑менеджер Иванов И.И. использует для работы ноутбук, роутер, сканер, облачное ПО для обработки графических изображений. Если иное не подтверждено документально, то необлагаемая сумма составляет 35 руб/день за всё.

Вы можете установить повышенные размеры компенсаций, но всё, что больше указанного лимита, будет за ваш счёт как работодателя.

Какими документами дистанционщик может подтвердить расходы

Допустим, что принадлежность офисной техники конкретному лицу подтвердить можно. Например, представить гарантийный талон, паспорт оборудования, выписку со счёта, чек с суммой. Можно доказать, что сотрудник использует собственный, лично оплаченный антивирус, программное обеспечение (ПО) — правда, не исключены претензии в том смысле, что он наверняка обязался использовать это ПО для личных целей, не для использования во благо работодателя, но это тонкости.

Всё равно не все расходы можно подтвердить. Как распределить, когда оплаченный интернет использован для личных целей, а когда — для работы? Или как «распределить» счёт за электричество, особенно при ненормированном рабочем дне, гибком графике?

Довольно трудно определить, какая часть произведённых расходов относится к личным, а какая — к служебным. Так что проще ориентироваться на лимит, установленный Налоговым кодексом.

Можно пойти по более справедливому, хотя и трудоёмкому пути, попытаться отделить личное потребление от служебного.

Как распределить затраты дистанционщика

• Шаг 1. Разработать перечень имущества, нужного для работы удалённому специалисту. Например: ноутбук, сканер, модем, рабочее кресло, настольная лампа, наушники и т.п. Этот перечень надо зафиксировать в трудовом договоре или допсоглашении.
• Шаг 2. Разработать правила подсчета размера компенсации, закрепив его в ЛНА, колдоговоре, трудовом договоре. в принципе, достаточно знать стоимость оборудования и обратиться для определения срока полезного использования (СПИ) к соответствующей Классификации (утв. постановлением Кабмина от 01.01.2002 N 1). Например, у нас есть ноутбук, он относится ко второй амортизационной группе, СПИ может составлять 25‑36 мес. включительно (абз. 3 п. 3 ст. 258 НК РФ). Исходя из этого можно определить конкретный СПИ объекта, включенного в перечень, составленный на Шаге 1.
• Шаг 3. Чтобы разграничить личные и служебные расходы, можно установить коэффициент, исходя из того, например, что в среднем в месяце 730 часов (24 час. x 365 дн. / 12 мес.), а рабочих часов — 164,42 (1973 час. / 12) — это для 40‑часовой рабочей недели. Получится усреднённый коэффициент использования имущества в служебных целях: 0,225 (164,62 час. / 730 час.). Коэффициент также следует закрепить в ЛНА.
• Шаг 4. Определите ежемесячную компенсацию, умножив СПИ на коэффициент. Также логично предусмотреть правило о том, что при определении компенсации учитывается отработанное время (на случай отпуска, болезни).

Если говорить о расходах на электроэнергию, придётся взять паспортные данные о энергопотреблении того или иного устройства (первый показатель) и средний тариф на электроэнергию в регионе (второй показатель). Перемножив первый, второй показатель и среднемесячное количество рабочих часов, получим средние затраты на электроэнергию при выполнении трудовой функции.

Приведём пример. Представим, что наш контент‑менеджер использует для работы ноутбук, подтвержденная стоимость — 80 000 руб., установленный СПИ — 36 мес., с номинальным энергопотреблением 0,125 кВт/ч. Траты на интернет составляют 1 300 руб. ежемесячно. Коэффициент использования имущества в служебных целях — 0,225 (алгоритм расчёта приведён в описании Шага 3). Усреднённый показатель тарифа на электроэнергию 6,32 руб. за кВт/ч.

Ежемесячная компенсация на ноутбук составляет 500 руб. (80 000 руб. / 36 мес. x 0,225), на оплату электроэнергии для решения рабочих задач — 129,9 руб. (0,125 кВт/ч х 6,32 руб. за кВт/ч x 164,42 час.), на интернет — 292,5 руб. (1 300 руб. x 0,225)

Итого — 922,4 руб. Из них НДФЛ не будет облагаться лишь 700 или 735 руб. в зависимости от количества рабочих дней.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и  расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.

Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт‑Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp