Как внести изменения в график отпусков?

Хотя график отпусков и составляется заранее, жизнь вносит свои коррективы. Сотрудники могут заболеть, уехать на военные сборы или столкнуться с другими личными обстоятельствами. Чтобы избежать нарушений, важно учитывать установленные законом правила. Рассмотрим, в каких случаях и как правильно вносить изменения в график отпусков.

В этой статье:

1. Причины внесения изменений в график отпусков
   • Новые сотрудники
   • Перенос по просьбе работника
   • Временная нетрудоспособность
   • Вызов из отпуска или производственная необходимость
2. Нарушение даты выплаты отпускных
3. Как не нарушить закон при изменении графика
4. Порядок действий для внесения изменений в график отпусков
5. Как составить приказ
6. Образец приказа о внесении изменений
7. Как внести изменения в форму графика отпусков Т-7
8. Заключение

Причины внесения изменений в график отпусков

Ежегодно, не позднее двух недель до начала очередного календарного года, в каждой организации составляется график отпусков (ст. 123 ТК РФ). Этот документ утверждает очерёдность, с которой сотрудники потратят свои законные 28 календарных дней на отдых.

Но несмотря на то, что все отпуска согласовываются заранее, приходится вносить изменения в график.

Например, причиной для этого может стать:

• приём среди года в штат новых специалистов;
• болезнь работника — временная нетрудоспособность;
• производственная необходимость;
• просьба работника, обусловленная личными обстоятельствами — например, отсутствуют авиабилеты на выбранные даты;
• нарушение работодателем установленного срока выплаты отпускных — не позднее трёх дней до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Если график отпусков по любой из возможных причин не может быть реализован, его нужно скорректировать правильно, чтобы не столкнуться с недовольством коллектива, профсоюза, а также со штрафами ГИТ.

Разберём для начала, как отличается порядок внесения изменений, в зависимости от причины переноса.

Новые сотрудники

Если работодатель в течение года принимает в штат новых сотрудников, их оплачиваемый отпуск нужно внести в график отпусков.

Учитывайте при этом следующие моменты:

• Новичок, по общему правилу, может взять ежегодный оплачиваемый отпуск после того, как отработает в организации не менее шести месяцев.
• В отдельных случаях работодатель обязан предоставить отпуск раньше шести месяцев (ст. 122 ТК РФ). Это касается несовершеннолетних работников, женщин перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, усыновителей детей в возрасте до трёх месяцев. Либо по договоренности с работодателем новый сотрудник также может взять свободные дни «авансом».

Важно: если новый сотрудник не берёт отпуск в первый год, он переносится на следующий, но не может быть заменен денежной компенсацией (ст. 124 ТК РФ).

Перенос по просьбе работника

В жизни происходят непредвиденные события. Сотрудник собирался в феврале кататься на лыжах, а накануне — в Красной Поляне растаял весь снег. Зимнее путешествие утратило актуальность, а вместе с тем, и запись в графике отпусков.

Чтобы перенести даты на другой месяц, работнику придётся составить заявление. Это можно сделать в произвольной форме, но желательно указать в заявлении: Ф.И.О, должность, структурное подразделение, просьбу внести изменения в график отпусков, даты и причины переноса. В некоторых случаях можно приложить подтверждающие документы. Далее работодатель также издаёт соответствующий приказ.

Временная нетрудоспособность

Если согласованные даты ежегодного отдыха совпадают с больничным, работник после выздоровления подаёт заявление на перенос или продление отпуска. А работодатель на основании заявления и листа нетрудоспособности издаёт приказ.

Изменение графика отпусков по причине болезни невозможно, если:

• сотрудник не оформил больничный лист — например, плохо себя чувствовал, но не обращался к врачу;
• болезнь наступила после последнего дня отпуска работника — в этом случае он уже считается завершённым;
• отпуск был неоплачиваемым (ст. 128 ТК РФ).

Вызов из отпуска или производственная необходимость

Бывает, что запланированный отдых совпадает с рабочей командировкой или важным проектом, который требует присутствия сотрудника. В таких ситуациях работодатель может предложить перенос, согласовав его с работником. Какие тут могут быть варианты?

В обоих случаях обязательно письменное согласие работника. Оно и будет основанием для издания приказа о внесении изменений в график отпусков.

Нарушение даты выплаты отпускных

Согласно ст. 136 ТК РФ, работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска работника.

Если деньги не выданы вовремя (полностью или частично), он вправе написать заявление о переносе и продолжить работу. А работодатель в свою очередь будет обязан издать приказ и внести изменения в график.

Как не нарушить закон при изменении графика

При внесении изменений в график отпусков учитывайте следующие моменты, если не хотите нарваться на штрафы проверяющих органов:

1. Удостоверьтесь, что работник, чей отпуск планируется перенести, не пропускал его в течение двух лет подряд. Даже если он сам просит об этом руководителя, это будет незаконно (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).
2. Нельзя переносить отпуск на следующий рабочий год несовершеннолетним и работникам с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).
3. Если отпуск был отложен по производственной необходимости, сотрудник обязан отгулять его не позднее 12 месяцев после завершения рабочего года, за который он был предоставлен (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Порядок действий для внесения изменений в график отпусков

О порядке исправления уже утверждённого документа долгое время не утихали споры. Формально ТК РФ не требует вносить изменения в график, если у сотрудников или работодателя меняются планы в течение года. В принципе о такой возможности нет ни слова в трудовом законодательстве.

Но, согласно ч. 2 ст. 123 ТК РФ: график отпусков является обязательным к исполнению как для работодателя, так и для сотрудника. Это значит, что отпуск должен предоставляться строго в сроки, которые стороны согласовали и зафиксировали в локальном документе. Поэтому все изменения нужно отразить в утвержденном графике.

Алгоритм действий для работодателя будет такой:

• Шаг 1. Получение от работника заявления об изменении дат отпуска (или письменного согласия на случай переноса по производственной необходимости).
• Шаг 2. Издание на основании заявления (согласия) приказа о переносе отпуска.
• Шаг 3. Издание приказа о внесении изменений в график отпусков.
  Два последних шага можно объединить в один и составить общий приказ — о переносе отпуска, и в нем же отдельной строкой поручить кадровику внести изменения в график.

Приказ о внесении изменений в график отпусков как самостоятельный документ — вообще не обязателен.

Например, при приёме на работу новых сотрудников Роструд считает достаточным, если работодатель составит дополнение к утверждённому графику отпусков. Кроме того, сама форма графика (если вы пользуетесь бланком N Т-7, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1) включает отдельные графы для переноса — их можно заполнить от руки в случае необходимости.

Но приказ часто используется на практике. Многие компании хотят таким образом перестраховаться и иметь для ГИТ полный комплект документов. Также это самый удобный и простой способ донести информацию о корректировках до специалиста по кадрам.

Как составить приказ

Приказ о внесении изменений в график отпусков составляется в свободной форме, унифицированного бланка нет.

Но рекомендуем указать в нем:

• Ф.И.О. отпускника, должность и структурное подразделение (при его наличии);
• суть изменений графика и их причину;
• документ‑основание — заявление работника о переносе отпуска или согласие;
• новые даты отпуска и его продолжительность;
• должность и имя сотрудника, которому поручается внести изменения в график — как правило, это специалист по кадрам;
• другие поручения — например, уведомить работника не позднее, чем за две недели о начале отпуска по новым датам.

С приказом нужно ознакомиться под подпись всем лицам, которых он касается: и работнику‑отпускнику, и ответственному специалисту отдела кадров.

Образец приказа о внесении изменений

Предлагаем воспользоваться следующим шаблоном приказа о внесении изменений в график отпусков. Но вы можете разработать другую форму для своего предприятия.

Главное оформить документ по правилам делового оборота и включить всю необходимую информацию, чтобы у проверяющих органов не возникло вопросов.

Как внести изменения в форму графика отпусков Т-7

Теперь перейдём к практической части. Как внести изменения непосредственно в график отпусков (при условии, что вы пользуетесь бланком N Т-7, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1)?

1. В графе 8 укажите реквизиты документа-основания. Например, «Приказ № 14 от 30.01.2025 г.»
2. В графу 9 нужно вписать дату (изменённую) начала отпуска, в соответствии с приказом.
3. В графе 7 укажите фактическую дату начала (если отдых переносится на текущий календарный год).
4. В графе 10 «Примечание» можно указать, например, количество дней, которые работник не использовал из‑за отзыва.

Если вы используете собственную форму графика, рекомендуем предусмотреть в ней соответствующие поля и таким же способом фиксировать изменения дат при необходимости. Работодателя, который нарушает правила переноса, могут привлечь к ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, если отдых был перенесен на следующий календарный год, когда это было запрещено законом (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Заключение

Изменения в графике отпусков неизбежны, но важно вносить их правильно, чтобы избежать нарушений. Причины могут быть разными — от болезни сотрудника до производственной необходимости. Главное — соблюдать ограничения, установленные трудовым законодательством, и фиксировать корректировки документально. Приказ о внесении изменений не является обязательным, но на практике он помогает работодателям упорядочить кадровый документооборот и защитить себя от возможных претензий инспекции труда.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и  расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.

Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт‑Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp