Как вести товарный учёт в рознице
Время на чтение: 7 мин.
Как вести товарный учёт, чтобы контролировать движение товара, следить за остатками и оптимизировать продажи.
При неправильном ведении учёта товар залеживается на складе, а деньги бизнеса замораживаются. Если товар долго не реализуется, то он может испортиться и стать неликвидным. Придётся его списывать, а это финансовые потери.
- Что такое товарный учёт
- Преимущества товарного учёта
- Виды учёта в магазине
- Методы ведения товарного учёта
- Способы товарного учёта
- Этапы и порядок учёта
- Методы учёта запасов
- Ответственность за неправильный учёт товара
- Выводы
Что такое товарный учёт
Товарный учет (ТУ) — это контроль торговых операций и фиксация всех этапов, начиная с планирования закупки и заканчивая созданием отчётности после продажи товара.
Вести товарный учёт «на коленке» — неправильная стратегия, многие компании давно перешли на системы учёта, такие как «1С:Управление торговлей 8.3». в программе есть все необходимые функции для управления продажами, планирования и аналитики.
Программы учёта обеспечивают быстрый доступ к информации и позволяют выстраивать правильные стратегии: своевременное пополнение запасов, контроль проданных товаров, обмен электронными документами.
Например, в сфере розничной торговли товарный учёт ведут магазины — они отражают данные о поступлении и выбытии товаров, остатках на складе, сроках хранения, перемещениях, возвратах.
Преимущества товарного учёта
Товарный учёт нужен всем участникам продаж — производителям, поставщикам, продавцам, дистрибьюторам. Товарный учёт внедряют в свои процессы розничные точки продаж и магазины с большим ассортиментом и сезонной продукцией.
Перечислим основные плюсы товарного учёта:
- Отслеживание продаж на всех этапах. Вы знаете, когда закуплен товар, по какой цене, когда выбыл и какой доход принесли продажи.
- Доступ к систематизированным данным. Сведения о закупках вносятся в базы данных, что позволяет отслеживать остатки на складе и вовремя закупать ходовые и заканчивающиеся товары.
- Оптимизация продаж. Вы не замораживаете деньги на складе, а наращиваете продажи, благодаря грамотному учёту. На складе не накапливается залежалый товар, и, наоборот, не образуются паузы при пополнении запасов ходовых товаров.
- Контроль сотрудников. Хаотичность в продажах приводит к ошибкам персонала, а иногда — к мошенничеству и воровству. Товарный учёт показывает, сколько товара продано, сколько осталось, какая сумма должна лежать в кассе в конце дня. в случае недостачи проще выявить причастных к ней работников.
Вести учёт можно по‑разному — от руки на бумаге, в таблицах на компьютере или специальных программах. Некоторые розничные продавцы начинают задумываться о внедрении программ для товарного учёта, только когда данных становится слишком много. Программы помогают вести учёт профессионально, подсвечивают каждый этап, упрощают управление товарными операциями.
Виды учёта в магазине
Чтобы вести товарный учёт в рознице без лишних затрат и не замораживать деньги на складе, важно понимать, какие виды учёта существуют и как их грамотно сочетать. Рассмотрим три ключевых направления — оперативный, бухгалтерский и складской учёт.
Оперативный учёт
Оперативный учёт позволяет в любой момент узнать, сколько товаров есть в магазине, какие позиции пользуются спросом, а какие залёживаются на полках. Он нужен для быстрого анализа и принятия решений: когда заказать новую партию, какие товары нужно продвигать, а какие — списывать.
Бухгалтерский учёт
В нем фиксируются все финансово-хозяйственные операции, связанные с товаром: закупки, продажи, списания, налоги. Бухгалтерский учёт помогает не только рассчитывать прибыль, но и вести корректную отчётность перед налоговыми органами.
Складской учёт
Складской учёт помогает контролировать движение товаров на складе и не допускать излишков или дефицита. Если его вести правильно, можно избежать ситуации, когда деньги заморожены в ненужных товарах.
Например, если магазин заказывает слишком много одного товара, но он плохо продаётся, это может привести к убыткам. Грамотный складской учёт включает в себя инвентаризацию, контроль остатков и анализ сроков хранения, чтобы не допускать потерь.
Методы ведения товарного учёта
Рассмотрим на примерах два метода товарного учёта — суммовой и аналитический. в первом случае учёт ведётся «от руки», во втором — не обойтись без специальной программы.
Суммовой метод
У Алексея магазин сувенирной продукции — кружки, футболки, магниты, брелоки и т.д. Он ведёт учёт товарных поступлений и выбытий в тетради: записывает сумму расходов и доход, а прибыль считает как разницу между ними.
Алексей ведёт учёт примерно (с массой допущений) — он видит, на какую сумму у него осталось товаров, но не знает каких именно товаров. Общая сумма непроданных товаров — 200 тыс. рублей, но сколько из них кружек, а сколько футболок — неизвестно. Кроме этого, Алексей приблизительно понимает, какие сувениры расходятся быстро, а какие лежат давно.
Проблема в том, что у Алексея мало данных, из‑за этого он не может составить качественную аналитику и грамотно вести учёт остатков. В этом минус суммового метода.
Аналитический метод
У Светланы магазин косметики и парфюмерии. Она ведёт учёт в программе «1С:Управление торговлей 8.3». Все данные видны по каждой позиции — понятно, какого именно товара и на какую сумму осталось.
Такой подход позволяет Светлане анализировать продажи в разрезе отдельного этапа и принимать верные управленческие решения. Она своевременно пополняет запасы, видит недостачи, отслеживает рост и падение продаж по периодам.
С помощью товароучётной программы проще вести торговую деятельность на основе систематизации данных и дробления этапов на более мелкие периоды.
Способы товарного учёта
Товарный учёт можно вести тремя основными способами — на бумаге, в электронной таблице, например, в Excel, в товароучётной программе. У каждого способа есть особенности, преимущества и недостатки.
Учёт на бумаге (от руки)
Продавец ведёт учёт товарных операций в тетради или журнале. Вручную вносятся данные о поступлении, выбытии, остатках, расходах и доходах.
Так работает суммовой метод.
В конце дня нужно посчитать остатки и сравнить их с записями. Если есть недостачи, то установить причины и найти причастного работника будет сложно. При таком подходе часто допускают ошибки в расходах и доходах.
Учёт на бумаге не подходит магазинам с большим ассортиментом, поэтому всё больше продавцов от него отказываются в пользу более продвинутых и современных решений.
Учёт в электронных таблицах
При таком подходе данные записываются в таблицу, но тоже вручную. Не исключён человеческий фактор — ошибки и некорректное отражение данных.
Например, сотрудник может неверно записать цену или количество продукции. Собственник бизнеса не успеет своевременно пополнить запасы или, наоборот, закупит лишние товары. В результате эта оплошность пройдёт по всей цепочке продаж и обернётся недостачами и потерей денег.
Товароучётная программа
Специальные сервисы помогают вести чёткий и корректный учёт в разрезе конкретного товара и периода. Предприниматель всегда знает, что пользуется спросом и когда завезти новый товар на склад. Кроме этого, товароучётная программа показывает, какой товар не продаётся, на каком промежутке произошла недостача, кто из сотрудников допустил ошибку.
На основании полученных данных предприниматель может выбирать правильную стратегию — завозить ходовые товары, точечно контролировать сотрудников, избавляться от залежалой продукции, не замораживать деньги на складе.
Всё больше собственников бизнеса переходят на программы для учёта продаж и автоматизации задач. Это помогает вести торговлю не вслепую, а на основании аналитических данных.
Этапы и порядок учёта
При учёте товарных операций отражается каждый этап — закупка, выбытие товара, перемещение, остатки. Каждый этап сопровождается оформлением и обменом документами — это важно для бухгалтерского учёта.
Поступление товара
В накладной указывается информация о товаре, поставщике, НДС. Поступающая партия учитывается в приходе, а затем делается наценка. Розничные точки продаж обычно закупают товары по отпускной цене.
При наценке важно не ошибиться, чтобы не понести финансовые потери. Иногда предприниматели не различают термины «закупочная цена» и «себестоимость».
Закупочная цена — это фактические расходы на покупку товара. К ней прибавляются другие расходы бизнеса (содержание магазина, доставка и др.) — из всех расходов, в том числе расходов на закупку, складывается себестоимость.
Перемещение на складе
После того как товар приняли, начинается учёт на складе. Важно понимать, какой товар на складе, сколько его и на какую сумму. Это поможет в дальнейшем контролировать остатки и своевременно пополнять запасы.
Продажи и возвраты
Продажа товара фиксируется в кассовом или товарном чеке. Чек помогает держать реализацию товара под контролем и выполнять требования 54-ФЗ. Выбытие товара отражается в учёте. По окончании смены кассир вносит данные о выручке в приходно‑кассовый ордер.
В случае порчи, кражи или списания товар также отражается в выбытии. Например, продавец может вернуть некачественный товар поставщику.
Данные о выбытиях и возвратах отражаются в бухгалтерских проводках. Бизнес, благодаря такому учёту, знает объём продаж и выручку.
Остатки
Подсчитывать остатки следует в конце каждой смены. Если учёт ведётся от руки, то необходим ежедневный учёт остатков. Установить точное количество остатков помогает инвентаризация.
Регулярный контроль остатков позволяет увидеть недостачи или излишки. Если общее количество товара совпадает, но есть расхождения по позициям — это пересортица. При недостаче составляется акт о списании товара.
Методы учёта запасов
Есть несколько методов учёта, которые помогают контролировать количество и движение товаров.
Инвентаризация
Инвентаризация — это проверка фактического наличия товаров и сверка с учётными данными. Она помогает выявить недостачи, излишки или ошибки в учёте. Инвентаризацию проводят вручную или с помощью сканеров штрихкодов. Чем чаще проводится инвентаризация, тем меньше риска накопить неликвидные товары или обнаружить потери.
Оперативный учёт
Этот метод позволяет следить за движением товаров в режиме реального времени. Каждая продажа, поступление или возврат сразу фиксируются в учётной системе. Оперативный учёт помогает видеть актуальные остатки и быстро реагировать на изменения: заказывать ходовые товары, вовремя уценивать непродаваемые позиции и не допускать пустых полок. При оперативном учёте проверяется не каждая единица товара, а более широко — коробка, упаковка, рулон.
Балансовый метод
Этот метод основывается на расчётах: он показывает, сколько товара поступило, сколько продано и сколько должно остаться. Балансовый метод помогает понять общую картину товарных запасов и выявить несоответствия.
Ответственность за неправильный учёт товара
Данные товарного учёта используются в бухгалтерском учёте для оформления проводок и контроля выручки. Если продавец будет вести учёт неправильно, то налоговая посчитает это нарушением.
Бизнесу необходимо оформлять первичные документы, вести учёт поступлений и выбытий, а также своевременно фиксировать товарные операции. Ответственность для должностных лиц прописана в ст. 15.11 КоАП РФ, для организаций — в ст. 120 НК РФ.
Но, в первую очередь, вести товарный учет необходимо не из страха получить штраф, а для улучшения бизнес‑процессов. Неправильное ведение учёта чревато последствиями — кассовыми разрывами, нарушением поставок, потерей клиентов и денег.
Выводы
- Товарный учёт помогает контролировать товарные операции и сотрудников. Например, какой товар продаётся быстрее, а какой — залёживается, кто из сотрудников причастен к недостаче.
- Есть два метода ведения учёта — суммовой и аналитический. Первый позволяет приблизительно знать данные, а второй основывается на детализированном учёте (по товарным позициям, периодам, ценам).
- Вести учёт можно в тетради, электронной таблице и в товароучётной программе.
- Каждый этап сопровождается оформлением документов — накладные при приёмке, акты списания при выбытии, кассовые чеки при продажах, приходно‑кассовый ордер в конце смены.
- Контролировать остатки можно несколькими способами — с помощью инвентаризации, оперативного учёта и балансового метода.
В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.
Владельцам бизнеса
Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг
ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.
Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.
В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт‑Петербурга и Ленинградской области.
Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.
Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.
Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:
или оставить заявку в чате.
