Как оформить документы, если сроки командировки изменились?
Время на чтение: 5 мин.
Как оформить документы, если сроки командировки изменились? Иногда сотрудник возвращается из деловой поездки раньше или позже срока. Заболел и вернулся домой, задержался, чтобы заключить договор с партнерами — случаи бывают разные.
В этой статье:
- Как регулируются сроки командировки
- Документы для оформления изменения сроков командировки
- Отзыв сотрудника из командировки
- Документы при отзыве сотрудника из командировки
- Продление сроков командировки
Как регулируются сроки командировки
Согласно п. 3 Положения о командировках, работника направляют в командировку на основании письменного решения работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Устанавливая срок командировки, работодатель учитывает объём, сложность и различные аспекты служебного поручения.
Отзыв сотрудника из командировки по инициативе работодателя не регулируется законодательством, так же как и возможность досрочного прерывания поездки по уважительным причинам.
В случае, если работник возвращается из поездки раньше, без предварительного уведомления и согласования, то работодатель имеет право привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности (ч.1 ст.192 ТК РФ).
Порядок продления командировки также не фиксируется ни в Положении о командировках, ни в ТК РФ. Однако процесс изменения сроков деловой поездки может быть установлен в положении о командировках, принятом в компании.
Документы для оформления изменения сроков командировки
Если срок поездки оказался больше или меньше запланированного, вносить изменения в текущий приказ на командировку или переделывать его задним числом не нужно.
Необходимо оформить новый приказ на командировку, где будут отражены актуальные даты поездки, а также причина, по которой они были изменены (копия больничного листа, электронное письмо о переносе или завершении переговоров и т.д.). Такой документ поможет обосновать дополнительные расходы (если командировка была продлена) и признать их в налоговом учёте.
При отсутствии должного опыта работы с кадрами или кадрового сотрудника согласовать и подписать приказ на командировку можно через сервис Trivio. Интеграции сервиса с 1С, системами КЭДО и другими платформами позволяют оформить командировку, согласовать авансовый отчет и получить закрывающие документы.
Отзыв сотрудника из командировки
Работодатель может отозвать сотрудника из командировки, если:
- служебное задание выполнено досрочно;
- служебное задание, ради которого была организована командировка, отменено работодателем;
- выполнение служебного задания невозможно по причинам, не зависящим от работника.
Документы при отзыве сотрудника из командировки
По возвращении сотрудника из командировки, даже если он провёл в отъезде всего сутки, бухгалтерия должна собрать стандартный пакет документов:
- авансовый отчёт;
- электронные билеты и чеки.
Существенных различий между обычной командировкой и деловой поездкой, завершившейся досрочно, нет. Однако преждевременное возвращение сотрудника вносит коррективы в отчётность. Ключевое изменение касается перерасчёта аванса, выданного сотруднику перед отъездом (на основании приказа об изменении сроков командировки).
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней.
Представить авансовый отчёт об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчёт по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. к авансовому отчёту прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Днём выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолёта, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днём приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днём отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населённого пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
Если сотрудник не вернул аванс вовремя, работодатель может удержать из его заработной платы компенсацию, но не более 20% от начисленной суммы (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ, ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
Продление сроков командировки
Работодатель может продлить командировку, если:
- компания даёт сотруднику дополнительные задачи на период командировки;
- сотрудник заболел и вынужден остаться в городе временного пребывания, чтобы завершить служебное задание позже;
- возникла производственная необходимость;
- сотрудник столкнулся с транспортными проблемами (опоздание самолёта или поезда, нехватка билетов, поломка автобуса и т.д.)
Ответственный за направление сотрудника в командировку должен написать служебную записку, на основании которой составляется приказ о продлении срока командировки.
После возвращения из командировки сотруднику должны быть выплачены:
- расходы по проезду (п. 12 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 01.03.2023) «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки»));
- расходы по найму жилого помещения (п. 14 и 21 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 01.03.2023) «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки»));
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, т.е. суточные (п. 11, 17 и 19 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 01.03.2023) «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки»));
- средний заработок за период нахождения работника в командировке, включая дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути (п. 9 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 01.03.2023) «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки»));
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (возмещение осуществляется при предоставлении документов, подтверждающих эти расходы).
В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.
Владельцам бизнеса
Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг
ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.
Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.
В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.
Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.
Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:
или оставить заявку в чате.
