Кадровый аутсорсинг

Как кадровый аутсорсинг помогает бизнесу оптимизировать процессы делопроизводства и снизить риски. Что такое кадровый аутсорсинг, для каких компаний он актуален (от растущих предприятий до малого бизнеса без планов расширения штата), и как он решает проблемы перегруженности отдела кадров, ненадежности сотрудников или дефицита квалифицированных специалистов.

В этой статье:

1. Аутсорсинг кадрового делопроизводства: что это и для кого
2. Причины перехода на кадровый аутсорсинг
   • Повышенная нагрузка на отдел кадров при расширении компании
   • Небольшая компания не планирует расширять штат сотрудников
   • Сотрудник кадрового учёта ызывает сомнения в своей надёжности
   • Нет возможности поиска сотрудника с подходящим опытом
3. Основные преимущества аутсорсинга кадровых услуг
   • 1. Экономия ресурсов и времени
   • 2. Оплата услуг ровно в том объёме, который требуется организации
   • 3. Непредвзятость в принятии решений
4. Какие функции кадрового делопроизводства можно делегировать
5. Выбор подходящего поставщика по оказанию услуг кадрового учёта
6. Как контролировать работу аутсорсера
7. Заключение

Обратите внимание на кадровый аутсорсинг, даже если в компании уже есть отдел персонала. Профессионалы возьмут на себя часть функций, снимут нагрузку со штатных кадровиков, чётко организуют бизнес‑процессы и смогут оперативно реагировать на изменения в законодательстве.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства: что это и для кого

Кадровый аутсорсинг — полная или частичная передача функций, связанных с документальным оформлением персонала, специализированной организации.

Делегирование функционала актуально как для крупных компаний, так и для малого предпринимательства:

• при повышенной нагрузке, например, при открытии дополнительного филиала, расширении производства, когда буквально «не хватает рук»;
• при низкой нагрузке, когда нет смысла создавать отдельное подразделение или нанимать кадровика в штат.

Разберём причины переходы на кадровый аутсорсинг.

Причины перехода на кадровый аутсорсинг

На кадровый аутсорсинг переходят по разным причинам:

• Компания развивается, и свой отдел кадров не справляется с нагрузкой.
• Кадровый специалист нужен временно, например, решить нестандартную задачу.
• У своего кадрового специалиста недостаточно знаний в конкретной области, руководство в нём сомневается.
• Самостоятельно не получается найти надёжного специалиста.

Повышенная нагрузка на отдел кадров при расширении компании

Представьте: IT-агентство решает открыть филиал в другом городе или даже несколько филиалов. Возрастает нагрузка на свой кадровый отдел: изучить вакансии, отобрать лучших кандидатов, провести собеседования — всё это отнимает много времени. А если в агентстве только один кадровик, то подбор и оформление сотрудников может растянуться неизвестно насколько.

Кадровый аутсорсинг — это настоящее спасение для развивающихся компаний: сторонние организации подхватят важные задачи и снимут нагрузку со штатных кадровиков.

Но есть ещё аутстаффинг — когда сторонняя организация предоставляет сотрудников «в аренду». Преимущество в том, что «арендующая сторона» получает квалифицированные кадры, а «арендатор» берёт на себя административные вопросы.

Небольшая компания не планирует расширять штат сотрудников

А вот еще пример: небольшое маркетинговое агентство с уже сформированным штатом. Расширять отдел специалистов — невыгодно для бизнеса. Ведь это дополнительные зарплаты, обязательства по налоговым отчислениям. Или для решения временной задачи нет смысла нанимать постоянного сотрудника: через месяц отпадёт необходимость в сотруднике и придётся с ними расстаться.

При кадровом аутсорсинге компания обращается к сторонним специалистам. Они выполняют обязательства по договору в обозначенные сроки. Потом договор можно продлить или заключить новый после перерыва в сотрудничестве.

При аутстаффинге компания фактически получает нового сотрудника, при этом не расширяя собственный отдел. Руководитель точно так же поручает ему задачи, контролирует результат. После окончания «аренды» сотрудника не нужно увольнять, он возвращается в свою компанию.

Сотрудник кадрового учёта ызывает сомнения в своей надёжности

В чем проявляется ненадежность сотрудника? Если компания взяла молодого и неопытного специалиста, то его нужно обучать и долго вводить в курс дела. Руководитель понимает, что специалист перспективный, но прямо сейчас его компетенции вызывают сомнения. Кроме этого, свой специалист может заболеть, взять отпуск, а девушка‑сотрудница — уйти в декрет.

В этом случае снова на помощь приходит кадровый аутсорсинг или аутстаффинг. Руководитель сам выбирает стороннего специалиста, исходя из его опыта, специализации, профессиональных знаний.

Нет возможности поиска сотрудника с подходящим опытом

Поиск сотрудника с опытом, да ещё и в определённой области — процесс трудозатратный. Уйдет много времени на мониторинг объявлений, «отсеивание» кандидатов, собеседования. Проще обратиться к специализированным организациям, занимающимся аутсорсингом персонала.

Аутсорсинговые кадровые агентства и аутстафферы оказывают услуги и предоставляют сотрудников, опираясь на запросы клиента. Обычно у них есть эксперты с разной специализацией, но при необходимости они могут быстро найти и привлечь человека с профессиональными знаниями, с учётом пожеланий конкретного бизнеса.

Основные преимущества аутсорсинга кадровых услуг

1. Экономия ресурсов и времени

Аутсорсинговые компании располагают специалистами высокой квалификации. Соответственно, работа выполняется быстро, со знанием теории и практики, без ошибок в оформлении документов и нарушения сроков.

Даже при наличии внутреннего отдела (или штатного специалиста по кадровому делопроизводству) аутсорсинг не теряет своей актуальности:

• Подрядчику можно передать лишь часть функций, это высвободит время от второстепенных задач и послужит хорошей «подмогой», вторым мнением в сложных или конфликтных ситуациях с персоналом.
• Текущая работа не встанет в периоды отпуска или больничного у штатного специалиста, так как есть подрядчик, который возьмёт на себя его обязанности.
• Аутсорсинг персонала обеспечивает бесперебойность своей работы, так как выполнение задач не завязано на конкретном сотруднике: компания‑аутсорсер имеет целый штат квалифицированных специалистов, специализирующихся на вопросах кадрового делопроизводства.

2. Оплата услуг ровно в том объёме, который требуется организации

Сотруднику по трудовому договору нужно платить как минимум МРОТ с региональными коэффициентами. Кроме того, необходимо делать отчисления в налоговую и СФР.

Если возрастёт нагрузка, придётся расширять и подразделение: нанимать новых специалистов по кадрам, увеличивать фонд заработной платы. Это не всегда выгодно, особенно в тех случаях, когда количество кадровых задач связано с сезонностью или иными периодическими изменениями.

Например, компания открывает новый объект. Кадровику необходимо укомплектовать для него штат, оформить документы, известить госорганы. Как только филиал начнёт обособленную жизнь, объём работы у специалиста сократится, но зарплата останется прежней.

На такие точечные задачи целесообразно не нанимать нового человека, а привлекать аутсорс.

3. Непредвзятость в принятии решений

Ещё один «тонкий» момент: привлечённый специалист не связан личными, дружескими отношениями с коллективом компании.

Это значит, что любые конфликтные ситуации, которые требуют не только профессиональных знаний, но и беспристрастности, будут решены наилучшим образом в интересах бизнеса.

Какие функции кадрового делопроизводства можно делегировать

По договору аутсорсинга привлечённым специалистам в сфере кадрового делопроизводства можно передать:

• разработку проектов трудовых договоров, приказов и прочей кадровой документации;
• разработку и составление локальных нормативных актов, должностных инструкций;
• заполнение документов, например, личных карточек, соглашений, приложений к трудовым договорам;
• разработку графиков посменной работы, графиков отпусков;
• подбор персонала, поиск и собеседования;
• обработку персональных данных работников и соискателей (с согласия физлиц);
• решение кадровых задач с иностранными работниками;
• подготовку копий документов, справок по запросам работников;
• сопровождение дисциплинарных расследований и др.

Обратите внимание: аутсорсинговая компания не вправе заполнять и хранить трудовые книжки. Обязанность по ведению и учёту строго закреплена за работодателем (ст. 66 ТК РФ и Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н). Для полной передачи кадрового делопроизводства профессиональному подрядчику, воспользуйтесь аутстаффингом.

Выбор подходящего поставщика по оказанию услуг кадрового учёта

Как выбрать поставщика по оказанию услуг кадрового учета и по каким критериям:

1. Определитесь с форматом сотрудничества. Что вам выгоднее — кадровый аутсорсинг или аутстаффинг. в первом случае вы поручаете задачу, и компания выполняет её от А до Я. Во втором — вы «арендуете» сотрудника, и сами контролируете его работу, как это происходит со штатными сотрудниками.
2. Изучите информацию о компании. Кадровый учёт — это не только работа с документами по оформлению отпусков, зарплате, больничным. Но и взаимодействие с контрольными органами, аудит кадрового учёта на предприятии. Ориентируйтесь на релевантный опыт поставщика услуг кадрового аутсорсинга.
3. Почитайте отзывы о компании. Изучите комментарии прошлых клиентов и место компании в рейтингах.
4. Уточните методы взаимодействия. Опытные поставщики работают в общей системе, чтобы клиент мог отслеживать результаты работы по кадровому учёту. Спросите про конфиденциальность — как компания работает с персональными данными, кто из сотрудников будет иметь доступ к базам.

Кроме этого, внимательно читайте договор. В нём должны быть не только перечень услуг и цены, но и действия компании в случае внезапных проверок, информация о покрытии страховых рисков

Как контролировать работу аутсорсера

Многие компании смущает юридическая обособленность привлечённого специалиста по кадровому делопроизводству.

Возникает вопрос: как контролировать эффективность работы аутсорсеров, выстраивать коммуникации, соблюдать субординацию «руководитель‑подчиненный», если фактически это не свой работник, а внештатный специалист?

Наши специалисты рекомендуют следующее:

1. Урегулируйте все спорные моменты ещё на этапе подписания договора на оказание услуг. С самого начала чётко закрепите круг обязанностей, зоны ответственности, критерии оценки качества выполненной работы, санкции за нарушения.
2. Определите, кто из внутренних работников будет контролировать действия аутсорсеров. Это может быть начальник отдела кадров, исполнительный или генеральный директор. Важно отслеживать, чтобы работа исполнителей соответствовала заранее достигнутым договоренностям и давала ожидаемый результат.
3. Получайте обратную связь от представителя аутсорсера. Специалисты аутсорсера должны регулярно поддерживать связь со своими заказчиками, предоставлять отчёты и обеспечивать полную прозрачность сотрудничества.

Заключение

Перечислим главное:

1. Кадровый аутсорсинг — полная или частичная передача функций, связанных с документальным оформлением персонала, специализированной организации.
2. Аутстаффинг персонала — это предоставление сотрудников в «аренду» с учётом пожеланий клиента и специфики его бизнеса.
3. Причины перехода на кадровый аутсорсинг — разгрузка отдела кадров при расширении бизнеса, текучесть кадров, необходимость быстро найти опытного специалиста.
4. Услуги кадрового аутсорсинга — разработка кадровой документации, создание внутренних регламентов, ведение делопроизводства, графиков и учётных таблиц, оформление справок и т.д.
5. Как контролировать работу аутсорсера — подробно прописать услуги в договоре, назначить ответственного, регулярно поддерживать связь с аутсорсером.

Читайте также статью — Аутсорсинг расчёта зарплат

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и  расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.

Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт‑Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp