Аутсорсинг расчёта зарплат
Время на чтение: 9 мин.
Аутсорсинг расчёта зарплат и кадрового учёта — это экономия времени, снижение затрат и рисков, повышение эффективности бизнеса. Разбираем на конкретных примерах, как аутсорсинг зарплат и кадров может помочь сэкономить бюджет компании.
В этой статье:
- В каких ситуациях аутсорсинг расчёта зарплаты и кадрового учёта просто необходим
- Выгода перехода на аутсорсинг расчёта зарплаты и КДП в примерах
- Что ещё важное из того, что есть у аутсорсинга, стоит учесть
- Как выбрать компанию для передачи расчёта зарплаты и КДП на аутсорс
- Плюсы и минусы перехода на аутсорсинг
- Заключение
В каких ситуациях аутсорсинг расчёта зарплаты и кадрового учёта просто необходим
Расчёт оплаты труда и кадровое делопроизводство — важные для функционирования всей системы бизнеса участки бухгалтерии.
Ошибки, допущенные бухгалтером на этих участках, напрямую влияют на лояльность, мотивацию и эффективность работы всех сотрудников компании, одновременно увеличивая и риски трудовых споров. Вместе с тем это вполне обособленные функции, которые ведутся в отдельной системе учёта (например, 1С:ЗУП), и их можно отдать без каких‑либо рисков. Поэтому компании нередко отдают на аутсорсинг именно расчёт зарплат и ведение кадрового делопроизводства.
Многие финансовые руководители уверены, что аутсорсинг в любом случае обойдется компании дороже, чем штатный бухгалтер. к тому же свой человек всегда «под боком», на виду, тогда как аутсорсер работает удалённо и не поддаётся контролю.
А экономическую выгоду и другие важные аспекты, которые необходимо учесть при принятии решения, мы рассмотрим на реальных примерах.
Итак, в первую очередь, выделенный специалист на участки расчёта зарплаты и кадрового делопроизводства необходим среднему и крупному бизнесу. Малый бизнес, как правило, имеет одного бухгалтера, совмещающего множество функций, поэтому в этой статье этот вариант не рассматриваем.
Низкая квалификация бухгалтера
Неточности в расчётах оплаты труда, налогах и отчётности могут стоить компании серьёзных штрафов и проблем с контролирующими органами. Если бухгалтер не разбирается в сложных аспектах трудового законодательства или допускает регулярные ошибки, лучше доверить эти задачи профессионалам. Аутсорсинг гарантирует, что зарплата будет начисляться вовремя и правильно, а документы — соответствовать всем требованиям закона.
Когда бухгалтер заболел, ушёл в отпуск или уволился
Часто в средних и крупных компаниях работает бухгалтерская служба, но расчётом зарплаты занимается не более пяти специалистов. Отсутствие одного из таких бухгалтеров может нарушить процесс расчёта и учёта заработной платы, а не вовремя выплаченная зарплата карается штрафами. Аутсорсинговая компания работает бесперебойно, независимо от отпусков и больничных, обеспечивая стабильность расчётов и отчётности.
Большой объём текучки кадров в компании
Частая смена сотрудников требует постоянного оформления новых трудовых договоров, приказов, расчётов компенсаций и уведомлений в контролирующие органы. Сотрудник бухгалтерской службы может просто не справляться с таким объёмом работы. Аутсорсинг расчёта заработной платы и кадрового делопроизводства решает эту проблему: все документы оформляются быстро, корректно и в полном соответствии с законодательством.
Выгода перехода на аутсорсинг расчёта зарплаты и КДП в примерах
Пример 1. 100–150 сотрудников. Бухгалтер по расчёту заработной платы
Сравним, во сколько в среднем за месяц компании в 100‑150 сотрудников реально обойдётся штатный бухгалтер по расчёту зарплаты или аутсорсинг той же функции расчёта зарплаты. Для такого объёма задач потребуется один бухгалтер, который в среднем в Москве и Санкт‑Петербурге сейчас получает на руки около 110 тыс. руб.
| В среднем за месяц | Штатный бухгалтер (100 сотрудников) | Штатный бухгалтер (150 сотрудников) |
|---|---|---|
| Оклад + страховые взносы | 151 200 | 151 200 – 164 400 * |
| Аренда рабочего места, коммунальные платежи, обслуживание программы 1С, IT и связь | 9 000 | 9 000 |
| ИТОГО, руб. в месяц | 160 200 | 160 200 – 173 400 * |
| Стоимость аутсорсинга на такой же объём ** | 169 000 | 189 000 |
На первый взгляд экономически выгоднее держать специалиста в штате. Теперь добавим к рассмотрению объективную статистику, с которой сталкивается сейчас любой работодатель:
- 2–3 года — средний срок работы на одном месте в современном мире, а значит, периодически вам придётся искать нового бухгалтера. Из этого вытекает следующий риск.
- 90 рабочих дней — средний срок закрытия позиции рекрутментом — в течение этого времени вам придётся решать, кем подменять этот функционал.
- 4 недели — отпуск штатного сотрудника — в этот период необходимо обеспечивать непрерывность участка за счёт других сотрудников.
- 1 неделя больничного — именно на столько уходит 31% сотрудников минимум раз в год (данные статистики за 2024 год). Здесь уже придётся срочно решать, кем подменить заболевшего сотрудника, что не всегда возможно.
Добавим к этому декретный отпуск, выгорание, необходимость периодического повышения квалификации и другие повседневные реалии работодателей. Все вышеперечисленное также связано с тратой денег — правда, траты эти не прямые, а косвенные, неочевидные на первый взгляд.
И расходы становятся уже вполне сопоставимыми — если тщательно подойти к анализу, а не ограничиться поверхностным сравнением стоимости аутсорсинга с зарплатой бухгалтера в штате.
Команда профессионалов ООО «Аврора Консалт» обеспечит своевременную выплату зарплаты вашим сотрудникам и расчёты с бюджетом без штрафов. Учитываем специфику любой отрасли и масштабов бизнеса. Если вы не уверены в наличии нужных первичных документов — поможем проверить их полноту и при необходимости восстановить. Все данные надежно защищены — система контроля качества и защиты данных соответствует стандарту SSAE 18. Вам не придётся переживать о конфиденциальности расчётов зарплаты — информация о вознаграждениях руководителей надежно защищена от доступа третьих лиц.
Пример 2. Ведущий бухгалтер по расчёту заработной платы
Для компании в 150–200 сотрудников уже потребуется ведущий бухгалтер — зарплата такого специалиста в Москве и Санкт-Петербурге сейчас колеблется от 120 до 160 тыс. руб. на руки. При численности кадров более 150 человек одного сотрудника уже будет недостаточно, поэтому ведущему бухгалтеру нужен помощник — включаем в анализ ситуацию, когда участок расчёта зарплаты обслуживает связка бухгалтера и ведущего бухгалтера. в последнем случае берём средний показатель зарплаты ведущего бухгалтера в 140 тыс. руб. и ½ ставки обычного бухгалтера из предыдущего примера. Рассчитаем расходы компании:
| В среднем за месяц | Штатный ведущий бухгалтер (150 сотрудников) | Штатный ведущий бухгалтер + бухгалтер (½) (200 сотрудников) |
|---|---|---|
| Оклад + страховые взносы | 209 200 | 297 400 |
| Аренда рабочего места, коммунальные платежи, обслуживание программы 1С, IT и связь | 9 000 | 13 500 |
| ИТОГО, руб. в месяц | 160 200 | 218 200 – 310 900 |
| Стоимость аутсорсинга на такой же объём * | 189 000 | 209 000 |
Как видно, уже на этапе первоначальных расчётов очевидна экономическая выгода от аутсорсинга. Если добавить отсутствие отпусков и больничных и гарантию непрерывности работы без риска увольнений, преимущество выходит ещё внушительнее.
Теперь рассмотрим услуги кадрового учета.
Пример 3. Специалист по кадровому делопроизводству
Кадровик нужен бизнесу любого масштаба, поэтому включим в пример расчёт для компаний с разной численностью сотрудников.
За основу расчёта возьмем оптимальную нагрузку на одного кадровика — примерно 100 сотрудников. Заработная плата специалиста по кадровому делопроизводству с опытом до 3 лет в Москве и Санкт-Петербурге — от 70 до 110 тыс. руб. на руки. Возьмем средний показатель в 90 тыс. руб.
| В среднем за месяц | 1 штатный кадровик (50 сотрудников) | 1 штатный кадровик (100 сотрудников) | 2 штатных кадровика (150–200 сотрудников) | 3 штатных кадровика (250–300 сотрудников) |
|---|---|---|---|---|
| Оклад + страховые взносы | 122 000 – 134 500 * | 122 000 – 134 500 * | 269 000 | 403 500 |
| Аренда рабочего места, коммунальные платежи, обслуживание программ **, IT и связь | 9 000 | 9 000 | 18 000 | 27 000 |
| ИТОГО, руб. в месяц | 131 000 – 143 500 | 131 000 – 143 500 | 287 000 | 430 000 |
| Стоимость аутсорсинга на такой же объём *** | 125 000 | 189 000 | 229 000 | 269 000 |
Отпуска, больничные, поиск, найм и другие важные обстоятельства, как мы помним, тоже стоит держать в уме — здесь они вместе с расходной частью уже составляют серьёзный перевес в пользу аутсорсинга.
Из таблицы видно, что, чем крупнее бизнес, тем выгоднее отдавать функцию кадрового администрирования на аутсорсинг.
Мы привели средние заработные платы специалистов в Москве и Санкт-Петербурге по данным портала HeadHunter в конце 2024 года. Безусловно, можно найти и более дешевых специалистов на рынке, но квалификацию таких сотрудников уже нельзя сравнивать с качеством аутсорсинга, она существенно ниже.
Только финансовому или генеральному директору компании решать, по какому сценарию ему комфортнее идти.
Специалисты ООО «Аврора Консалт» обеспечат кадровое делопроизводство с учётом бизнес‑процессов вашей компании и требований законодательства по защите персональных данных. Организуем непрерывную поддержку кадрового документооборота и снизим риски споров с вашими сотрудниками и трудовой инспекцией.
Что ещё важное из того, что есть у аутсорсинга, стоит учесть
Есть ли в вашей компании ИТ сервисы для сотрудников?
Почему это важно. Чем больше современных программ вместо бумажного документооборота предоставляет компания, тем она привлекательнее как работодатель. Это могут быть различные системы кадрового электронного документооборота (КЭДО), которых много на рынке, либо отдельные сервисы для определенных бизнес‑процессов. Такой подход удобен сотрудникам, сокращает рутинные операции, даёт больше возможностей для гибкого графика и привлечения удалённых сотрудников.
Если у вас консервативная компания, где все привыкли лично ходить к бухгалтеру или кадровику, то можете не рассматривать этот пункт. Но держите в уме, что чем больше молодежи вы привлекаете на работу, тем важнее это становится.
Почему аутсорсинг выгоднее. ООО «Аврора Консалт» не только подключает своим клиентам удобные сервисы (например, для автоматизированного получения расчётных листков по зарплате), но и внедряет системы КЭДО, а также предоставляет сотрудникам клиента возможность общения с бухгалтером в чате 24/7.
Какова квалификация вашего бухгалтера или кадровика?
Почему это важно. в последнее время вводится очень большое количество изменений законодательства. С 2025 года серьёзно поменялась налоговая система, в том числе полностью поменялся принцип расчёта заработной платы. Плюс к этому регулярно ужесточается кадровое законодательство, повышается ответственность работодателей, вводятся новые штрафы. Например, ошибка кадровика сейчас может обойтись компании штрафом от 30 тыс. до 800 тыс. рублей или вовсе приостановкой деятельности.
Почему аутсорсинг выгоднее.Все изменения регулярно отслеживаются, операции автоматизируются, а качество контролируется — это исключает ошибки.
Как выбрать компанию для передачи расчёта зарплаты и КДП на аутсорс
Разберём, что учитывать при выборе компании‑аутсорсера, чтобы сотрудничество было максимально продуктивным.
Во-первых, репутация аутсорсинговой компании на рынке. Выбирайте подрядчика, который имеет опыт в аутсорсинге расчёта заработной платы и делопроизводства. Изучите отзывы настоящих и бывших клиентов, причём не только на сайте компании, но и на незаинтересованных отзовиках. Найдите информацию о руководителе, специалистах и контрагентах компании. Важно, чтобы в компании работали квалифицированные бухгалтеры и кадровые специалисты, которые регулярно обновляют знания и следят за изменениями в законодательстве. Узнайте, есть ли у них сертификаты, подтверждающие уровень профессионализма.
Во-вторых, наличие удобного формата сотрудничества. Уточните, какие форматы работы предлагает компания‑аутсорсер. Если вам комфортнее работать онлайн, то выбирайте удалённый аутсорсинг — например, это идеальное решение для малого бизнеса. Если вам важно, чтобы сотрудник всегда был рядом, то найдите подрядчика, который предлагает работу специалиста в вашем офисе — формат отлично подойдёт среднему и крупному бизнесу.
И, в третьих, полный пакет документов. Важно «на берегу» обсудить все условия, а договоренности оформить документально. Попросите, чтобы подрядчик подготовил для вас проект договора с описанием услуг, ответственностью сторон и стоимостью. в этом случае вы будете застрахованы от непредвиденных ситуаций и скрытых платежей. Договор обязательно должен включать страхование ответственности: вы получите компенсацию, если аутсорсинговая компания допустит ошибки в работе. Обратите внимание на наличие соглашения о конфиденциальности. в нём фиксируется обязательство подрядчика о неразглашении коммерческой тайны и финансовых показателей бизнеса клиента. Полный пакет документов — это гарантия качества услуг и соблюдения сроков.
Плюсы и минусы перехода на аутсорсинг
Некоторые компании до сих пор не пользуются аутсорсингом, потому что не хотят допускать к бухгалтерскому учету посторонних. Другие же давно оценили преимущества этого инструмента и доверяют специалистам часть своих задач. Рассмотрим плюсы и минусы аутсорсинга:
Плюсы:
- Оперативное решение задач. Компания‑аутсорсер быстро принимает дела, погружается в рабочие процессы и даёт желаемый результат в сжатые сроки. В команде аутсорсера есть специалисты с богатым опытом в узких специализациях, которые могут решить даже самые сложные вопросы учёта.
- Конфиденциальность. Как правило в договоре с аутсорсером есть условие о неразглашении сведений клиента.
- Ответственность. Аутсорсер берёт на себя ответственность за ошибки своих специалистов. Если компания нарушит обязательства по договору, то выплатит заказчику компенсацию.
- Контроль. Компания‑аутсорсер дорожит своей репутацией и заинтересована в качественном оказании услуг. Подрядчик использует инструменты автоматизации для прозрачного сотрудничества, например личный кабинет заказчика, регулярно мониторинг результаты работы своих специалистов и вкладывает деньги в их обучение.
Минусы:
- Расходы. Некоторые до сих пор считают, что аутсорсинг это дорого. На самом деле стоимость услуг квалифицированных специалистов окажется, выгоднее, чем содержать большое количество штатных сотрудников — платить зарплаты, страховые взносы, оплачивать больничные, отпуска и, вероятно, штрафы за их ошибки.
- Расстояние. Некоторым руководителям важно, чтобы специалист был в соседнем кабинете: так легче следить за результатами его работы. Классический (дистанционный) аутсорсинг — это услуги на расстоянии, поэтому контролировать удалённого специалиста может быть сложнее.
- Недоверие. Зачастую руководители сомневаются в квалификации аутсорсера. Если же ответственно подойти к выбору подрядчика, то все страхи напрасны. Опытные аутсорсеры разрабатывают методологию сотрудничества, используют системы автоматизации, берут на себя финансовую ответственность за ошибки.
Заключение
Аутсорсинг расчёта оплаты труда и кадрового делопроизводства помогает избежать ошибок в расчётах, минимизировать налоговые риски и обеспечить бесперебойную работу бизнеса. Даже если штатный специалист уйдёт в декрет или уволится, это никак не повлияет на общую эффективность.
Чтобы получить максимальную выгоду, важно правильно выбрать аутсорсера: обратить внимание на его опыт, уровень компетенции специалистов и условия договора.
В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.
Владельцам бизнеса
Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг
ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.
Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.
В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт‑Петербурга и Ленинградской области.
Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.
Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.
Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:
или оставить заявку в чате.
