Изменения УПД с 1 апреля 2024 года
Время на чтение: 6 мин.
Универсальный передаточный документ, или УПД, упрощает работу бухгалтера. Как его применять с учётом изменений в законодательстве.
УПД — это специально разработанная форма для упрощения бухгалтерского и налогового учёта, которая регистрирует передачу имущественных прав, факт отгрузки товаров, факт выполнения работ или оказания услуг.
УПД — необязательная для заполнения форма. Но если бухгалтерия решила её использовать, это право следует закрепить в учётной политике компании, а также разработать и утвердить шаблон.
Какие документы заменяет УПД
Универсальный передаточный документ сочетает в себе черты товарной накладной и счёт-фактуры.
Универсальный передаточный документ предложила использовать налоговая в качестве замены части налоговой и первичной документации, информация в которых дублируется. УПД предлагается заменить там, где это удобно, такие формы (письмо от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@):
- счёт-фактура;
- товарная накладная (ТОРГ-12);
- накладная на отпуск материалов (М-15);
- акт приёма-передачи основных средств ОС-1;
- акт приёмки-сдачи выполненных работ;
- акт оказанных услуг.
Форма, которую разработала налоговая, всего лишь рекомендованная и может быть трансформирована под нужды бизнеса, если добавить дополнительные реквизиты к существующим.
Когда и кто оформляет УПД
УПД заполняет уполномоченное лицо: бухгалтер или руководитель организации.
Перечислим сферы применения УПД:
- продажа товаров, оказание услуг или выполнение работ;
- посреднические, агентские услуги;
- распределение активов внутри структуры организации.
УПД используют в двух вариантах:
- Как счёт-фактуру и накладную одновременно: актуально для организаций, которые работают с НДС.
- Как накладную или акт — для операций, не облагаемых НДС.
Какой из них применяют, ясно из статуса, который указывают при заполнении:
- «1» — для комбинации счёта-фактуры и накладной;
- «2» — для накладной и акта.
Одна и та же организация имеет право использовать оба статуса в разных ситуациях.
Фактический статус документа покупатель определяет самостоятельно по наличию или отсутствию в нём обязательных реквизитов для счетов-фактур и первичных документов (п. 5-6 ст. 169 НК РФ, п. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
Если УПД используют как счёт-фактуру, форму заполняют в течение 5 дней с момента отгрузки продукции или выполнения работ (п. 3 ст. 168 НК РФ). УПД в качестве первички следует сформировать при совершении операции или сразу после. Разница между датами отгрузки и формирования документа возможна, но не должна превышать сутки.
Преимущества и недостатки универсального передаточного документа
Бухгалтеры-практики отмечают плюсы УПД:
- Экономия времени. Раньше на одну операцию требовалось оформить несколько документов, например, счёт-фактуру и товарную накладную, либо накладную по форме М-15. Теперь достаточно одного.
- Варианты использования. Единый бланк, заполненный в двух вариантах, может решить разные задачи, например, быть актом выполненных работ и документом об отгрузке товара.
- Оформление сопутствующей операции. УПД удобен, когда услуга и изделие оформлены в одном документе. Например, если оборудование привозят и сразу же подключают.
- Снижение издержек. с применением УПД в документообороте число «бумажек» снизилось. Хранить такую документацию также проще.
Некоторые отмечают и минусы применения этого типа документа:
- Поправка на регион. Если вы работаете с контрагентами в нескольких регионах страны, будьте готовы к тому, что партнёры попросят переделать документ. Так, в Башкирии, в отличие от всей страны, принята обязательная графа 10б, где нужно указать регион происхождения товара.
- Контрагенты отказываются принять УПД. Случаются откровенные случаи самоуправства со стороны партнёров и налоговиков. Например, не принимают УПД, оформленный по доверенности, а кто-то «по старинке» предпочитает работать с оригинальными документами, не принимая УПД. Обычно мотивируют тем, что они работают только «как правильно».
Изменения в законе
С 9 февраля 2024 для УПД ввели отдельный формат для счёта-фактуры, объединенного с УПД.
В нём отражают все данные первичных учётных документов:
- функции комитента и комиссионера;
- дополнительные сведений при передаче объектов основных средств;
- дополнительные сведения по подакцизным топливным товарам;
- сведений о машиночитаемой доверенности (МЧД);
- признаки наличия в документе товара, подвергающегося отдельному контролю (в рамках прослеживаемости, маркировки и т п).
С 1 апреля 2024 использование нового формата становится обязательным.
Как заполнить УПД
Формы заполнения
Бухгалтер оформляет УПД в бумажном или электронном варианте.
Обычно бумажную УПД оформляют, когда:
- первичный документ направляют контрагенту, например, с водителем;
- УПД выступает в роли первички;
- в документе отражены разные типы прав или операций, например, на имущество и услуги.
УПД на бумаге подписывают стороны, участвующие в операции.
Электронные УПД чаще всего используют в файле формата XML.
В этих случаях:
- документ заполняет только отправитель, или продавец, с информацией исключительно о себе;
- в форме содержатся данные о продавце и покупателе (получателе) товаров, работ или услуг.
Отправка электронных УПД экономит время. Достаточно сформировать документ, заверить электронной подписью и отправить контрагенту.
Подписывать электронный документ может только руководитель организации или уполномоченное лицо по действующей доверенности.
Правила заполнения УПД
По сути, УПД — это счёт-фактура с дополнительными реквизитами. Следовательно, при заполнении следует руководствоваться актуальными правилами оформления счёта-фактуры.
Рекомендации по заполнению УПД
| Строка | Статус 1 | Статус 2 |
|---|---|---|
| Верхний левый угол, статус документа | УПД используется как счёт-фактура и передаточный документ для нужд налогообложения. Наличие реквизита документа в строке «5а» критично. | УПД как первичный документ (накладная, акт) |
| 1 | Проставляется номер, порядковый по журналу учёта полученных и выставленных счетов-фактур, и дата документа | |
| «Счёт-фактурная» часть УПД | ||
| 2 (2а, 2б) | Полное и краткое наименование продавца, полный юридический адрес и реквизиты (ИНН/КПП). | |
| 3 и 4 | Реквизиты грузополучателя и грузоотправителя — в случае поставок. Если продавец отправляет груз, в строке 3 напишите «Он же». Если УПД оформляется на услуги или работы, поставьте прочерки. | Строку 4 можно не заполнять. |
| 5 | Если работа выполнена или груз поставляется по предоплате или авансу, внесите реквизиты платёжного поручения. Если нет — прочерк. | Можно не заполнять. |
| 5а | Соответствует строке 1, если товары не относятся к прослеживаемым. Заполняются реквизиты документа для прослеживаемых товаров. | Можно не заполнять. |
| 6 (6а, 6б) | Полное и краткое наименование покупателя, полный юридический адрес и реквизиты (ИНН/КПП) | Можно не заполнять. |
| 7 | Название и код валюты. Стандартно: «Российский рубль, 643». Иностранную валюту можно записать, только в том случае когда такие расчёты отражены в договоре. | |
| 8 | Заполняется, если договору присвоен уникальный идентификатор госконтракта. Если нет — прочерк. | |
| Графы 1–14 счёта-фактуры | ||
| А | Номера строк по порядку | |
| Б | Код для:
Заполняют, если компания претендует на налоговые льготы. | |
| 1а | Наименование товаров, описание услуг, работ или переданных имущественных прав. | |
| 1б | Код вида товаров для экспорта в страны ЕАЭС (по справочнику ТН ВЭД). Если нет — прочерк. | |
| 2, 2а | Код единицы измерения. Например, для штук — 796. В строке 2а расшифровка — «шт.» | Можно не заполнять. |
| 3 | Количество, объём товара или услуг. Если не поддается подсчёту — прочерк. | Можно не заполнять. |
| 4 | Стоимость единицы товара, без НДС. | Можно не заполнять. |
| 5 | Общая стоимость, без НДС. | Можно не заполнять. |
| 6 | Если реализуете подакцизные товары, заполняете сумму акциза. Если нет — формулировка «Без акциза». | Можно не заполнять. |
| 7 | Ставка НДС или «Без НДС». | Не заполняется. |
| 8 | Сумма НДС (без округления) или «Без НДС». | Не заполняется. |
| 9 | Общая стоимость с НДС. | Не заполняется. |
| 10, 10а, 11 | Для импортных товаров: страна происхождения, код по ОКСМ, регистрационный номер таможенной декларации (11). Для отечественных товаров, работ и услуг: прочерки. В респ. Башкортостан заполняется графа 10б: регион происхождения товара. | Не заполняется. |
| 12, 12а, 13, 14 | Заполняют для прослеживаемых товаров | |
| Поле для подписей | Подписывают руководитель организации и уполномоченный сотрудник (главбух) | |
| Строка 9 счёта-фактуры | ||
| Строка «Всего к оплате» | Cуммарные показатели по графе 5, графе 8 и графе 9 счёта-фактуры. | Суммарные показатели по графе 5 и графе 9 счёта-фактуры. |
| Передаточная часть УПД | ||
| Строки продавца | ||
| «Основание передачи (сдачи)/получения (приёмки)» | Основание передачи или получения — реквизиты договоров, спецификаций, соглашений, поручений и т. п. | |
| «Данные о транспортировке и грузе» | Заполняется, если дополнительно составляют транспортную накладную. | |
| «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал» | Должность, ФИО и подпись отправителя или того, кто сдает работу. | |
| «Дата отгрузки, передачи (сдачи)» | Дата отгрузки или сдачи. | |
| «Иные сведения об отгрузке, передаче» | Заполняют, если есть дополнительные сопроводительные документы. | |
| «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» | Должность, ФИО и подпись ответственного за оформление. в случае дублирования данных достаточно ФИО и должности. | |
| «Наименование экономического субъекта — составителя документа (в т. ч. комиссионера (агента))» | Наименовании компании или ИП, номер ИНН/КПП (грузоотправитель или подрядчик). | |
| «М.П.» | Печать продавца (необязательно). | |
| Строки покупателя | ||
| «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял» | Должность, ФИО и подпись получателя груза или того, кто принял работы. | |
| «Дата получения (приёмки)» | Дата получения или приёмки. | |
| «Иные сведения о получении, приёмке» | Заполняют, если есть дополнительные документы. | |
| «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» | Должность, ФИО и подпись ответственного за факт хозяйственной жизни. Если совпадает с грузополучателем, достаточно ФИО и должности. | |
| «Наименование экономического субъекта — составителя документа» | Наименовании компании или ИП, номер ИНН/КПП (получатель груза или услуги). | |
| «М.П.» | Печать покупателя (необязательно). | |
Если оформляете бумажный УПД, укажите число листов документа в специальном поле слева под табличной частью.
Скачать Бланк УПД без реквизитов прослеживаемости.
Скачать Бланк УПД с реквизитами прослеживаемости.
Скачать Образец УПД со статусом «1». Реализация непрослеживаемых товаров.
Скачать Образец УПД со статусом «2». Организация на УСН реализует прослеживаемые товары.
В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм-каналов.
Владельцам бизнеса
ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт, составление отчётности, ведение 1С, расчёт заработной платы, а также юридическую поддержку. Если бухгалтерский и налоговый учёт, уплата и возврат налогов вызывают у вас затруднения, то мы подхватим его на лету.
Мы обеспечим прозрачный учёт, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.
Заключайте с нами Договор на оказание Бухгалтерских услуг:
- в рамках договора Разовых бухгалтерских услуг;
- в рамках полноценного Договора Аутсорсинг бухгалтерских услуг.
В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ТСН и ЖСК зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.
Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.
Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:
или оставить заявку в чате.
