Из Excel в 1C:ERP

Запуск 1С:ERP на заводе по производству рыбных кормов. Нашли, как нам показалось, любопытную статью — кейс. Знакомим с ней и вас.

В этой статье:

1. Подробное описание кейса
2. Заказчик
3. Предпосылки проекта
4. Как выполнялся проект
5. Результаты проекта по блокам
   • Объёмно‑календарное планирование
   • Производство
   • Склад
   • Учёт качества сырья и готовой продукции
   • Закупки
   • Продажи
   • Бухгалтерский и налоговый учёт
   • Расчёт себестоимости
   • Интеграция с ВетИС (Меркурий)
   • Чат‑бот для рассылок
   • Прочие задачи
6. Результаты проекта
7. Текущая ситуация и планы на будущее

Подробное описание кейса

Количество пользователей: 40–50.

Автоматизированных рабочих мест: 40.

Период работы над проектом: июнь 2024–февраль 2025.

Отрасль: промышленность.

Подотрасль: микробиологическая (производство кормов для аквакультуры).

Задачи автоматизации:

• Долгосрочное и краткосрочное планирование продаж, производства и закупок.
• Управление производством.
• Расчёт себестоимости выпущенной продукции.
• Управление складом.
• Управление закупками.
• Управление продажами.
• Управление доставкой — пока не реализовано.
• Контроль качества исходного сырья и готовой продукции.
• Автоматизация бухгалтерского и налогового учёта.
• Интеграция с ФГИС ВетИС.

Продукт: «1С:ERP Управление предприятием 2.5» (1С:ERP).

Заказчик

АО «Рыбные Корма» — один из пяти крупнейших Российских производителей кормов для разведения и выращивания рыб. Завод начал инвестиционную деятельность в 2018 году. в конце 2023 года была запущена его первая линия по производству кормов для осетровых видов рыб, форели и лосося производительностью до 25 тысяч тонн в год, а в 2025 году планируется запуск второй производственной линии.

Благодаря АО «Рыбные корма» российские рыбоводы имеют возможность закупать корм отечественного производства, который по своему качеству не уступает корму ушедших с рынка иностранных брендов.

Предпосылки проекта

АО «Рыбные Корма» — молодое предприятие, и на момент обращения в RG-Soft в апреле 2024 года в компании отсутствовала единая автоматизированная система учёта и управления предприятием. Бухгалтерский и налоговый учёт велся в базе «1С:Бухгалтерия предприятия» в облаке, планирование продаж, производства и закупок — в многочисленных файлах Excel. Детальный расчёт себестоимости произведенной продукции отсутствовал. Также в Excel и прочих внешних файлах, никак не связанных друг с другом, вёлся складской учёт, учёт производства и учёт качества хранящихся на складе сырья и готовой продукции. в компании отсутствовали прописанные и отлаженные бизнес‑процессы, отсутствовала методология расчёта себестоимости.

В качестве такой системы было выбрано флагманское решение компании 1С — «1С:ERP Управление предприятием 2.5». При этом поскольку никакой текущей системы учёта на предприятии не было, в приоритет был поставлен запуск минимально необходимого функционала в кратчайшие сроки.

Как выполнялся проект

Одним из главных требований заказчика был максимально быстрый запуск автоматизированной системы учёта, поэтому для реализации проекта была выбрана технология быстрого внедрения, часто называемая Agile.

В течение следующих двух месяцев были запущены подсистема объёмно‑календарного планирования, подсистема продаж, разработана и запущена подсистема учёта качества сырья и готовой продукции. Внесены существенные улучшения в блоки, запущенные на предыдущем этапе проекта: для удобства пользователей разработаны автоматизированные рабочие места, добавлено полностью автоматическое формирование ряда учётных документов.

На последующих спринтах база 1С:ERP была интегрирована с Федеральной Государственной Информационной Системой ВетИС, во внедренных ранее подсистемах разработан дополнительный функционал, настроена интеграция 1С:ERP с системой расчёта заработной платы.

Параллельно с этим в течение всего проекта велась работа по формированию справочника статей расходов и проработке методологии расчёта себестоимости выпущенной продукции.

В декабре 2024 – январе 2025 был выполнен перенос бухгалтерского и налогового учёта из отдельной базы »1С:Бухгалтерия предприятия» в облаке в единую базу 1С:ERP, что позволило минимизировать расхождение данных между оперативным и бухгалтерским учётом и избежать двойного ввода документов.

Результаты проекта по блокам

Объёмно‑календарное планирование

Процесс планирования на предприятии начинается с составления годового плана продаж с разбивкой по месяцам. Данный план вводится в 1С:ERP вручную или загружается из файлов Excel. Затем по правилам, настроенным в системе в ходе выполнения проекта, помесячный план продаж преобразуется в понедельный план производства продукции, а по плану производства продукции и указанным в нём рецептурам производства рыбного корма рассчитывается еженедельный план закупок сырья в количественном и стоимостном выражении.

План закупки сырья рассчитывается системой с разбивкой по неделям на два месяца вперед и учитывает прогнозный остаток сырья на складе на каждую неделю, расход под планы производства и уже сформированные заказы сырья поставщикам. При этом при изменении плана производства происходит автоматический пересчёт плана закупок соответствующего периода.

Производство

Проработана структура ресурсных спецификаций (рецептур) производства рыбного корма, позволяющая с одной стороны учитывать полуфабрикат в производстве (неупакованную гранулу рыбного корма), с другой стороны — детализировать себестоимость готовой продукции до партий исходного сырья. Благодаря этому компания знает, из какой партии исходного сырья была изготовлена каждая партия готовой продукции, хранящаяся на складе или отгружаемая покупателю.

Проработан учёт отсева, повторной переработки сырья и брака при производстве.

Рецептуры производства рыбного корма разрабатываются технологами в специализированной программе «Корм Оптима». Реализована загрузка рецептур из программы «Корм Оптима» в ресурсные спецификации 1С:ERP.

Одной из специфик производственного учёта предприятия является то, что на этапе утверждения рабочей спецификации необходимо зафиксировать серию того или иного сырья, которая пойдёт в производство. Для этих целей реализован учёт плановых серий сырья в ресурсных спецификациях и дальнейшее наследование плановых серий сырья в производственные этапы.

Для того сырья, по которому не ведется учёт плановых серий реализовано автоматическое заполнение серий в этапах производства по правилу FEFO (first-expired-first-out). Это принцип, согласно которому первым отправляется сырьё, срок годности которого выходит раньше. Список складов, с которых происходит выборка настраивается в пользовательском интерфейсе, но приоритет имеют производственные склады.

Разработано автоматизированное рабочие место «Пополнение производственного склада», которое позволяет передать сырьё со склада материалов на производственный склад с учётом специфики учёта по сериям.

Реализован учёт выпуска продукции в нескольких упаковках. Списание упаковочных материалов производится как по нормам, так и по фактическому расходу. Реализован учёт процесса переупаковки готовой продукции.

Разработаны печатные формы, обработки и отчёты, позволяющие всесторонне оценить и проанализировать результаты выпуска.

Склад

Запущен учёт на складах сырья, готовой продукции и в производстве. Благодаря этому предприятие знает актуальный остаток сырья и готовой продукции на складе, а также остаток неупакованного полуфабриката в производстве. По каждой партии (серии) сырья и готовой продукции на складе известен её статус качества («Без отклонений», «Есть отклонения», «Брак») и набор показателей качества, таких как сырой протеин, кальций, фосфор и другие.

Внедрён учёт на адресном складе готовой продукции. Для размещения выпущенной из производства продукции система автоматически подбирает и предлагает наиболее приоритетные стеллажи и ячейки, при этом стеллажи заполняются упакованной продукцией «сверху вниз»: в качестве приоритетных для размещения упакованного рыбного корма подбираются палетоместа на верхнем ярусе, затем на среднем и затем на самом нижнем.

Разработана возможность на стадии оформления заказа клиенту анализировать, в какой упаковке хранится продукция на адресном складе готовой продукции, указывать упаковку для отгрузки и передавать эту информацию для складских работников в расходные ордера на товары для отбора нужных упаковок продукции из ячеек.

Разработан функционал для автоматизации работы с удалённым складом ответственного хранения с использованием перемещений и ведения продаж с этого склада.

Для облегчения работы пользователей разработаны настройки в пользовательском интерфейсе, позволяющие создавать правила для автоматического создания приходных ордеров при перемещении или выпуске на определённые склады.

Учёт качества сырья и готовой продукции

В рамках проекта была разработана и внедрена подсистема регистрации и учёта показателей качества партий сырья и готовой продукции, учитывающая индивидуальные особенности деятельности предприятия АО «Рыбные Корма». к каждому виду сырья и готовой продукции привязывается свой набор показателей качества, регистрируемых в 1С:ERP, таких как цвет, влажность, сырой протеин, перекисное число, кальций, фосфор и многие другие. Замер показателей качества производится для конкретной партии, благодаря этому для всего склада сырья и готовой продукции в системе известны актуальные значения показателей качества для каждой партии, хранящейся на складе.

Поскольку учёт показателей качества ведётся и для сырья, и для готовой продукции, а также предусмотрена прослеживаемость партий, то разработанная система позволяет определить из какого сырья получается наиболее качественный корм.

Значения показателей качества можно выводить в большинство типовых отчётов системы без доработки этих отчётов программистами, настраивать по ним фильтры и сортировку отчёта. Предусмотрено также хранение истории показателей качества партии сырья и готовой продукции в случае изменения данных показателей в течении срока хранения партии на складе.

Каждой партии (серии) сырья и готовой продукции присваивается один из статусов («Без отклонений», «Есть отклонения», «Брак», «Не установлено», «На контроле»). Реализован запрет на передачу в производство сырья со статусом «Брак», а также отгрузки конечному покупателю партий продукции с таким статусом.

Разработано рабочее место лаборанта, максимально упрощающее регистрацию в базе 1С замеров показателей качества для партий поступившего сырья и выпущенной готовой продукции.

Закупки

Настроен и запущен типовой процесс закупки сырья под основную деятельность с использованием заказов и прайс‑листов поставщиков по индивидуальным видам цен под конкретные закупки.

Процесс закупки сырья реализован с использованием ордерных складов.

Продажи

Настроены и запущены типовые процессы продаж: прямая продажа продукции клиенту и продажа продукции клиентам через комиссионеров. Процесс продажи продукции реализован с использованием документов «Заказ клиента», а отгрузка продукции осуществляется с ордерного склада.

Разработана форма подбора продукции в заказ клиента, которая позволяет увидеть текущий остаток на складе и ожидаемое поступление из производства в разрезе серий. Данная информация в форме подбора отображается в режиме одного окна. Форма также имеет функционал «Корзина», что позволяет выполнить подбор продукции в заказ по количеству сразу с конкретной серией (будь эта серия уже на складе или ещё только в процессе производства), или без серии (если серия продукции нам ещё неизвестна). Использование разработанной формы подбора продукции в заказ клиента существенно сократило время, затрачиваемое менеджером на оформление заказа в системе 1С.

Разработана обработка загрузки данных о продажах в документ «Отчет комиссионера о продажах» из файла Excel, присылаемого комиссионером по данным очередного периода. Помимо информации о реализованных комиссионером товарах при загрузке из Excel файла заполняется также информация по конечному покупателю продукции с сопоставлением данных по ИНН контрагента и автоматическим созданием карточки контрагента и партнёра в случае, если контрагент не был найден в базе 1С:ERP.

Бухгалтерский и налоговый учёт

По ходу всего проекта одновременно с внедрением функционала прорабатывалось отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете, а также в налоговом учёте по налогу на прибыль.

По результатам анализа объектов аналитического учёта, применяемых в текущей финансовой модели предприятия, а также потенциально возможных к применению по мере роста предприятия, были спроектированы группы аналитического учёта, группы финансового учёта, структура иерархии справочника доходов и расходов предприятия и аналитика к их элементам. Созданная структура объектов аналитического учета удовлетворяет нужды бухгалтерского, налогового, статистического, финансового учёта как с целью фиксирования фактов хозяйственной деятельности в нужной детализации, так и с целью сбора информации в различных разрезах для составления внешней и внутренней отчётности.

В результате к моменту начала ведения регламентированного учёта в 1С:ERP была создана финансовая модель, позволяющая вести регламентированный учёт и сдавать отчётность в контролирующие органы, не конфликтуя при этом с требованиями внутреннего финансового учёта и экономического анализа деятельности предприятия с управленческой точки зрения.

Расчёт себестоимости

Для расчёта себестоимости продукции был определён состав прямых и косвенных расходов, спроектирован справочник статей калькуляции, проработаны правила учёта брака, технологических потерь и возвратных отходов.

Для управленческого и регламентированного учёта предприятию требовался расчёт себестоимости по разным правилам. Для управленческого учёта был настроен расчёт себестоимости с учётом общехозяйственных расходов, для регламентированного — без них.

При этом архитектура нормативно‑справочной информации и состав производственных этапов спроектированы таким образом, что себестоимость партии готовой продукции детализируется до себестоимости конкретных партий сырья, из которых она была изготовлена.

Интеграция с ВетИС (Меркурий)

Так как АО «Рыбные корма» участвует в обороте продукции животного происхождения, то все операции предприятия с сырьём и продукцией животного происхождения должны быть зафиксированы в Федеральной государственной информационной системе «Меркурий» (ФГИС «Меркурий»).

До внедрения программы 1С:ERP сотрудники предприятия заходили в Web-интерфейс ФГИС «Меркурий» и регистрировали каждую такую операцию вручную. в ходе проекта внедрения 1С:ERP была настроена интеграция 1С:ERP с ФГИС «Меркурий». Теперь документы «Входящая транспортная операция ВЕТИС», «Исходящая транспортная операция ВЕТИС» и «Производственная операция ВетИС» формируются в 1С:ERP на основании документов оперативного учёта и автоматически выгружаются в ФГИС «Меркурий». Это позволило ускорить работу сотрудников, а также уменьшить вероятность ошибок, которые могут возникнуть при ручном вводе документов в Web-интерфейсе ФГИС «Меркурий».

Чат‑бот для рассылок

Для того чтобы оперативно получать информацию о событиях, регистрируемых в 1С:ERP, в рамках проекта была разработана подсистема уведомлений, конфигурируемая в пользовательском интерфейсе. За основу был взят программный продукт «RG-Soft: Конструктор чат-ботов», а в качестве основного мессенджера для получения уведомлений выбран Telegram.

В минимальные сроки разработана возможность создавать в пользовательском интерфейсе уведомления отдельным пользователям или группам пользователей, отправлять уведомления в групповые тематические чаты по заданным алгоритмам, отправлять уведомления по событиям (изменение данных о доставке, регистрация документа с определенными условиями), настраивать регламентные уведомления с фиксированным расписанием.

Проведено обучение сотрудников заказчика для самостоятельного конфигурирования, отправляемых из базы ERP уведомлений.

Прочие задачи

Выполнена интеграция 1С:ERP с системой расчёта заработной платы и кадрового учёта на предприятии.

Результаты проекта

1. Работа производственных подразделений, склада, отдела продаж и отдела закупок была переведена из разрозненных файлов Excel в единую информационную систему. Это повысило эффективность взаимодействия между подразделениями и позволило ускорить получение данных о состоянии дел на предприятии.
2. Проработан справочник статей расходов предприятия. Настроен и запущен детальный расчёт себестоимости выпущенной продукции.
3. Бухгалтерский и налоговый учёт ведутся в единой базе 1С с оперативным учётом, что позволило избежать двойного ввода информации и разниц между оперативным и бухгалтерским учётом.
4. Разработана подсистема учёта показателей качества сырья и готовой продукции, позволяющая фиксировать и хранить показатели качества для конкретной партии сырья/продукции и историю их изменения.
5. Обеспечена прослеживаемость партий номенклатуры от сырья и до готовой продукции. Это позволяет получить по каждой партии выпущенной продукции информацию о том из каких партий исходного сырья она была изготовлена.
6. Внедрено планирование продаж, производства и закупок начиная от годового плана продаж и заканчивая расчётом понедельного плана закупки сырья с учётом прогнозного остатка, текущих производственных планов и открытых заказов поставщикам.
7. Для повышения скорости и комфорта работы пользователей разработаны автоматизированные рабочие места, учитывающую специфику сферы деятельности и бизнес‑процессов АО «Рыбные Корма».
8. Реализована система рассылок уведомлений из базы 1С через чат‑бота в Telegram.
9. Система ERP интегрирована с Федеральной Государственной Информационной системой ВетИС (Меркурий).

Текущая ситуация и планы на будущее

Сейчас завод «Рыбные корма» поддерживает 1С:ERP преимущественно собственными силами, обращаясь в RG-Soft только для решения наиболее сложных вопросов и дальнейшего развития внедренной системы.

Читайте также статью — 1С:ЕRP или 1С:КА. Трудный выбор.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и  расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.

Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт‑Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp