Бухгалтерская справка
Время на чтение: 5 мин.
Бухгалтерская справка — простой с виду документ, но с большими возможностями. Однако не все бухгалтеры уделяют ему должное внимание. Грамотно составленная справка поможет прояснить ситуацию, станет основанием для отражения фактов хозяйственной жизни и корректировки учётных данных.
В этой статье:
- Когда нужно составлять бухгалтерскую справку
- Общие требования оформления документа
- Образцы бухгалтерских справок
- Хранение и использование бухгалтерских справок
- Заключение
Когда нужно составлять бухгалтерскую справку
Бухгалтерская справка — универсальный документ, заменяющий стандартные первичные документы, когда нужно отразить в учёте и зафиксировать факт, для которого регламентированный документ не предусмотрен.
К таким относят:
- исправления ошибок в учете;
- списания долгов;
- начисления пени и штрафов;
- списание расходов будущих периодов;
- начисление резервов и т.п.
Также бухгалтерскую справку готовят:
- для пояснения сложных хозяйственных операций;
- обоснования проводок;
- обобщения в один документ бухгалтерской информации из нескольких документов или регистров.
Примеры ситуаций, когда нужно составить бухгалтерскую справку:
- Инвентаризация расчётов с контрагентами выявила просроченную дебиторскую и/или кредиторскую задолженность. Бухгалтер составил бухгалтерскую справку с перечнем договоров с просроченной задолженностью и расчётом срока исковой давности. На основании этой справки компания спишет просроченную дебиторку и кредиторку.
- Нужно списать проданные товары. Бухгалтерская справка подтвердит обоснованность списания, зафиксирует дату списания и покажет расчёт.
- Нужно перевести товары в материалы. Бухгалтерская справка с указанием наименований, количества и стоимости передаваемых товаров в этом случае станет основанием для проводок по переводу товаров в материалы и передаче материалов в производство.
- Нужно рассчитать сумму суточных, которые облагаются НДФЛ. В справке бухгалтер рассчитает необлагаемые суточные по норме и фактические, а также подлежащий удержанию налог. На основании этого расчёта из зарплаты командированного будет удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.
- Нужно разделить входящий НДС. в справке бухгалтер сделает расчёт суммы, какую можно принять к вычету.
- Для распределения прибыли между участниками общества. Справка‑расчёт покажет распределение пропорционально долям участников, а также НДФЛ, который нужно удержать перед выплатой дивидендов. На основании справки бухгалтер сделает проводки.
- Сотруднику задержали выплату отпускных и ему положена компенсация. В справке бухгалтер рассчитает сумму компенсации по дням с учётом действующей ключевой ставки. Данные справки — основания для отражения в учёте.
- Для расчёта норматива рекламных расходов, которые в расчёт налога на прибыль могут включаться только в размере 1% от выручки (п. 4 ст. 264 НК РФ). Этот расчёт бухгалтер и зафиксирует в справке.
- Сотруднику нужно компенсировать расходы, понесённые в заграничной командировке. в справке бухгалтер пересчитает расходы в иностранной валюте в рубли.
- Бухгалтер допустил техническую ошибку и начислил амортизацию больше, чем нужно. Эту ошибку также фиксируют в справке. На её основании бухгалтер сможет сторнировать ошибочные данные и отразить в учёте верную сумму.
Относительно рекламы, читайте также статью Интернет-реклама в 2025
Общие требования оформления документа
Унифицированной формы бухгалтерской справки для коммерческих организаций нет. Организация разрабатывает справку самостоятельно, например, можно адаптировать форму 0504833, которую используют бюджетные организации, или создать собственную с нуля.
Чтобы справка имела вес первичного учетного документа, в ней должны быть обязательные реквизиты:
- наименование и дата документа;
- наименование организации;
- содержание операции;
- величина и наименование единиц измерения;
- должность, подпись и Ф.И.О составителя.
Остальное — произвольно в формате текста, перечня, таблицы и т.д.
Утверждается приказом руководителя. Справка‑расчёт отличается только наличием расчёта сумм. Для ясности и минимизации вопросов при проверках рекомендуется включать подробную информацию и прикладывать копии исходных документов.
Если в справке присутствуют обязательные реквизиты, её можно считать первичным учётным документом (ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Но справка не заменяет обязательные документы, такие как накладные, акты, счета‑фактуры или документы, требующие подписи контрагентов. Поэтому заменять бухгалтерской справкой потерянный первичный документ нельзя. Проверяющие органы не признают операции, которые оформлены только справкой вместо полноценной первички.
Составляет справку лицо, ответственное за её оформление, например, бухгалтер. А использовать её можно и в бухгалтерском и налоговом учёте (ст. 313 НК РФ).
Образцы бухгалтерских справок
Бухгалтерская справка‑расчёт
Бухгалтерская справка‑расчёт — разновидность справки, в которой бухгалтер рассчитывает какой‑либо показатель, который должен быть отражен в бухгалтерском учете. Например, расчёт командировочных расходов в иностранной валюте и сверхнормативные суточные.
Скачать образец справки‑расчёта.
Справка для отражения фактов хозяйственной деятельности
Такие справки готовят, чтобы обосновать определённое действие. Например, чтобы списать просроченную дебиторскую задолженность или калькуляционные отклонения.
Скачать образец справки для отражения фактов.
Справка по исправлению ошибок
Бухгалтерские справки по исправлению ошибок используют для исправления неверных данных в учёте как в текущем, так и прошлом периоде. Универсальность документа и полная свобода действий при его составлении и описании ошибочной ситуации дают возможность проводить корректировки даже за прошлые годы.
Скачать образец бухгалтерской справки об исправлении ошибок.
Бухгалтерская справка для суда
Бухгалтерская справка для суда — документ, который должен максимально точно описать случившиеся факты и показать расчёты, чтобы подтвердить правомерность действий компании и стать аргументом в её пользу. Поэтому при составлении такой справки важно продублировать сведения бухгалтерского и налогового учёта, использовать ссылки на нормативку и оправдательные документы, которые подтвердят факты.
Например, такие справки готовят, когда хотят через суд взыскать задолженность.
Скачать образец бухгалтерской справки для суда.
Хранение и использование бухгалтерских справок
Бухгалтерские справки хранят вместе с документами, на основании которых их составляли, или в отношении которых они составлены:
- с исправленными регистрами, если справка корректирует ошибки;
- с табелями учета рабочего времени, если справка начисляет компенсации;
- с платёжными поручениями, если справка рассчитывает проценты по депозиту, и т.д.
Срок хранения бухгалтерских справок такой же, как и для большинства бухгалтерских документов — пять лет, начиная с 1 января следующего года (ст. 29 ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
Бухгалтерская справка может быть как вспомогательным документом, так и самостоятельным. Но самостоятельность справка обретает только, когда её оформили для фиксации факта, для которого специального первичного документа нет.
В большинстве случаев справки предназначены для внутреннего использования. Наличие справки поможет прояснить ситуацию новому бухгалтеру, понять, что было сделано до него и как это отразится в дальнейшем.
Бухгалтерские справки могут предоставляться контрагентам, в суд или налоговую только как приложение к основному документу. Справка без первички, подтверждающей факт расхода и его правомерность, например, без акта об оказании услуг, не может служить основанием для принятия расходов при расчёте налога на прибыль.
Заключение
Бухгалтерская справка — документ, в который можно вместить многое: от расчёта показателей и обобщения данных до объяснения проводок и обоснования дальнейшего отражения фактов хозяйственной деятельности. Но справка будет иметь вес только, когда она оформлена корректно и соответствует требованиям к первичному документу.
В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.
Владельцам бизнеса
Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг
ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.
Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.
В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт‑Петербурга и Ленинградской области.
Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.
Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.
Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:
или оставить заявку в чате.
