Безбумажный документооборот (обзор 5 сервисов)
Время на чтение: 4 мин.
Малый и крупный бизнес переходит на безбумажный документооборот, иначе говоря от бумаги к цифре: подписывать документы в электронном виде гораздо удобнее и выгоднее. Изменения затрагивают не только внутренний документооборот компаний и взаимодействие с контрагентами и госструктурами, но и подписание документов с клиентами.
Сегодня сделаем обзор 5 наиболее простых сервисов.
Сервис ОкиДоки
Чтобы подписать документ, достаточно ПЭП (простая электронная подпись), поэтому сервис идеально подходит для работы с любыми клиентами, включая физлиц. Им не нужно оформлять КЭП (квалифицированная электронная подпись), скачивать приложение или проходить регистрацию. Документ подписывается прямо со смартфона, и это позволяет не только ускорить сам процесс, но и повысить лояльность клиентов.
Что доступно пользователям:
- шаблоны документов, которые можно настроить под свои задачи;
- уведомления о статусе документов;
- возможность поделиться шаблоном;
- интеграция с Битрикс24, amoCRM, RealtyCalendar и другими системами через публичный API;
- многоразовые ссылки.
ОкиДоки обеспечивает соблюдение требований законодательства. В каждый договор добавляется Соглашение об ЭДО. Его не нужно выставлять клиентам на подпись отдельно, и это не только удобно, но и выгодно.
Преимущества:
- подписание различных типов документов;
- «подшивка» фото паспорта к договору;
- подписание клиентами без регистрации и скачивания приложения;
- быстрая техподдержка.
Недостатки:
- нет возможности многостороннего подписания.
Сервис F.Doc
Сервис F.Doc предназначен для работы с физлицами и самозанятыми. Документы можно подписывать простой электронной подписью. Сервис подходит для бизнеса из различных сфер, включая медицинские организации: для них F.Doc предлагает специальное решение, соответствующее приказу Минздрава от 12.11.2021 № 1051н.
Что доступно пользователям:
- заполнение документов;
- оплата услуг по СБП;
- кросс-продажи;
- многосторонняя подпись.
Процесс подписания выглядит стандартно: сервис отправляет клиенту сообщение со ссылкой, пользователь открывает документ и вводит проверочный код. Вся документация подписывается нажатием одной кнопки.
Преимущества:
- множество дополнительных функций для бизнеса;
- возможность интеграции с другими системами.
Недостатки:
- соглашение об ЭДО формируется как отдельный документ (и, соответственно, по каждому клиенту происходит дополнительное списание с баланса).
Сервис DOC4B
DOC4B также предназначен для удаленного подписания документов с физлицами, но у него есть особенность — на подпись документация отправляется из 1С. Во всем остальном DOC4B работает так же, как и большинство аналогичных решений: подписание документов происходит по СМС.
Что доступно пользователям:
- отправка на подпись из 1С;
- проставление отметки о подписании;
- получить доступ к документу можно из 1С. А клиенту он доступен по ссылке из сообщения.
Преимущества:
- подходит для различных сценариев;
- процесс подписания занимает 1 минуту.
Недостатки:
- предназначен только для тех, кто работает с 1С.
Подписание Соглашения об ЭДО возможно через DOC4B, но сервис рекомендует подписывать его на бумаге.
Сервис Legium.io
Ключевое отличие сервиса Legium.io от других решений — использование неквалифицированной электронной подписи (НЭП). По сравнению с ПЭП, НЭП считается более защищенным вариантом, благодаря чему она подходит для документов, требующих более высокого уровня защиты данных.
Что доступно пользователям:
- редактирование документов;
- уведомление о статусе;
- шаблоны документов;
- полностью бесплатные идентификация и выпуск облачной электронной подписи.
Подписывать документы можно не только с клиентами‑физлицами, но и с юридическими лицами. Процесс подписания стандартный, но есть один нюанс: сначала клиенту нужно пройти регистрацию. И хотя сам процесс достаточно быстрый, для некоторых клиентов это может быть неудобно.
Преимущества:
- подписание документов НЭП, которая считается более защищенной;
- дистанционная идентификация (для физлиц — по паспорту, для компаний — через банк).
Недостатки:
- для подписания документов клиент должен пройти регистрацию;
- интеграции по API только при покупке индивидуального тарифа;
- соглашение об ЭДО пользователи разрабатывают самостоятельно, и при подписании оно спишется с баланса.
Битрикс24.Подпись
Битрикс24.Подпись подойдет тем, кто уже использует эту CRM‑систему в своей работе — это встроенная функция. Для подписания документов используют ПЭП.
Что доступно пользователям:
- редактирование документов;
- автоматическое заполнение полей из CRM;
- шаблоны документов;
- проверка на целостность по QR‑коду.
Сам процесс подписания выглядит стандартно, причем второй стороне не нужно регистрироваться, чтобы подписать документ. Работать с Битрикс24.
Подпись пользователям CRM‑системы можно бесплатно.
Также сервис позволяет сгенерировать готовый шаблон Соглашения об ЭДО и отправить его клиенту: поскольку доступ к Битрикс24.Подпись бесплатный, его можно выставить на подпись без ущерба для тарифа.
Преимущества:
- подписание документов с любыми клиентами;
- весь путь подписания отображается в CRM.
Недостатки:
- предназначен для тех, кто уже является пользователем Битрикс.24.
В болшинстве случаев оптимальный вариант безбумажного документооборота — это сервис, который меньше всего привязан к другим системам и при этом позволяет подписывать документы с помощью простой электронной подписи в соответствии с законодательными требованиями (ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Использование простой электронной подписи»).
В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, сайта самозанятые.рф, сайта mertech.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.
Владельцам бизнеса
Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг
ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт, кадровый учёт и расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.
Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.
В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт‑Петербурга и Ленинградской области.
Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.
Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.
Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:
или оставить заявку в чате.
