Возврат товара поставщику
Время на чтение: 6 мин.
Возврат товара поставщику — процедура может и не самая приятная, но очень важная, потому что бракованный или непроданный товар может нанести серьёзный урон бизнесу.
Важно быстро и без ошибок вернуть неликвид, чтобы не допускать конфликтных ситуаций и получить обратно деньги.
В этой статье:
- Когда можно вернуть товар
- Как оформить возврат товара по договору
- Как оформить возврат товара до или после приёмки
- Как оформить возврат товара в 2025 году: основные документы
- Как отразить НДС в декларации при возврате товара
- Не получается вернуть товар поставщику: что делать
Когда можно вернуть товар
Чтобы запустить процесс возврата на законных условиях, надо опираться на положения Гражданского кодекса — подобрать под причину возврата товара поставщику соответствующую статью:
- Товар пришел не в полном объёме или нарушили условия об ассортименте, которые прописали в договоре поставки. Например, заказали 200 единиц продукции двух разных видов по 100 единиц, а пришло 200 штук одного вида. Статьи 466 ГК РФ, 467 ГК РФ, 468 ГК РФ, 480 ГК РФ.
- Товар пришёл без упаковки/тары или с некомплектом важных деталей. Например, качество продукции и сроки поставки соблюдены, но без упаковки или тары такой товар невозможно хранить на складе заказчика. Статья 482 ГК РФ.
- Не передали документы к товару — накладную или УПД. Продукцию невозможно оприходовать, а это может быть критичным, если, например, она скоропортящаяся. Статья 464 ГК РФ.
- Поступил товар ненадлежащего качества. Статьи 475 ГК РФ, 503 ГК РФ.
Эксперты обращают внимание: если обнаружили брак и решили действовать на основе положений статьи 475 ГК РФ, то можно выбрать один из двух вариантов.
Первый — проанализировать брак и посчитать его несущественным. В этом случае можно потребовать от поставщика скидку или бесплатно устранить недостатки. Можно устранить недостатки самому, если договориться о компенсации со стороны поставщика. Обоснование — п. 1 ст. 475 ГК РФ.
Второй — проанализировать брак и понять, что он существенный. В этом случае можно сразу отказаться от исполнения договора, вернуть брак и требовать назад оплату. Допустимое исключение такого сценария — продавец сразу поменял брак на качественные товары. Обоснование — п. 2 ст. 475 ГК РФ.
Как оформить возврат товара по договору
Если отказаться от товара на законных основаниях, то договор купли‑продажи надо расторгать. Покупатель может вернуть брак или недокомплект, даже если причины расторжения не были прописаны — такой порядок прописан в ГК РФ. Но если условия возврата закреплены в тексте документа, то предприниматель не потратит много времени на споры с поставщиком, досудебное урегулирование или суд.
Как оформить возврат товара в рамках действующего договора поставки
Необходимо подготовить документы:
- уведомление о расторжении договора в одностороннем порядке;
- соглашение о расторжении;
- форму N ТОРГ‑12, если надо вернуть уже принятый товар;
- акт о несоответствии качества товара, если он нужен — можно воспользоваться своей формой, закреплённой в ЛНА и договоре купли‑продажи, или взять унифицированные формы ТОРГ‑2, ТОРГ‑3.
Поставщик при получении некачественного товара должен составить корректировочную счёт‑фактуру на возврат.
Как оформить возврат товара в рамках нового договора
Новый договор применяют, когда качество или комплектность товара устроило, но покупатель решил вернуть товар поставщику по другим причинам. Тогда лучше составить новый «обратный» договор, в котором покупатель становится поставщиком, а поставщик — покупателем.
Если заключать новый договор, то корректировочная счёт-фактура не нужна. Если продавец, который стал поставщиком, платит НДС, то надо оформить счёт‑фактуру в обычном порядке.
Как оформить возврат товара до или после приёмки
Вернуть товар можно до приёмки, если при процедуре присутствует представитель поставщика, экспедитор или водитель‑экспедитор. в этом случае приёмщик со стороны покупателя вносит исправления в накладную в присутствии представителя другой стороны, водитель или экспедитор заверяют корректировки своей подписью и забирают один экземпляр документа. В течение пяти рабочих дней поставщик должен прислать новую счёт‑фактуру. Если есть НДС, то с поправкой на уменьшение.
В договоре следует прописать порядок приёмки и проверки, срок, когда можно отправить претензии поставщику. Особенно важно сделать это, если заключается договор на поставку скоропортящегося сырья.
Если товар приняли, и теперь его надо вернуть «по браку» или недокомплекту, то придется принять продукцию по накладной по форме ТОРГ‑12, оформить акт о несоответствии качества или расхождении по количеству и разместить на своём складе до момента, когда можно будет подготовить претензию, а поставщик её примет.
Если товар не только приняли, но и оприходовали, а брак обнаружился после, то в дополнение к акту несоответствия и претензии, стоит составить акт о выявлении некачественного товара в свободной форме.
Вернуть товар после оприходования — самый сложный вариант, поскольку поставщик может указать на факт приёмки и хранения, предположить, что брак или недокомплект возник уже по вине покупателя.
Эксперты обращают внимание: к составлению акта о выявлении некачественного товара после оприходования стоит подойти ответственно, несмотря на то, что его можно составить в свободной форме. Чтобы иметь доказательную базу в суде, нужно сформировать комиссию по определению качества и выявлению недостатка товаров — включить в неё эксперта со стороны или обойтись своими силами, если в штате есть работники с должной квалификацией. Кроме того, в состав комиссии стоит включить представителя склада или службы приёмки, юриста, бухгалтера. Для создания комиссии нужно издать приказ.
В акте можно прописать состав комиссии, ссылку на номер и дату приказа о её создании, мероприятия, которые были проведены, чтобы определить качество товара, последующие действия или заключение комиссии: вернуть или отремонтировать товар за счёт поставщика.
Как оформить возврат товара в 2025 году: основные документы
- Составить акт по формам ТОРГ‑2, ТОРГ‑3 или применить собственную форму, которая закреплена в договоре и ЛНА. Важно сделать его, если есть расхождения по количеству или качеству и составить в присутствии представителя поставщика.
- Составить претензию о возврате товара. Можно составить в свободной форме, но в тексте обязательно прописать фактическое название, количество, ассортимент товара, выявленные недостатки, реквизиты договора поставки. Нелишним будет добавить ссылки на нормативные акты или заключение независимой экспертизы, сформулировать требование к поставщику.
- Оформить накладную по форме ТОРГ‑12 в двух экземплярах после того, как поставщик одобрит возврат. Сделать пометку «Возврат товаров».
Как отразить НДС в декларации при возврате товара
В рамках возврата по старому договору надо подготовить корректировочный счёт‑фактуру вне зависимости от того, поставили товар на учёт или нет. в декларации по НДС отразить сумму в зависимости от принятия к вычету:
Если НДС принимают к вычету по возвращаемому товару, то налог надо восстановить и отразить это в декларации:
- В разделе 9 продублировать записи из книги продаж о корректировочной счёт‑фактуре на уменьшение или сведения о первичном документе.
- В строке 080 раздела 3 показать сумму восстановленного НДС.
- В строке 118 раздела 3 отразить сумму налога с учётом восстановленного НДС. Строка 118 — это сумма строк 010 — 042, 045 — 080 и 105 — 115 раздела 3.
Если НДС не принимают к вычету, то и возврат в декларации отражать не надо — вне зависимости приняли вы их на учёт или нет.
Не получается вернуть товар поставщику: что делать
Поставщик может отказаться принимать товар обратно, если:
- дефекты или недокомплект возникли по причине со стороны покупателя;
- истёк срок возврата, например, если товар скоропортящийся;
- были ошибки в процедуре оформления первичных документов со стороны покупателя.
Поставщику в этом случае стоит проанализировать процесс приёмки и текст договора поставки. Важно проверить гарантийные обязательства поставщика, ответственность сторон, пункт о порядке разрешения споров. Нелишним будет проверить ещё раз условия возврата: причины, сроки, процедуру приёмки. Возможно, что ошибки были допущены со стороны поставщика, а он просто пытается переложить ответственность, чтобы отказаться от некачественного товара.
Далее следует проверить учёт: ТОРГ‑2, ТОРГ‑12, текст составленных актов и претензий. Если со стороны покупателя всё хорошо, то ему следует собрать документацию, фото или видео приёмки товара, переписку с поставщиком.
Сначала можно составить досудебную претензию или просто направить доказательства вины поставщика адресату. Если он и в этом случае отказывается проводить переговоры, принимать товар и возвращать деньги, то придётся обращаться в суд.
В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.
Владельцам бизнеса
Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг
ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.
Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.
В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт‑Петербурга и Ленинградской области.
Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.
Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.
Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:
или оставить заявку в чате.
