Пояснение по расчёту 6-НДФЛ — образцы и примеры

В ряде случаев ИФНС вправе запросить у вас дополнительные пояснение по расчёту 6-НДФЛ. Однако не все налогоплательщики понимают, как на них правильно отвечать. Более того, ситуации, когда это происходит, нередко имеют индивидуальный характер. Поэтому не существует универсального ответа на каждый случай. Тем не менее есть примеры, которые позволяют понять, как следует составлять пояснения по расчёту 6-НДФЛ. В статье приведены такие образцы и разъяснено, чем урегулирован данный порядок.

Когда налоговая может истребовать пояснения по 6-НДФЛ

Расчёт 6-НДФЛ показывает суммы налога, исчисленные и удержанные налоговым агентом. Его сдают работодатели (ИП и организации). Также это могут быть иные лица, которые выплачивают доход физлицам, например, нотариусы. Перечень налоговых агентов содержится в п. 1 ст. 226 НК РФ.

При заполнении такой формы легко допустить ошибку. Если налоговые органы посчитают её значимой, они будут вправе потребовать пояснения. Однако это не единственный случай, когда они могут направить требование. Такое возможно, даже если ошибки не было.

Когда проходит ревизия расчёта, ИНФС проверяет его показатели. Они должны совпадать как внутри формы, так и с другой внешней отчётностью. Обычно требование направляется в следующих случаях:

• наличие ошибок и (или) противоречий в расчёте 6-НДФЛ;
• сведения в расчёте не совпадают с иными (внешними) данными;
• подана корректировка, в которой налог к уплате меньше, чем в первом расчёте.

Такие случаи характерны для проведения камеральной налоговой проверки. Однако это не полный перечень ситуаций, при которых могут направить требование. Еще это может быть при нарушении в ходе выездной проверки или налогового мониторинга. Возможны и другие случаи, связанные с исполнением законодательства о налогах и сборах (пп. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ). Также не всегда для подачи пояснений нужно требование от инспекции. Вы можете подать его самостоятельно, к примеру, если предоставляете уточненную декларацию.

Требование ИФНС должно соответствовать установленной форме, которая содержится в приложении N 4 приказа ФНС от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@.

В нём должны быть:

• реквизиты налогового органа;
• дата;
• ссылка на норму закона;
• причины направления требования;
• дата, подпись, Ф.И.О. лица получившего документ;
• иная информация.

Контрольные соотношения

Инструмент, который позволяет проверить форму на корректность, называется контрольными соотношениями (КС). С их помощью проверяется, верно ли внесены данные в расчёт. Это происходит благодаря равенству (неравенству) между строками и разделами 6-НДФЛ. Поэтому, если такие соотношения будут нарушены, инспекция будет иметь к вам вопросы.

Прежде чем сдавать расчёт, рекомендуется проверить его самостоятельно.

Для проверки нужно сверить показатели внутри расчёта за отчётный период. Потом проверить соответствие этих показателей выплатам, которые были произведены. Кроме того, рекомендуется сделать следующее:

• сверить сведения о доходах из 6-НДФЛ с МРОТ по каждому сотруднику;
• сверить эти же данные со средней зарплатой по отрасли в регионе.

Если по результатам сверки показатели оказались ниже указанных значений, с вас попросят разъяснение.

Как написать пояснение по расчёту 6-НДФЛ и что приложить

Если пришло требование, проигнорировать его нельзя, поскольку за неправомерное несообщение и (или) несвоевременное сообщение предусмотрена ответственность. За первое нарушение штраф составит 5 тыс. рублей. Если деяние будет совершено повторно, штраф возрастет до 20 тыс. рублей (ст. 129.1 НК РФ).

Разъяснение пишется в свободной форме, требования к порядку заполнения не установлены. Бланк пояснений также не утвержден, поэтому форма разрабатывается своими силами. Исключения бывают, однако они касаются лишь некоторых случаев с НДС.

Содержание пояснения зависит от нескольких факторов, таких как:

• информация, которую запрашивает ИФНС;
• характер ошибок (расхождений);
• вид налога (в нашем случае — НДФЛ).

Далее следует проверить наличие ошибок в расчёте. От этого будут зависеть дальнейшие действия и содержание пояснения.

1. Ошибки есть, но налог не занижен. В этом случае следует указать, что действительно есть ошибка, после чего внести верные данные. При необходимости надо приложить подтверждающие документы. Второй вариант — это подача уточнёнки. Если вы используете этот способ, то представлять пояснения вам не нужно (п. 1 ст. 81 НК РФ, п. 3 ст. 88 НК РФ). Как поступить, выбирать вам. Это ваше право, а не обязанность. Однако учитывайте, что если подается уточнёнка, то будет новая камеральная проверка.
2. Ошибки есть и налог занижен. При данных обстоятельствах вы обязаны подать именно уточнёнку. Прилагать пояснения при этом нет необходимости. В законе такого требования нет. Но по вашей инициативе вы вправе сделать и то и другое.
3. Ошибок нет. В пояснении пропишите, что вы не обнаружили ошибок (противоречий). Укажите на тот факт, что нет оснований для подачи уточненки. При этом вам нужно доказать свою позицию и объяснить расхождения в расчете. Также вы вправе приложить подтверждающие документы, к примеру, выписку из регистров бухгалтерского (налогового) учета (п. 4 ст. 88 НК РФ).

Кроме содержания основной проблемы, укажите также следующую информацию:

• данные ИФНС, в которую вы направляете разъяснения;
• ваши реквизиты как налогового агента, в частности, наименование, юридический адрес, ИНН, КПП;
• дату отправки;
• подпись директора;
• сумму налога к уменьшению (доплате) при наличии;
• реквизиты платёжного поручения при доплате налога.

Это может быть указание разной суммы доходов в 6-НДФЛ и РСВ. Инспекция может увидеть в этом неотражение доходов в полной мере. Однако у таких отличий могут быть вполне объяснимые причины. Например, выплаты могут облагаться страховыми взносами, но не облагаться НДФЛ. Такое встречается в отношении оплаты дополнительных выходных дней для ухода за ребёнком-инвалидом. Причем мнение выражали по этому поводу Минфин и ФНС.

Применяемые нормы:

• статья 262 ТК РФ;
• пункт 78 статьи 217 НК РФ;
• пункт 4 письма Минфина от 21.03.2017 N 03-15-06/16239;
• письмо ФНС от 13.07.2020 N БС-4-11/11315@.

Таким образом, в подобных ситуациях нужно просто указать, что расхождение возникло по указанной причине. Подтвердить свои доводы вы можете представленными выше нормами и письмами.

Расхождения же могут возникать по ряду причин, например:

• выплата материальной помощи бывшему сотруднику;
• прощение долга сотруднику;
• аренда транспортного средства у физического лица, а также это может быть наличие других выплат, на которые не начисляются взносы;
• оплата командировочных;
• заработная плата ниже МРОТ;
• выдача подарков на основании письменного договора;
• наличие сотрудников, у которых зарплата меньше отраслевого норматива;
• передача денежных средств работнику на хозяйственные нужды;
• списание недостачи;
• оплата компенсации расходов, связанных с жильём, переездом, питанием и т.д.
• прочее.

Как подать пояснение по расчёту 6-НДФЛ

Ответ на требование ИФНС можно подать двумя способами, в зависимости от того, как вам удобнее. В частности, это можно сделать в бумажном и в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Для второго способа вам понадобится оператор электронного документооборота (ЭДО) и электронная подпись.

Кроме пояснения инспекция может истребовать и документы, к примеру, в ходе камеральной или выездной проверки. В таком случае срок их представления составит десять рабочих дней. Он начинается после получения требования (ст. 93 НК РФ).

Документы представляют в виде заверенных директором копий либо в виде сканов (по ТКС). Если не можете сдать документы в срок, направьте об этом уведомление. Его форма утверждена приказом ФНС от 21.02.2024 N СД-7-2/148@. Сделать это нужно на следующий день после получения требования.

Пояснения о причинах снижения зарплаты сотрудникам

Тот факт, что сотрудники налогоплательщика стали получать меньше денег, тоже может вызвать вопросы у инспекции. Одной из причин таких действий работодателя может быть тяжёлое финансовое положение. Это и нужно объяснить контролирующим органам.

Укажите в ответе ФНС, что снижение заработной платы работников вызвано тяжёлым финансовым положением организации. По этой причине отсутствуют свободные оборотные средства. Укажите, с какого числа не осуществлялись выплаты. Это могут быть премии за выполнение плана. В конце пропишите, что данный факт оказал влияние на снижение налоговой базы по НДФЛ.

Еще можно написать, что было снижение объёма реализации собственной продукции на некую сумму. Данное обстоятельство могло повлиять на установление работникам сокращенного рабочего дня.

Пояснения о расхождениях между суммами удержанного и уплаченного НДФЛ (примеры)

Содержание определяется исходя из запроса инспекции. Вам нужно объяснить, почему, по каким причинам произошло расхождение.

Например, сумма уплаченного налога иногда может быть меньше удержанного. Такое бывает, если был возвращён работникам излишне удержанный налог. Это объяснение можно использовать при подаче разъяснений, если у вас произошла аналогичная ситуация.

Пояснения может быть оформлено так: «Сведения в расчёте 6-НДФЛ являются корректными. Расхождения возникли по следующей причине: в II квартале работнику Свиридову Д.Е. был возвращён излишне удержанный НДФЛ в размере 3 тыс. рублей. Основанием является заявление сотрудника и положения п. 1 ст. 231 НК РФ. Сумма возвращённого налога отражена в строке 190 раздела 2 расчёта 6-НДФЛ за II квартал».

Также бывают случаи, когда на расхождения влияет ошибка в персональных данных сотрудника. Пояснение с подобным ответом может выглядеть таким образом: «Ошибка связана с неправильным отражением сведений в персональных данных сотрудника Семёнова И.Ю., в частности, в справке о доходах и суммах налога. В связи с чем направляем уточнённый расчёт 6-НДФЛ. К пояснению прилагается копия удостоверения личности сотрудника».

Уменьшена сумма налога к уплате (пример пояснений)

Подобные требования могут поступать к налогоплательщику, даже если в расчёте отсутствуют ошибки. При этом контролирующие органы тем не менее могут заподозрить. Причинами могут быть:

• несоответствие заработной платы в компании среднеотраслевому значению в регионе;
• резкое уменьшение фонда оплаты труда;
• расхождение между начисленным и уплаченным налогом.

Нужно обосновать причины, по которым возникло уменьшение налога. Это может быть также связано с возвращением излишне удержанного налога работнику. Об этом случае мы рассказывали в предыдущем разделе. Но пояснения могут иметь и другой характер, в силу иных обстоятельств, например:

Аренда транспортного средства у сотрудника

Формулировка: «В силу части 1 статьи 420 НК РФ страховыми взносами облагаются выплаты в пользу физлиц в рамках трудовых и ГП отношений. Выплаты по договору аренды взносами не облагается. В связи с чем указанные суммы не отражаются в РСВ. При этом данные выплаты включены в расчёт 6-НДФЛ, так как налог удерживается в общем порядке».

Несоответствие 6-НДФЛ и выписки из банка

Налоговая может заметить несоответствие между расчётом и банковской выпиской. В этом случае происходит сравнение выплат через банк и данными, указанными в 6-НДФЛ. Одно из объяснений такого расхождения — это выплата из кассы организации.

Формулировка: «Разница в строках 120 и 140 расчёта 6-НДФЛ возникла ввиду того, что заработная плата в марте 2024 года выплачивалась работникам наличными средствами из кассы. Выплата осуществлялась на основании Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Сведения, указанные в расчёте 6-НДФЛ за I квартал являются корректными».

Подана корректировочная нулевая форма 6-НДФЛ (пример)

Бывает, что некоторые налогоплательщики подают нулевую 6-НДФЛ. Однако и по ней тоже могут запросить информацию. Тот факт, что она нулевая, не имеет значения для представления пояснений. В этом случае нужно действовать в том же порядке, что и с обычной формой. Следует объяснить причину.

При этом закон не предусматривает нулевого расчёта при отсутствии выплат, с которых удерживается НДФЛ. Поэтому в такой ситуации сдавать отчёт не нужно. Однако рекомендуется уведомить налоговую, что вы не собираетесь подавать расчёт. Для этого вам также нужно объяснить причину. В противном случае ваши операции по счетам могут быть приостановлены. Также возможно привлечение к ответственности за несдачу расчёта.

Если у вас нет сотрудников и вы не платите иные суммы, облагаемые налогом, сдавать расчёт не нужно. Это касается вознаграждений, подарков, дивидендов и других облагаемых сумм.

Объясняется нулевая форма просто. Вам следует лишь обозначить, что у вас отсутствуют какие-либо облагаемые выплаты в пользу физлиц.

Отсутствие расчёта объясняется тем, что налогоплательщик не является налоговым агентом. Поэтому расчёт представлять он не обязан.

Пояснения о допущенных в отчёте 6-НДФЛ ошибках (пример)

Подавать пояснения вы можете не только по требованию инспекции. Сделать это вы вправе, если обнаружили, что не отразили какие-то сведения или нашли ошибку. Наряду с пояснениями представьте уточненный расчёт, используя тот бланк, который действовал в отчётном периоде.

Какого-либо перечня ошибок не существует, поэтому они могут быть абсолютно любыми. В частности, неверно отражены доходы или налоги, сведения о сотрудниках и прочее. Лучше, если вы обнаружите ошибку и исправите её до того, как её заметит налоговая. В таком случае меньше рисков быть оштрафованными.

Если инспекция обнаружила ошибку первой, она пришлёт вам соответствующий запрос. И тогда вам также придётся отправить разъяснение. Приведём прецедент, в котором удержанный налог оказался меньше начисленного, в связи с чем налоговая служба направила требование.

Одной из причин подобных несоответствий, является выплата сотруднику дохода не в денежном виде, в частности, когда сотруднику был выдан подарок. Краткий пример ответа на подобные требования налоговой, может быть таким: «В расчёте нет ошибок и противоречий. Расхождение в сумме 5 тыс. рублей связано с тем, что сотруднику был выдан подарок. Стоимость подарка включена в строку 110 расчёта. Сумма НДФЛ с подарка будет удержана при выплате зарплаты работнику. Налог с подарка включён в строки 140 и 170 расчёта».

Пояснения о технической ошибке (пример)

Под технической ошибкой обычно понимается:

• опечатка;
• описка;
• грамматическая (арифметическая) ошибка;
• другая ошибка подобного рода.

Его форма должна быть такой же, как в первоначальном отчёте. Укажите порядковый номер корректировки и перенесите в расчёт правильные значения, а ошибочные исправьте.

Разъяснение может иметь примерно такое содержание: «В результате технической ошибки ООО «Ромашка» неверно отразила данные в строке__ (указать, где именно). Вместо 1 000 указало 1 100. Одновременно с этим сообщаем, что ошибка на сумму НДФЛ к уплате в бюджет не повлияла».

Пояснение о непредставлении 6-НДФЛ (образец)

В некоторых случаях вы правомерно можете не сдавать отчёт или сдавать, но нулевой. Такое возможно, если работодатель не выплачивал зарплату сотрудникам. Причём выплат может не быть как в квартале, так и в течение целого года.

Однако и в этом случае могут спросить, какие у вас основания для несдачи отчёта. Вы можете так и ответить, что не начисляли и не выплачивали доходы. Поэтому не являетесь налоговым агентом и не должны сдавать расчёт по налогу.

Образец ответа на требование об отсутствии отчёта.docx

Пояснения по расхождениям из-за выплаты материальной помощи работникам (образец)

Несоответствия возникают обычно между РСВ и расчётом 6-НДФЛ. В ответе, как правило, прописывается, что выплата не является объектом обложения страховыми взносами. Далее дается ссылка на соответствующие нормы НК РФ.

В нашем образце объектом являются доходы по договору дарения. Поэтому идёт ссылка на п. 4 ст. 420 НК РФ. Таким образом, расхождения возникают по той причине, что часть суммы подарка не указывается в РСВ. В конце следует приложить подтверждающие документы. В этой ситуации таким документом может быть договор дарения.

Образец ответа по материальной помощи.docx

Пояснения по расхождениям из-за выплаты вознаграждения по договорам аренды (образец)

При несовпадении значений баз для начисления страховых взносов и налога на доходы могут быть вопросы. Притом, что новые контрольные отношения не сверяют расчёты, как прежде. Оснований у таких расхождений может быть много. В частности:

• прощение долга сотруднику;
• компенсация расходов на жильё;
• оплата командировочных расходов;
• материальная помощь;
• другие причины.

В числе этих оснований также могут быть выплаты вознаграждений по договорам аренды с работниками. Непонимание возникает из-за того, что на такие выплаты взносы не начисляются. Этот фактор, как и всё остальное, также нужно разъяснять в ответе ИФНС.

Образец пояснения на выплату по договору аренды.docx

Пояснения по расхождениям из-за выплаты зарплаты за вторую половину декабря в январе (образец)

В этой ситуации поводом расхождения РСВ и расчёта РСВ и расчётом 6-НДФЛ стала выплата зарплаты за вторую половину декабря в январе. Отсылка идёт к положениям ст. 223 НК РФ и ст. 423 НК РФ.

Статья 223 НК РФ указывает, что датой получения дохода является день выплаты. База для страховых взносов определяется за расчётный период. Согласно статье 423 НК РФ:

1. Расчётным периодом признается календарный год.
2. Отчётными периодами признаются первый квартал, полугодие, девять месяцев календарного года.

Согласно указанным нормам зарплата за декабрь отражается в отчёте 6-НДФЛ за I квартал 2024 года и в расчёте по взносам за 2023 год.

Образец ответа при выплате за декабрь в январе.docx

Пояснения по расхождениям из-за выплаты дивидендов имуществом (образец)

Такой порядок выплаты может привести к занижению суммы налога, по мнению органов. В ответе укажите, что несоответствие связано с тем, что дивиденды оплачены имуществом. Также нужно прописать, что сумма налога с дивидендов будет выплачена при выплате лицу доходов.

Образец ответа на требование при уплате дивидендов имуществом.docx

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт, составление отчётности, ведение 1С, расчёт заработной платы, а также юридическую поддержку. Если бухгалтерский и налоговый учёт, уплата и возврат налогов вызывают у вас затруднения, то мы подхватим его на лету.

Мы обеспечим прозрачный учёт, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp