Как правильно закрыть смену на онлайн‑кассе

В конце рабочего дня продавец должен закрыть смену на онлайн‑кассе и создать отчёт. Открытая смена больше, чем через 24 часа после её старта — это нарушение. Почему? Разбор в этой статье.

В этой статье:

1. Какой отчёт формирует кассир при закрытии смены
2. Когда нужно закрыть кассовую смену
3. Какая ответственность грозит продавцу
4. Что предпринять, если не все кассовые чеки переданы в ОФД
5. Допускается ли открывать и закрывать смену несколько раз в день
6. Нужно ли открывать и закрывать смену ежедневно
7. Можно ли закрыть смену до того, как закончился рабочий день
8. Как поступать при круглосуточной работе торговой точки
9. Следует ли закрывать смену, если не было продаж

Какой отчёт формирует кассир при закрытии смены

Просто установить онлайн‑кассу недостаточно, важно правильно её использовать. Ежедневно кассир формирует два отчёта:

• об открытии смены — до того, как начнёт принимать оплаты от клиентов;
• о закрытии смены — после рабочего дня.

Отчёт о закрытии смены — такой же фискальный документ, как и кассовый чек. Его нужно передавать онлайн в ФНС, если касса работает с подключением к сети (не в автономном режиме) и ОФД. Оператор ОФД передает отчёт автоматически. Также отчёт сохраняется в памяти фискального накопителя, и посмотреть его можно в личном кабинете ОФД lk.platformaofd.ru. Если продавец использует облачную кассу, она формирует отчёты об открытии и закрытии смены автоматически.

Когда нужно закрыть кассовую смену

Кассовая смена не может быть дольше 24 часов, этот срок отсчитывается с момента открытия смены. Если смена длится больше суток, это приведёт к неприятным последствиям:

Чеки не будут включать фискальный признак. Фискальный признак — это числовой код, один из обязательных реквизитов кассового чека, применяется, чтобы проверить подлинность чека. Он формируется с помощью ФН. Отсутствие фискального признака в чеке — нарушение, такой чек не отправится в налоговую.

Касса может заблокироваться, и создавать чеки на ней не получится. Такую блокировку используют, чтобы продавец не нарушал закон о ККТ (от 22.05.2003 N 54-ФЗ). в этом случае касса блокирует выпуск чеков без фискального признака и позволяет создать только отчёт о закрытии смены.

Такая блокировка есть не во всех моделях касс. Поэтому у бизнеса нередко возникают вопросы о необходимости закрывать смену в течение 24 часов. Закон 54-ФЗ не регулирует этот момент напрямую: в нём указано, что смена должна быть закрыта после окончания расчётов.

УФНС по Москве в письме от 18.07.2023 г. N 17-23/2/079901@ разъяснила этот момент: если смена превышает сутки, фискальный признак на чеке не формируется. Значит, смена при работе на ККТ может максимально длиться не больше 24 часов. Держать смену открытой дольше считается нарушением.

Какая ответственность грозит продавцу

Если вовремя не закрыть смену, продавцу грозят санкции по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ:

• для должностных лиц — предупреждение или наложение административного штрафа 1,5–3 тыс. рублей;
• для юрлиц — предупреждение или штраф 5–10 тыс. рублей.

Разберём еще несколько вопросов о закрытии смен, которые возникают у бизнеса.

Что предпринять, если не все кассовые чеки переданы в ОФД

Если у вас остались чеки, которые не отправлены в ОФД, это не мешает закрытию смены. Лучше всего решить проблему до окончания рабочего дня. Если это не удалось, сначала закройте смену, а потом займитесь отправкой чеков. Часто проблема связана со сбоями в интернет‑соединении или некорректными настройками обмена данными с ОФД.

Если кассовый аппарат не передает чеки, отчёт о закрытии также не будет отправлен ОФД. Но это не приводит к блокировке кассы. Нужно завершить смену, так как операция сохранится в фискальном накопителе. По закону у владельца кассового аппарата есть 30 дней с момента создания фискального документа для его передачи в ОФД.

Допускается ли открывать и закрывать смену несколько раз в день

Закон не ограничивает число открытий и закрытий смены. Кассир может открыть смену для одного расчёта и сразу её закрыть. Потом снова открыть, создать чек и повторно завершить. Смена может продолжаться несколько часов или сутки.

Нужно ли открывать и закрывать смену ежедневно

Если продаж на этой кассе нет, то нет и необходимости открывать и закрывать смену каждый день.

Можно ли закрыть смену до того, как закончился рабочий день

Закон не регламентирует конкретную длительность смены. Она может продолжаться любое количество времени, но не больше 24 часов. Нет также строгих требований завершить смену в конкретное время.

Как поступать при круглосуточной работе торговой точки

В круглосуточных магазинах, аптеках, на АЗС кассовый аппарат работает постоянно. Но смену всё равно нужно завершить не позже, чем через 24 часа с момента её начала. Можно сделать это во время технического перерыва или при смене кассира. На этот период торговля приостанавливается на 5–10 минут, после чего продолжается с новой сменой.

Следует ли закрывать смену, если не было продаж

Да, завершать открытую смену нужно, даже если не было продаж. Если за смену не было сделано ни одной продажи, кассир создает нулевой отчёт.

Как отслеживать состояние кассы в личном кабинете «Платформы ОФД»

В личном кабинете «Платформы ОФД» можно отслеживать состояние ККТ в любой удобный момент. Для этого нужно зайти в раздел «Кассы», далее — «Мониторинг».

Здесь есть несколько фильтров, которые показывают состояние онлайн‑кассы, например:

1. «Смена открыта» — этот фильтр показывает число онлайн‑касс, где кассовая смена открыта меньше 24 часов.
2. «Нет документов 48 часов» — число ККТ, которые не передавали фискальные документы в течение 48 часов и больше, независимо от того, открыта или закрыта смена.
3. «Память ФН почти заполнена» — число ККТ, у которых осталось меньше 1% свободной памяти.
4. «Срок подписки скоро истекает» — число ККТ, у которых подписка заканчивается через 30 дней.
5. «Смена открыта более 24 часов» — число ККТ, на которых кассовая смена продолжается больше суток.
6. «Нет документов более 72 часов» — число ККТ, которые не отправляли фискальные документы на протяжении 72 часов и больше, независимо от того, открыта или закрыта смена.
7. «Некорректные чеки» — число ККТ, которые передают фискальные документы с ошибками.
8. «Оплаченные кассы» — число ККТ с активной подпиской.
9. «Смена закрыта» — число ККТ, на которых закрыта смена.
10. «Ресурс ФН менее 30 дней» — число ККТ, где пора заменить фискальный накопитель.
11. «Неоплаченные кассы» — число ККТ, у которых подписка не оплачена.

Пользуйтесь подразделом «Мониторинг», чтобы вовремя следить за состоянием своей онлайн‑кассы, избежать ошибок и проблем с налоговыми органами.

Сервис «Платформы ОФД» Контроль нарушений помогает избегать штрафов по кассовым операциям:

1. Сервис в реальном времени отслеживает ошибки в работе кассовых аппаратов и недочеты в фискальных документах.
2. Уведомления о проблемах в личном кабинете ОФД позволяют оперативно выявить и устранить неполадки.
3. Детализированная информация о предупреждениях и ошибках в чеках, правилах использования касс доступна в любое время.
4. Статусы документов, которые находятся в карантине, обновляются автоматически.

Методология проверки касс и чеков полностью соответствует требованиям налоговой службы.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и  расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.

Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp