Как автоматизировать бухгалтерский учёт?

Вопрос: как автоматизировать бухгалтерский учёт? Бухгалтерия — один из самых загруженных отделов в любой компании. Специалистам приходится работать с огромным массивом данных и отчётности. Оптимизировать рабочие процессы и не допускать ошибок помогает автоматизация бухгалтерского учёта.

В этой статье:

1. Как автоматизация бухгалтерского учёта экономит финансы бизнеса
2. Как внедрить автоматизацию бухгалтерского учёта
   • Шаг 1. Оцените потребности бизнеса
   • Шаг 2. Назначьте ответственного
   • Шаг 3. Выберите инструменты для автоматизации
   • Шаг 4. Найдите интегратора по внедрению и настройкеШаг 5. Тестирование и работа в новой реальности
3. С какими ошибками можно столкнуться в ходе автоматизации бухучёта
4. Часто задаваемые вопросы

Как автоматизация бухгалтерского учёта экономит финансы бизнеса

Бухгалтерский учёт «на бумаге» — это затратный по финансам и времени процесс. В особенности нагрузка на специалистов возрастает в отчётный период. Поэтому большинство компаний выбирает автоматизацию бухгалтерии — когда часть обязанностей специалиста переходит в специальные программы.

При ведении бухгалтерского учёта организации руководствуются требованиями и правилами, установленными на законодательном уровне.

Вот лишь часть из них:

1. Закон от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учёте».
2. Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н «Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности».
3. Приказ Минфина от 04.10.2023 № 157н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учёта ФСБУ 4/2023».

В зависимости от специфики деятельности, активов, обязательств и масштабов компании могут меняться состав форм отчётности и пояснения. В результате отчётность по итогам периода из нескольких страниц трансформируется в целый том — с детальной информацией об организации. Даже бухгалтерский учёт в таблицах Excel не спасает от рутины, траты времени и ошибок.

Какие процессы ускоряет автоматизация бухгалтерского учёта:

• формирование первичных документов;
• регистрация хозяйственных операций;
• расчёт налогов и страховых взносов;
• формирование отчётности;
• контроль задолженности и взаиморасчётов;
• анализ финансовых показателей;
• обмен информацией с контролирующими органами.

Как внедрить автоматизацию бухгалтерского учёта

Автоматизация бухгалтерского учёта — это внедрение в бизнес‑процессы специальных программ, которые часть рутинных операций выполняют без вмешательства человека. Разберём основные шаги такого внедрения.

Шаг 1. Оцените потребности бизнеса

Выбор программы для бухгалтерии зависит в том числе от размеров компании. Одни программы учёта оснащены минимальным набором инструментов для небольшого бизнеса, другие подходят крупным организациям и холдингам.

1. ИП и малый бизнес. Предприниматели с небольшим ассортиментом товара могут вести бухгалтерский учёт в Excel‑таблицах. Но по мере роста бизнеса таблицы становятся неэффективным инструментом. Это сигнал, что пора внедрять программу для автоматизации учёта. Например, малому бизнесу подходит «1С:Бухгалтерия».
2. Средний бизнес. Компаниям, не входящим в холдинги, подойдёт «1С:Бухгалтерия» (с базовыми или доработанными конфигурациями). Но так как бизнес‑процессов у них много, обычно они используют и другие решения 1С, например 1С:ERP, «1С:Управление холдингом». Комплексные программы автоматизируют сбор данных о денежных потоках, остатках на складах, закупках, подготовку аналитических отчётов.
3. Крупный бизнес. Как правило, крупные компании имеют филиалы или дочерние образования. Учёт «на бумаге» и в таблицах здесь практически невозможен. Автоматизация бухгалтерского учёта в крупных компаниях строится с помощью программ 1С:ERP, «1С:УХ».

На первом шаге оцените потребности бизнеса, в том числе размер компании и потенциал к масштабированию, чтобы выбрать программу точечно по запросу.

Шаг 2. Назначьте ответственного

Автоматизация бухгалтерского учёта требует постоянного контроля и координации. Чтобы процесс прошёл без срывов и ошибок, важно назначить внутри компании ответственного сотрудника. Он станет связующим звеном между бизнесом и компанией‑интегратором, которая реализует проект по внедрению.

Основные обязанности ответственного:

• Формулировать задачи и ожидания бизнеса.
• Собирать и передавать интегратору документы для настройки системы.
• Контролировать сроки и этапы внедрения.
• Наладить коммуникацию между интегратором, руководством и бухгалтерией.
• Фиксировать проблемы и вносить предложения для оперативного решения.

Шаг 3. Выберите инструменты для автоматизации

Программа для автоматизации учёта — это не единственное, что нужно для внедрения полноценной системы. Оцените, какие именно инструменты нужны вашему бизнесу:

1. Бухгалтерские информационные системы. Это та программа 1С, которая будет закрывать повседневные задачи бухгалтерии.
2. Специализированные сервисы. Это дополнительные инструменты для сбора данных и подготовки отчётности. Например, сервисы ЭДО, управление остатками на складе и т.д. Различные конфигурации 1С оснащены встроенными модулями для сбора данных, в других случаях потребуется интеграция.
3. CRM‑системы. Если бизнес использует программу 1С, то необходимость в отдельной CRM отпадает.

На этом шаге определитесь с программой, которую будете использовать. Она должна иметь релевантные инструменты для решения задач бухгалтерского учёта. Программа фиксирует каждую операцию (приход товара, оплату счёта, начисление зарплаты), формирует проводки и обновляет соответствующие регистры учёта.

Шаг 4. Найдите интегратора по внедрению и настройке

Компании‑интеграторы — это официальные партнёры продуктов 1С. Они помогают бизнесу определиться с лучшим решением и корректно внедрить программу в бизнес‑процессы.

Интеграторы могут полностью автоматизировать ваш бухгалтерский учёт под ключ.

Точнее:

1. Проведут интервью с собственником, руководителями, бухгалтерами и оценят потребности бизнеса.
2. Проведут аудит текущих процессов компании, чтобы выбрать программу 1С с подходящей конфигурацией.
3. Составят план действий по внедрению программы для автоматизации бухгалтерского учёта.
4. Выполнят все действия в соответствии с техническим заданием. Отметим, что ТЗ составляет заказчик в связке со своими специалистами и сотрудниками интегратора.
5. Обучат сотрудников работе в системе: предоставят инструкции, видеоуроки.

Некоторые интеграторы по запросу заказчика могут выехать на место ведения бизнеса, чтобы оценить текущие процессы, провести презентацию программы или обучить сотрудников офлайн.

Шаг 5. Тестирование и работа в новой реальности

Внедрение системы автоматизации — это не заключительный шаг, а начало нового периода для компании. На этом этапе важно не терять связь с компанией‑интегратором, чтобы своевременно решать технические нюансы и иметь возможность задавать вопросы.

На этом этапе важно:

1. Регулярно анализировать эффективность работы системы — удобство формирования отчётов, скорость получения данных, уровень прозрачности учёта.
2. Использовать новые возможности для оптимизации бизнес‑процессов.
3. Поддерживать контакт с интегратором, чтобы обсуждать перспективы масштабирования и дальнейшие улучшения.

Это минимальный, но далеко не исчепывающий список. Начните с него, а дальше сами поймёте чем его дополнить в вашем случае.

По мере развития бизнеса вы сможете вместе с интегратором расширить функционал: доработать конфигурацию 1С под новые задачи или перейти на более продвинутые решения. Это позволяет не просто автоматизировать текущие процессы, но и закладывать основу для долгосрочного роста.

В таблице — основные моменты по автоматизации бухгалтерского учёта:

С какими ошибками можно столкнуться в ходе автоматизации бухучёта

Ошибки в процессе автоматизации могут стать причиной убытков и простоев в работе.

Какие ошибки чаще всего встречаются на старте:

1. Завышенные требования. Не переводите «в цифру» сразу все процессы — это может внести путаницу. Автоматизируйте учёт постепенно, начните с первичных документов, а потом переходите к более сложным задачам.
2. Неправильный перенос данных в новую программу. Ошибки на этом этапе могут привести к хаосу в системе или потере сведений. Доверьте миграцию данных интегратору или следуйте инструкции разработчика.
3. Формальное внедрение программы 1С. Система введена в эксплуатацию, но сотрудники продолжают вести учёт на бумаге. Сразу пресекайте такой подход и помогите сотрудникам освоить новый формат работы.
4. Отсутствует обслуживание программы. Перед внедрением системы автоматизации уточните у интегратора возможность регулярной поддержки.
5. Сотрудники не подготовлены. Недостаточная квалификация сотрудников может привести к саботажу. Не игнорируйте обучение, донесите до персонала важность переноса данных в цифровое пространство.

Автоматизация снижает нагрузку на бухгалтеров и повышает точность документации. Руководителям проще контролировать бизнес‑процессы в режиме реального времени и выполнять требования законодательства о бухгалтерском учёте.

Часто задаваемые вопросы

Чем автоматизация бухгалтерии отличается от учета в Excel?

Учёт в Excel — это работа с данными вручную, при таком подходе не исключены ошибки из‑за большого объёма информации. Автоматизация бухгалтерии предполагает использование программ, например, 1С. Программы автоматически формируют проводки и отчёты, фиксируют финансовые потоки, обеспечивают взаимодействие с контролирующими органами.

Когда стоит переходить на автоматизацию бухгалтерского учёта?

Переходить на автоматизации бухгалтерии стоит, когда ручные методы или Excel перестают обеспечивать оперативность и точность работы. Обращайте внимание на сигналы: растёт объём операций, часто возникают ошибки в данных, уходит много времени на подготовку отчётности, данные дублируются и теряются между подразделениями. Если хотя бы один из этих «маячков» сработал — вашему бизнесу пора автоматизировать учёт.

Сколько времени занимает внедрение автоматизированной системы учёта?

Сроки зависят от масштаба бизнеса, сложности процессов и выбранного решения. Например, внедрение базовой конфигурации «1С:Бухгалтерия» занимает 1‑2 недели, внедрение системы автоматизации в среднем бизнесе — до двух месяцев. На внедрение ERP или «1С:Управление холдингом» в крупном бизнесе и группе компаний может уйти от 3 до 6 месяцев. Ключевую роль играет компания‑интегратор: грамотные специалисты могут ускорить процесс за счёт точного анализа потребностей и чёткого плана внедрения.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, сайта самозанятые.рф, сайта mertech.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт, кадровый учёт и расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.

Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт‑Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp