График отпусков на 2026 год

График отпусков на 2026 год: частые вопросы о составлении и ответы на них. Разбираемся как составить график отпусков, кого в него необходимо включить, в какой форме составить и что важного не забыть.

В этой статье:

1. Нормативная база документа
2. Кого включать в график
3. Кто имеет право на отпуск вне очереди
4. Какая ответственность за нарушения в предоставлении графика
5. Частые вопросы по составлению графика отпусков
6. Как КЭДО помогает в составлении графика отпусков

Нормативная база документа

График отпусков (ГО) — это обязательный локальный нормативный акт для всех работодателей, кроме микропредприятий. Срок утверждения — не позднее 17 декабря 2025 года, за 2 недели до конца года, с учётом выходных дней (ст. 123 ТК РФ).

Форма для документа, утверждённая Постановлением Госкомстата №1 (форма Т-7) является рекомендательной. Работодатель вправе разработать собственную форму или дополнить Т-7 необходимыми реквизитами (например, графой для ознакомления сотрудника).

Регулирующие документы:

Основной документ: Трудовой кодекс (ст. 123, 124, 125 и др.).

Законы, предоставляющие дополнительные гарантии отдельным категориям:

• Закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах».
• Закон от 20.07.2012 № 125-ФЗ «О донорстве крови и её компонентов».
• Закон от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС».

Кого включать в график

В ГО включаются все сотрудники, работающие по трудовому договору, включая совместителей и «удалённых» работников.

Кто имеет право на отпуск вне очереди

Следующие категории сотрудников вправе требовать предоставления отпуска в удобное для них время (как при составлении графика, так и при его изменении в течение года):

• Несовершеннолетние.
• Женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком.
• Супруги военнослужащих — в период отпуска мужа/жены.
• Работники‑совместители — в период отпуска по основному месту работы.
• Почётные доноры России.
• Лица, подвергшиеся воздействию радиации (Чернобыль, Маяк и др.).
• Один из родителей (опекун, попечитель) ребёнка‑инвалида в возрасте до 18 лет.

Какая ответственность за нарушения в предоставлении графика

Отсутствие графика или его нарушение квалифицируется по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и влечёт:

• Штраф для организации: от 30 000 до 50 000 руб.
• Штраф для должностного лица (руководителя): от 1 000 до 5 000 руб.

Частые вопросы по составлению графика отпусков

Вопрос: нужно ли включать в график отпусков на 2025 год сотрудников, трудовые договоры с которыми будут заключены в декабре 2025 года?

Ответ: да, обязательно, если договор заключен до даты утверждения графика отпусков (17 декабря 2025 года). График составляется на следующий календарный год с учётом всех действующих на момент его утверждения трудовых отношений. Даже если сотрудник фактически приступит к работе только в январе, он уже является участником трудовых отношений и должен быть включен в план отпусков.

Вопрос: обязательно ли указывать в графике отпусков конкретные даты (число, месяц) начала отдыха?

Ответ: прямой обязанности указывать точный день (число) в Трудовом кодексе нет. Минтруд в своих разъяснениях допускает указание только месяца начала отпуска.

Однако! С точки зрения судебной практики и минимизации рисков крайне рекомендуется указывать конкретную дату.

Это снимет риски со всех сторон:

• Однозначно определяет начало обязательного уведомления сотрудника (за 2 недели).
• Исключает споры о точном дне выхода на работу.
• Является неоспоримым доказательством при возникновении трудовых споров.

Вопрос: может ли отпуск начинаться с выходного дня сотрудника?

Ответ: да, безусловно. Отпуск исчисляется в календарных днях, и его начало не привязано к рабочему дню сотрудника. Эта позиция подтверждается Рострудом. Такой подход часто используется для экономии рабочих дней и более гибкого планирования.

Вопрос: как правильно учесть в графике права «льготных» категорий сотрудников?

Ответ: для следующих категорий работников отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время. Их пожелания при составлении графика являются не просто просьбой, а обязательным требованием закона:

• Несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ).
• Беременные женщины (перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, ст. 260 ТК РФ).
• Сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ).
• Супруги военнослужащих (в период отпуска супруга, ст. 11 закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ).
• Один из родителей (опекунов, попечителей) ребёнка‑инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).
• Почётные доноры России (ст. 23 закона от 20.07.2012 № 125‑ФЗ РФ).

Вопрос: вправе ли работодатель установить в графике для сотрудника со сменным графиком работы первый день отпуска на его выходной?

Ответ: да, абсолютно вправе. Трудовое законодательство не содержит никаких ограничений на этот счёт. Отпуск предоставляется в календарных днях, и его начало не зависит от графика работы (сменности) конкретного сотрудника.

Вопрос: может ли восстановленный на работе сотрудник пойти в отпуск, если при увольнении ему уже выплатили компенсацию за неиспользованные дни?

Ответ: да, может. Восстановление на работе аннулирует все правовые последствия увольнения. Сотруднику возвращается право на отпуск за соответствующий рабочий год. Сумма компенсации, выплаченной при увольнении, подлежит зачёту при выплате ему отпускных. Если суммы компенсации не хватает, работодатель доплачивает разницу.

Вопрос: может ли работодатель отказать сотруднику в предоставлении части отпуска вне утвержденного графика?

Ответ: по общему правилу — да, может. График отпусков обязателен для обеих сторон. Работодатель вправе отказать в просьбе о предоставлении части отпуска не в соответствии с графиком, если на это нет производственной возможности.

Исключение: категории сотрудников, имеющие право на отпуск в удобное для них время (перечислены выше). Им работодатель отказать не вправе.

Вопрос: сотрудник отказывается подписывать график отпусков, что делать?

Ответ: законодательство здесь на стороне работодателя, но человеческий подход помогает сохранить атмосферу в коллективе. Проведите беседу, выясните причины отказа. Понимание мотивов — это 90% успеха в поиске альтернативного решения. Затем предложите варианты компромисса:

• Сдвиньте даты отпуска в пределах того же квартала.
• Предложите сотрудникам поменяться очередностью (если это не нарушает прав других работников и все стороны согласны).
• Разделите отпуск на части, предоставив наиболее желаемый период сотруднику.

Если компромисс недостижим и руководство настаивает на утверждении графика в исходном виде, необходимо защитить интересы компании.

Действуйте так:

1. Составьте Акт об отказе от ознакомления с графиком отпусков.
2. Пригласите для подписания акта двух свидетелей (из числа коллег, не из кадровой службы).
3. В акте четко укажите:
   • Дату и место составления.
   • ФИО и должности присутствующих свидетелей.
   • Суть ситуации: «сотруднику был представлен для ознакомления график отпусков на 2026 год, однако он отказался удостоверить этот факт своей подписью, мотивировав это (причина, если она была озвучена)».

Как КЭДО помогает в составлении графика отпусков

Человеческий фактор — одна из ключевых причин сбоев в работе с графиком отпусков: можно перепутать даты, забыть уведомить сотрудника или потерять заявление о переносе. Внедрение системы КЭДО, такой как EmplDocs (в качестве примера), позволяет выстроить сквозной и прозрачный процесс, который минимизирует ручной труд и человеческий фактор.

На конкретном примере разберем, как КЭДО EmplDocs упрощает каждый этап:

1. Сбор пожеланий:

• Как было: кадровик собирает пожелания по отпуску через email, мессенджеры, смс, постоянно напоминает о необходимости подачи сведений. Вносит данные в проект документа вручную по каждому сотруднику.
• Как стало: каждый сотрудник в своем Личном кабинете самостоятельно указывает желаемые периоды для отпуска. Это снимает с кадровой службы функцию «курьера» и делает сотрудника ответственным участником процесса.

2. Согласование документов:

• Как было: кадровик формирует проект графика, распечатывает его и ходит по кабинетам для визирования у руководителей подразделений.
• Как стало: руководители получают автоматические уведомления о поступлении заявок на согласование. Они просматривают планируемые отпуска команды в едином интерфейсе, видят нагрузку на подразделение и согласовывают или отклоняют заявки с электронной визой. Все подписи фиксируются в системе.

3. Формирование итогового документа:

• Как было: после всех согласований кадровик вручную переносит утвержденные даты в форму Т-7 в Excel или Word, тратя время и рискуя допустить опечатку.
• Как стало: система автоматически выгружает окончательный, согласованный со всеми сторонами график непосредственно в «1С:ЗУП» или другую учётную систему. Документ формируется без ручного ввода данных.

4. Уведомление сотрудников:

• Как было: кадровик за 2 недели до каждого отпуска ищет в графике даты, распечатывает уведомления, ищет сотрудника для подписи.
• Как стало: система самостоятельно отправляет уведомление сотруднику в его Личный кабинет (и на почту) строго за установленный в настройках срок (14 дней или иной). Факт получения и ознакомления фиксируется автоматически.

5. Юридическая значимость:

• Как было: история изменений и переносов теряется в вордовских файлах и папках на компьютере.
• Как стало: КЭДО обеспечивает непрерывное и неизменяемое документирование всего процесса: от первой заявки сотрудника до всех согласований, уведомлений и последующих переносов. Это формирует надёжную доказательную базу на случай проверок или споров.

КЭДО трансформирует график отпусков из статичного, неудобного документа в динамичный, самообновляющийся инструмент. Это экономит десятки рабочих часов кадровиков, исключает технические ошибки и создаёт прозрачную среду для всех участников процесса — от сотрудника до генерального директора.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, сайта самозанятые.рф, сайта mertech.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт, кадровый учёт и расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.

Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт‑Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp