Автоматизация документооборота
Время на чтение: 6 мин.
Автоматизация документооборота
Автоматизация документооборота — это спасение для бизнеса. На согласование бумажных документов могут уйти дни и даже недели. Руководитель не на месте, документ потерялся, в принтере закончилась краска… А компаниям важно соблюдать сроки, чтобы не сорвать выгодный проект, не потерять клиентов, не упустить контракт.
В этой статье:
- Что такое автоматизация документооборота
- Почему не все компании автоматизируют документооборот
- Как понять, что пора внедрять автоматизацию документооборота
- Как внедрить систему для согласования документов (ССД)
Что такое автоматизация документооборота
Согласование бумажных документов даже с одним человеком — процесс трудозатратный. А если согласовать нужно с двумя, тремя людьми?
Автоматизация документооборота — это способ ускорить обмен документами и процесс согласования. Документы переносятся в цифровое пространство и доходят до адресата мгновенно одним нажатием клавиши.
В разрезе бизнес‑процессов в системе можно согласовывать разные документы и задачи — договоры, акты, деловые письма, счета на оплату, служебные записки, графики отпусков и дежурств, кадровые документы, внутренние инструкции, отчёты. Единое цифровое пространство повышает продуктивность сотрудников и делает каждый этап прозрачным.
Автоматизация ускоряет документооборот и процесс согласования внутри компании и за её пределами — с клиентами, поставщиками, контрольными органами.
Почему не все компании автоматизируют документооборот
Компании, которые ценят своё время, дорожат клиентами, оптимизируют расходы, давно перешли на электронный документооборот. И с каждым годом их становится всё больше. в то же время остались те, кто до сих пор не перешёл «в цифру». Что их останавливает:
1. Консервативные убеждения. Такие компании привыкли работать «по старинке»: ходить в кабинет к руководителю, собственноручно ставить подписи, доставлять документы курьером или по почте. Но рано или поздно технология войдёт и в их процессы, когда, например, контрагент попросит обмениваться с ним электронными документами.
2. Страх утечки данных. Некоторые компании сомневаются в надёжности ПО и серверов. Они думают, что переход в цифровое пространство приведёт к утечке конфиденциальной информации и скомпрометирует их перед надзорными органами.
Чтобы исключить этот риск, важно выбирать надёжного провайдера, предоставляющего российские облачные серверы с высоким уровнем защиты дата‑центра.
Если компания использует собственные серверы, то получает полный контроль над информацией. Важно правильно организовать работу с персональными данными — назначить ответственных, дать сотрудникам ограниченные доступы, прописать ответственность в учётной политике.
3. Неуверенность в юридической силе электронных документов. Фактически же электронная подпись обладает той же юридической силой, что и «живая» подпись (ст. 6 закона от 06.04.2011 N 63‑ФЗ).
Переход «в цифру» — это необходимость, продиктованная современными требованиями к бизнесу. Процесс согласования не должен затягивать сроки реализации проектов, обязательства с контрагентами, работу специалистов.
Как понять, что пора внедрять автоматизацию документооборота
Бизнес‑процессы сами подскажут компании, что пора переходить на «безбумажный» документооборот. Нужно только посмотреть на них взглядом управленца и выявить эти маркеры.
1. Растут бумажные архивы
В отделах компаний папки с бумажными документами занимают большое количество стеллажей. А крупные предприятия отводят целые помещения под хранение архивов. Какие минусы у такого способа хранения:
- Трудно найти нужный документ. Сотрудник может потратить часы на поиск документа.
- Проблематично контролировать сохранность документов. Доступ к хранилищу открыт сотрудникам. Они могут случайно испортить документ или забыть его вернуть.
- Нелегко сохранять порядок. Много времени занимает наведение порядка в архиве — раскладывание по папкам, заполнение стикеров, распределение по ячейкам.
В бумажной среде легко потерять актуальную версию документа, особенно если вносятся правки вручную и копии расходятся по разным отделам. Это может привести к согласованию разных версий одного и того же документа, что влечёт за собой ошибки и недоразумения.
В системах для автоматизации документооборота документы всегда под рукой. Любой документ легко найти с помощью настроек — по дате, наименованию, контрагенту, сотруднику. Также сохраняется история документооборота.
2. Уходит много времени на согласование документов
Согласование бумажных документов занимает часы, дни, а иногда — недели. Это зависит как от человеческого фактора, так и от технических аспектов. Что затягивает сроки согласования:
- Руководитель уехал в командировку. в этом случае «достучаться» до него очень сложно.
- Ответственный не на рабочем месте. Документ должен согласовать ответственный сотрудник (главный бухгалтер, старший менеджер и т.д.).
- Документ должны согласовать несколько сотрудников. Тяжело синхронизировать сотрудников для быстрого согласования документов.
- Подвела техника. Иногда, чтобы согласовать документ, нужно его распечатать. в самый ответственный момент может сломаться принтер или закончиться краска в картридже.
В системе для согласования документов этого можно избежать:
- Руководитель или иное ответственное лицо могут просматривать документы с любого устройства — смартфона, планшета, ноутбука. Нет территориальной привязки — доступ к документам возможен из любой географической точки, где есть интернет.
- Несколько сотрудников могут параллельно работать с документом — вносить правки, оставлять комментарии.
- Для согласования не нужно распечатывать документ.
Автоматизация маршрутов согласования позволяет сократить время, затрачиваемое на прохождение документа по инстанциям.
3. Увеличиваются расходы на бумажный документооборот
Бумажный документооборот увеличивает затраты компании. Что входит в статьи расходов:
- закупка бумаги, файлов, скоросшивателей;
- заправка картриджей;
- ремонт и обслуживание МФУ;
- содержание бумажного архива.
Компания несёт расходы не только на бумагу, но и сопутствующие материалы и услуги. Система автоматизации документооборота позволяет сократить ненужные издержки, а сэкономленные деньги можно потратить на развитие бизнеса.
В некоторых случаях компании не могут отказаться от бумажного документооборота. Например, контролирующие органы при проверках могут запросить бумажные оригиналы документов.
В этом случае можно комбинировать цифровой и бумажный документооборот. Первый использовать в корпоративных целях для взаимодействия с сотрудниками и контрагентами, а второй — для взаимодействия с контролирующими органами, госструктурами и в иных случаях, когда без бумажного документа не обойтись.
4. Компания переходит на удалённый формат с сотрудниками и отделами
Бумажный документооборот затруднён, когда компания работает с удалёнными специалистами и подразделениями. Для реализации проектов часто требуется согласовывать разные документы — письма контрагентам, проекты договоров, акты и спецификации.
Неважно, где находится каждый сотрудник. Система для согласования документов — это единое информационное пространство для совместной работы с документами.
Какие возможности открывает система:
- подключение удалённых сотрудников;
- настройка типовых и уникальных маршрутов согласования;
- назначение ответственных лиц;
- отслеживание истории согласования.
Сотрудники не пропустят задачу, благодаря уведомлениям — по электронной почте или в мессенджерах.
5. Контрагенты просят перейти в цифровое пространство
Автоматизация документооборота активно используется в следующих сферах — строительство, производство, гостиничный и ресторанный бизнес, направление IT, медицина. На «безбумажное» согласование сейчас переходят и государственные организации.
Компаниям важно выстраивать лояльные отношения с контрагентами (клиентами, подрядчиками, поставщиками). Нередко контрагенты сами просят компанию перевести документооборот в цифровую систему. Это не прихоть контрагента, а необходимость — он понимает, что так выгоднее для обеих сторон:
- ускорится процесс согласования и обмена документами;
- сократятся расходы — на печать бумажных документов, доставку курьером;
- упростится поиск документов, когда в компании разветвленные деловые связи.
Как внедрить систему для согласования документов (ССД)
Опишем несколько шагов по внедрению ССД. Отнеситесь к ним внимательно, потому что внедрение требует тщательной подготовки.
- Определите, какие процессы необходимо автоматизировать. На этом этапе важны слаженные действия руководителей и сотрудников «в полях». Для начала достаточно автоматизировать 2‑3 бизнес‑процесса, а потом постепенно наращивать масштабы.
- Проведите тестирование системы. Создайте экспериментальные маршруты по бизнес‑процессам. Используйте гибкие настройки для тестирования всех возможностей системы.
- Обучите сотрудников. Покажите коллегам, как максимально эффективно использовать систему для согласования документов. Назначьте ответственного за адаптацию к новым условиям работы.
В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, сайта самозанятые.рф, сайта mertech.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.
Владельцам бизнеса
Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг
ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.
Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.
В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт‑Петербурга и Ленинградской области.
Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.
Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.
Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:
или оставить заявку в чате.
