5 типичных ситуаций при оформлении отпуска в 2024-2025 годах

У бухгалтерии и кадровиков, обычно, возникают 5 типичных ситуаций при оформлении отпуска и их оплате. Давайте разберёмся с ними.

Ситуация 1. Сотрудник хочет уйти в отпуск не по графику

Ежегодно, минимум за две недели до наступления нового года, работодатель должен утвердить график предоставления очередных отпусков своим работникам (ст. 123 ТК РФ).

График отпусков обязателен к соблюдению обеими сторонами трудовых отношений, но обстоятельства могут сложиться так, что работник пожелает перенести уже согласованные и утвержденные даты своего ежегодного отдыха на другое время. Работник может уйти в отпуск не по графику, но только с согласия работодателя.

Нужно учитывать, при оформлении отпуска, в этой ситуации, что некоторые категории работников вправе сами выбирать даты, на которые приходится их отпуск, причём работодатель не может им в этом отказать:

когда переносятся неиспользованные дни отдыха работника, отозванного из отпуска до его завершения (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
если работник имеет минимум троих несовершеннолетних детей, младшему из которых не исполнилось 14 лет, или воспитывает ребёнка инвалида до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ и ст. 262.2 ТК РФ);
когда сам работник — несовершеннолетний (ст. 267 ТК РФ);
если сотрудница хочет присоединить дни очередного отпуска к своему декретному отпуску (ст. 260 ТК РФ);
если сотрудник хочет приурочить свой отпуск к отпуску по беременности и родам своей супруги (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
когда мобилизованный работник (или военнослужащий-контрактник) вернулся на работу после прохождения военной службы (ст. 351.7 ТК РФ);
если сотрудница желает взять отпуск одновременно с отпуском мужа — военнослужащего (ст. 11 закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
если работник — Герой Советского Союза, Герой Российской Федерации, полный кавалер ордена Славы, почётный донор России, ветеран Великой Отечественной войны, работавший в период Великой Отечественной войны, ветеран боевых действий (ст. 23 закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ, ст. 19 закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ, ст. 2 закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ, ст. 3 закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ и ст. 8 закона от 15.01.1993 N 4301-1);
если сотрудник относится к категории граждан, пострадавших от радиационного воздействия (ст. 14 и ст. 15 закона от 15.05.1991 N 1244-1, ст. 1 закона от 26.11.1998 N 175-ФЗ и ст. 2 закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ).

Если работодатель не выплатил вовремя отпускные или не уведомил сотрудника о начале отпуска за 2 недели, работник также вправе требовать переноса отдыха на другое время, а работодатель обязан согласовать новые сроки с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Право на отпуск за первый год работы возникает через 6 месяцев работы, но некоторые работники имеют право уйти в отпуск раньше — это (ст. 122 ТК РФ):

сотрудницы, желающие взять отпуск перед или сразу после отпуска по беременности и родам;
работники до 18 лет;
работники, усыновившие ребёнка не старше 3-х месяцев.

Если о переносе отпуска просит работник, не относящийся к перечисленным льготным категориям, работодатель принимает решение на своё усмотрение и вправе отказать ему.

При оформлении отпуска с целью его переноса на другое время:

Получите от сотрудника, желающего перенести дату отпуска, заявление на имя работодателя с соответствующей просьбой. В заявлении он должен указать:

дату начала и число дней отпуска по графику;
период, на который сотрудник просит перенести отпуск или его часть;
причину переноса отпускных дней;
подтверждающие документы (при необходимости).

После согласования изменений с работодателем издаётся приказ о переносе отпускных дат. На основании приказа вносятся изменения в график отпусков.

Ситуация 2. Сотрудник заболел в отпуске: что делать

Если работник заболел во время своего ежегодного оплачиваемого отпуска, его право — продлить отпуск на число дней болезни или перенести его на другое время, согласованное с работодателем (ст. 124 ТК РФ).

Продлевать отпуск можно только на те дни болезни, которые совпали с периодом отпуска. Чтобы отдых продолжился сразу после завершения больничного, сотрудник должен сообщить работодателю о заболевании и своём решении продлить отпуск, чтобы невыход на работу в изначально установленную дату не был расценен как прогул. Дни болезни должны подтверждаться листом нетрудоспособности.

Пример. Сотрудник находится в отпуске с 1 по 14 августа. 10 августа ему открыли больничный, и он проболел до 18 августа включительно. С отпуском совпало 5 дней болезни (с 10 по 14 августа), значит продление отдыха возможно именно на 5 дней — с 19 по 23 августа, а на работу сотрудник выйдет 24 августа.

Перенести отпускные дни, совпавшие с больничным, можно на любое время, которое определяет работодатель, учитывая пожелания сотрудника.

Поскольку происходит разделение отпуска на части, важно соблюсти правило: хотя бы одна из частей отпуска не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ).

Пример. Согласно графику, отпуск сотрудника состоит из двух частей — в мае он должен отдыхать 16 дней, в сентябре — 12 дней. Отгуляв 10 дней отпуска в мае, работник заболел. Больничный продлился 8 дней, после его закрытия сотрудник вышел на работу, а 6 дней отпуска, совпавших с болезнью, он хотел использовать в июле. В таком переносе работодатель ему отказал, поскольку тогда все части отпуска будут длиться меньше 14 дней (10, 6 и 12 дней). Работник согласился присоединить 6 дней ко второй части отпуска в сентябре, тогда она составит 18 дней и нарушения закона не будет (6 + 12).

Заболеть работник может и перед началом отпуска, тогда он вправе перенести на другое время, согласованное с работодателем, весь отпуск.

При оформлении отпуска из-за болезни, его продлении или переносе:

Обязательно наличие больничного листа, об открытии которого работодателю сообщит СФР.
Если сотрудник заболел во время отдыха за рубежом, нетрудоспособность он может подтвердить документами, выданными иностранным медучреждением (медзаключения, справки врача и т.п.). Но получить больничное пособие по ним нельзя — для оплаты больничного такие документы следует легализовать (перевести на русский язык и заверить в консульстве, а если страна входит в Минскую конвенцию — у нотариуса) и по решению врачебной комиссии заменить на российский «Листок нетрудоспособности» (п. 17 Приложения к приказу Минздрава от 23.11.2021 N 1089н).
Для переноса дней отпуска, совпавших с болезнью, работник сразу после выхода на работу должен написать заявление работодателю. В нём надо указать даты начала и окончания отпуска, открытия и закрытия больничного, сколько дней болезни, совпавших с отпуском, следует перенести и на какое время.
После согласования дат, на которые переносится отпуск, издаётся приказ о переносе и вносятся изменения в график отпусков.
Если отпуск просто продлевается, заявление и приказ не нужны.

Оплата отпуска:

Пособие за дни больничного в период отпуска оплачивается в обычном порядке — первые 3 дня оплачивает работодатель, остальные дни — СФР.
При продлении отпуска никаких изменений в его оплате не происходит, т.к. дата начала и продолжительность отпуска остаются прежними.
При переносе отпуска нужно помнить:
- Если дни отпуска переносятся на тот же месяц, в котором отпуск планировался изначально, пересчитывать отпускные не нужно — ведь расчётный период остался прежним (12 месяцев перед месяцем начала отпуска).
- Если дни отпуска перенесены на другой месяц, придётся сделать перерасчёт отпускных, исходя из нового расчётного периода.

Ситуация 3. Нужно срочно отозвать сотрудника из отпуска

В связи с производственной необходимостью работодатель может принять решение об отзыве работника из ежегодного отпуска. Но для этого надо получить согласие самого работника.

Если сотрудник отказывается прерывать свой отдых и возвращаться на работу раньше срока, принудить его к этому нельзя, такой отказ не является нарушением трудовой дисциплины.

Если работник согласен выйти на своё рабочее место досрочно, неиспользованную часть отпуска он может по своему выбору (ч. 2 ст. 125 ТК РФ):

отгулять в удобное ему время в течении текущего рабочего года;
присоединить к отпуску за следующий рабочий год.

Некоторые категории работников отзывать из отпусков запрещено законом — это (ч. 3 ст. 125 ТК РФ):

работники моложе 18 лет;
беременные сотрудницы;
работники, занятые на работах с вредными, опасными условиями труда.

Отзыв из отпуска нужно оформить документально:

Сначала направьте работнику письменное предложение (за подписью руководителя) прервать отпуск и выйти на работу, указав причину такого отзыва и пояснив, как можно использовать оставшиеся отпускные дни.
Текст может быть примерно таким:
«Уважаемый, (имя, отчество), в связи с производственной необходимостью (можно расписать причину отзыва подробнее) прошу вас дать свое согласие на отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска с (дата, с которой нужно приступить к работе). Согласно ст. 125 Трудового кодекса, по вашему выбору неиспользованная по причине отзыва часть отпуска будет предоставлена вам в указанное вами время в текущем рабочем году, либо будет присоединена к отпуску за следующий рабочий год».
Работник дает своё согласие, или отказывается прерывать отдых. Он может написать «Согласен на отзыв из отпуска» или «Не согласен» прямо на направленном вами письме (указав дату и поставив свою подпись), либо оформить это отдельным документом. При согласии на отзыв, работник может здесь же написать, как он желает распорядиться неиспользованными днями отдыха.
Получив согласие работника, подготовьте приказ об отзыве из отпуска, обязательно включив в него:
- причину, по которой работник отзывается из отпуска;
- дату, с которой он должен выйти на работу;
- в какое время работник использует оставшиеся дни отпуска.
Ознакомьте с приказом сотрудника (под подпись).
Внесите изменения в график отпусков, ссылаясь на приказ об отзыве.

Начиная с даты выхода работника из отпуска, начисляйте ему зарплату за отработанное время.

Ситуация 4. Сотрудник вышел из отпуска раньше, как пересчитать отпускные

Минимум за 3 дня до начала отпуска работнику выплачиваются отпускные в полной сумме (ст. 136 ТК РФ). Если по какой‑либо причине он вернулся на работу раньше, чем закончился его отдых, отпускные, приходящиеся на неиспользованные дни отпуска, образуют задолженность работника перед работодателем.

Для определения размера такой задолженности отпускные надо пересчитать.

Как это сделать:

Средний дневной заработок работника, из которого делался расчёт отпускных перед началом отпуска, надо умножить на фактическое количество дней нахождения в отпуске — это сумма отпускных, приходящаяся на использованные дни отпуска.
Полученную сумму вычтите из ранее выплаченной работнику суммы отпускных — это и будет его задолженность по отпускным.

Законодательство не содержит чётких указаний, как поступать с такой задолженностью. По мнению Роструда, работодатель не вправе удерживать излишне полученные отпускные из зарплаты работника — основания для их удержания в статье 137 ТК РФ нет. Работник может вернуть их только добровольно.

Если работник вернул остаток отпускных в кассу или на расчётный счёт работодателя, долгов за ним больше нет. Когда он будет использовать оставшиеся дни отпуска, заново рассчитайте и выплатите ему отпускные.

Если же остаток отпускных работник не вернул, при предоставлении работнику оставшейся части отпуска рассчитайте отпускные за неё.

Возможны два варианта:

Оставшиеся дни отдыха используются в том же месяце — расчётный период по новым отпускным не меняется, а значит и доплачивать работнику ничего не придётся.
Оставшиеся дни отпуска переносятся на другой месяц — расчётный период изменится, при этом сумма отпускных может стать как больше, так и меньше по сравнению с выплаченной ранее. Соответственно, работнику надо доплатить соответствующую сумму, либо за ним всё ещё будет числиться часть прежней задолженности.

Ситуация 5. Если выплатить отпускные компания может только за 2 дня до отпуска

На выплату отпускных работодателю отводится не менее трёх дней до начала отпуска. Этот срок исчисляйте в полных календарных днях — минимум три дня должно быть между днём выплаты работнику и днём начала отпуска (ст. 14 ТК РФ, ст. 36 ТК РФ, письмо Минтруда от 05.09.2018 N 14-1/ООГ-7157).

Можно выплачивать отпускные и раньше. А если день выплаты приходится на праздничный или выходной день, то нужно выплатить деньги накануне этого дня (письмо Роструда от 14.05.2020 N ПГ/20884-6-1).

Пример. Работник уходит в отпуск с понедельника, значит выплатить ему отпускные надо не позже четверга. В этом случае между днём выплаты и началом отпуска будет три дня — пятница, суббота и воскресенье. А если первый день отпуска — среда, чтобы не нарушить срок, выплату надо сделать не позже пятницы, поскольку три дня перед отпуском — это воскресенье, понедельник и вторник.

На практике случается, что работник просит срочно предоставить ему ежегодный отпуск — буквально через 1‑2 дня после подачи заявления. Такая ситуация может сложиться с сотрудниками из льготных категорий, которым нельзя отказать в предоставлении отпуска в удобное для них время.

Даже если сам сотрудник не возражает и напишет в своём заявлении, что согласен на выплату за 1 или 2 дня до начала отпуска, работодателя это не спасёт (ст. 236 ТК РФ, п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ):

за задержку отпускных он должен выплатить работнику компенсацию в размере 1/150 от ключевой ставки ЦБ за каждый просроченный день;
Госинспекция по труду может ограничиться предупреждением, либо наложить на работодателя штраф от 30 000 до 50 000 руб. на юрлицо, от 1 000 до 5 000 руб. на ИП, от 10 000 до 20 000 руб. на должностное лицо.

Грамотно оформить документы на отпуск и правильно рассчитать суммы отпускных поможет программа 1С:Зарплата и управление персоналом от Scloud. А если вы хотите работать из любой точки мира с любого устройства — считайте выплаты по отпускам в 1С:ЗУП в облаке от Scloud.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм-каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт, составление отчётности, ведение 1С, расчёт заработной платы, а также юридическую поддержку. Если бухгалтерский и налоговый учёт, уплата и возврат налогов вызывают у вас затруднения, то мы подхватим его на лету.

Мы обеспечим прозрачный учёт, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

или оставить заявку в чате.

Вы можете поделиться этой новостью с друзьями