Телефонная связь — минимизируем расходы

Телефонная связь — значимая статья расходов практически для любой компании. Но если ваш бизнес предполагает большое количество общения по телефону — например, это интернет‑магазин или служба доставки — затраты могут стать колоссальными. Рассказываем, как оптимизировать расходы на связь и что учесть при выборе решений для различных типов бизнеса.

В этой статье:

1. Какие решения помогают бизнесу экономить
2. Что учесть при выборе тарифа
3. Как выбрать тариф в зависимости от специфики бизнеса
   • Интернет‑магазины
   • Колл‑центры
   • Клиники и салоны красоты
   • Службы доставки

Какие решения помогают бизнесу экономить

Относительно недавно единственным способом организации телефонной связи была аналоговая телефония. Сигнал передавался по проводам, которые подключались к АТС. Сейчас ситуация изменилась, и благодаря появлению новых технологий у бизнеса появилась возможность не только выбирать самые удобные и эффективные решения, но и экономить. Компании, которые хотят минимизировать затраты на телефонию, чаще всего делают выбор в пользу виртуальных (облачных) АТС (ВАТС).

У ВАТС много преимуществ: они быстро аподключаются, нет сложностей с управлением и обслуживанием, а при необходимости такое решение можно легко масштабировать. Работа с облачной АТС возможна из любой точки мира при наличии стабильного интернета.

При этом ВАТС ценят не только за удобство: облачная телефония — выгодное решение, которое способно снизить расходы бизнеса на телефонную связь. Сэкономить можно сразу по нескольким направлениям:

Запуск телефонии. Для запуска офисной АТС (это так называемая традиционная телефония) вам потребуются технические специалисты, которые будут заниматься организацией, настройкой и поддержкой системы.

Виртуальная АТС запускается в пару кликов, а её настройка займет буквально несколько часов. Причем ни специальное оборудование, ни технические знания для этого не понадобятся, а, значит, вы сможете избежать расходов на запуск телефонии.

Техническое обслуживание. Офисная АТС, как мы уже говорили, предусматривает покупку оборудования и прокладку кабельной сети. Причём технический сотрудник должен регулярно проверять работоспособность системы.
С виртуальной АТС этих проблем нет: всё оборудование находится на стороне поставщика услуг. Заниматься поддержкой и обновлением системы вам не придётся.

Масштабируемость. Из‑за изменения потребностей бизнеса АТС часто приходится масштабировать, и здесь сразу же становится очевидным ещё одно преимущество виртуальной телефонии. Облачные АТС позволяют подключать неограниченное количество новых абонентов и легко вносить другие изменения. Серьёзных расходов это не требует: компания или переходит на новый тариф, и дополнительно оплачивает услуги.
С офисными АТС всё гораздо сложнее: при их масштабировании может потребоваться установка нового оборудования и расширение инфраструктуры.

Оптимизировать расходы удаётся и за счёт более широкой функциональности ВАТС. Если в традиционной телефонии часто заложены только базовые функции, то у облачных решений множество дополнительных возможностей. Среди самых востребованных — определение сценариев звонков, голосовое меню, запись разговоров, интеграция с CRM‑системами, статистика по звонкам и переадресация вызовов. Дополнительные функции повышают производительность сотрудников и эффективность работы бизнеса в целом.

Что учесть при выборе тарифа

Ключевой момент, от которого также во многом зависит, удастся ли вам снизить расходы на корпоративную связь при помощи виртуальной АТС — это выбор тарифа. Здесь нужно правильно определить потребности бизнеса, и это не только объём исходящих и входящих звонков, но и другие параметры:

• количество телефонных номеров;
• количество пользователей АТС;
• объём хранилища для записанных разговоров;
• количество минут распознавания;
• количество голосовых меню.

Перед внедрением ВАТС следует определиться, какие дополнительные функции потребуются компании в процессе работы. Востребованная опция — интеграция с CRM, которая делает более удобной работу различных подразделений, сокращает количество рутинных задач и упрощает контроль.

Как выбрать тариф в зависимости от специфики бизнеса

Потребности каждого бизнеса строго индивидуальны. Но выбирать тариф и условия рекомендуется с учётом сферы, в которой работает компания. В разных отраслях нагрузка на корпоративную связь сильно отличается, отличаются и требования к аналитике и отчётности. Это распространяется и на дополнительные опции. Например, для некоторых компаний обязательна запись разговоров с клиентами, для некоторых — подключение коллтрекинга.

Интернет‑магазины

• Голосовое меню. Для более быстрого решения вопроса клиент может сразу выбрать тип обращения — нагрузка на операторов будет снижена.
• Автоматизация ответов на частые вопросы клиентов. Голосовые уведомления по самым распространённым вопросам клиентов можно записать заранее и проигрывать их до соединения с оператором.
• Многоканальность. Многоканальный виртуальный номер обеспечивает работу нескольких операторов со звонками, поступающими на единый номер.

Колл‑центры

• Очередь звонков. Настройка логики распределения вызовов по сотрудникам обеспечивает равномерную загрузку персонала, а автоматическое информирование клиентов о позиции в очереди повышает лояльность и минимизирует количество отказов.
• Интеграции. Колл‑центрам важно без проблем внедрять телефонную связь в существующие процессы. В этом помогает возможность интеграции облачной АТС с CRM‑системами и другими бизнес‑инструментами.
• Виртуальные номера. Для работы колл‑центру могут потребоваться различные виртуальные номера — городские или мобильные.
• График работы. Если колл‑центр работает по определённому графику, а не круглосуточно, но звонки поступают в любое время, важна возможность настройки актуального графика работы. Например, во внерабочие часы можно настроить переадресацию вызовов на дежурного сотрудника.

Клиники и салоны красоты

• Гибкая маршрутизация звонков. Обеспечивает перенаправлением звонков в зависимости от специализации сотрудника и занятости.
• Система IVR (Interactive Voice Response), интерактивное голосовое меню. Интерактивное голосовое меню позволяет клиентам самостоятельно выбирать нужные опции.
• Интеграция с CRM‑системами. Благодаря этой возможности администратор видит историю взаимодействия с клиентом во время звонка, поэтому может предоставить персонализированный сервис.
• Использование виртуальных номеров для различных услуг. Например, один номер может применяться для записи на приём, другой — для телефонных консультаций. Это увеличивает скорость обслуживания и улучшает клиентский опыт.

Службы доставки

• Автоматическое распределение входящих звонков. С помощью автоматического распределения звонков клиентов время ожидания уменьшается — это помогает не терять заказы.
• Интеграция с CRM. Интеграция телефонии с CRM позволяет моментально получать данные о заказах и сразу же их обрабатывать. Также можно настроить информирование клиентов о статусе доставки через голосовые сообщения.
• Автоматизированное голосовое меню. Опция позволяет клиентам самостоятельно управлять заказами с помощью меню, а операторов привлекать только в случае необходимости.
• Контроль водителей. Современные виртуальные АТС обеспечивают запись разговоров водителей и отслеживание времени звонков.

Сервис предлагает:

• моментальное подключение;
• решения, которые подходят для бизнеса любого масштаба;
• бесплатные внутренние звонки;
• гибкую настройку телефонии под задачи бизнеса;
• экономию на звонках до 50%;
• детальную аналитику и контроль.

А для ещё более эффективной работы бизнеса доступно подключение дополнительных сервисов — речевая аналитика, коллтрекинг, виртуальные номера для регионов и других стран и множество других инструментов.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, сайта самозанятые.рф, сайта mertech.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт, кадровый учёт и  расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.

Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт‑Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp