Табличный редактор для бизнеса

Табличный редактор — формулы и функции, которые облегчат ведение финансов для бизнеса.

Формулы в бизнесе помогают быстро рассчитать зарплату, подготовить аналитические отчёты, оценить выгоду вложения или принять верное решение по облигациям. Отобрали самые полезные формулы для онлайн‑таблиц.

В этой статье:

1. Учесть платежи по кредитам в бюджете компании
2. Проанализировать прибыль от инвестиций
3. Рассчитать амортизацию активов
4. Полезные фишки для расчётов в табличном редакторе
5. Коротко: какие формулы и функции помогают вести учёт в табличном редакторе

Показываем, как с ними работать, на примере сервиса Документы на коммуникационной платформе для бизнеса VK WorkSpace со встроенным редактором «Р7-Офис».

Учесть платежи по кредитам в бюджете компании

Чтобы вести бюджет было проще, можно автоматизировать финансовую отчетность. Показываем три формулы, которые помогут не пропустить дни оплаты по кредитам и избежать штрафов:

1. ПЛТ (PMT). Формула помогает рассчитать сумму регулярного платежа по кредиту с процентами. Например, металлургическая компания взяла у банка 3 000 000 рублей под 16% годовых на покупку нового станка. Чтобы рассчитать ежемесячный взнос, используем аргументы:

• Ставка — проценты по кредиту. Если платеж ежемесячный, ставку нужно разделить на количество месяцев в году. в этом примере ставка записывается как 16% ÷ 12.
• Количество периодов (Кпер) — срок кредита в годах или месяцах. Компания планирует выплатить всю сумму за 3 года, что равно 36 месяцам.
• Начальный баланс (Пс) — общая сумма долга. В примере — 3 000 000 рублей.
• Конечный баланс (Бс) — сколько компания останется должна банку после последнего платежа, то есть 0.
• Тип — необязательный аргумент. Можно поставить 1 или 0, на результат это не повлияет.

Итог: ежемесячный платеж по кредиту составил 105 471 рубль

2. БС (FV). Функция позволяет спрогнозировать остаток выплат по кредиту на любой период. Например, бухгалтеру той самой металлургической компании нужно посчитать, сколько долга останется за станок к началу третьего года выплат. Вот какие аргументы нужны для расчёта:

• Ставка — проценты по кредиту.
• Период — укажите тот, для которого нужно рассчитать платёж.
• Размер регулярного платежа — для расчета нужно использовать функцию ПЛТ, её описали выше.
• Количество обязательных выплат (Кпер) — в месяцах или годах.
• Сумма кредита (Пс) — указываем, сколько денег компания взяла у банка.

Итоговая формула выглядит так: =БС(16%/12;25;ПЛТ(16%/12;36;3000000);3000000).

Итог: сумма долга на начало третьего года составляет 1 072 489 рублей

3. ОСПЛТ (PPMT). с помощью формулы можно рассчитать, какая часть платежа по кредиту уходит на погашение основной суммы без процентов. Для примера снова используем заём на покупку станка. Аргументы для расчёта похожи с функцией ПЛТ:

• Ставка — проценты переплаты за период.
• Период — укажите тот, для которого нужно рассчитать платёж.
• Количество периодов (Кпер) — срок кредита в месяцах или годах.
• Сумма кредита (Пс) — общий долг банку.

Итог: в первый месяц основная часть платежа равна 65 471 рублю, а в последний — 104 083 рублям

Основная часть первого платежа составила всего 62% от общей ежемесячной выплаты, тогда как в последний месяц — 98,6%. Такая разница показывает, что процентные начисления активнее выплачивают в первые месяцы.

Проанализировать прибыль от инвестиций

Прогнозировать эффективность вложений в проекты и ценные бумаги помогут три формулы:

1. ДОХОД (YIELD). с помощью этой формулы можно вычислить доходность облигаций. Например, владелец бизнеса решает инвестировать в облигации крупной компании, чтобы получать дополнительный доход. Чтобы выбрать наиболее удачное вложение, понадобятся аргументы:

• Дата соглашения — день, когда была куплена облигация.
• Дата вступления в силу — день, когда истечёт срок действия облигации.
• Ставка — купоны или периодические процентные платежи, которые компания платит держателю облигации.
• Цена — стоимость облигации в расчёте на 100 рублей номинала.
• Погашение — выкупная стоимость облигации в расчёте на 100 рублей номинала.
• Частота — количество выплат процентов за год. Нужно указать 1 — если проценты выплачиваются ежегодно, 2 — если проценты выплачиваются раз в полгода, 4 — если проценты выплачиваются каждый квартал.

С помощью формулы можно сравнить разные варианты инвестиций и выбрать предложение с наиболее высоким процентом прибыли

2. БЗРАСПИС (FVSCHEDULE). Формула показывает будущую стоимость инвестиции, если в разные периоды процентные ставки отличаются. Например, выплаты по вкладу в первый год составляют 10%, в следующие три — 15%, а в последний год достигают 20%. Чтобы рассчитать будущую стоимость вложения, нужны аргументы:

• Первичное — сумма вклада. Например, 1 000 000 рублей.
• План — процентные ставки по всем периодам.

Итог: сумма вклада через 5 лет составит более 2 000 000 рублей

3. ВСД (IRR). Когда владелец компании планирует масштабировать бизнес, ему может понадобиться сравнить несколько вариантов для инвестиций. Выбрать наиболее выгодный проект помогут аргументы формулы ВСД:

• Начальные инвестиции — в ячейке нужно указать отрицательное значение. Это сумма, которую владелец компании планирует вложить в новый проект.
• Предполагаемый доход — в этих ячейках нужно указать ожидаемую прибыль по месяцам или годам.

Примените функцию и выберите все ячейки со значениями, которые хотите учесть.

Результат показывает, в какой склад выгоднее вложиться

Рассчитать амортизацию активов

Амортизация — это постепенное списание стоимости имущества компании. В отличие от разовой покупки, расход распределяют на несколько лет, пока актив используется. Эти платежи, как и кредитные, нужно заранее закладывать в бюджет. Вот три формулы, которые помогут управлять амортизацией:

1. АПЛ (SLN). Используется для расчёта нормы амортизации. В формуле применяется линейный метод, то есть расход списывается равными долями в течение всего срока эксплуатации. Например, владелец ресторана решил купить новую плиту за 500 000 рублей, которую планирует использовать ближайшие 5 лет. Нужно посчитать, какую часть выручки отчислять на износ оборудования.

Чтобы рассчитать норму амортизации, понадобится три аргумента:

• Начальная стоимость — в примере это 500 000 рублей на плиту.
• Остаточная стоимость — сумма, за которую владелец бизнеса планирует перепродать актив в конце срока эксплуатации. Например, 150 000 рублей.
• Время эксплуатации — в годах, месяцах или днях.

Итог: норма годовой амортизации плиты — 70 000 рублей

2. АСЧ (SYD). Формула подходит для расчёта амортизации по методу ускоренного износа. Это значит, что стоимость оборудования списывают быстрее в начале срока эксплуатации. Компании используют ускоренную амортизацию, чтобы вовремя обновлять оборудование, которое быстро устаревает, например, компьютеры или станки.

Вычислить величину амортизации за конкретный период можно с помощью аргументов:

• Начальная стоимость — используем прошлый пример, 500 000 рублей за плиту.
• Остаточная стоимость — 150 000 рублей в конце срока эксплуатации.
• Время эксплуатации — 5 лет. Кроме того, можно использовать месяцы и даже дни.
• Период, для которого нужно рассчитать амортизацию. Например, для первого, третьего и пятого года эксплуатации.

В итоге амортизация в первый год составила 116 666 рублей, а в пятый год — только 23 333 рубля

3. ДДОБ (DDB). с помощью этой формулы можно ещё больше увеличить величину ускоренной амортизации в расчётах. Понадобятся те же обязательные аргументы и один необязательный — коэффициент. Если его не указать, по умолчанию амортизация в начале срока эксплуатации будет в два раза выше.

Итог: при годовой норме 70 000 рублей сумма амортизации по двойному износу в первый год составила 200 000 рублей

Полезные фишки для расчётов в табличном редакторе

Кроме финансовых формул, навести порядок в бюджете и сделать систему расчетов более прозрачной помогут специальные функции. Расскажем про две из них, благодаря которым в сервисе «Документы» от VK WorkSpace точно ничего не потеряется.

1. Окно контрольных значений. Инструмент поможет быстро находить данные, не переключаясь между вкладками таблицы. Как его использовать:

1. Откройте вкладку «Формула».
2. В открывшейся строке нажмите на кнопку «Окно контрольных значений».
3. Чтобы начать сортировку, кликните «Добавить контрольное значение».
4. Во всплывающем окне выберите ячейки с нужной информацией — например, с учетной книгой, листом или финансовой формулой.

Если данные в одной из ячеек изменятся, они в реальном времени обновятся в «Окне контрольных значений». Это особенно удобно в расчётах, где одни показатели зависят от других. Например, чтобы посчитать, сколько дней отработали сотрудники, и начислить зарплату.

Чтобы стереть ненужные данные, достаточно выбрать ячейку с информацией и нажать кнопку «Удалить контрольное значение»

2. Настраиваемый список. в Документах можно настроить уникальную сортировку информации — не только по алфавиту или числовой последовательности. Это полезно, если требуется отсортировать данные по специфическим критериям. Например, когда на складе магазина нужно вести учёт продуктов по дате хранения. Рассказываем по шагам, как это сделать:

1. Выделите ячейки с нужной информацией.
2. Откройте вкладку «Данные» и выберите пункт «Настраиваемая сортировка».
3. В открывшемся окне перейдите в раздел «Порядок», а в выпадающем меню выберите «Настраиваемый список».
4. В окне «Список» введите данные в нужном порядке через запятую или клавишу Enter. Например, сначала укажите продукты с самым коротким сроком годности, а в конце списка — с самым длинным.
5. Сохраните готовый список кнопкой «Добавить».
6. Нужная сортировка будет применена ко всем выделенным ячейкам.

Слева то, как выглядел изначальный список, справа — отсортированный по длине срока годности

Коротко: какие формулы и функции помогают вести учёт в табличном редакторе

Какую формулу использовать, зависит от цели:

• Учесть платежи по кредитам в бюджете компании — ПЛТ, БС, ОСПЛТ.
• Проанализировать прибыль от инвестиций — ДОХОД, БЗРАСПИС, ВСД.
• Рассчитать амортизацию активов — АПЛ, АСЧ, ДДОБ.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, сайта самозанятые.рф, сайта mertech.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт, кадровый учёт и расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.

Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт‑Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp