Правила применения ККТ в общепите

В 2025 году правила применения ККТ в общепите претерпели изменения.
Есть нововведения, которые работают уже с 1 марта 2025 года, а есть те которые заработают с 1 сентября 2025 года. Например, новый порядок расчётов и дополнительные способы регистрации и перерегистрации касс.

В этой статье:

1. Нужна ли касса общепиту
2. Как выбрать кассу для общепита
3. Что ещё нужно общепиту, кроме кассы
4. Фискальный накопитель с каким сроком службы выбрать
5. Что меняется в 2025 году
   • Новые реквизиты в чеке
   • Порядок расчётов
   • Регистрация / перерегистрация касс
6. Нужен ли чек на чаевые
7. Административное наказание за неприменение ККТ
8. Заключение

Нужна ли касса общепиту

Если деятельность компании или ИП предполагает расчёты с клиентами, использовать контрольно-кассовую технику нужно обязательно, если иное не предусмотрено законодательством (п. 1 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ).

Под эту норму попадает сфера общепита — кафе, столовые, рестораны и т.д. При расчётах с посетителями они должны использовать онлайн‑кассы, если не относятся к категориям организаций, которые освобождены от этой обязанности:

• Столовые в образовательных учреждениях, которые обслуживают учащихся и сотрудников в учебный период.
• Компания или ИП работает в отдаленном или труднодоступном регионе. Например, в отдаленном поселке нет интернета, и организация физически не может использовать онлайн‑кассу.

Остальные организации, будь то большая сеть точек питания или небольшая кофейня, должны пользоваться онлайн‑кассами при расчётах с посетителями.

Как выбрать кассу для общепита

Небольшие точки питания могут использовать недорогое оборудование с минимальной комплектацией — нет смысла переплачивать за опции, которые не будут использоваться в продажах.

Заведениям с большим потоком посетителей лучше выбирать онлайн‑кассы с высокой скоростью печати чеков, возможностью подключения дополнительного оборудования, функцией автоотреза чеков.

На что еще обратить внимание при выборе онлайн‑кассы:

1. Форма заказа. в маленьких кафе, пекарнях или уличных киосках посетители расплачиваются у стойки. в этом случае удобно использовать компактный смарт-терминал со встроенной функцией печати чеков и эквайрингом. При необходимости можно подключить сканер штрихкодов. Смарт-терминалы работают от аккумулятора — питания хватает на 10‑14 часов. Это удобно для заведений с курьерской доставкой.
2. Постоянные продажи. в больших заведениях продажи идут без перерыва, поэтому требования к онлайн-‑кассам возрастают. Важно, чтобы программа быстро формировала чеки, соответствовала требованиям при реализации алкоголя.
3. Работа с госсистемами. При продаже некоторых товаров заведения должны предоставлять информацию в системы контроля:
   • Если реализуете алкоголь, то выбирайте кассу, которая работает с ЕГАИС и формирует алкодекларации. Программное обеспечение кассы должно соответствовать требованиям системы.
   • Если продаете продукцию, которую контролирует Россельхознадзор (мясо, рыба, яйца, молоко и т. д.), то узнайте, работает ли касса с ФГИС «Меркурий» — она должна поддерживать документооборот с этой системой.
   • Если торгуете маркированными товарами, то обратите внимание — указывается ли в чеках информация о маркировке.

Что ещё нужно общепиту, кроме кассы

Заведения общепита должны фиксировать все совершенные операции, отчитываться в ФНС и соблюдать требования Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ.

Итак, что ещё понадобится общепиту, кроме кассы:

• Фискальный накопитель — это устройство, которое фиксирует все действия в онлайн-кассах, хранит данные и передает их в ФНС.

  Фискальный накопитель встраивают в корпус кассы. ФН присваивает чекам реквизиты, по которым можно идентифицировать операцию. Из фискального накопителя информация в зашифрованном виде поступает оператору фискальных данных (ОФД). Такой порядок помогает контрольным органам следить за бизнесом и не тратить время на лишние проверки.

• ОФД — организация‑посредник между бизнесом и налоговой службой, которая в том числе передаёт чеки в ФНС. Владельцы касс обязаны заключить договор с операторами ФД, если не попадают в список ограничений по п. 1 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ.

  ОФД помогает формировать отчеты, которые предприниматели используют для контроля продаж. в сервисе ОФД видна выручка, количество и сумма возвратов. Легко найти чек, выданный раньше.

• Сканер 2D штрихкодов — для передачи данных в ЕГАИС и «Честный ЗНАК».
• Банковский терминал — чтобы посетителям удобно было расплачиваться у прилавка.
• Денежный ящик — для хранения наличных денег.

Фискальный накопитель с каким сроком службы выбрать

Фискальные накопители имеют ограничения по сроку действия. в зависимости от времени службы ФН бывают двух видов — на 15 и 36 месяцев. Выбор ФН зависит от специфики деятельности бизнеса и применяемой системы налогообложения.

Фискальный накопитель со сроком службы 15 месяцев могут выбрать предприниматели и компании, которые:

• ведут сезонную деятельность;
• работают на общей системе налогообложения (ОСНО) или совмещают ОСНО с патентом;
• работают в регионах, где возможно применять только автономные кассовые устройства (например, из-за отсутствия стабильного интернета);
• реализуют подакцизную продукцию.

Фискальный накопитель со сроком действия 36 месяцев используют компании и ИП, которые:

• работают на УСН или патенте;
• оказывают услуги.

После окончания срока действия фискальный накопитель нужно заменить на новый. При этом старый не выбрасывают, а хранят не менее пяти лет после использования (п. 2 ст. 5 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ).

Что меняется в 2025 году

Часть изменений, связанных с ККТ и выдачей чеков, уже вступили в силу с 1 января и с 1 марта 2025 года, остальные вступят совсем скоро — с 1 сентября 2025 года.

Новые реквизиты в чеке

С 1 января компании и ИП, применяющие УСН, платят НДС, если их доход — более 60 млн рублей. При этом они сами выбирают, какую использовать пониженную ставку — 5 или 7%. Также они могут выбрать стандартные ставки НДС — 20% или 10%.

В чеках должны отражаться обязательные теги:

• «Суммы НДС чека» (тег 1115);
• «Сумма НДС чека» (тег 1119);
• «Сумма НДС» (тег 1120).

Порядок расчётов

С 1 марта 2025 года заведения общепита должны принимать оплату после выдачи чека посетителю. Изменения описаны в Законе от 08.08.2024 N 274-ФЗ.

Как было раньше:

1. Посетитель просил принести счёт.
2. Официант выпускал пречек — это документ, в котором можно посмотреть, какие блюда заказал человек и на какую сумму. Но это ещё не чек, который заведения обязаны выдавать по закону.
3. Посетитель оплачивал счёт.
4. Официант проводил платёж через кассу, выпускал чек и выдавал его посетителю.

Если сотрудник заведения «забывал» проводить оплату и выпускать чек, заведение снижало налогооблагаемую базу, а информация об операции не доходила до ФНС.

С 1 марта 2025 года оформлять чеки нужно до оплаты. Эта мера направлена на устранение случаев, когда заведения общепита отказываются выдавать чеки.

С эими поправками кафе или ресторану нужно сначала провести заказ через онлайн‑кассу и выдать покупателю чек. Второй чек передавать уже не потребуется.

Регистрация / перерегистрация касс

С 1 марта 2025 года при замене фискального накопителя, в большинстве случаев, организация может не подавать в ФНС заявление о перерегистрации ККТ. Достаточно через ОФД подать отчёт об изменении параметров регистрации (основание — замена фискального накопителя). Налоговая вправе отказать в перерегистрации, если в отчёте указаны не все сведения. Тогда заявление нужно подать в общем порядке.

С 1 марта 2025 года налоговая вправе принудительно снять кассовое устройство с учёта, если собственник ограничит к нему доступ инспектору. Поставить ККТ на учёт получится только после того, как инспектор её проверит.

С 1 сентября 2025 года зарегистрировать, перерегистрировать или снять с учёта кассу можно будет ещё двумя способами — подать заявление через «Госуслуги» или производителя ККТ.

Нужен ли чек на чаевые

Часто гости кафе и ресторанов благодарят официантов чаевыми. Нужен ли чек в этом случае? Если коротко — нет. По этому вопросу Минфин дал разъяснения в своём письме от 09.07.2024 № 30-01-11/63923.

Суть в следующем: применяют кассы и выдают чеки согласно Закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ только некоторые организации и ИП, которые продают товары, оказывают услуги или выполняют работы. Официант, получающий чаевые — физлицо, поэтому чек на чаевые не нужен.

Если заведение отражает чаевые в чеке, то чек нужно выдать. Чаевые в чеке прописываются отдельной строкой. Отметим, что это редкий сценарий для России. Чаще всего гости сами решают, хотят ли они оставить чаевые.

Важно: заведение обязано предупредить посетителя, если чаевые отражаются в чеке (Постановление правительства от 21.09.2020 N 1515). Потребитель должен быть ознакомлен с услугами, которые предоставляет организация.

Административное наказание за неприменение ККТ

За неприменение кассы организациям ИП и должностным лицам грозят штрафы по ст. 14.5 КоАП РФ.

Штрафы за первое нарушение (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ):

• Для ИП и должностных лиц — от 25 до 50% суммы оплаты, но не менее 10 тыс. рублей.
• Для организаций — от 75 до 100% суммы оплаты, но не менее 30 тыс. рублей.

Даже если организация продаст товар на 100 рублей, минимальный штраф составит 30 тыс. рублей (решение АС г. Москвы от 30.09.2021 по делу N А40-128424/21-33-954).

Последствия повторного нарушения, если расчёты без использования ККТ превышают 1 млн рублей (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ):

Для должностных лиц — отстранение от занимаемой должности на 1‑2 года.
Для ИП и организаций — запрет на ведение деятельности до 90 суток.

Наказать могут одновременно и руководителя, и ответственного сотрудника.

Заключение

Чтобы минимизировать риски нарушений и использовать ККТ правильно, придерживайтесь следующих рекомендаций:

1. Выбирайте технику по потребностям бизнеса. Учитывайте размер заведения, объём продаж, специфику товаров или услуг, необходимость работы с госсистемами.
2. Следите за обновлениями законодательства. Изменения в правилах применения ККТ происходят регулярно. Актуальные настройки кассы и соблюдение новых требований защитят бизнес от возможных санкций.
3. Используйте услуги надежного оператора фискальных данных. ОФД поможет с регистрацией кассы, передачей данных и формированием отчётов.
4. Обучайте персонал. Сотрудники должны знать, как правильно работать с кассовой техникой, чтобы избежать ошибок при расчётах с посетителями.

Сервис «Контроль нарушений» помогает бизнесу соблюдать кассовую дисциплину и не доводить дело до штрафов и проверок ФНС. Система оперативно находит ошибки в чеках и работе касс и даёт рекомендации по их исправлению. Например, вы получите не просто описание ошибки в чеке, а увидите конкретный тег, где допущена эта ошибка. Сервис начнёт работать автоматически после подключения кассы к «Платформе ОФД».

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и  расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.

Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp