Как оформить МЧД на сайте ФНС в 2025 году

Как оформить МЧД на сайте ФНС в 2025 году. Внедрение машиночитаемых доверенностей (МЧД) с 1 сентября 2024 года стало обязательным условием для работников организаций и индивидуальных предпринимателей, которые подписывают электронные документы от лица своих компаний. Такой подход обеспечивает точное распределение полномочий сотрудников, усиливает безопасность и упрощает работу с электронными документами.

В этой статье:

1. Для чего ввели МЧД
2. Что такое машиночитаемая доверенность
3. Эффекты от использования МЧД
4. Как создать МЧД
5. Как подписать МЧД на сайте ФНС
6. Как подписать МЧД в КриптоАРМ ГОСТ 3
7. Где хранить МЧД
8. Как проверить МЧД
9. Отправка МЧД получателю

Из этой статьи вы узнаете, как создать доверенность на сайте налоговой, как руководителю организации подписать файл МЧД при помощи программы для электронной подписи КриптоАРМ, чтобы затем загрузить её в распределённый реестр ФНС для регистрации.

Для чего ввели МЧД

Ранее роль доверенности выполняли сертификаты на юридическое лицо, указывающие сотрудника как представителя. Однако такой подход не обеспечивал чёткой привязки полномочий к сотруднику и не позволял исключить риски манипуляций с электронными подписями. Введение МЧД устранило эти проблемы, устанавливая требования для подтверждения полномочий, при подписании физлицом электронных документов от лица компании.

Сейчас чтобы сотрудник компании (или представитель) мог подписывать документы от имени организации, необходимо:

1. Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) на физлицо в одном из удостоверяющих центров, аккредитованных Минцифры России.
2. Получить от руководителя или ИП машиночитаемую доверенность, которая даёт право сотруднику подписывать нужные документы.
3. Доверенность должна быть подписана руководителем УКЭП юридического лица или ИП.

Важно: если сотрудник подпишет документы организации без такой доверенности, то их юридическая значимость будет под большим вопросом, информационные системы в приёме откажут, а принятые документ могут быть признаны недействительными.

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность или МЧД — это аналог бумажной доверенности, разрешающий её владельцу подписывать электронные документы от имени организации или индивидуального предпринимателя, а также совершать определённые действия, например, сдавать отчётность в налоговую, участвовать в торгах, совершать сделки.

Можно ли подписывать электронные документы, обладая бумажной доверенностью? Да, можно, но это не практично.

Доверенность называется машиночитаемой, так как это особенность формата МЧД. Машиночитаемая доверенность выпускается в виде XML‑файла и содержит структурированные поля, а формы доверенностей утверждены государственными органами.

Поэтому информационные системы («машины») легко считывают («читают») данные таких доверенностей. Делают они это автоматически без участия человека.

Эффекты от использования МЧД

Обмен документами в электронной форме с юридическими лицами стал более прозрачным. Участникам видно кто в организации подписал тот или иной документ, на основании какой доверенности, и сверить с разрешенными ему полномочиями.

Стало удобно предоставлять другие организации, например бухгалтерам, которые одновременно ведут несколько компаний и ИП, не нужно теперь несколько ключей электронной подписи по числу компаний. Достаточно своего личного сертификата и МЧД от каждой.

Снизились случаи использования сертификатов руководителей в неправомерных целях. Ключи УКЭП для руководителей юридических лиц и ИП выдаются на сертифицированных ключевых носителях (токены и смарт карт USB, NFC) без физической возможности их копирования.

И еще один важный эффект — это универсализация применения МЧД, то к чему движется государство. Через год‑два мы увидим, что для взаимодействия с любыми госорганами, бизнес организациями или гражданами, достаточно будет всего одного сертификата физлица и одной доверенности.

С марта 2025 года все новые доверенности налоговая служба регистрирует только едином формате‑003. ФНС предложили также внести в 63‑ФЗ «Об электронной подписи», обязывающие все организации, в том числе государственные, принимать электронные доверенности единого формата.

Как создать МЧД

Процесс работы с МЧД: 1. Создание файла МЧД → 2. Подпись МЧД УКЭП руководителя ЮЛ → 3. Регистрация подписанного УКЭП руководителя файла МЧД в ФНС → 4. Подписание сотрудником ЮЛ (ФЛ) документов связкой УКЭП ФЛ и МЧД

Получить МЧД можно бесплатным либо платным способом:

1. Бесплатный. На сайте Федеральной налоговой службы РФ через сервис m4d.nalog.gov.ru выпустить доверенность единого формата.
2. Платный. Через специальные сервисы операторов ЭДО по созданию и управлению доверенностями. Например: Контур.Доверенность, Айтиком Доверенности, Астрал Доверенность, О.Ф.Д. и другие.

Как подписать МЧД на сайте ФНС

Начать знакомство с МЧД мы рекомендуем с доступного и бесплатного сервиса ФНС. Он за последний год стал удобнее, в нём появился мастер для выбора составных полномочий. В целом на оформление самой доверенности вы потратите минут 10, а то и меньше.

Оформление МЧД в сервисе ФНС

Выбираем самый верхний вариант из списка типов доверенностей — «Единую форму доверенности».

Заполнить единую форму доверенности несложно, поочередно заполняем:

1. Сведения о доверенности. Указываем идентификатор доверенности, внутренний номер, дату выдачи и дату окончания.

2. Сведения о доверителе. Для юридического лица: ИНН, КПП, ОГРН, выбираем ЕИО (единоличный исполнительный орган), указываем его данные: дату рождения, ИНН, СНИЛС. А для индивидуальных предпринимателей: ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП.

3. Сведения о представителе. ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, пол, серия и номер паспорта.

4. Сведения о предоставленных полномочиях. Указываем возможность оформления передоверия (допускается многократное, допускается однократное или не допускается). Затем выбираем полномочия. Выбрать их можно из двух готовых классификаторов: Единого классификатора Минцифры России и Дополнительного классификатора ЦПРР ФНС России. Либо добавить собственные текстовые полномочия (не рекомендуется из‑за возможных проблем со считыванием). А можно выбрать составные полномочия, с ними поможет новый мастер, где просто и понятно можно подобрать себе полномочия, например:

5. Настройки доверенности. Здесь мы можем задать пароль, который защитит доверенность от подробного просмотра сведений, таких как ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Без пароля можно будет узнать только статус и сроки действия доверенности, а все остальные сведения останутся недоступными.

После заполнения сведений можем посмотреть получившийся результат:

Созданная машиночитаемая доверенность

6. Следующий этап — подписание. Проверяем правильность заполненных данных и сохраняем МЧД в формате XML‑файла. Следующим шагом, нужно, чтобы директор организации подписал данную доверенность УКЭП юридического лица.

Как подписать МЧД в КриптоАРМ ГОСТ 3

Сформированный файл МЧД в формате XML выглядит так как пример):

ON_EMCHD_20241219_7301121f-747f-4a3e-ba53-79af44c5a218.xml

Общие требования к подписи:

1. Тип подписи: откреплённая (или отсоединённая).
2. Кто подписывает: ЕИО (единоличный исполнительный орган) сертификатом усиленной квалифицированной электронной подписи юридического лица либо ИП.

Чем подписывать, каждый выбирает сам. Есть сервисы электронной подписи, есть специальные приложения. в качестве примера покажем, как подписать МЧД в программе КриптоАРМ ГОСТ 3.

Подписываем МЧД электронной подписью при помощи программы КриптоАРМ ГОСТ 3: 1. Запускаем КриптоАРМ ГОСТ 3 → 2. Нажимаем в левом верхнем углу «Меню», выбираем «Документы», а затем «Подпись и шифрование»  → 3. Нажимаем на «Подписать»  → 4. Выбираем сертификат подписи  → 5. Загружаем файл доверенности в формате xml  → 6. Выбираем в правой верхней части «Настройки операций»  → 7. в Параметрах операций указываем «Вид подписи» — «Отсоединенная»  → 8. Нажимаем кнопку «Выполнить» в правом нижнем углу

Директор, генеральный, кто может действовать без доверенности и владеет сертификатом усиленной квалифицированной подписи юридического лица, подписывает подготовленный xml файл.

После того, как доверенность подписана, загружаем её и файл подписи доверенности в реестр ФНС — единое блокчейн хранилище машиночитаемых доверенностей. Для этого перейдите на страницу https://m4d.nalog.gov.ru/emchd/upload.

Где хранить МЧД

Согласно постановлениям Правительства N 223 от 21 февраля 2022 года и N 224 от 21 февраля 2022 года, принятым , машиночитаемые доверенности подлежат хранению в следующих информационных системах:

• ЦПРР (цифровая платформа распределенного реестра) ФНС;
• портал Госуслуг;
• в аккредитованном УЦ (удостоверяющий центр);
• в аккредитованной ДТС (доверенная третья сторона);
• у оператора ЭДО (оператора электронного документооборота);
• у себя в организации;
• в ФОИВах (Федеральные Органы Исполнительной Власти).

Как проверить МЧД

Получая электронные документы от организаций, надо проверять не только сами документы и электронные подписи, но и полномочия подписантов.

Если вместе с документом направлены файлы машиночитаемой доверенности, то проверить их можно несколькими способами:

1. Локально программой КриптоАРМ, проверяется действительность электронной подписи и целостность, низменность доверенности.

Проверка МЧД в программе КриптоАРМ ГОСТ 3 — подпись действительна

2. Онлайн через сервис проверки на ЦПРР ФНС по идентификатору доверенности проверяем её статус.

3. Сервисы операторов ЭДО, интегрированные с ЦПРР ФНС, проверяют статусы доверенностей автоматически в реальном времени.

Проверка статуса доверенности в распределённом реестре ФНС России

Отправка МЧД получателю

Электронные машиночитаемые доверенности становятся, стали неотъемлемой частью электронного обмена в B2G и B2B сегментах, обеспечивая безопасность и прозрачность обмена документами.

МЧД не обязательно передавать вместе с отправляемыми документами, вместо этого можно передать получателю идентификатор доверенности и ссылку на сервис проверки МЧД, где получатель документов может самостоятельно проверить статус доверенности.

Получатель может попросить передать ему файлы МЧД в одном пакете (архиве) вместе с подписанными документами. КриптоАРМ ГОСТ 3 легко справляется с такой задачей, он создаёт zip‑архив, содержащий подписанные документы и доверенность с подписью.

Напомним что, применение МЧД сотрудниками является обязательным, без исключений, и приём документов принимающей стороной зачастую зависит от того, приложена доверенность к пакету документов или нет.

Надеемся, что статья помогла вам лучше понять, что такое машиночитаемая доверенность, где и как её получить и как ею пользоваться.

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, сайта самозанятые.рф, сайта mertech.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт,кадровый учёт и  расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.

Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт‑Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp