Электронные перевозочные документы (ЭПД)

Электронные перевозочные документы (ЭПД) становятся привычными для компаний из логистической и транспортной сферы. Однако предрейсовые (предсменные) медицинские осмотры и контроль технического состояния транспорта для части представителей отрасли до сих пор являются стоп-факторами, препятствующими переходу в цифровую среду.

У руководителей компаний порой нет времени и желания, чтобы разбираться в порядке проведения технического контроля транспорта или медосмотров водителей при оформлении ЭПД. На деле всё происходит намного проще, чем кажется на первый взгляд. Более того, при использовании телемедицины и ЭПД можно значительно ускорить рабочие процессы.

Представляем вашему вниманию ООО «АйтиКом», с которой переход на ЭПД максимально упрощается.

Данная статья представлена в рамках рекламной компании Сервиса обмена электронными перевозочными документами — Айтиком.Логистика ООО «АйтиКом», ИНН 7714407563, erid: LjN8K8joo

Медосмотр при оформлении электронного путевого листа — 3 возможных сценария

Все без исключения работодатели должны проводить предрейсовый (предсменный) медосмотр водителей.

При заполнении электронного путевого листа (ЭПЛ) раздел о прохождении медицинского осмотра (Титул 2) является обязательным. Если данный титул остается незаполненным, то сформировать ЭПЛ и отправить его на регистрацию в государственную систему ГИС ЭПД не получится.

1. Медосмотр проводит штатный медицинский работник компании

При подключении к сервису обмена электронными перевозочными документами Айтиком.Логистика специалисты сразу включают в сценарий работы с ЭПД штатного медработника компании.

Работа с ЭПД выглядит следующим образом:

• руководитель или ответственный сотрудник заходит в сервис и запускает процесс заполнения путевого листа;
• на этапе определения участников информационного обмена в качестве лица, осуществляющего медицинское освидетельствование, выбирается медработник компании;
• руководитель или ответственный сотрудник заполняет Титул 1 об обстоятельствах рейса и подписывает электронной подписью;
• <в личном кабинете сервиса медработнику поступает задача на проведение предрейсового (предсменного) медицинского осмотра;/li>
• медработник осматривает водителя, заполняет Титул 2 с результатом медосмотра, подписывает файл квалифицированной электронной подписью (КЭП);
• если медосмотр пройден успешно, то процесс создания путевого листа продолжается, если нет — то потребуется замена водителя.

При заполнении Титула 1 можно поставить галочку о необходимости проведения послерейсового (послесменного) медицинского осмотра.

Тогда после возвращения транспорта на парковку:

• механик или другой ответственный сотрудник заполняет титул с показаниями одометра при возвращении на парковку;
• медработнику в личном кабинете сервиса поступает задача на проведение послерейсового (послесменного) медицинского осмотра.

Медицинский сотрудник проводит послерейсовый осмотр, вносит результаты в Титул 6 и подписывает документ электронной подписью. После этого процесс создания путевого листа считается завершённым.

2. Осмотр водителей проводит штатный медработник медицинской организации

При проведении медосмотра штатным медработником медицинской организации специалисты Айтиком:

• подключают к сервису ЭПД Айтиком.Логистика компанию заказчика;
• подключает к сервису медицинскую организацию, силами которой будут осуществляться медосмотры водителей;
• связывают личные кабинеты сервиса компании-заказчика и медицинской организации.

Процесс заполнения путевого листа выглядит точно так же, как и в случае со штатным медработником, только:

• на этапе определения участников информационного обмена в качестве лица, осуществляющего медицинское освидетельствование, выбирается медицинская организация, с которой у вас заключен договор оказания услуг;
• задача на заполнение Титула 2 (и Титула 6 при необходимости) поступает в личный кабинет штатного медработника выбранной медицинской организации;
• водители на осмотр идут к штатному медработнику медицинской организации.

Титул с результатами медосмотра также заверяется КЭП.

3. Медицинские осмотры осуществляются дистанционно

Медосмотры с использованием аппаратов дистанционного медосмотра — это самый быстрый и современный способ проверки состояния здоровья водителей перед рейсом. При таком способе осмотра все необходимые показатели (давление, температуру, наличие признаков алкогольного опьянения и прочее) считывает сертифицированный медицинский комплекс, а результаты анализирует медработник медицинской организации.

У телемедицины есть ряд преимуществ:

• аппарат дистанционного медосмотра может быть установлен там, где удобно заказчику — например, в здании, из которого водители сразу отправляются на парковку;
• к помещению, где работает комплекс, не предъявляются какие-то особенные требования;
• осмотр занимает в среднем 2 минуты, что на 20-30 минут быстрее по сравнению с очным медосмотром;
• аппарат работает полностью автономно — присутствие рядом медработника или ответственного сотрудника не обязательно;
• медработник, который анализирует полученные данные и принимает решение о допуске к работе, может находиться в любой точке страны.

Процесс работы с электронным путевым листом в сервисе Айтиком.Логистика при использовании медицинского комплекса дистанционного медконтроля выстраивается так:

• руководитель или ответственный сотрудник заходит в сервис и запускает процесс заполнения путевого листа;
• на первом этапе в качестве участника информационного обмена выбирается оператор телемедицины;
• руководитель или ответственный сотрудник заполняет Титул 1 об обстоятельствах рейса и подписывает электронной подписью;
• оператору телемедицины поступает задача на проведение медицинского осмотра;
• водитель проходит к медицинскому комплексу, чтобы снять необходимые показатели;
• работник медицинской организации получает данные от аппарата, анализирует, заполняет в своей информационной системе Титул с результатами медосмотра, подписывает электронной подписью;
• медработник отправляет заполненный и подписанный титул в сервис Айтиком.Логистика;
• если медицинский осмотр пройден успешно, то процесс создания путевого листа продолжается, если нет — потребуется замена водителя.

Контроль технического состояния транспорта при работе с ЭПД
Технический контроль транспорта и медосмотр водителей при работе с ЭПД могут проводиться одновременно. Пока механик или контролёр осматривает транспорт, водитель проходит медосмотр у штатного медработника, лично в медицинской организации или через аппарат дистанционного медконтроля. Титулы о медосмотре и контроле технического состояния автомобиля заполняются и подписываются также параллельно.

При оформлении ЭПД в Айтиком.Логистика механик или другой ответственный сотрудник:

• получает в личном кабинете сервиса задачу на проведение технического контроля транспорта — сразу после заполнения и подписания ответственным лицом Титула 1 об обстоятельствах рейса;
• заполняет Титул 3, указывает результаты предрейсового (предсменного) технического контроля транспортного средства;
• подписывает файл электронной подписью — КЭП (квалифицированная электронная подпись) или НЭП (неквалифицированная электронная подпись) Госключ.

Для проведения технического контроля можно привлечь механика или контролёра сторонней организации или ИП.

При создании путевого листа в сервисе Айтиком.Логистика на этапе определения участников информационного обмена необходимо указать штатного сотрудника, ИП или организацию, которая будет осуществлять технический контроль. Механик или контролёр заполняет титул о результатах тех. контроля автомобиля в личном кабинете сервиса, либо в своей информационной системе с последующей передачей файла в Айтиком.Логистика.

Ответы на часто возникающие вопросы

Хочу перейти на электронные перевозочные документы, но боюсь менять устоявшиеся рабочие процессы. Что делать?

Мы выступаем за бесшовный переход в цифровую среду и делаем всё, чтобы внедрение ЭПД происходило без стресса.

На первом этапе наши специалисты анализируют бизнес‑процессы, прорабатывают действующие сценарии работы с ЭПД. Далее вам будет предложен один из вариантов подключения сервиса — к веб‑версии, либо интеграция с информационной системой вашей компании. Затем проведём ряд настроек, протестируем новую систему, сформируем пробные документы, обучим пользователей, и только после этого запустим сервис «на полную».

Что касается медосмотров водителей и технического контроля транспорта, то при переходе на ЭПД будет сохранён привычный порядок проведения, либо предложены варианты по оптимизации.

Где можно приобрести аппарат дистанционного медосмотра?

Приобрести аппарат или взять в аренду можно в Айтиком
Наши специалисты ознакомят вас с прайсом, помогут определиться с моделью, предоставят контактные данные операторов телемедицины.

При переходе на ЭПД хотелось бы, чтобы медицинский осмотр водителей проводила организация, с которой давно сотрудничаем. Это возможно?

Да. Наши технические специалисты свяжутся с данной медицинской организацией и обсудят возможность подключения к сервису ЭПД.

Аппараты дистанционного медосмотра могут передавать данные в сервис Айтиком.Логистика напрямую?

Нет. Решение о допуске или не допуске водителя к исполнению должностных обязанностей принимает медицинский работник. Аппарат автоматизирует и ускоряет процесс медосмотра, но не может выдавать заключение о его результате.

Компания Айтиком проводит медицинские осмотры водителей?

Компания Айтиком не является медицинской организаций и не проводит медосмотры. Как оператор ИС ЭПД мы работаем в тесном сотрудничестве с медорганизациями и операторами телемедицины, но сами не оказываем медицинские услуги.

Для перехода на ЭПД вам необходимо будет заключить договор с Айтиком для подключения к сервису ЭПД, а также подписать договор с выбранной вами организацией для проведения медосмотров водителей (конечно, если в вашей компании отсутствует штатный медработник).

В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта www.buhonline.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.

Владельцам бизнеса

Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг

ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт, составление отчётности, ведение 1С, расчёт заработной платы, а также юридическую поддержку. Если бухгалтерский и налоговый учёт, уплата и возврат налогов вызывают у вас затруднения, то мы подхватим его на лету.

Мы обеспечим прозрачный учёт, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.

В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.

Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.

Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:

• Связаться в Telegram
• Написать в WhatsApp