Цифровизация бухгалтерии: учётные системы и ЭДО
Время на чтение: 5 мин.
Цифровизация бухгалтерии — это уже не тренд, а базовая реальность, чтобы , документы не терялись, а бизнес жил спокойно.
Сейчас цифровизация бухгалтерии — это обязанность. Все юридические лица обязаны подавать бухгалтерскую и налоговую. Это значит, что уже в первый год работы в вашей компании появятся цифровые системы — хотите вы того или нет.
Также с 2022 года компании и ИП на общей системе налогообложения обязаны обмениваться счетами‑фактурами и УПД через ЭДО. Это требование закреплено и, который устанавливает порядок выставления и получения счетов‑фактур в электронной форме.
И чтобы отправить электронную отчётность, нужно сначала её где‑то сформировать (в учётной системе), а затем передать в налоговую, фонды или контрагентам (через ЭДО — электронный документооборот).
В этой статье:
В этой статье речь идёт именно про бухгалтерский учёт, а не про цифровизацию управленческого учёта — то есть про аналитику, финансовые показатели, динамику по выручке и затратам. Мы — о корректном расчёте зарплат, формировании и подаче обязательной отчётности, отчётах по налогам и взносам, сдаче отчётности в фонд и налоговую.
Чтобы разобраться, что именно стоит за «цифровой бухгалтерией», важно понять два ключевых понятия: учётная система и ЭДО. Это две разные вещи, но они всегда идут рядом. Давайте разложим всё по полочкам.
Что такое учётная система 1С?
Учётная система — это сердце всей бухгалтерии. Это программа, в которую поступают данные из банка, кассы, с онлайн‑кассы, информация о сотрудниках, контрагентах и так далее. Там формируются все отчёты, счета, акты, отслеживаются товарные остатки и многое другое.
Всё, что связано с расчётами и учётом, делается именно там.
1С — это база, из которой бухгалтеры делают всё: считают зарплаты, фиксируют товарные остатки, проводят платежи и оформляют первичку. Почему так?
Во‑первых, 1С вышла на рынок ещё до появления электронного документооборота и успела «вырастить» целое поколение бухгалтеров. Компания проводила курсы, формировала сообщество — и по сути сформировала профессию в её современном цифровом виде. Большинство бухгалтеров старше 40 лет — это специалисты, которые работают с 1С более 15 лет. И они не спешат менять инструмент, который знают досконально, даже если на рынке есть что‑то красивее и удобнее.
Во‑вторых, многие компании пытались выстроить целую цифровую инфраструктуру вокруг 1С — подключали CRM, писали модули, разрабатывали собственные надстройки. Особенно это касается коробочных версий, которые можно подстроить под себя. Так и росло это «одно решение на всё» — с десятками разработчиков и интеграций.
Но есть и «минус»: для управленческого учёта (аналитика, финансовые отчёты, удобные дашборды) 1С подходит плохо. Она — источник данных. А для визуализации и анализа лучше использовать внешние инструменты и цифровые продукты. К счастью, сейчас есть масса решений — отраслевых, недорогих, простых в использовании. Их легко интегрировать в бизнес без привлечения армии разработчиков.
Также важно понимать: несмотря на развитие других решений, именно 1С остаётся практически безальтернативным стандартом учётной системы в России.
Что такое ЭДО и как он работает?
Если учётная система — это «внутренние связи», то ЭДО (электронный документооборот) — это «внешние связи». Это каналы, по которым документы отправляются контрагентам, налоговой, фонду и другим получателям. Через ЭДО уходят акты, счета‑фактуры, УПД, акты сверок — в общем, всё, что требует подписи и передачи.
Операторов ЭДО достаточно много: Контур, СБИС, Такском и другие. Они не конкурируют с 1С — они дополняют её. Например, в 1С формируется счёт, а отправляется он через Контур.Диадок или другого оператора ЭДО.
ЭДО позволяет не только отправлять документы, но и получать, подписывать, хранить и отслеживать статус ). Это упрощает взаимодействие с клиентами, поставщиками, контролирующими органами.
Всё чаще государство и крупные компании переходят на «только ЭДО» — чтобы исключить бумагу, ускорить процессы и контролировать документы в режиме онлайн.
Если вы впервые сталкиваетесь с электронным документооборотом, легко запутаться. Кто‑то говорит: «Я работаю в Диадоке», кто‑то — «Отправьте мне в Контур», а третий — «Пришлите через СБИС». Возникает ощущение, что это всё разные системы. На самом деле:
Контур — это вендор, разработчик, а Диадок — это их сервис ЭДО.
Аналогично: Тензор — это вендор, разработчик, а СБИС — это их ЭДО‑продукт.
То есть, «Контур» и «Диадок» — это не две разные программы, а одна экосистема. Просто кто‑то называет компанию, а кто‑то — продукт.
Нужно ли вам в это вникать?
По‑хорошему — нет.
Если вы работаете через ЭДО, то всё уже включено в тариф: учётная система, ЭДО, электронные подписи, доступы. Вас просто подключат к готовой, работающей системе и скажут, куда загружать документы. На практике это выходит дешевле, потому что вам не нужно покупать лицензии на 1С или другое ПО, не нужно оплачивать сервис ЭДО отдельно, не нужно выпускать и продлевать электронные подписи, не нужно нанимать технического специалиста для настройки всех интеграций. Всё это уже сделано за вас и входит в стоимость обслуживания. А если вдруг потребуется что‑то дополнительное, вас заранее предупредят и подскажут, что именно нужно.
Если же у вас бухгалтер в штате или на фрилансе, он должен сам вас сориентировать: какую версию 1С или другой программы нужно купить, сколько стоит лицензия, когда её нужно будет продлевать, какие сервисы подключать для ЭДО и как ими пользоваться, где и на кого выпускать электронную подпись. И важно понимать: это не разовая покупка. Программы нужно обновлять, лицензии — продлевать, подписи — перевыпускать. Все эти расходы и организационные вопросы ложатся на ваш бизнес, если вы решаете вести учёт самостоятельно.
Заключение
Цифровизация бухгалтерии — это не мода и не выбор по желанию. Это уже давно просто стандарт. Вся суть сводится к простой схеме:
- Вся бухгалтерия — в 1С (это и есть учётная система).
- Документы уходят через ЭДО (Диадок, СБИС и т.д. — не важно).
Бизнесу не нужно в это погружаться с головой. Главное — выбрать специалиста, который понимает, что делает. А он уже подберёт нужные инструменты, настроит систему и скажет, что делать. Если вы работаете через бухгалтерию на аутсорсе всё ещё проще: вас просто «подключат» к уже готовой инфраструктуре. Вам не нужно разбираться, какая именно 1С используется, какая система ЭДО выбрана, как подключена электронная подпись и какая электронная подпись подключена — всё это делает бухгалтерия на аутсорсе.
Цель цифровизации — не усложнить процессы, а освободить бизнес от рутинных задач. Чтобы вы занимались делом, а не документами.
По всем возникающим вопросам вы можете обратиться к нам, мы проводим Бухгалтерские консультации и Консультации по налогам
В своих статьях мы используем только первоисточники: материалы и обзоры справочной правовой системы «КонсультантПлюс», информационно-правового портала«Гарант.Ру», а также материалы и обзоры сайтов ФНС России, Социальный фонд России, Банка России, официального канала Минтруда России, Федеральной службы судебных приставов, Новости с сайта kdelo.ru, Онлайн журнала «Главбух», сайта nalog-nalog.ru, сайта klerk.ru, сайта kontur.ru, сайта www.buhonline.ru, сайта самозанятые.рф, сайта mertech.ru, а также материалы и обзоры из их телеграм‑каналов.
Владельцам бизнеса
Штрафов и конфликтов с контролирующими организациями вы можете избежать полностью, если заключите с нами Договор на Аутсорсинг бухгалтерских услуг
ООО «Аврора Консалт» — команда аттестованных специалистов, которая готова взять на себя: бухгалтерский и налоговый учёт, кадровый учёт и расчёт заработной платы, воинский учёт, составление необходимых форм отчётности, ведение 1С, а также юридическую поддержку.
Мы обеспечим учёт в полном соответствии с законодательством РФ, защиту базы данных и предоставим страховку от штрафов.
В настоящее время ООО «Аврора Консалт» заключает договоры аутсорсинга бухгалтерских услуг с ООО, ИП, ТСЖ, ЖСК и СНТ зарегистрированными и ведущими свою деятельность на территории Санкт‑Петербурга и Ленинградской области.
Отзывы о нашей компании вы можете прочитать на странице Отзывы и на соответствующих сервисах Google и Яндекса по ссылкам на странице Отзывов.
Для заключения договора проводится предварительная встреча в офисе вашей или нашей компании, по договорённости достигнутой накануне.
Все возникающие вопросы вы можете задать, связавшись с нами любым удобным для вас способом: позвонить по телефону (812) 209-02-00, воспользоваться альтернативными способами связи, например, мессенджерами:
или оставить заявку в чате.
